數字交易管理：實現無紙化企業的 4 個步驟

對於當今成功的公司而言，除非全面實施最佳的數字交易管理解決方案，否則不存在成熟的數字化轉型。 讓我們先問一個問題：首字母縮略詞 DTM 包含什麼？

它包括廣泛類別的雲服務，旨在基於文檔流對交易進行數字化管理。 所有這些都是在確保數據安全並符合（不斷更新的）隱私法規的情況下完成的。

我們談論的是：電子交易、文件傳輸、身份驗證、數字簽名、認證和安全和非物質化的存儲，“不可否認性”的法律方面以及公司和客戶之間的共同瀏覽。

從這些示例中，我們可以了解到數字交易管理解決方案適用於涉及許多相互關聯的方面的非常廣泛和明確的行動領域。

在這篇文章中，我們將重點關注對向智能和無紙化公司過渡至關重要的4 個關鍵點。 但是，首先，讓我們快速了解實施 DTM 系統的好處。

數字交易管理的好處

我們已經討論了數字交易管理解決方案的好處，您可以參考這些解決方案以獲得更深入的概述。 在這裡，我們可以總結一下主要的好處：

1)成本節約：通過數字化流程，消除了打印、郵寄、歸檔和認證（以及相關人員）的成本。

2)節省時間：從模擬轉換到數字所節省的時間也會對財務產生影響。 請注意：節省的時間不僅體現在公司方面，還體現在客戶方面……這對於品牌聲譽、客戶體驗和忠誠度方面至關重要。

3)提高安全性：使用 DTM，與存儲物理文件、傳輸過程中的丟失或損壞、偽造以及與數據洩漏或丟失有關的風險總體上降低了。 一切始終保持完美的可追溯性、可檢索性和可驗證性，快速且直觀。

4)靈活性和可擴展性：直接源於 DTM 系統始終構建於其上的雲計算架構的兩個特徵，這對於應對當今流動和加速生態系統的挑戰至關重要。

例如，一家小型初創公司可能會發現自己不得不在短時間內應對不可預見的交易激增。 如果沒有有效的數字交易管理解決方案，它肯定會遇到瓶頸，阻止它抓住快速、計劃外增長的機會。

5)與 CRM 和 CCM 系統的集成：這是一個不能用幾行來概括的中心點。 但我們將在本文稍後再討論它，屆時我們將專注於數字流程。

最後，這是最近研究得出的一個雄辯的數字： 2021 年，全球數字交易管理市場價值80.4 億美元。 預計從 2022 年到 2030 年，年均增長率 (CAGR) 為 25.5% （來源：grandviewresearch.com）。

現在，正如所承諾的，讓我們深入了解數字交易管理解決方案的細節。 正如預期的那樣，我們已經分離出對當前和不久的將來最重要和最有希望的四個。

1. 電子簽名

根據數字意大利機構 (AgID) 的網站，“合格的電子簽名 (FEQ) - 或數字簽名- 是稱為驗證的計算機程序的結果，它保證了真實性、完整性和不可否認性。計算機文件”（agid.gov.it）。

從更多的技術定義來看，數字簽名的優勢是什麼？

首先，速度和便利性：無論您身在何處，都可以驗證計算機文檔，而不受地域或設備相關限制。 減少紙張：消除印刷和歸檔成本（以及我們已經討論過的所有相關風險）。 這在效率方面產生了積極影響，使簽署任何類型的合同的過程更加敏捷和智能。 此外，安全性也有所提高。

通過依賴諸如 Doxee 提供的電子簽名服務，與其他數字交易管理解決方案集成是一個重要方面。 Doxee 的電子簽名解決方案可以輕鬆與其他產品集成，例如電子發票、符合法規的數字存儲，還可以與 CRM 和 CCM 系統集成。

簡而言之，這是一個完整的數字化入職流程，將合規性與高級客戶和用戶體驗相結合。

2. 區塊鏈

從電子簽名等成熟的工具，我們轉向一種相當年輕的技術，它還有更多的東西可以提供。

我們指的是區塊鏈，它是更廣泛的分佈式賬本技術（DLT）領域的一部分。 這項技術在對比特幣和加密貨幣生態系統的熱情浪潮中躍居公眾前沿，但其應用遠遠超出了嚴格的金融性質。

事實上，區塊鏈基於分佈式共識的概念，是一個不可更改的交易賬本，不需要中心實體作為中介。 這是一場真正的革命，在很大程度上還有待探索，它會影響所有類型的交易、文件傳輸、所有權、認證和身份驗證。

想想所謂的“智能合約”。 這指的是基於分佈式賬本軟件技術的不同類型私人之間的合同自動激活，並具有與服務、流程、交易或文檔的數據完整性相關的最強大的保證。

關鍵詞是去中介化。 正是在這個方向上，社會和經濟環境正以越來越決定性的步驟發展。 毫不奇怪，世界各地的監管機構（包括意大利）越來越開放地使用這種技術來規範其使用方式。

3. 非物質化存儲

高效的數字交易管理解決方案始於非物質化文檔保存。

但在我們走得更遠之前，讓我們先澄清一下誤解：數字化和非物質化是兩個不同的概念。

非物質化是一個超越簡單數字化的過程。 有了它，紙質文件可以完全被淘汰，因為數字文件具有完整的法律和證據價值。

在這個領域你不能即興發揮。 依靠專業公司是必不可少的。 十多年來， Doxee Standard Digital Preservation已被數百家不同行業的公司選中，保存了超過 20 億份文件，管理了 400 多個法人實體。 

更重要的是， Doxee 的非物質化保存解決方案不僅履行了立法義務並確保法規不斷更新，而且根據每家公司的需求進行設計，以便從全渠道和數據驅動的角度與 CRM 和 CCM 系統集成。

正是數字化流程，例如 CRM 和 CCM，我們將在結束這篇文章時轉向。

4. CRM 和 CCM 數字化流程

無紙化公司是一家效率更高的公司，可以減少浪費、優化成本、加快速度並使其內部流程更加智能。

但這還不是全部。 還有更重要的一點：無紙化公司也是可以為客戶提供最佳客戶體驗的公司。

DTM 解決方案在這方面有多重要？ 在這裡，我們將讓數據為我們說話。 在 DocuSign 委託 Forrester 進行的一項研究中， 32% 的受訪者表示他們已經放棄了關閉合同、協議和交易，因為他們對紙質和手動程序感到沮喪（來源：docusign.co.uk）。

在這裡，我們到達了一個決定性的點：將數字交易管理系統與客戶關係管理和客戶溝通管理系統集成的可能性。 這是一個真正的良性循環：通過實施 DTM 解決方案，例如電子簽名和非物質化存儲，公司擁有大量數據可供使用。 更重要的是：它擁有極其精細的數據，可以以自動化和功能性的方式進行檢索和排序。 這一切意味著什麼？

它轉化為對與客戶關係所涉及的所有數字流程進行高度準確的描述的能力。 跟踪歷史，了解個人的特徵、習慣、偏好和可能的需求。

那麼，從這一非常深入的知識中，可以建立與客戶本身一樣多的定制關係：當然是自動的。

在這裡，通過將數據驅動的視角集成到 CRM 和 CCM 系統中，完美地完成了從一對多關係到真正的一對一對話的過渡。

簡而言之：實施數字交易管理解決方案最成熟的成果是能夠實現數字化轉型的最重要承諾：真正將個人置於每項業務的中心的能力。