掌握電子郵件外展的藝術：有效溝通和建立關係的先進技術

已發表: 2023-08-29

營銷人員使用多種渠道與受眾建立聯繫，但影響力特別大的渠道是電子郵件。在 2022 年 Statista 調查中，大約 50% 的營銷專業人士表示，他們的電子郵件營銷投資回報率 (ROI) 提高了兩倍。

除了具有最高的投資回報率之一之外，電子郵件通信感覺更親密，讓您可以更深入地了解收件人。

然而，通過電子郵件培養有意義的關係並進行良好的對話說起來容易做起來難。這是一個複雜的過程，需要高度關注所寫內容的質量、寫給誰以及一致的分發。

這些技術將幫助您有效地與讀者溝通，並通過電子郵件外展建立真正的關係。

一切都從你的觀眾開始

如果您不了解某人是誰以及他們如何溝通，就無法與他們建立聯繫。通過電子郵件進行有效的溝通和建立關係首先要了解誰是電子郵件的接收方以及他們在電子郵件內容中尋找什麼。

您要向誰發送電子郵件？

在點擊任何電子郵件上的“發送”之前，盡可能了解您要向其發送電子郵件的人是至關重要的。如果不採用這種方法，您最終會發送無法引起任何人共鳴的普通電子郵件。

如果您熟悉此人的人口統計背景、電子郵件行為、內容偏好和痛點，您可以製作更有機會被打開和參與的電子郵件。

例如，如果您知道讀者更容易被視覺內容所吸引，您可以在電子郵件中添加視頻或圖像來激發參與度。如果您不知道這一點，您可能會僅依賴書面內容，並對收件人不回复的原因感到困惑。

匯總您擁有的訂閱者的所有數據。這意味著社交媒體分析、來自您網站的行為數據、受眾角色以及您從電子郵件列表中收到的任何第一手信息。

請注意年齡範圍、他們所在的位置、他們的工作地點以及任何其他人口統計信息。接下來了解他們的電子郵件行為。他們經常使用電子郵件嗎？他們目前訂閱了什麼？這些電子郵件中推送了哪些內容？

然後，繼續討論內容偏好和行為。

建立他們的電子郵件內容偏好

收件人可能會忽略一些對他們來說沒有價值的電子郵件。但如果您繼續向他們發送他們不關心的內容，您最終會進入他們的垃圾郵件文件夾。

因此，當您進行上述研究時，也要建立電子郵件內容偏好。例如，他們對長內容還是短內容反應最大？他們參與哪些號召性用語 (CTA)？他們喜歡視覺內容嗎？是什麼讓他們點擊鏈接？

當您查明讀者的內容偏好時，您可以創建他們想要的內容並幾乎保證參與度。

有機地編制你的清單

當人們選擇這種溝通方式時，通過電子郵件與他們建立真正的關係就會容易得多——本質上就是選擇與你建立關係。

不要將您的電子郵件列表強加於人。而且您不敢考慮購買電子郵件列表。相反，有機地構建你的。您知道您想與誰聯繫。無論是在社交媒體還是網站上，與這些人見面，並推廣您的電子郵件列表註冊。

談論您的電子郵件列表中提供的所有精彩內容。但不要咄咄逼人。讓人們自然而然地傾向於註冊。

那些因為想要來找你的人更有可能通過電子郵件與你保持溝通，並歡迎建立關係。

設置您的技術套件

聰明的營銷人員會使用許多工具來確保與受眾的無縫溝通以及內容的一致發布。

人工智能 (AI) 和自動化工具尤其可以對業務以及您與電子郵件讀者的溝通和聯繫方式產生積極影響。

例如，自動化客戶關係管理 (CRM) 軟件可以在中央系統中收集、組織和處理收件人和客戶數據。有了這些數據，您可以將電子郵件受眾細分為更小的組，並創建更加個性化的電子郵件活動。

您還可以對軟件進行設置，以便根據收件人採取或不採取的操作自動將電子郵件發送給他們。

因此，您可以更快地在正確的時間發出電子郵件，從而幫助您發展與收件人的關係。您的生產力得到提高，同時也節省了時間。

繼續閱讀其他三種技術工具，以通過電子郵件簡化有效的溝通和建立關係。

電子郵件營銷平台

有效的電子郵件推廣需要的不僅僅是雅虎或 Gmail 等公共電子郵件平台。希望您已經建立了一個專為商業電子郵件通信和策略而構建的電子郵件營銷平台。如果您還沒有，那麼您今天就需要採取措施購買一個。

您的電子郵件營銷平台是簡化與電子郵件受眾溝通的關鍵。一個好的平台可以讓您容納與電子郵件營銷相關的所有內容，從收件人信息到內容模板再到分析。自動化和人工智能功能也內置於最好的平台中。

要選擇最佳的電子郵件營銷平台，請考慮您當前擁有的人數所需的功能以及擴展列表時所需的功能。

例如，也許您現在不需要詳細的分析工具，但當您達到一定數量的訂閱者時，您會希望它們可用。或者，您可能在另一個平台上創建所有電子郵件內容，但最終希望將所有內容都帶到一個平台上。

確定您現在想要通過電子郵件推廣策略做什麼以及將來想要做什麼。然後，研究具有實現目標所需的特定特性和功能的電子郵件營銷平台。

數據分析工具

如果沒有數據分析工具，您通過電子郵件進行溝通和建立關係的能力將會受到影響。根據 Hubspot 的研究，最有效的兩種電子郵件營銷活動策略是訂閱者細分和消息個性化。如果沒有數據，你就無法執行其中任何一個操作。

您不僅需要收集有關閱讀您電子郵件的人員的信息，還需要了解您的電子郵件中哪些內容有效，哪些內容無效。

選擇已經內置分析工具的技術和軟件是最好的選擇。例如，頂級客戶關係管理 (CRM) 系統將具有內置分析工具，可以自動收集訂閱者的數據、組織數據並從中提取有意義的見解。

但您還可以選擇安裝第三方分析工具來監控附加到電子郵件推廣策略的指標。

網絡安全

如果您沒有聽說過，數據洩露不斷發生，它們可能對企業造成毀滅性的打擊，造成財務損失和聲譽受損。僅 2023 年第一季度，全球就有超過 600 萬條數據記錄因各類數據洩露而暴露。

您不希望您的電子郵件營銷和受眾數據落入壞人之手。因此，網絡安全解決方案是您的技術套件中必須的。

確保您使用的任何物理技術設備和軟件都具有頂級網絡安全性。首先，這意味著防病毒軟件、多重身份驗證、虛擬專用網絡和網絡漏洞掃描程序。

處理電子郵件的設計和佈局

不管您相信與否，您的電子郵件的結構和視覺吸引力對於激發與讀者的溝通和聯繫產生了影響。

如果他們可以不間斷地從上到下瀏覽您的電子郵件，他們將更有可能回复您的電子郵件、點擊鏈接或以其他方式參與其中。

讓我們看一下電子郵件設計和佈局的一些注意事項。

電子郵件結構

您的電子郵件如何從上到下閱讀？從主題行轉到最後一句容易嗎？讀者能夠專注於信息嗎？或者他們的眼睛因為雜亂而被拉向不同的方向？

您的電子郵件結構應該採用簡約風格。例如，您的標題將位於頂部，然後是電子郵件正文，右側可能有一個圖像，最後是您的 CTA。

最小的電子郵件結構可確保讀者能夠閱讀您的電子郵件、消化內容並享受其中。

添加顏色

電子郵件採用簡單的黑白配色方案並沒有什麼問題。這是值得鼓勵的，因為白底黑字很容易閱讀，這也是您最終希望收件人看到的。

但如果您打算為電子郵件添加顏色來美化它們，那麼關鍵是確保顏色不會破壞電子郵件體驗。例如，您可以為鏈接使用特定的顏色，以便它們脫穎而出，而其餘單詞則為黑色。

或者，您可以為電子郵件的各個部分使用不同的顏色，例如下面來自 Casper 的示例，以幫助每個部分脫穎而出。

圖片來源：reallygoodemails.com

對於另一種選擇，您可以在電子郵件中包含支持您發送的消息的圖形，例如上面的屏幕截圖如何使用雲、月亮和星星圖形來支持主題行。

只要不影響對電子郵件的理解，一點顏色就可以了。

一致性

無論您為電子郵件選擇何種佈局和設計元素，它們在您發送的每封電子郵件中都必須保持一致。一致性建立信任。信任伴隨著溝通和建立真實關係的意願。

一致的電子郵件設計和佈局可以讓讀者知道他們對您的期望。不斷滿足這些期望會讓人們知道他們可以依靠你來進行良好的電子郵件對話和內容。因此，他們會更傾向於繼續打開並參與您的電子郵件。

這並不意味著您永遠不應該把東西混在一起，以防萬一事情變得陳舊 - 但您不應該在每封新電子郵件中發送完全不同的設計。

創建高質量的電子郵件內容

比電子郵件的設計和佈局更重要的是它的內容。如果人們打開您的電子郵件，但發現其中不是他們想要閱讀的內容，他們最終會停止打開您的電子郵件，甚至可能會將您標記為垃圾郵件。

因此，您必須創建電子郵件受眾每次都想要的優質電子郵件內容。

為每封電子郵件設定目標

永遠不應該僅僅因為這樣而發送電子郵件。每封電子郵件都必須是有意的，並附有明確的目標。電子郵件目標的示例包括：

共享資源
將流量引入另一個營銷渠道
讓讀者執行 CTA
介紹您的品牌和業務產品
獲取電子郵件中鏈接的點擊次數

為每封電子郵件設定一個目標可以讓您在為該電子郵件撰寫的內容中更加有意識。例如，假設目標是向潛在客戶介紹您的業務產品。您將在整個電子郵件中討論這些產品，同時還鏈接到您網站的產品頁面以展示您的獨特之處。您還可以使用 CTA 來結束電子郵件，以吸引特定產品的流量。

為每封電子郵件設定目標，以確保您有目的地製作內容。

每次都精心設計引人入勝的主題行

如果人們從不打開您的電子郵件，您就無法開始通過電子郵件與他們建立關係。這就是吸引人的主題行發揮作用的地方。引人注目的主題行通常可以說服人們打開電子郵件。這是一個例子：

首先也是最重要的一點，遠離點擊誘餌的頭條新聞。這些標題很引人注目，但與電子郵件內容無關。您可能會讓人們打開您的電子郵件，但當他們發現郵件與主題行內容無關時，他們就不會參與其中。 “獲得免費披薩”確實會成為一封電子郵件的開場白，但如果裡面沒有任何關於披薩的內容，人們可能會對你的品牌產生反感。

您的主題行應該表明電子郵件的內容。它應該使用強有力的詞語，即能引起強烈情緒反應的詞語和短語，例如“賺更多”、“獨家”、“禁止”或“令人眼花繚亂”。

最後，確保您的主題行不要太長。用盡可能少的文字吸引您的訂閱者。

把事情簡單化

簡單來說，您的電子郵件正文應該簡單明了。如果您的電子郵件冗長且段落冗長且沒有視覺效果，那麼收到您的電子郵件的人不太可能讀完。

但如果電子郵件簡短、易於理解並且信息清晰，他們就會這麼做。保持每封電子郵件簡單並用盡可能少的文字表達您的觀點。

個性化您的電子郵件

想要向人們發送通用電子郵件是很自然的，尤其是當您一次要發送大量電子郵件時。但不幸的是，這不會為您提供您正在尋找的連接。

您必須花時間個性化您的電子郵件。人們需要感覺你知道發生了什麼。他們需要感覺你發送給他們的任何東西都是專門為他們製作的，而不是其他人。這讓他們感覺很特別。這反過來又會激勵他們給你一個機會。

個性化您的電子郵件時，不僅僅是名字。納入有關他們的興趣以及他們試圖尋找解決方案的詳細信息。

例如，假設您第一次向某人發送電子郵件來介紹自己。首先稱呼他們的名字，然後向他們詢問您聽說他們在公司遇到的問題。如果你能說是相互的聯繫引起了你的注意，那就更好了。

個性化在打開溝通渠道和建立信任以發展關係方面發揮著重要作用。

顯然，當您向完整訂閱列表發送數千封電子郵件以宣布新產品或服務時，您無法自定義每封電子郵件。這使得在可以的地方定制你能做的事情變得很重要。

包括評論和推薦

您的電子郵件推廣策略的主要目標之一可能是提高您的品牌聲譽和知名度。還有什麼比將評論、推薦和推薦納入您的電子郵件更好的方法呢？

您正在嘗試發展與電子郵件列表中的人員的關係。但同樣，你需要在他們眼中建立一些可信度和信任才能實現這一目標。向他們展示來自客戶的真實反饋可以讓他們了解您的品牌聲譽。他們更有可能相信真實的人分享他們真實的經歷，而不是其他任何事情。

因此，請在適當的情況下在電子郵件中使用推薦和評論。例如，您可以將來自社交媒體的視頻評論合併到有關特定產品的電子郵件中。或者，您可以從您的網站上截取推薦並將其嵌入到您的電子郵件中。

融入視覺內容

有時，包含所有書面內容的簡單電子郵件是與收件人溝通的最佳方式。然而，在有意義的時候融入視覺效果很重要。

如上所述，人們被視覺內容所吸引。吸收圖像比吸收書面內容需要更少的腦力。它們看起來也更漂亮。添加視覺內容以分解書面內容並為您的電子郵件添加亮點。

請記住，您使用的任何視覺內容都應該支持您的書面信息。即使您使用的是庫存圖像，也要確保它與您在電子郵件中轉發的消息匹配。確保其格式正確，以便在打開電子郵件時正確加載並顯示。

電子郵件外展的時機很重要

您可能擁有世界上最好的電子郵件內容，但如果您沒有在正確的時間發送電子郵件，那也沒關係。正確的時間取決於您向其發送電子郵件的對象。

例如，如果您的收件人朝九晚五，那麼在 9 點向他們發送電子郵件就沒有意義。在早上 7 點發送郵件要好得多，因為此時他們可能正在吃早餐並查看電子郵件。

另外，請注意發送電子郵件的頻率。一天一次可能會讓人們感到厭煩，但一周兩次更容易接受。

請參閱上面您對電子郵件受眾所做的研究，以確定您應該何時發送電子郵件以及多久發送一次。

制定有效的電子郵件外展的步驟

您可能想知道所有這些建議放在一起是什麼樣子。以下是有效電子郵件推廣的分步線性指南：

引人入勝的主題行首先出現在電子郵件的頂部。
稱呼訂閱者的名字以開始發送電子郵件。
第一行應該是個性化的問題或陳述（根據您發送的數量盡可能多），以說服訂閱者閱讀更多內容。
移至正文中的電子郵件要點。
使用短段落，不要超過 4 個。
添加圖形或顏色以增強電子郵件的信息。
以號召性用語結束您的電子郵件，告訴訂閱者您希望他們下一步做什麼。

掌握電子郵件外展的藝術是一個持續進行的項目。然而，這並不意味著您無法通過電子郵件快速進行有效的溝通和建立關係。使用上面的提示來指導您。