數字交易管理：您可以非物質化的所有文件

“數字化轉型”一詞是一種在最多樣化的領域和環境中隨處可見的表達方式。 這實際上也是一個沒有任何操作意義的口號。

相反，任何業務都是而且必須是可操作的領域。 因此，數字革命必須始終轉化為具體的流程改進、簡化、節約、擴大機會，以及公司內部各個層面的真正轉變。 換句話說：“數字化轉型”必須成為“數字化成熟度”。

在這種成熟度中，一個基本的、非常具體且不可或缺的步驟是數字事務管理(DTM) 系統。

DTM 是一種非常多樣化的服務類別，旨在通過雲計算以數字方式管理基於文檔的交易。

可以想像，這個領域確實很廣闊：從電子交易到文件傳輸（公司內部或外部）； 來自認證、身份驗證和非物質化歸檔； 從電子簽名到“不可否認”的法律方面，再到公司和客戶之間的共同瀏覽……等等。

在回答“借助 DTM 解決方案我可以數字化哪些文件？”這個問題時，答案非常簡單：“可能所有文件”。

然而，在這篇文章中，我們決定分離出3 個我們認為對公司日常運作及其運營流程至關重要的特定領域，並且涵蓋盡可能廣泛的範圍。 我們指的是文檔歸檔、身份驗證和電子簽名，最後是與人力資源部門內部文檔流相關的所有內容。

讓我們馬上說出來：這是三個決定性的方面，具有許多重疊和整合點（當我們談論數字化時，我們必須始終牢記這個術語！）。

然而，在我們剖析這三點之前，讓我們快速回顧一下數字交易管理提供的好處和優勢。 這就是我們將在下一節中所做的。

數字交易管理的好處

更廣泛地實施 DTM 系統會帶來許多好處和機會。 讓我們圍繞幾個要點收集它們：

1. 成本節約：由於減少了打印、郵寄、歸檔和認證成本（以及相關人員的僱傭）。

2. 節省時間：從模擬切換到數字的直觀方面。 想想區別，例如，通過郵件發送和簽署合同與以數字方式遠程執行合同之間的區別。 注意：節省時間不僅是為了公司及其員工，也是為了客戶，這對於聲譽、客戶體驗和忠誠度至關重要。

3. 提高安全性：使用 DTM，與存儲物理文檔、傳輸過程中的丟失或損壞、操縱以及一般數據洩漏或丟失有關的風險降低。 一切始終保持完美的可追溯性、可檢索性和可驗證性，快速且直觀。 當然，當基礎架構基於雲時，情況確實如此。

4. 靈活性和可擴展性：直接源自 DTM 系統始終構建的雲計算架構的兩個特性。 這些功能對於克服當今生態系統的挑戰至關重要，當今的生態系統如此流動和加速，避免打嗝和瓶頸至關重要。

5. 與 CRM 和 CCM 系統集成：這絕對是核心。 無紙化公司是一家效率更高、減少浪費、優化成本、運營更快、內部流程更智能的公司。 但最重要的是，它是一家能夠為客戶提供最佳客戶體驗的公司。

DTM 解決方案在這方面有多重要？ Forrester 委託進行的一項研究結果告訴我們：

• 32% 放棄關閉合同、協議和交易的人這樣做是因為他們對紙質和手動程序感到沮喪（來源：docusign.co.uk）。

讓我們用另一個圖結束本節，該圖展示了 DTM 系統在所有生產生態系統中日益重要的地位：

• 2021 年，全球數字交易管理市場價值 80.4 億美元。 從 2022 年到 2030 年，預計平均每年增長 25.5%（複合年增長率） （來源：grandviewresearch.com）。

正如所承諾的，我們將從文檔歸檔的主題開始討論我們提到的三個方面。

1. 非物質化文檔歸檔

無紙化企業的起點只能是數字歸檔系統。 沒有這個基礎，架構的其餘部分就無法立足。 但是請注意：非物質化是一個超越簡單文檔數字化的概念。

通過非物質化過程，可以完全消除紙質文件，因為數字對應物具有充分的法律和證據價值。 我們談論的是具有微妙且非常重要的法律價值的差異。 非物質化文檔與模擬文檔相比有哪些優勢？ 有許多。

同樣，這是一個效率和節省時間和金錢的問題。 然後是與易於搜索相關的一個重要方面，不僅與整個文檔有關，還與它的部分有關（假設移動到非物質化文檔的過程已經盡可能好地進行了）。 然後想想與共享、即時性、多渠道和透明性相關的一切。

簡而言之，這是一系列非常明顯和直觀的優勢。 但是，我們希望關註一個不太直接的方面，但可能是最具決定性的方面。

非物質化檔案變成了無價數據的寶庫。 正如人們常說的，數據是現代公司的真正資產。 事實上，關於內部流程運作的信息，尤其是關於與供應商和客戶關係的信息，在這裡仍然被存儲並隨時可用。

擁有這些信息，知道如何自動和智能地解釋它，並根據這些知識做出決策是提高效率和不斷改善與客戶關係的秘訣。

2.身份驗證和數字簽名

識別和認證是與數字文檔管理相關的一切的先決條件。

這就是安全性、遵守現行法規以及與合規性相關的一切通常發揮重要作用的地方。 依靠專業公司來管理這些領域以降低任何類型的風險，同時優化現有系統的效率，這裡出現了重要性。 但是，讓我們圍繞最廣泛和不可或缺的工具之一收緊圈子：電子簽名。

數字管理代碼規範了不同類型的電子簽名，如下所示：

• 簡單電子簽名（ SES）；
• 根據 2013 年 2 月 22 日總理令第 V 篇第 55-61 條的相關技術規則進行高級電子簽名(AES)；
• 根據相關 AgID 指南使用 SPID 安全數字身份進行簽名；
• 數字簽名或合格的電子簽名；
• 根據 CAD 第 25 條在公證人或公職人員在場的情況下公證的簽名。

讓我們不要迷失在過多的技術細節中。 但是，我們要強調一個方面：如果您依賴諸如Doxee提供的電子簽名服務，最明顯的優勢之一就是可以與其他數字交易管理解決方案集成。

事實上，Doxee 的電子簽名服務很容易與電子發票、標準數字存儲等其他產品集成，也可以與 CRM 和 CCM 系統集成。

簡而言之，這不僅僅是遵守法律要求。 它是關於構建一個完整的數字入職流程，將法規遵從性與高級客戶和用戶體驗相結合。

3. 內部流程和人力資源部門

在這裡，我們來到了與數字交易管理解決方案相關的最後一個方面，我們認為必須將其隔離。 在非物質化存檔和數字簽名的相關身份驗證之後，我們希望專注於公司內部的文檔流。

在這個領域，高效和現代公司的主要目標是不再在紙上打印各種不同和多種形式的勞動合同：從招聘到關係管理，再到終止。 但這還不是全部：還有整個官僚主義的一面，涉及休假、休假、受傷、疾病、費用報銷等等。 我們談論的是一個非常複雜和微妙的問題，其中可能潛伏著風險，包括犯罪風險、不可預見的突發事件，以及——潛在的——巨大的時間損失。

幸運的是，對這些內部流程的非物質化和專業化管理大大降低了這些風險，同時也大大減少了花在這些活動上的時間。

但是，非物質化文件必須保證某些不可避免的要求：

• 允許確定文件本身的出處和作者身份；
• 確保不可修改性和完整性；
• 將與文件有關的特定意願表達唯一地鏈接到通過計算機程序表達意願的人（稱為簽名人或簽名持有人）；
• 使簽名者能夠遵守與簽名相關聯的文檔內容（這裡又是電子簽名不可或缺的工具）。

簡而言之：必須非常小心地遵守義務、規定和敏感程序，以避免出現任何問題。 數字交易管理解決方案有助於以最安全、靈活和透明的方式管理所有這些。

但是，讓我們再次強調一下：伴隨著所有這些義務，也有機會被抓住。 這些機會包括節省（時間和金錢）、提高效率以及改善公司與員工、合作者和客戶的關係。

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