掌握後續電子郵件：小型企業、企業家和營銷人員的完整指南
已發表: 2023-08-14
因此，您向潛在客戶發送了電子郵件但沒有收到回复。 現在怎麼辦？
你可能會想，“好吧，他們只是不感興趣。” 但事情可能沒那麼簡單。
現實情況是很少有人立即說“是”。 這通常需要毅力和精心設計的後續電子郵件。
您的第一封電子郵件可能被埋在擁擠的收件箱中，在日常的喧囂中被遺忘。 這並不意味著另一端的人不想要你提供的東西。 也許他們只是錯過了。 或者也許他們正在等待一點推動。
這就是後續電子郵件的用武之地。在 CrowdSpring 中，我們看到了友好、適時的後續電子郵件如何將“也許稍後”變成“是的，請！” 這不是為了騷擾別人；而是為了騷擾別人。 這是為了提醒他們並向他們表明您關心他們的業務。
什麼是後續電子郵件？
後續電子郵件就像友好的推動。 將它們視為對您希望收到消息的人的溫柔提醒。 也許您已經發送了報價、提出了問題或分享了一些新聞，並且正在等待回复。 如果做得好，它就不會顯得咄咄逼人或煩人； 這是讓他們重新關注你正在談論的內容的一種方法。
如果您是小企業主、企業家或營銷人員，後續電子郵件可能會感覺尷尬或不必要。 但請相信我們，後續電子郵件是您電子郵件營銷策略中的秘密武器。 本指南將向您展示為什麼需要後續電子郵件、何時發送以及要說什麼。 這比您想像的要容易，並且可能是發展業務的關鍵。
後續電子郵件完整指南：
- 要點
- 後續電子郵件的好處
- 為什麼人們無法回復電子郵件？
- 如何撰寫有效的後續電子郵件以獲得回复
要點
以下是任何小企業主、企業家或營銷人員的快速參考，無論是經驗豐富的老手還是剛剛踏入商業溝通世界的人：
- 後續電子郵件不是垃圾郵件。 精心製作的後續電子郵件是專業的推動，而不是煩惱。 它們提醒收件人您之前的談話並鼓勵他們做出回應。
- 堅持會有回報。 並不是每個人都會立即做出反應。 適時的後續電子郵件表明您的專注和認真，鼓勵收件人參與。
- 目的明確至關重要。 在發送後續電子郵件之前，請確定一個明確的目標。 無論是詢問信息、要求會面還是只是表示感謝，您的收件人都應該知道您想要什麼。
- 後續電子郵件有助於維持關係。 後續電子郵件可讓您與聯繫人保持聯繫、感謝他們或更新正在進行的項目，使您的聯繫保持新鮮和活躍。
- 自定義消息。 根據收件人和上下文定制您的後續電子郵件，使其更加個性化和有效。 一刀切的方法不太可能成功。
- 在每封電子郵件中提供價值。 無論是信息、支持還是特別優惠，請確保您的後續電子郵件為收件人提供有價值的東西。
- 時機很重要。 按適當的時間間隔發送後續電子郵件可以顯示出堅持不懈的態度，而且不會令人煩惱。 時間安排還包括考慮收件人的時區和工作時間。
- 使用工具使其變得更容易。 各種調度和跟踪工具可以使該過程自動化，並提供對後續電子郵件性能的深入了解。
- 分析並調整。 不斷評估後續電子郵件的有效性。 分析回复率和反饋將幫助您改善未來的溝通。
- 考慮長遠。 後續電子郵件不僅僅是為了眼前的收穫。 他們建立並維持長期的關係、信任和品牌形象。
遵循這些原則，將簡單的電子郵件變成重要的商機。 如需具體見解，請繼續閱讀。
後續電子郵件的好處
以下是後續電子郵件如何改變您的業務的遊戲規則：
- 建立信任。 定期溝通可以增強信心和透明度。 例如，SaaS 公司可以發送個性化的後續信息，分享客戶請求的功能更新，從而增強對品牌響應能力的信任。 當地水管工可以在服務訪問後發送後續電子郵件，包括維護技巧、建立對其專業知識的信任以及客戶服務。
- 提高轉化率。 適時的跟進可以將興趣轉化為銷售。 電子商務商店可能會發送一封後續電子郵件，為購物車放棄者提供限時折扣，將瀏覽者轉化為買家。 同樣，汽車經銷商可以在試駕後發送帶有特殊融資優惠的後續信息，從而增加購買的可能性。
- 細分你的目標受眾。 後續行動有助於從隨意的詢問中識別出認真的潛在客戶。 在線營銷機構可以根據參與度發送各種後續序列，將資源集中在高意圖的潛在客戶上，而精品店可能會向活動參加者發送後續電子郵件，提供個性化風格並識別忠實客戶。
- 讓互動變得有價值。 根據個人喜好定制內容或優惠使互動變得有意義。 流媒體平台可以根據觀看習慣發送個性化的後續內容，增強用戶體驗，就像私人教練可能會跟進定制的健身計劃一樣，使客戶的健身房體驗更有價值。
- 建立信譽。 提供見解或幫助的後續電子郵件強調了專業知識。 金融科技初創公司可以跟進管理費用的信息內容，將自己定位為金融專家，而律師事務所可以發送包含與諮詢相關的法律提示的後續電子郵件，建立其權威。
- 將您的品牌放在首位。 定期參與可確保潛在客戶記住您的品牌。 訂閱盒服務可能會發送後續電子郵件，重點介紹即將推出的產品，讓人們興奮不已，而房地產經紀人可以跟進市場洞察，讓客戶參與並了解他們的服務。
- 從競爭中脫穎而出。 獨特的內容或優惠讓您的品牌與眾不同。 在線教育平台可以發送包含網絡研討會獨家訪問權限的後續電子郵件，以區別於競爭對手，而當地餐廳可能會發送包含特殊廚師餐桌活動邀請的後續電子郵件，從而創造獨特的用餐體驗。
- 提高客戶保留率。 深思熟慮的後續行動可以培養忠誠度。 在線軟件公司可以發送包含教程和提示的後續電子郵件，幫助客戶使用產品並確保保留。 寵物商店可能會在購買後發送後續護理指南，從而提高滿意度和回頭客。
- 提供支持和反饋渠道。 鼓勵對話支持持續改進。 在線服裝零售商可以發送後續電子郵件請求評論，利用反饋進行持續改進，而牙科診所可以發送後續電子郵件來檢查患者的健康狀況，展示護理並收集服務反饋。
- 創造追加銷售和交叉銷售機會。 後續行動可以推出補充產品或更高價值的選擇。 在線電子產品零售商可能會發送後續信息，建議最近購買的配件，促進交叉銷售，而沙龍可以在美髮預約後發送有關相關美容護理折扣優惠的後續信息，鼓勵進一步預訂。
我們剛剛通過電子郵件將信息發送給您。
為什麼人們無法回復電子郵件？
如果電子郵件已送達，則很有可能它已被查看（除非它進入了您的垃圾郵件文件夾）。
一項關於“描述和預測電子郵件延遲行為”的研究表明，大量的電子郵件會導致人們對它們進行“分類”。 此方法涉及快速掃描並將其推遲到更方便的時間。
例如，忙碌的企業家可能會將來自新供應商的電子郵件推遲到週末，屆時他們可以給予適當的關注。 職業人士將大約 28% 的時間花在處理電子郵件上，16% 的人推遲每天至少回復一次。
人們會忽略什麼樣的電子郵件？
人們傾向於推遲或忽略以下類型的電子郵件：
- 耗時的電子郵件。 需要仔細閱讀或回复的。
- 不清楚發件人的身份。 來自未知或可疑發件人的電子郵件。
- 大螺紋尺寸。 具有眾多收件人的電子郵件。
- 收件人的工作量和背景。 時間安排很重要，具體取決於他們的日程安排。
- 低緊急電子郵件。 那些不需要立即採取行動的人。
如何撰寫有效的後續電子郵件以獲得回复
儘管只有 8.5% 的外展電子郵件收到回复，但外展工作並沒有隨著第一封電子郵件而結束。 在正確的時間製作正確的後續電子郵件對於成功至關重要。 以下是有關如何撰寫獲得回复的後續電子郵件的指南：
1. 明確說明後續電子郵件的目的
以下是發送後續電子郵件的十個典型原因的示例，並附有說明每個原因的模板：
所需信息
此類電子郵件用於從收件人收集可能丟失或不清楚的特定信息。 它可能與特定產品、服務或繼續執行任務所需的任何其他細節相關。
生成器示例：
親愛的（客戶姓名），
昨天的會議結束後，我意識到我們需要更多關於您改造主臥室的要求的信息。 您能否澄清一下，以便我們繼續繪製圖紙？
謝謝你，
（你的名字）
電子商務商店示例：
親愛的（客戶姓名），
為了完成您的訂單，我們需要有關定制百葉窗定制的更多詳細信息（窗戶尺寸）。 您能盡快提供信息嗎？
謝謝，
（你的名字）
會議要求
這封電子郵件是會議或談話的正式請求。 可能是討論潛在的合作、進一步的參與或其他與業務相關的事宜。
製造商示例：
親愛的（潛在客戶的姓名），
我相信我們的新產品線符合貴公司的需求。 我們可以安排一次會議來討論潛在的合作嗎？ 這是我的日曆的鏈接：（鏈接）
最好的，
（你的名字）
營銷機構示例：
您好（客戶姓名），
正如我們簡要討論的那樣，讓我們探討一下我們的營銷服務如何支持您的業務增長。 以下是您方便時安排虛擬會議的鏈接。
問候，
（你的名字）
跟上來
在發生重大變化或取得成就後，可能有必要通過電子郵件進行跟進。 這是一種重新聯繫、表現出興趣以及探索新的合作或援助機會的方式。
人力資源機構示例：
親愛的（客戶姓名），
恭喜您最近的擴展！ 我很樂意跟上並探索我們的服務如何滿足您的新需求。 下週喝咖啡怎麼樣？
溫暖的問候，
（你的名字）
SaaS 示例：
你好（訂閱者姓名），
我們對我們的平台進行了一些令人興奮的更新。 我很樂意跟上並引導您了解新功能。 這是我的日曆的鏈接。
乾杯，
（你的名字）
謝謝
表達感激之情可以與接受者建立積極的關係。 該電子郵件可以在購買、推薦、評論或任何其他形式的合作後發送。
餐飲服務示例：
親愛的（客戶姓名），
感謝您為最近的公司活動選擇我們的餐飲服務。 我們感謝您的惠顧並期待再次為您服務。
真摯地，
（你的名字）
電子商務商店示例：
您好（客戶姓名），
感謝您最近的購買和精彩的評論！ 您的反饋有助於我們成長。 這是您下次訂單的 10% 折扣代碼：THANKYO10。
最好的，
（你的名字）
提供解決方案
在解決問題或需求時，通過電子郵件提供解決方案很常見。 它展示了量身定制的方法，可以包括提案或特別優惠。
營銷自由職業者示例：
親愛的（客戶姓名），
經過我們的討論，我根據您的需求制定了營銷策略。 請參閱隨附的提案。 我們安排一次會議來討論一下吧。
問候，
（你的名字）
Shopify 商店示例：
您好（客戶姓名），
我注意到您上次的訂單有問題。 這裡有一個特別優惠來彌補這一點。 請點擊此鏈接領取您的禮物：（鏈接）。
任何不便敬請諒解，
（你的名字）
請求反饋
尋求反饋有助於改進產品或服務。 這表明您重視收件人的意見，並願意根據他們的經驗進行改進。
暖通空調服務示例：
親愛的（客戶姓名），
我們重視您的意見！ 您能否分享一下您對我們最近為您的 HVAC 系統提供的服務的反饋？ 您的見解將幫助我們改進。
謝謝你，
（你的名字）
移動應用程序示例：
你好（用戶名），
您喜歡我們的應用程序嗎？ 我們很想听聽您的想法。 點擊此處留下評論。 您的反饋讓我們變得更好！
謝謝，
（你的名字）
提供額外資源
提供額外的資源可以為接收者提供額外的價值。 這可能包括教育材料、指南或任何可以增強他們對您的產品或服務的理解或體驗的內容。
工作坊範例：
親愛的（客戶姓名），
感謝您參加我們的烹飪工作坊。 這是一本包含更多信息的小冊子，可以為您提供進一步幫助。 如有疑問，請隨時與我們聯繫。
最好的，
（你的名字）
網絡研討會示例：
你好（訂閱者姓名），
喜歡我們的網絡研討會嗎？ 這裡有一些免費的電子書和繼續學習指南。 單擊鏈接進行下載。
快樂學習，
（你的名字）
發送溫柔提醒
溫和的提醒可以提示接收者即將召開的會議、未完成的任務或任何其他待處理的操作。 這是一種禮貌的方式，可以在不打擾他們的情況下喚起他們的記憶。
油漆承包商示例：
親愛的（客戶姓名），
只是輕輕提醒一下我們在（日期）舉行的會議，以審查您的房屋粉刷需求。 我們期待討論如何提供幫助。
回頭見，
（你的名字）
電子商務商店示例：
您好（客戶姓名），
您的購物車正在等待！ 不要忘記完成您的購買。 這是 5% 折扣代碼：REMINDER5。
開心購物，
（你的名字）
分享更新或公告
此電子郵件分享有關您的業務、產品或服務的更新或公告。 它讓收件人了解最新動態和優惠。
雜貨店示例：
親愛的（客戶姓名），
我們很高興地宣布我們的新店地址！ 與我們一起參加（日期）的盛大開幕。 特別折扣等待！
乾杯，
（你的名字）
訂閱服務示例：
你好（訂閱者姓名），
令人興奮的消息！ 我們的新網站已上線。 查看並使用代碼 NEW15 享受 15% 的特別推出折扣。
現在探索，
（你的名字）
延長獨家 0 優惠
提供獨家優惠是獎勵忠實客戶或吸引潛在客戶的一種方式。 它通常包括特別折扣或高級功能的使用權。
照片庫示例：
親愛的（忠實客戶的名字），
作為尊貴的客戶，我們為新照片集提供 20% 的獨家折扣。 這個週末請訪問我們的商店以享受此優惠。
最好的，
（你的名字）
SaaS 示例：
你好（訂閱者姓名），
我們對當前訂戶的定價進行了一些令人興奮的更新。 如果您將月度計劃轉換為年度計劃，您每年可以節省 350 美元。 如果您在利用此限時優惠時需要幫助，請告訴我。
謝謝，
（你的名字）
2.使用引人入勝的主題行
制定清晰的主題行。 使其簡潔且相關。 請記住測試各種主題行以避免垃圾郵件過濾器。
零售店示例：
主題：獨家邀請：（商店名稱）VIP 促銷活動！
親愛的（客戶姓名），
您受邀參加本週末的 VIP 促銷活動。 享受獨家折扣和茶點。 在（日期）之前回复。
到時候那裡見，
（你的名字）
Shopify 商店示例：
主題：解鎖 20% 折扣 – 限時優惠（網上商店名稱）！
您好（客戶姓名），
不要錯過您喜愛的商品 20% 的折扣。 結帳時使用代碼 VIP20。 優惠即將結束！
現在去購物，
（你的名字）
3. 保持簡短
您的後續電子郵件最好包含 50 到 125 個字。 許多人會忽略較長的電子郵件或推遲閱讀它們。
我們在本文中包含的示例可以根據您的特定需求進行定制，但請記住這一準則。
少即是多。
4. 安排跟進時間
定期隨訪大約等待一到三天，其他情況則有特定時間。
以下是發送後續電子郵件的一些典型時間範圍：
- 24小時。 會後致謝。
- 48小時。 重要文檔之後。
- 1至2週。 沒有後續回應。
- 每三個月一次。 重新連接。
5. 通過介紹性句子建立上下文
介紹性句子可以幫助人們記住之前的互動。 坦白說明您跟進的原因。
以下是在後續電子郵件中建立上下文的十個有效介紹性行的示例：
- “我上週在[活動]上與您會面，我們討論了[特定主題]。 我想跟進那次談話。”
- “一位共同的朋友，[名字]，建議我就[特定機會]與您聯繫。 我希望我們能進一步討論這個問題。”
- “我正在聯繫我發送的有關[主題]的電子郵件。 你有機會回顧一下嗎？”
- “我們最近通過電話討論了[產品/服務]。 我正在跟進，看看您是否還有其他問題。”
- “在我們上次會議期間，您對[產品/服務]表現出了興趣。 讓我們探討如何讓它為您服務。”
- “我注意到您下載了我們最近關於[主題]的白皮書。 我很想听聽您的想法並討論我們如何為您提供幫助。”
- *“您參加了我們關於[主題]的網絡研討會，我想向您提供一些您可能感興趣的其他信息。”
- “我讀了您最近在[社交媒體/論壇]上關於[主題]的帖子，我認為我們的服務可以滿足您的需求。”
- “您在我們上次談話中提到您面臨[特定問題]的挑戰。 我一直在思考我們可以提供幫助的方法。”
- “在[地點/活動]進行我們的產品演示後，您詢問了[特定功能]。 我還有一些更多的信息要告訴你。”
這些介紹性句子很有效，因為它們直接引用了之前的互動或聯繫，立即提醒收件人您是誰以及您為何联系。 通過建立這種上下文，您可以使收件人更輕鬆地理解您的電子郵件內容並響應您的號召性用語。
6.提供價值和激勵
分享相關技巧、博客、電子書等。您的後續電子郵件必須相關且被視為有價值的東西。 通過徵求意見或提供特殊獎勵來鼓勵人們做出回應。
7.使用引人入勝的視覺效果
包含與您的產品或服務相關的高質量圖像或視頻可以增強電子郵件的吸引力。 如果適當且相關，視覺內容有助於更有效地傳達您的信息並吸引收件人的注意力。
8. 提供限時折扣或獨家優惠
如果您的後續電子郵件打算出售某些商品，請通過提供特別折扣或獨家優惠來鼓勵潛在客戶立即採取行動。 確保優惠符合他們的興趣或需求，並指定時間範圍。
9. 提供清晰的痛點解決方案
強調您的產品或服務如何具體解決潛在客戶面臨的問題或挑戰。 提供現實生活中的例子或案例研究，讓你的觀點更有說服力。
10.提出開放式問題
通過詢問與收件人的業務或興趣相關的開放式問題來吸引收件人。 這可以引發對話並讓他們更有可能做出回應。 例如，“您目前在營銷工作中面臨哪些挑戰？”
11.分享行業見解或新聞
通過分享與其行業相關的見解、報告或新聞來提供價值。 這不僅展示了您的專業知識，還為他們提供了有用的信息。 例如，您可以鏈接到有關其領域的最新研究或新聞文章。
12. 包括社會證明和推薦
分享其他客戶的推薦、評論或成功故事，最好是與接收者來自同一行業或企業的客戶。 這可以建立信譽並增強對您的產品的信心。
13. 以明確的號召性用語 (CTA) 結束
儘早避免提出大問題； 從小的要求開始。 明確接下來的步驟，例如建議具體的會議日期。
以下是後續電子郵件中有效號召性用語 (CTA) 語句的 15 個示例，並解釋了每個語句為何有效：
“點擊此處安排我們的下一次會議。”
為什麼它有效：它直接且可操作。 通過提供安排會議的鏈接，它簡化了收件人的響應過程。
“請回复您首選的日期和時間。”
為什麼它有效：它鼓勵快速響應，並將決定權交給接收者，讓他們感覺更有掌控力。
“下載我們的免費電子書以了解更多信息。”
為什麼它有效：提供額外的價值並吸引接收者的好奇心或對信息的需求。 它還鼓勵參與其他內容。
“訪問我們的網站探索我們的最新產品。”
為什麼有效：激發好奇心並直接引導收件人前往您希望他們去的地方，從而增加潛在的銷售或參與度。
“填寫這份簡短的調查問卷，以幫助我們更好地為您服務。”
為什麼有效：強調接收者的意見很有價值，他們的意見將帶來更加個性化的體驗。
“點擊此處參加我們即將舉行的網絡研討會。”
為什麼有效：此 CTA 很具體，提供價值並營造社區意識。 如果提供鏈接，也很容易採取行動。
“結帳時使用此優惠券代碼可享受特別折扣。”
為什麼有效：提供即時的有形價值，激勵快速購買或承諾。
“在 LinkedIn 上與我聯繫，繼續我們的對話。”
為什麼有效：鼓勵建立更加非正式和持續的關係，這對於建立人際網絡或建立夥伴關係至關重要。
“訂閱我們的時事通訊以獲取更多見解和更新。”
為什麼它有效：它可以讓收件人更長時間地關注您的內容或品牌。
“與可能感興趣的朋友分享這個。”
為什麼有效：鼓勵口碑營銷並將您的影響力擴大到新的潛在客戶或顧客。
“撥打 [電話號碼] 給我打電話，進一步討論。”
為什麼它有效：它是直接的和個性化的，表明您可以平易近人並準備好進行更深入的對話。
“立即點擊此處開始免費試用。”
為什麼有效：通過提供免費體驗鼓勵立即採取行動並減少障礙。
“如果您需要進一步的幫助，請告訴我。”
為什麼有效：表現出同理心並願意提供幫助，從而培養信任關係。
“通過此鏈接註冊我們即將舉行的活動。”
為什麼它有效：它創造了一種緊迫感，並提供了明確的行動路徑，提高了活動的出席率。
“閱讀我們最新的案例研究，了解我們如何為您提供幫助。”
為什麼有效：此 CTA 提供了您成功的證據，並提供了對您的服務或產品如何運作的更深入的了解，從而提高了可信度。
每個 CTA 都旨在提示與電子郵件目標相符的特定操作。 通過清晰、直接和提供價值，它們使接收者能夠輕鬆且有吸引力地採取下一步行動。
後續電子郵件不僅僅是完成交易的簡單工具； 他們建立並培養關係。 了解如何有效構建它們可確保您能夠自信地吸引潛在客戶和潛在客戶。
