正確進行活動電子郵件營銷的 6 個步驟

制定有效的活動營銷策略是企業成功的最重要步驟之一。 但對於營銷人員和企業主來說，這也是一個相當大的挑戰。 為什麼？ 因為有多種因素需要考慮——資源、目標、演示者、內容等等。

大多數這些因素都在您的影響範圍內。 但是你最感興趣的那個呢？ 您猜對了，它正在推動活動出席率。 值得慶幸的是，活動電子郵件營銷可以幫助您將這種令人沮喪的過程變成在公園散步。 但在繼續討論如何確定您的活動電子郵件營銷之前，讓我們分解一下它的內容以及您應該投資於它的原因。

什麼是活動電子郵件營銷，為什麼需要它？

我們生活在一個數字營銷趨勢來來去去的時代，但在活動促銷方面，有一種渠道永遠不會過時——事實上，任何其他類型的促銷——就是電子郵件。 活動電子郵件營銷歸結為向收件人發送高質量的電子郵件內容以進行炒作並促進活動註冊。 電子郵件可以讓活動策劃者讓潛在客戶對他們的活動感到興奮，給他們註冊的動力，甚至在活動結束後也能吸引他們。

活動電子郵件營銷不僅僅是發送幾封電子郵件來宣布您的活動。 這是一個很好的機會來展示您的獨特賣點，而又不會太急於求成。 向潛在客戶發送電子郵件營銷材料可幫助您與他們建立牢固的關係，從第一天起就吸引他們並將他們轉變為即將舉行的活動的忠實粉絲。

相信電子郵件的力量會讓您更接近讓合適的人注意到並記住您的業務。 如果您認為這需要太多時間和精力，請不要擔心； 事實並非如此。 投資電子郵件營銷軟件，如 Sendinblue 或強大的 Sendinblue 替代品可以減輕您的負擔，提供無限的選擇來宣傳您的活動。

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讓我們回顧一下其中的一些選項：

• 設置高轉化率的電子郵件序列，以激起註冊者從註冊之日到活動結束後的興趣。
• 個性化您的活動邀請、提醒或跟進，以創建適合受眾需求和期望的定制內容。
• 收集與會者的反饋以監控您的活動表現，並收集有關未來活動工作需要改進的寶貴見解。
• A/B 測試您的電子郵件消息，以檢查哪些內容最能引起目標受眾的共鳴，並根據結果提高他們的表現。
• 鼓勵與會者與他們的聯繫人分享您的活動詳細信息，獲得更多接觸點，並建立品牌知名度。

憑藉可靠的電子郵件營銷服務提供的所有選項，將自己限制在一兩封電子郵件來宣傳您的活動是一種浪費。 因此，請確保儘早開始並在整個活動生命週期中與您的觀眾建立聯繫。 但更多關於即將到來的事情。

在活動電子郵件營銷中取得成功的 6 個步驟

既然我們已經介紹了為什麼活動電子郵件營銷應該是您最值得信賴的宣傳活動的盟友，現在是時候向您提供詳細的指南來構建高性能的活動電子郵件活動了。

1. 發佈公告

在你組織了一場盛大的活動之後，是時候讓人們知道了。 請記住，第一印象總是很重要，而這正是這封電子郵件的目的。 活動公告電子郵件應包含以下詳細信息：

• 活動名稱、日期和地點
• 指向您的註冊頁面或其他註冊選項的鏈接
• 活動陣容

除了這些元素之外，您還可以根據您的目標添加您認為必要的任何信息。 但是，不要在這封電子郵件中放棄太多，因為它的主要目標是激發讀者的好奇心。 即使您在發送保存日期的電子郵件之前沒有準備好一切，也不要因此而退縮。 您始終可以發送基本詳細信息並通過告知訂閱者最令人興奮的信息有待披露來保持神秘感。

關於此電子郵件的發送時間，這也取決於您舉辦的活動類型。 如果這是一個吸引世界各地人們的熱門電影節，您可能需要提前幾個月開始發送活動啟動電子郵件，以便人們預訂機票、酒店等。 但是，如果您正在舉辦一個關於如何為商務人士創建虛擬電話號碼的在線網絡研討會，一個月左右的時間就足以讓感興趣的潛在客戶註冊。

2. 梳理細節

營銷人員利用這種類型的電子郵件——或電子郵件序列——錯開有關事件的關鍵細節，並讓收件人了解情況。 您可能已經發送了活動公告電子郵件，並且在您的活動登陸頁面上擁有所有相關信息。 儘管如此，在實際日期之前發送包含詳細信息的預告電子郵件同樣重要。 現在是分享其他信息的時候了，例如詳細議程、主持人訪談、特別獎公告等。

無論潛在客戶是否已經註冊參加您的活動，您都不應忘記發送預告電子郵件。 只需確保對收件人進行細分並共享滿足每個細分狀態的信息即可。 報名參加您的活動的人將需要特定信息，例如演示者的詳細陣容或有關主講人的有趣事實，而那些仍處於考慮階段的人將想了解註冊信息等基本信息。

使用以活動組織者的溫馨信息或幕後材料為特色的預告片短片也是一個好主意。 您甚至可以使用過去與會者的推薦視頻作為社會證明元素，以敦促當前讀者成為您的下一個成功故事。

除了展示您的活動價值外，這種視頻內容還為您的電子郵件促銷增添了人情味，使潛在客戶與您的品牌及其背後的人產生聯繫。 在您的活動電子郵件中包含預告視頻的更有效之處在於，讀者更有可能與他們的網絡共享視覺內容，這反過來又會提高您的活動知名度。

3.發送提醒

發送提醒電子郵件是讓您對活動產生興趣的一種可靠方式。 隨著關鍵日子的臨近，您需要盡可能多地吸引註冊者。 您的註冊人很可能是忙碌的人，他們可能會被需要他們注意的其他優先事項分心。 因此，您還可以為已經註冊的人使用提醒電子郵件，讓他們重新加入，並敦促他們將日期添加到他們的日曆中。

為了充分利用您的活動提醒電子郵件，請結合能喚起緊迫感的元素和直接的 CTA，引導訂閱者購買門票或註冊。 通過使用引人注目的視覺效果（如個性化的 gif 或圖像、獨家材料、演示者簡歷或您認為對他們有價值的任何元素）來激發您的讀者。 再次提醒，請記住列出所有活動細節並突出顯示可能發生的變化，以便他們了解會發生什麼或應該攜帶什麼。

為了提醒您表現得更好並吸引更多人出席，您應該在活動日期前幾天發送一封電子郵件，然後在當天發送一封電子郵件。 在線活動策劃者通常會在活動開始前幾個小時發送最後一封提醒電子郵件，以避免面臨最後一刻的放棄。

4. 讓他們提問並給出答案

在為您的活動發送第一封電子郵件時，您可能不會事先知道與會者可能提出的所有問題。 為了幫助您準確捕獲和回答活動問題，這些電子郵件應包含一個聯繫表，他們可以在其中填寫有關活動的問題。 您還可以在您的社交媒體帳戶上分享指向您聯繫表的鏈接，以鼓勵他們提問。 注意他們的詢問，以了解在後續溝通中應該關注的重點，並消除潛在的猶豫。

既然您有問題，請給他們應有的答案。 收集最常見的問題，並在活動開始前幾天通過電子郵件顯示。 您還可以分享有關演講者或計劃過程的有趣事實。

這種類型的電子郵件內容不僅會為他們提供他們需要知道的一切，還會營造一種社區感。 這是激發收件人並提供有用材料來展示您的專業知識的絕佳方式。 但是，您可能希望保持對話的語氣，避免聽起來過於正式。

5. 參與永無止境

活動營銷人員和策劃人員的一個常見錯誤是，他們認為一旦活動開始，他們的工作就完成了。 但事實是，如果您在活動結束後忽視與與會者的跟進，您只會失去進一步吸引他們、收集有價值的見解並將他們轉化為未來活動的常客的額外機會。

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即使在活動結束後，與您的活動註冊者保持聯繫並培養他們，也有助於您的品牌留在他們的腦海中。 此外，此類舉措促使他們成為您的忠實品牌大使，並與他們在社交媒體上的關注者分享他們的經驗。 此類後續電子郵件有無限可能，其中一些是：

• 感謝他們參加您的活動，以表達對他們時間的感謝。
• 要求他們填寫調查以收集對您的活動的反饋，甚至收集對即將舉行的活動的想法。
• 讓他們訪問事件統計信息和任何其他類型的事件後更新。
• 分享有用的內容，例如錄音、可下載形式的演示文稿、活動照片或視頻，或者您認為他們可以使用的任何類型的回顧。
• 如果您還在活動中舉辦了贈品競賽，請宣布獲勝者。
• 為他們提供共享選項，讓他們的聯繫人了解他們的活動體驗的一切。
• 戲弄您的下一個活動，並可能提供早鳥票。

6.準備下一個

因此，您成功地制定了活動計劃並讓合適的人註冊和參加。 您還確保通過深思熟慮的後續電子郵件與他們互動，並收集他們的意見，了解哪些地方做得對，哪些地方可以改進。 這就是全部？ 當然不。 在為您的下一個活動做準備時，什麼時候開始都不會太早。

已經參加過您的活動的人是熱情的線索，這使他們成為為即將舉行的活動造勢的一個很好的起點。 如果它就在眼前，發送打折的早鳥票或獨家先睹為快是讓他們熱身的好方法。

現在也是坐下來分析與會者的反饋和活動數據的好時機。 您從與會者那裡收集到的信息越多，您對他們的偏好的了解就越深，並且可以在未來的工作中考慮到他們。 通過檢查哪些對目標受眾有效，哪些無效，您可以就如何優化活動績效做出更好的決策。

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最後的話

成功的活動電子郵件營銷始於仔細規劃和深入了解目標受眾的需求、願望和痛點。 花時間考慮活動電子郵件營銷策略的所有重要方面，從向相關人員發送電子郵件的最佳時間。 這樣，您將能夠為與會者提供他們永遠不會忘記的出色體驗。

有了上面列出的提示，您離實現它又近了一步。 通過關注他們，您將能夠制定有效的活動電子郵件營銷計劃並等待切實的結果。 永遠不要忘記跟踪您的活動表現，測試不同的元素以查看哪些有效，並實施必要的更改以達到完美。