什麼是捐贈確認函？

熱情的捐助者使您的非營利計劃成為可能。 雖然支持者可能不會要求任何回報，但您始終可以為捐贈者提供一件事：捐贈確認函。 今天，我們將向您展示如何將它們組合在一起。

捐贈確認函不僅僅是確認和感謝——美國國稅局 (IRS)依法要求它們。 但別擔心——我們會解釋您需要了解的關於捐贈確認函的所有信息，讓您的捐贈者在履行您的法律義務的同時感到被感激。

首先，讓我們在進入截止日期、所需信息和最佳實踐之前了解捐贈確認函是什麼。

什麼是捐贈確認函？

了解如何獲得捐款很重要，但了解如何向捐助者表示感謝對於籌款活動的成功同樣重要。 捐贈確認信（有時稱為捐贈收據或感謝信）是一封確認慈善捐款的電子郵件或紙質文件。 至少，這是給捐贈者的確認收據，確認您已收到他們的捐贈。

但是，您的捐贈確認信不應只是承認慈善捐贈。 藉此機會表達你的感激之情，讓捐贈者知道他們慈善捐贈的價值。 讓他們感到特別和被看見。

我們最新的Why America Gives報告發現，在組織提供有關其資金產生影響的最新信息後，最鼓勵 48% 的捐贈者重複捐贈。 您的捐贈確認函是向捐贈者展示他們如何在您的更大目標和使命中發揮作用的好地方。 使用故事、圖片和視頻來說明他們幫助產生的影響。

雖然一次性捐贈很棒，但您希望盡一切努力將您的捐贈者變成經常性的捐贈者——您的感謝信在這個過程中起著重要作用。

不過，捐贈確認函不僅僅是為了說“謝謝”。 您的捐助者在提交減稅時需要文件，而美國國稅局對信件應包含的內容有嚴格的要求（稍後會詳細介紹）。

您還需要向捐贈者發送確認信，無論他們如何捐贈您的非營利組織：

• 現金捐款
• 網上捐款
• 捐贈物品
• 捐贈服務
• 禮品卡
• 股票捐贈
• 遺產捐贈

您需要對每筆捐款表示感謝嗎？

從法律上講，沒有。 您只需向捐贈 250 美元或以上的捐贈者發送確認信。 由您決定是要通過捐贈還是通過一封總結所有捐贈者捐款的年終確認信來確認捐贈。 我們建議同時發送。

對每筆捐款表示感謝讓您有更多機會向捐贈者表示感謝。 它還可以作為即時確認。 同時，年終感謝信是一個很好的機會來總結您的捐助者的捐贈並強調它幫助完成的事情。 只需提交一份文件即可減稅，而不是通過他們的郵件或電子郵件帳戶來查找個人收據，這對捐助者也很有幫助。

但是所有其他捐贈少於 250 美元的捐贈者呢？ 您應該向他們發送捐贈確認信嗎？

絕對地。

在滿足法律要求的同時，確認信也是向捐贈者表示感謝並確認您已收到他們捐贈的絕佳機會。 每筆捐款都很重要，所以不要讓捐助者的任何善行得不到認可。

發送捐贈確認書的截止日期是什麼時候？

沒有正式的截止日期要求，但最佳做法是在捐贈後一年的 1 月 31 日之前發送您的年終捐贈確認書。 堅持這個時間框架可以讓您的捐助者有足夠的時間按照他們的時間表提交納稅申報表。

對於個人捐款，我們建議盡快發送確認信。 這是完成反饋循環並向捐助者表示感謝的直接機會。 但它也讓他們知道您收到了他們的捐贈，而不是迷失在網絡空間中。

雖然您的非營利組織不會因未能發送捐贈確認書而受到處罰，但這會對您的捐贈者造成傷害。 沒有書面確認，他們就不能申請減稅。 一些捐助者可能不關心這項福利，但如果您不提供他們需要（和應得的）的認可，您可能會失去未來的捐助者。

為什麼您的非營利組織應該發送確認信

將確認信視為溝通策略的重要組成部分。 你的感謝信有可能比任何非營利營銷活動更有影響力——前提是你給他們這些信應有的時間、愛和關懷。

以下是您應該優先考慮書面確認信的一些原因：

• 法律原因：履行您的法律義務，向在一個日曆年內至少捐款 250 美元的個人發送確認信。
• 確認：讓捐贈者知道您已收到他們的捐贈，讓他們安心。
• 感恩：向您的捐助者表示感謝，讓他們知道這對您的非營利組織及其選民意味著什麼。
• 影響：讓您的捐助者知道您如何使用他們的捐款以及它對個人和社區產生的影響。
• 提醒：在年底提醒您的捐贈者他們進行了捐贈，促使他們考慮您的非營利組織並可能計劃再次捐款。
• 意識：鼓勵您的捐助者與他們的朋友和家人分享他們支持的事業。

你的確認信應該包括的東西

根據美國國稅局的規定，確認信必須包含以下內容：

• 您的組織名稱
• 貢獻金額
• 非現金捐款的描述（不一定是價值）
• 確認沒有交換商品/服務的聲明（如果適用）
• 提供的商品/服務的描述和誠信價值估計（如果適用）

此外，雖然美國國稅局沒有要求，但使用捐贈者的姓名和您收到慈善捐款的日期來個性化您的消息會很有幫助。 此信息可確認收件人的身份，並有助於他們保存記錄。

現在這就是法律要求您包含的所有信息。 但是，學習如何創建優先考慮個性化的捐贈收據需要更多細節。 例如，您可以讓捐助者知道您如何使用這些資金（或計劃使用它們）以及即將舉行的籌款活動或志願服務機會。 換句話說，讓您的感謝信不僅僅是一張捐款收據。

我們還建議通過分段為您的信件添加一些個性化。 您的經常性捐贈者和大額捐贈者應該收到一封特別感謝信，以表彰他們的特別捐贈。 通過在您的捐助者確認信中添加獨特的風格，讓他們知道您重視他們的超越：

• 個人說明：向您的捐贈者發送一條個性化消息，以表彰他們已經捐贈了一定年限或進行了一筆可觀的一次性捐贈。
• 來自領導者的信息：讓您的非營利組織的一位領導者寫一封個性化的信息，讓捐助者知道他們的貢獻對組織有多大意義。
• 認可：考慮通過您的電子郵件通訊或社交媒體宣布您的經常性捐助者或大捐助者（當然要徵得他們的同意——可能沒有確切的數字）。

捐贈確認信的例子

這裡有幾個捐贈確認信的例子。 這些範圍從最低要求到更個性化的要求。 找到最適合您的方法。

您可以復制/粘貼這些以履行您的法律義務，但我們建議對它們進行個性化設置以匹配您的品牌聲音。

示例 1：個人確認函

嗨[捐助者姓名]，

感謝您在 [收到日期] 向 [非營利組織名稱] 捐款 500 美元。 我們不提供任何商品或服務來換取您的貢獻。

示例 2：個人確認函

嗨[捐助者姓名]，

我們非常感謝您在 [收到日期] 向 [非營利組織名稱] 捐款 250 美元。 作為感謝，我們向您發送了一件估計公平市場價值為 25 美元的 T 卹，以換取您的貢獻。 我們希望在 [活動日期] 即將舉行的志願者活動中見到你（穿著你的新襯衫）。 再次感謝您的慷慨捐贈——沒有像您這樣的捐贈者，我們無法幫助社區。

謝謝，

[姓名]

示例 3：年終確認信

親愛的[捐助者姓名]，

感謝您去年對我們組織的支持。 因為有像您這樣的捐助者，我們才能夠幫助 500 只動物找到充滿愛心的新家。 每筆捐款都很重要，我們感謝您的貢獻。

您去年向 [nonprofit's name] 捐款總額為 1,000 美元，我們沒有向您提供任何商品或服務作為交換。 我們衷心感謝您的幫助，並希望明年我們可以指望您幫助我們幫助更多需要幫助的當地動物。

註冊我們的電子郵件時事通訊，了解我們即將舉行的所有籌款活動和志願者活動的最新信息。 請與您的朋友和家人分享，讓他們也參與進來。

感謝您所做的一切！

帶著感激之情，

[姓名]

超越確認

當您收到捐款時，您可能會發送一封確認信，但不要讓它成為您溝通的終點。 留住非營利組織志願者的關鍵是稍後跟進並讓您的捐助者知道您如何使用他們的捐款。 如果他們選擇接收您的電子郵件，請讓他們了解其他籌款或志願者機會。

您還可以讓您的捐助者了解他們可以幫助您的非營利組織的其他方式，例如註冊社區服務項目或在他們的 LinkedIn 帳戶上分享鏈接。

最終，您希望將一次性捐贈變成終生的關係——您的確認函是該過程的重要組成部分。 因此，請避免通過提供收據來做最低限度的誘惑。 為您的捐助者超越自我——希望他們能為您的非營利組織做同樣的事情。

想一想可以向捐助者表達關心的獨特方式。 例如，您可以執行以下任一操作：

• 打電話：親自打電話感謝捐助者的捐助。
• 寫一封手寫的信：用手寫的感謝信向您的捐贈者展示他們的捐贈意義重大。
• 分享圖片：讓您的捐贈者看到他們通過捐贈幫助了誰或做了什麼。

自動確認信

使用在線捐贈者管理軟件將您的捐贈確認函置於自動駕駛儀上。 Classy 的平台可以幫助您自動致謝、跟踪活動績效、管理支持者、編輯經常性捐款等。

你知道誰捐款最多嗎？ 誰給予最多？ Classy Manager 可以幫助您搜索、過濾和細分您的支持者，以創建更有針對性的消息傳遞。

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