專業電子郵件簽名的力量：示例和提示

您有一次機會留下第一印象。 對於商業電子郵件，這是您的電子郵件簽名。

專業的電子郵件簽名提供您的聯繫信息並反映您的個人和專業品牌。

然而，製作精心設計且有效的電子郵件簽名可能具有挑戰性，因為需要考慮多個元素，包括字體、配色方案、適合移動設備的設計、品牌一致性和內容。

我們收集了一些專業的電子郵件簽名，並概述了最佳實踐，以幫助您留下良好的第一印象並通過電子郵件加強溝通。

如何創建電子郵件簽名：分步指南

專業電子郵件可以是您作為公司代表為內部或外部目的撰寫的任何電子郵件，包括感謝電子郵件、簡歷求職信或與相關合作夥伴討論公司風險投資的電子郵件。

以下是確保您的專業和商業電子郵件簽名給人留下正確印象的五個關鍵步驟。

第 1 步：在簽名中包含重要信息

考慮一下除了您的姓名和頭銜之外，您還希望在簽名中包含哪些元素。 為此，請考慮電子郵件的目的、收件人以及公司的整體營銷策略。

當談到專業寫作時，一切都很重要。 例如，提供多種聯繫方式至關重要，但不要在簽名中添加不必要的詳細信息。

步驟 2. 設計您的電子郵件簽名以最好的方式代表您的品牌

排列所有元素，使其結構化且易於閱讀。 首先，放置您的姓名和職位，然後放置聯繫人和任何重要鏈接。

簽名的設計應與商務電子郵件的其他元素協調一致，簡單但有吸引力。 嘗試在自定義簽名生成器中使用預製模板，以使設計過程變得更容易。

步驟 3. 避免那些妨礙你強調重要事情的常見錯誤

確保您的電子郵件簽名中不包含任何額外內容，例如：

• 太多的鏈接使簽名中的信息過多，看起來不專業，更像是垃圾郵件，而不是商業電子郵件的一部分。
• 引用不能傳達重要信息或與您的公司根本無關，因為您簽名的目的不是促使讀者思考，而是導致採取必要的行動。
• 一張不合適的照片或太抽象而沒有幫助的照片。

步驟 4. 為電子郵件客戶端創建 HTML 電子郵件簽名

如果您使用一種流行的電子郵件客戶端（Gmail、Microsoft Outlook 或 Yahoo）發送電子郵件，請在其中創建簽名。 這樣，您的簽名就會出現在您發送的每封電子郵件上。

對於批量營銷電子郵件，例如冷外展電子郵件，請使用電子郵件服務提供商 (ESP) 或電子郵件營銷自動化平台的簽名創建功能。

步驟 5. 嘗試電子郵件簽名生成器

確保您的簽名在所有收件人的電子郵件客戶端和移動版本中正確顯示並同時使其具有吸引力的一個好選擇不是從頭開始在 HTML 中創建簽名設計，而是使用簽名生成器之一使用現成的簽名模板。

現在，記住這些提示，讓我們看一些專業電子郵件簽名的示例。

10 個電子郵件簽名示例

這些示例將幫助您學習如何製作出色的電子郵件簽名來實現您的目標。

附錶鍊接和品牌標語

在此示例中，簽名以號召性用語 (CTA) 開頭，其中包含安排通話的建議以及帶有品牌名稱和口號的亮塊。

設計輕巧，結構清晰

此類電子郵件的設計經過深思熟慮且謹慎。 所有基本元素均以顏色突出顯示，線條設定結構。 您可以使用一種與您的品牌相協調的附加顏色。

照片和社交媒體圖標

在此示例中，需要強調三個關鍵要素：

• 爆頭
• 引人注目的專業社交媒體圖標
• 使用對比背景將簽名中的基本細節和頭像與包含社交媒體圖標和其他公司信息的頁腳分開。

反饋和 CTA

在這裡，電子郵件簽名以分享有關電子郵件有用性的反饋的請求開始。

另一個關鍵要素是個人照片和活動的原始描述，而不是“電子郵件營銷人員”的枯燥官方狀態。 另一個令人興奮的舉措是使用帶有 CTA 的按鈕，而不是聯繫電話和電子郵件。

來源： 來自 Stripo 的電子郵件

基本聯繫方式

這是一個簡單的電子郵件簽名，包含最重要的信息 - 姓名、職位、電子郵件、網站和直線電話號碼。 這使收件人更容易回复或複制您的數據。

品牌風格

在這個例子中，簽名的關鍵元素都經過精心挑選，電子郵件設計也經過了詳細的設計。 圖標將採用品牌顏色，並且將添加徽標以強調品牌。

成就及獎項

此類電子郵件簽名包含需要引起注意的重要信息以及在著名評級中獲獎的圖像。

主要品牌報價

在此示例中，名稱和聯繫方式輔以品牌徽標及其提供的內容，以引起人們對服務的關注並激勵收件人打開網站。

基本聯繫方式和照片

在此簽名模板中，重要的元素是背景的漸變、聯繫人詳細信息的放置方式以及不尋常的照片格式。

來源： Stripo 的簽名模板

原創設計

在此電子郵件簽名模板中，所有元素的組合都在設計中經過深思熟慮。 聯繫信息以不同顏色的字體突出顯示，設計和照片的顏色相結合。

來源： Stripo 的簽名模板

專業電子郵件簽名的要素

使用基本的電子郵件簽名元素有助於吸引收件人的注意力、個性化電子郵件、保持品牌形象並提高您的社交影響力。

姓名和職務

您的全名是簽名開始的主要元素，以便收件人立即認識您。 添加您的職位，以便收件人在您的個人資料中清楚地了解您可以幫助他們解決哪些問題。 此外，您還可以指定代詞。

您可以將姓名和職位放在簽名的最上面兩行。

公司名稱和標誌

如果您已經在職位旁邊列出了您的公司名稱，您仍然可以再次將其與徽標一起列出，以強調您的品牌。 一般來說，電子郵件簽名的這一部分對於所有公司代表來說都採用相同的風格，並且作為品牌的一個元素集中開發。 僅當您需要強調屬於大型知名品牌時，這才是一個很好的解決方案。

個人照片

並不總是需要專業的肖像，但我們建議使用它來吸引讀者的注意力並使通信更加個性化。 添加個人照片會讓您的收件人感覺他們正在與一個人而不是一個不知名的公司進行交流。 使用您的高質量專業肖像作為此元素。

圖像和視覺元素增加了電子郵件簽名的吸引力。 請勿包含風景、家庭成員或除頭像以外的任何其他照片。

聯繫信息（電話號碼、電子郵件地址、實際地址）

奇怪的是，有時人們忘記添加聯繫信息，認為收件人可以回復電子郵件。 但在商務信函甚至冷邀約中，讓他們方便地與您聯繫至關重要。 您還可以在此處添加站點域，以便收件人可以輕鬆訪問它。

專業社交媒體帳戶的鏈接

社交媒體是與受眾的另一個接觸點。 在決定合作之前，接收者可能想在社交網絡上關注您一段時間。 因此，電子郵件簽名中社交媒體帳戶的交互式徽章可以提高您的聲譽並為您的營銷渠道增加流量。

但是，請保持您的電子郵件簽名易於管理：僅添加三到五個最能反映您的專業活動的社交媒體圖標。

號召性用語按鈕

電子郵件簽名中非常有效的塊之一是 CTA   按鈕。 CTA 必須與標題的整體風格和轉化目標相匹配。 它可以看起來像號召性用語鏈接、按鈕、橫幅、銷售或禮品圖標，甚至是引人注目的附言。 理想情況下，它輔以一個指向公司登陸頁面的鏈接。

通過在簽名中包含 CTA，您可以：

• 引導您的聯繫人採取所需的行動
• 吸引人們對促銷或新服務的關注
• 從日常溝通中產生更多潛在客戶
• 有機會推廣合作夥伴的優惠 

創建電子郵件簽名的最佳實踐

除了電子郵件簽名基本要素的簡單列表之外，在製作專業電子郵件簽名時還需要遵循某些最佳實踐。

讓您的設計專業又簡單

保持您的電子郵件簽名簡單、專業，而不是創造性，以確保您的電子郵件收件人認真對待您的內容並與之互動。

不要試圖成為你的利基市場中最原創的或包含盡可能多的信息。 不僅僅包含最相關的元素可能會讓您的收件人不知所措。

保持品牌一致性

將標誌性顏色組合與您品牌的整體風格相匹配並包含您的徽標至關重要。 您可以為所有公司員工開發電子郵件簽名模板，他們可以在其中編輯個人信息。

這將有助於合作夥伴收到來自不同部門的公司代表的電子郵件時認識您的公司，從而提高您的品牌知名度。

構建文本以使信息更容易理解

將簽名的元素分為幾個部分，以便於閱讀。 使用分隔符創建信息順序。 例如，您可以將基本聯繫信息放在右上角，並用一條線將社交媒體圖標或附加信息放在底部。

如下所示，垂直條在視覺上分隔信息。 這可以節省空間，有助於避免尷尬的行長，並改進電子郵件簽名設計。

來源： Stripo 的簽名模板

避免使用兩種以上的顏色

雖然您不需要堅持使用黑白版本的簽名，但您可以嘗試專業的顏色選擇方法。 保持兩種顏色的使用並確保它們相互補充。

如果您沒有品牌風格或徽標，請從網站的主要配色方案、名片或其他個人品牌元素中選擇顏色。 理想情況下，主要字體顏色是黑色或深灰色，其他顏色來自您公司的徽標。

顏色應該強調電子郵件簽名的文本而不是抑制它，因此應該有一些顏色。

此外，要選擇配色方案，您可以聘請設計師或使用在線調色板生成器來選擇完美的組合。

使用清晰的字體和合適的字體大小

專業電子郵件簽名的最佳實踐是使用清晰且網絡安全的字體。 最好的字體選擇是 Tahoma、Georgia 或 Arial，以使簽名更易讀和引人注目。 Garamond、Georgia、Calisto MT 和 Lucida Bright 等字體也可能適合。 它們在任何設備或電子郵件客戶端上都可讀並正確顯示。

您的電子郵件簽名應採用標準字體。 否則，可能會顯得雜亂。 但是，您可以選擇不同的字體大小，最好在 12 到 16 像素之間。 另外，不要使用粗體，這會使簽名更長。

注意電子郵件簽名塊的大小

請務必檢查電子郵件簽名塊的大小（以像素和千字節為單位）。

以下是建議的最大尺寸：

• 對於桌面：700 像素（寬）x 300 像素（高）
• 對於移動設備：320 像素（寬）x 600 像素（高）
• 大小：盡量不要超過 50 Kb

確保您的電子郵件簽名適合移動設備

創建電子郵件簽名時，請記住，每天有越來越多的人在移動設備上閱讀，因此您的簽名（如整個電子郵件一樣）適應不同的移動設備非常重要。 這意味著字體大小、自動換行、按鈕和鏈接應該看起來有吸引力且易於閱讀。 為此，請減少電子郵件簽名中的對像數量並增大其大小。

比較同一電子郵件簽名的桌面版和移動版。

來源： Stripo 的簽名模板

如有必要，請包含法律免責聲明

您可能需要為某些業務添加免責聲明，例如法律部門。 這可以是隱私聲明、免責聲明或個人意見。

例如，您可以添加引言或環境提醒，以防止讀者不必要地打印您的電子郵件。 只需確保您的簽名包含訂閱者保持聯繫或採取進一步行動所需的所有信息即可。

推廣您的內容

您可以使用電子郵件簽名的底部來宣傳有用的內容和頁面，其中包含有關您和您公司的信息。 潛在客戶的大部分購買旅程都在嘗試查找有關您的品牌和產品的信息，那麼為什麼不幫助他們呢？

您可以顯示新產品發布、新聞稿、功能更新、博客、網絡研討會或電子書的鏈接。

例如，在批量電子郵件中，您可以使電子郵件結尾盡可能個性化，而無需添加任何官方聯繫人。 同時，您可以添加推薦鏈接。

添加客戶評價和評級獎項

在您的簽名中添加對您公司的評級或獎項的小圖片。 使用來自 Google、Clutch 或其他知名個人資料的評分來表明其他客戶信任您，並向收件人提供他們的評論的鏈接。

添加手寫簽名

使用手寫簽名為您的電子郵件添加個人風格。

來源： Stripo 的簽名模板

電子郵件簽名反映您和您的品牌

即使是商務電子郵件中的一個微小元素（例如簽名）對於與當前或潛在客戶和業務合作夥伴建立進一步的關係也至關重要。

因此，請務必謹慎使用上述示例和最佳實踐來創建反映您和您的品牌的專業電子郵件簽名。

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