電子郵件簽名：有用的模板、免費工具和最佳示例

已發表: 2023-08-02

像大多數營銷人員和銷售人員一樣，您必須跟上永無休止的電子郵件收件箱。電子郵件仍然是最常用的聯繫方式，即使在銷售領域也是如此。

HubSpot 數據顯示，撰寫電子郵件佔用了銷售人員工作日的 21%。普通消費者每天都會收到大量電子郵件，因此銷售人員必須脫穎而出才能給人留下深刻印象。

許多營銷人員專注於創建堅實的主題行和正文。儘管這很重要，但他們忘記包含電子郵件簽名。

事實證明，擁有一個出色的新電子郵件簽名可能是推銷業務的聰明方法。 完成銷售所需的最後一個組成部分可能是您的電子郵件簽名。精美、專業的電子郵件簽名可以促進互動並建立可信度。

簽名作為強大的品牌工具，可以實現進一步深入的個性化。不確定從哪裡開始？沒有任何問題。

本文作為電子郵件簽名營銷的起點。我們將幫助您確定如何開始使用全新的免費電子郵件簽名。此外，這裡還有一些優秀的電子郵件模板和簽名示例。

什麼是電子郵件簽名？

電子郵件簽名會在電子郵件末尾添加一段文本。除了為您的電子郵件列表提供與您聯繫的機制之外，簽名還建立了您的品牌標識。

此外，您的電子郵件簽名必須鼓勵聯繫人列表中的人員回复您的電子郵件。它提供了有關您的業務的有用詳細信息，例如適用於您的訂閱者列表的促銷和機會。

最新數據顯示，2023年，每日收發的電子郵件總數將接近3473億封。與上年相比，這一數字增加至4.3%。

因此，企業更加註重向潛在買家發送電子郵件。基本的電子郵件變量是：

姓名

這部分通常是電子郵件簽名中文本的第一句。您的收件人會通過查看您的全名知道是誰發送了電子郵件。這將增加他們對發件人的信任，因為這表明您是真實的。企業不應以虛構員工的假名發送電子郵件。

職稱

請務必在簽名中包含您的部門和隸屬關係信息。這有助於您的電子郵件收件人了解您的專業領域以及您在組織中的職位。

公司標誌和名稱

如果您是僱員，請在電子郵件簽名中包含您雇主的名稱和徽標。如果您是自由職業者，您可以提及您的博客並提供指向它的鏈接。

通過這樣做，您展示了專業的外展風格。此外，它還可以建立信譽並提高品牌認知度。

聯繫方式

提供聯繫信息時，請始終提供指向您公司網站的超鏈接。這可以讓收件人從他們的電子郵件中確認您公司的數據。

此外，您可以將公司地址放在簽名中，這對於位置至關重要的行業很有幫助。

最好在您的業務聯繫信息中提供一些其他方式供人們與您聯繫。其中包括電話號碼和備用電子郵件地址。

社交媒體鏈接

可以接受指向您企業的相關社交媒體帳戶的鏈接。作為替代方案，您還可以在電子郵件簽名中包含您的社交媒體帳戶。這可以幫助您獲得信任，從而讓您的聽眾放心。

呼籲採取行動

並非所有電子郵件發件人都應在其電子郵件簽名中包含號召性用語(CTA)。但如果您經營一家公司或從事銷售工作，則必須考慮加入其中。

這是鼓勵收件人對電子郵件採取行動的絕佳機會。這些操作包括請求回電、提供演示調度程序的鏈接或下載電子書。請記住選擇能夠補充您的品牌聲音和業務目標的 CTA。

免責聲明

電子郵件免責聲明告訴您的電子郵件收件人他們可以對您代表您發送的電子郵件執行哪些操作和不能執行哪些操作。通常，公司電子郵件簽名必須遵守這一監管義務。

是什麼讓電子郵件簽名如此重要？

許多人仍然使用僅包含發件人姓名的簡單簽名。在某些情況下這可能是合適的。但這可能會嚴重限制電子郵件簽名可以幫助您實現的目標。

調查結果顯示，62% 的公司和營銷人員利用簽名來宣傳其品牌。實際上，使用簽名生成器可以提供多種優勢。這些優點可以使其成為您工具箱中最好的廣告和商業工具之一。

以下是添加免費電子郵件簽名的一些最令人信服的優勢。

很專業

通過電子郵件交流時展示自己至關重要。當與新聯繫人建立融洽關係時，這是必要的。您必須向收件人提供他們需要的有關您的所有詳細信息。這表明您是所在行業的專家，關心您的在線聲譽。

提供聯繫方式

如果您想提高回复率，與您聯繫至關重要。因此，做出回應的選擇可能並不總是足夠的。使用免費的電子郵件簽名模板，您可以簡化您的網站、電子郵件、電話號碼、LinkedIn 個人資料和其他聯繫信息。

包括（並收集）社會證明

使用正式的電子郵件簽名有很多好處。其中包括添加社會證明組件，以突出您的產品的價值。您可以嘗試電子郵件簽名橫幅並使用電子郵件簽名生成器添加客戶評論。

這將展示您為他們取得的成就以及他們喜歡與您合作的原因。您還可以通過在電子郵件簽名中包含指向您網站的鏈接來鼓勵個人發表評論。

提高品牌認知度和流量

您必須利用每一個機會來提高品牌知名度。電子郵件簽名是包含重要品牌方面的絕佳方法。這將幫助潛在客戶了解您的公司或品牌。無論您是推銷自己還是推銷企業，都必須在每條消息中介紹您的品牌和優惠。此外，添加公司網站鏈接可能會增加訪問者。

顯示一致性

一致性是品牌當今面臨的重大問題之一。因此，公司確保其品牌推廣工作在所有營銷平台上保持一致。使用電子郵件簽名可確保所有企業電子郵件的一致性。此外，它為您提供了一種強有力的方式來傳達公司的使命和品牌。

5 個營銷電子郵件簽名技巧

商業電子郵件簽名並不是什麼新鮮事。然而，它們現在才剛剛開始顯現出營銷跡象。最近的研究表明，銷售和營銷部門從電子郵件簽名品牌中獲益最多。對於企業來說，跟上電子郵件簽名營銷的未來發展至關重要。

把事情簡單化

商務和個人通信中的簽名盡量保持簡單。始終在專業性和透明度之間取得平衡。使用可讀的字體，保持簽名塊簡單，並選擇合適的配色方案。

準備好圖像和徽標

在創建電子郵件簽名之前，請準備好個人簡介圖像和徽標。它促進更有效的協作電子郵件。一些免費的電子郵件生成器可以幫助您打造品牌。在員工的幫助下決定您想給客戶留下的印象。

保存包含所有員工信息的文件

這使得輸入每個人的信息變得簡單。如果您準備好了，創建電子郵件簽名會更簡單。

域名服務器 (DNS) 將簡化電子郵件簽名的創建。如果您將 DNS 連接到電子郵件生成器，則可以使用自動電子郵件簽名生成器。此外，它通常還購買過物品。

使其適合移動設備

大多數消費者使用移動設備快速接收電子郵件。因此，您的簽名可能不會在所有設備上一致顯示。確保您的電子郵件簽名與移動設備兼容至關重要。大多數電子郵件簽名製作者都會提供適用於所有情況的模板來提供幫助。

使其社交化

通過在電子郵件簽名中包含社交媒體帳戶的鏈接，您的公司可能會獲得更大的可信度。此外，它還提供了增加流量和尋找新潛在客戶的不同機會。考慮在相關社交媒體符號下方插入鏈接。這是因為圖標佔用的空間更少。另外，請確保這些鏈接是可跟踪的，以便您可以看到用戶何時單擊它們。

如何設置電子郵件簽名？

使用最廣泛的兩個電子郵件應用程序是 Gmail 和 Microsoft Outlook。這兩個都允許您添加電子郵件簽名。這種方法限制了您簽名設計的選擇。但當您只需要直接電子郵件簽名時，它仍然是最簡單的選擇。 您可以採取以下一些簡單步驟將電子郵件簽名添加到 Gmail 和 Outlook：

如何將您的簽名添加到 Gmail 帳戶？

以下是如何為 Gmail 添加簽名。

啟動 Gmail。
單擊齒輪符號，即屏幕右側的第三個圖標。
選擇查看所有設置。
導航至簽名。
選擇新建。
為新電子郵件簽名命名。
將您的電子郵件簽名複製並粘貼到打開的字段中。
在此框中，更改簽名的顏色、字體、大小和其他元素。
如果您希望您的簽名顯示在所有電子郵件、所有回复或轉發中，請選擇輸入框下方的下拉菜單。
下面的按鈕可讓您指定在電子郵件回復中引用文本之前是否應顯示電子郵件簽名。

如何將電子郵件簽名添加到 Microsoft Outlook？

按照步驟為 Outlook 添加簽名。

從一封新電子郵件開始。
從消息菜單中選擇簽名 > 簽名。
選擇新建 > 選擇要更改的簽名。
選擇一個名字作為您的新簽名。
在“選擇默認簽名”下輸入您將用於此電子郵件簽名的電子郵件地址。您還可以決定是否希望在所有電子郵件、回复或轉發中顯示該信息。
通過鍵入或粘貼在編輯簽名下添加信息。
使用輸入框修改電子郵件簽名的字體、大小、顏色、對齊方式和其他元素。
按確定。

如何創建專業的電子郵件簽名？

有許多可用的電子郵件簽名生成器程序。但是，我們建議您為電子郵件創建簽名。 以下是一些需要記住的步驟：

保持簡短

您應該在商務電子郵件簽名中提及一些內容，但添加超過四行就過多了。

每封電子郵件簽名行的長度也至關重要。您要確保您的收件人有足夠的選擇。

考慮在您的簽名中添加什麼

您的姓名、公司信息和電話號碼是簽名中必須包含的三項內容。 但如果您認為有必要，您還可以在簽名中包含以下信息：

公司徽標或鏈接：考慮在公司名稱下包含公司網站的 URL。
您網站的 URL ：如果您經營自由職業或擁有個人網站，鏈接到該網站將提高其知名度。

社交媒體鏈接：在您的簽名中包含專業社交媒體資料的鏈接。
工作示例：鏈接到任何在線工作或產品示例將使潛在客戶可以輕鬆訪問它們。

使用圖像

您的電子郵件簽名包含文本和圖像。如果包含您的照片，您的商務電子郵件簽名將會脫穎而出。

利用您的面孔還可以讓您與潛在客戶建立信任。他們認得你的臉，並且知道他們是在和你而不是機器人說話。這可以顯著增加您收到電子郵件回复的機會。

添加徽標

任何電子郵件簽名都應包含質量徽標。它提高了品牌識別度、個性化電子郵件並使業務人性化。

它為您的電子郵件簽名提供了一些專業性。您可以使用電子郵件簽名生成器提交您選擇的徽標。

注意顏色

您可以使用淺藍色作為公司的網站鏈接，使用中灰色作為您的聯繫方式，使用深黑色作為姓名和職位。這些顏色搭配得很好，又不會顯得花哨。

考慮電子郵件簽名大小

縮小簽名有很多好處。其中包括加載巨大的照片需要時間，並且圖像質量可能與所有郵件客戶端不兼容。任何電子郵件程序都應該支持您的簽名大小。

免費電子郵件簽名生成器

擁有獨特且專業的電子郵件簽名的重要性是不可否認的。 如果您無法生產出高質量的產品怎麼辦？不用擔心; 我們編制了一份最好的三個免費電子郵件簽名生成器的列表來處理該任務。

招牌獵犬

它是一個免費的網絡應用程序。它設計、編輯和共享看起來很專業的電子郵件簽名。通過關注細節，您可以大大提高業務聯繫的水平。

有許多公司可以為您執行此任務。他們要求一次性費用或每月固定費用。 Signature Hound 使設計精美的電子郵件簽名變得簡單且免費，無需了解任何代碼。

該網絡工具的目標是使電子郵件簽名的創建變得更簡單。您只需在網站上創建一個帳戶即可開始。請記住，您可以使用臨時電子郵件地址。

我的簽名

專業人士、自由職業者和企業主經常使用 Mysignature。該電子郵件簽名生成器成立於 2017 年，是一個絕佳的選擇。

它包括 Office 365、Outlook、Gmail 和 Apple Mail 的基本模板。您可以使用儀表板、主題和社交媒體符號創建電子郵件簽名。

憑藉其移動優化功能，您可以在所有設備上一致使用相同的簽名模板。此外，您還可以閱讀幾篇已發表的博客文章，其中提供有關個人品牌的有用建議。您可以使用這些建議來提高公司的在線聲譽。

提到

Mention 提供了一個電子郵件簽名生成器工具，可以創建精美的電子郵件簽名。它可以幫助您創建專業的電子郵件簽名以供商業和個人使用。打開您的 Gmail 收件箱，選擇您最近通過 Mention 發送的簽名，然後將其複制以使用此工具。要從菜單訪問“設置” ，請單擊齒輪符號，然後選擇“查看所有設置”。 要到達“簽名”部分，請向下滾動。要創建新簽名，請選擇“創建新簽名”並為其指定一個唯一的名稱。

免費電子郵件簽名模板

您會發現電子郵件的多個簽名示例。然而，為了幫助您，這裡有一些電子郵件簽名模板：

CEO 的電子郵件簽名

您可以通過首席執行官電子郵件簽名來宣傳您的品牌和組織。它包含您的姓名、首席執行官職位、您的公司名稱以及您的聯繫信息。

公司網站、徽標或圖片也可以是適當的添加。它應該干淨整潔，採用中性顏色。它應該以特定順序顯示詳細信息，從您的名字開始。

企業電子郵件簽名

商務電子郵件簽名是電子郵件、博客和文章末尾的文本。它向客戶、顧客或同事提供發件人的聯繫信息和頭銜。此外，它還包括有關您和您公司的重要詳細信息。它將包含有關您的信息，例如您的姓名、雇主、職位、聯繫信息和網站鏈接。

工作電子郵件簽名

指定您的全名、職務、工作地點、電話號碼、網站地址、圖像或徽標以及社交網絡圖標。添加動畫 GIF 或橫幅以脫穎而出。確保它與您的公司相輔相成。

公司電子郵件簽名

公司的視覺品牌最好融入到電子郵件簽名中。這對於與冷漠的潛在客戶進行溝通的大型組織來說是相關的。公司電子郵件簽名必須包含公司聯繫方式、社交媒體鏈接和免責聲明。確保更改為非標準字體顏色。

銷售人員的電子郵件簽名

您應該在簽名中包含自我介紹，以避免在每封電子郵件的開頭都這樣做。除了銷售電子郵件簽名中的電子郵件之外，您的潛在客戶還應該知道與您聯繫的最佳方式。您可以提供電話號碼、Skype 用戶名或日曆鏈接，以便他們與您聯繫。

自由職業者的電子郵件簽名

請記住以下兩個注意事項。 它確保您的自由電子郵件簽名給您的電子郵件收件人留下持久的印象：

顏色–您是否在品牌中使用特定的顏色，例如在您的企業網站上？為了保持品牌一致性，請在電子郵件簽名中使用相同的顏色。
保持簡潔——雖然您應該在簽名中包含關鍵細節，但請將其控制在 100 個字符以內。保持一切簡潔明了，並使用圖標作為連接。

人力資源部的電子郵件簽名

HR 電子郵件簽名有特殊注意事項。這是因為它經常給公司留下持久的第一印象。以下是製作 HR 電子郵件簽名時需要考慮的一些事項。

越少越好。留下你配偶的電子郵件、社交媒體帳戶和兩個電話號碼。
圖像具有重大影響。包含徽標或橫幅以充分利用電子郵件簽名。但是，請避免將整個簽名製作為圖像。
字體很重要。為您的電子郵件簽名選擇適當的字體。
選擇合適的顏色。確保在電子郵件簽名中使用公司顏色。您的簽名是紅色和藍色的，而您公司的徽標是完全黃色的，這可能會令人困惑。
移動優化。由於大多數人都會在旅途中閱讀電子郵件，因此在創建電子郵件簽名時請確保它在移動設備上正確顯示。

學生電子郵件簽名

大學生必須寫很多電子郵件與大學管理人員和教授溝通。您可以在此類交流中推銷自己。此外，您必須改進您的大學電子郵件簽名才能與專業人士取得聯繫。您的電子郵件簽名必須包含您的姓名、照片、畢業年份和聯繫方式。

教師電子郵件簽名

您作為老師的電子郵件簽名在交談時充當您的在線角色。人們可以從您的電子郵件簽名中看出您的專業精神。因此，教師的簽名將提供正確的信息。教師的電子郵件簽名必須包含其全名、工作場所名稱、職位、聯繫方式、照片和社交媒體鏈接。

個人電子郵件的電子郵件簽名

個人電子郵件簽名就是——個人的。大多數人將電子郵件帳戶用於與業務相關的目的，例如訂閱和社交互動。您的電子郵件簽名可能會根據其預期功能傳達不同的消息。您的個人電子郵件簽名必須包含您的全名、照片、職位、電子郵件地址、聯繫方式和社交媒體鏈接。

電子郵件簽名的 5 個最佳示例

以下是您可能會覺得有用的五個電子郵件簽名示例：

簡單而專業的簽名

姓名：[您的全名]
標題：[您的職稱]
公司：[您的公司名稱]
電話：[您的電話號碼]
電子郵件：[您的電子郵件地址]

在簡短而專業的電子郵件簽名中包含您的全名、職位、公司名稱、聯繫信息和電子郵件地址。選擇簡單明了的結構和簡單的設計，使簽名易於閱讀。使用一些字體或顏色來確保您的簽名顯得清晰和專業。

請記住使用正式的電子郵件簽名，以便收件人輕鬆聯繫到您。驗證所有數據是否正確且是最新的。使用本段中的建議，您可以製作一個有影響力的簽名，讓您的收件人微笑。

以社交媒體為中心的簽名

姓名：[您的全名]
標題：[您的職稱]
公司：[您的公司名稱]
電話：[您的電話號碼]
電子郵件：[您的電子郵件地址]
社交媒體圖標：[社交媒體配置文件的圖標]

包括您的姓名、職位、公司、電話號碼、電子郵件地址以及以社交媒體為中心的簡單而專業的電子郵件簽名的其他關鍵元素。接下來，添加鏈接到您的社交媒體配置文件的社交媒體圖標。

保持簡潔易讀的設計，以確保圖標可讀。這可能會激發接收者與您的材料互動並在社交媒體上關注您。請記住包含您公司或個人品牌的社交媒體資料。您可以通過使用特定於社交媒體的簽名來增加您的社交媒體關注者。它還可以幫助您提高網絡可見度。

基於圖像的簽名

姓名：[您的全名]
標題：[您的職稱]
公司：[您的公司名稱]
電話：[您的電話號碼]
電子郵件：[您的電子郵件地址]
圖片：[代表您或您公司的圖片]

基於圖像的電子郵件簽名可以為您的電子郵件增添視覺趣味，並有助於展示您的品牌或個人風格。然而，保持設計簡單並確保圖像不會蓋過簽名是至關重要的。使用與您的品牌或職業相關的小型高質量圖像。

另外，請確保簽名文本易於閱讀並且不會與圖像融為一體。避免使用過多的顏色或字體；保持整體設計乾淨、專業。這些技巧可以創建有效的基於圖像的簽名，從而增強您的電子郵件通信。

以品牌為中心的簽名

姓名：[您的全名]
標題：[您的職稱]
公司：[您的公司名稱]
電話：[您的電話號碼]
電子郵件：[您的電子郵件地址]
徽標：[您的公司徽標]

為了宣傳您的品牌，請使用包含您的全名、職稱、公司名稱、電話號碼、電子郵件地址和公司徽標的品牌電子郵件簽名。確保徽標簡單且與您的簽名相符。為了增強品牌認知度，請考慮在簽名中使用公司的顏色或字體，但要保持簡單。通過在電子郵件簽名中包含您公司的徽標，您可以宣傳您的業務並給您的受眾留下持久的印象。

個性化簽名

姓名：[您的全名]
標題：[您的職稱]
公司：[您的公司名稱]
電話：[您的電話號碼]
電子郵件：[您的電子郵件地址]
標語或最喜歡的名言：[代表您或您的價值觀的東西]

通過使用自定義電子郵件簽名，您可以更好地表達您的個性和理想。使用流行語或最喜歡的引言對其進行優化，以將自己與其他專業人士區分開來。此外，它會給您的收件人留下持久的印象。

確保標語或引言清晰易讀，同時通過保持設計簡單來製作個性化簽名。確保引用或說法與您的業務或工作相關，並使用適合簽名其餘部分的字體大小和样式。

您的簽名使您的電子郵件個性化，從而與收件人建立牢固的關係。反過來，它可以提高您的品牌形象。除了這些電子郵件簽名示例之外，您還可以使用最佳電子郵件水滴營銷活動示例、最佳 Gmail 電子郵件跟踪器、最佳電子郵件營銷自動化工具和電子郵件外展跟踪等工具來改進您的電子郵件營銷活動。

這些工具可以幫助您創建個性化的點滴營銷活動、跟踪您的電子郵件、自動化您的營銷活動以及監控您的外展工作。使用正確的工具和出色的簽名，您可以將電子郵件遊戲提升到一個新的水平。

結論

希望本文對您創建有效的電子郵件簽名來展示您的品牌有所幫助。通過遵循指南，您可以創建引人注目的簽名。這些指南包括基本組件、社交媒體圖標、圖像和個性化風格。

在線提供的免費工具和模板可以幫助簡化該過程。查看電子郵件簽名的最佳示例可以激發您的靈感並提供想法。您可以使用這些資源和提示來創建專業的電子郵件簽名。它會給您的收件人留下持久的難忘印象。