數據管理的方式和原因

公司依靠數據來構建商業智能、改進流程並產生更多收入。 然而，數據帶來的機遇也伴隨著風險。

如果數據管理不當，它可能會惡化、變得無法使用甚至丟失，從而損害它原本應該支持的業務。

因此，正確的數據管理對於業務成功至關重要。

什麼是CRM數據管理？

CRM 數據管理是收集、驗證、存儲和使用客戶關係管理 (CRM) 數據以支持業務運營和實現業務目標的實踐。 良好的 CRM 數據管理以安全高效的方式進行，使公司能夠從數據中獲得最大收益，同時保持成本效益並根據所有數據法規進行運營。

需要一個深思熟慮的策略來包含許多不同的數據管理功能，例如：

• 讓合適的人可以訪問數據
• 保持數據最新
• 在雲端和/或本地組織和存儲數據
• 保護數據隱私
• 保護數據
• 提供數據備份和恢復選項
• 在需要時刪除數據以遵守全球隱私法律法規

這些功能或活動發生在不同的工具和平台上，它們共同構成了一個數據管理系統。

重要的是要注意，數據管理包括所有類型數據的管理，而不僅僅是 CRM 數據。 它還監督員工記錄、參考數據、研究數據、報告、工資單數據以及其他類型的內部數據和外部來源的信息。

因此，數據管理會影響與公司存儲的數據交互的每個人。

數據管理的重要性

數據已成為許多公司的核心資產。 公司使用數據來指導營銷活動、改善客戶服務、優化工作流程並做出高級業務決策。

數據的廣泛使用（甚至依賴）意味著適當的數據管理至關重要。 沒有它，數據質量問題出現並導致組織各個級別出現問題只是時間問題。

不一致、不完整或不正確的數據可能導致：

• 銷售團隊沒有足夠的細節來完成交易。
• 營銷團隊無法創建有效的、有針對性的營銷活動。
• 客戶支持無法提供量身定制的幫助。
• 管理層根據錯誤信息做出戰略決策。

如果您沒有設置適當的數據管理流程，用不了多久，您收集的所有數據就會變得難以處理，並開始消耗更多資源，而不是幫助您提高績效。

簡而言之，如果沒有適當的數據管理，您可能會損失時間、金錢，甚至您的品牌聲譽。

最重要的是，公司有法律義務保護其數據安全並遵守隱私法規，例如 GDPR 和加州消費者隱私法。 數據管理對於遵守這些法規至關重要。

數據管理的好處

適當的數據管理的重要性超越了問題預防。 強大的數據管理策略會帶來很多好處。

效率

通過保持高質量和組織良好的數據，您組織中的每個人都可以更輕鬆地使用它。 人們可以利用與他們的任務相關的數據、運行分析並提出改進建議，而無需依賴數據專家來解釋這一切。

名聲

所有這些客戶和潛在客戶記錄都肩負著重大責任。 保證它們的安全，您將保持與您合作並向您購買的人的信任。 但是，如果出現任何問題，安全漏洞、數據丟失或隱私侵犯都會損害您的聲譽。

一致的 CRM 數據管理確保數據隱私和安​​全始終是優先事項，並在此過程中保護您的聲譽。

競爭力

收集大量數據是一回事，但有效地使用它們又是另一回事。 以目標為導向的 CRM 數據管理策略可以為您提供洞察力，從而使您能夠改進內部流程以及營銷和銷售工作，從而為您帶來競爭優勢。

成本效益

當正確記錄數據流並簡化數據以提供跨工具的可靠信息的單一來源時，創建重複流程並避免一遍又一遍地運行相同類型的分析變得更加容易。 （更不用說通過避免數據重複而節省的資源了。）

數據管理類型

作為一個如此大的領域，有不同類型的數據管理，每一種都有自己的一套職責。

數據治理

數據治理是指確定公司如何在數據生命週期的每個階段管理其數據的一組原則、程序和政策，從收集數據的那一刻到存儲、訪問、使用和移動數據的位置和方式, 和（可能）刪除。

每個公司都有自己的數據治理框架，基於公司的業務目標和數據需求。 較大的公司可能有專門的數據管理者來監督數據管理員、數據安全團隊和其他數據質量和管理專業人員，以及在保護數據質量和安全方面發揮作用的任何其他人。

數據管理

數據管理員是在整個公司實施和執行數據治理策略的人。 他們不制定規則，但確保遵循指導方針並實施最佳實踐。

通常，數據管理員還負責確保數據質量。 但在較大的公司中，可能會有專門的數據質量經理來幫助完成這項任務。

數據架構

在數據治理為公司內部數據管理設置規則的地方，數據架構側重於提供允許根據設定原則管理數據的技術基礎架構。

數據安全

數據安全涉及確保公司數據受到保護的所有流程，例如：

• 數據加密
• 訪問控制
• 數據竊取預防
• 防止意外移動或刪除
• 防止數據損壞
• 備份和恢復過程

數據安全團隊不僅要監督實際數據，還要確保數據所在的硬件和軟件是安全的。

數據準備

數據準備包括分析、驗證、清理和轉換原始數據，以便它可用於分析並作為商業智能的來源。 它通常還包括組合來自不同來源的數據。

數據建模

數據建模記錄了不同數據之間的關係以及數據如何在公司內移動，包括在特定工具內和跨組織系統。

主數據管理

主數據管理的重點是確保公司始終使用單一、經過驗證、最新且可靠的信息。 這意味著從所有不同的數據源中提取數據並將其作為一個可用的、值得信賴的來源呈現。 它還涉及確保數據在不同的系統和工具中以相同的定性方式表示。

數據倉庫管理

數據倉庫管理決定了公司數據的物理存儲方式和/或云端存儲方式。 它提供、監督和處理收集和組織原始數據的基礎設施。

大數據管理

大數據管理是指公司如何收集和存儲大量原始和結構化數據，以便公司內的團隊可以使用這些數據來改進他們的流程並做出數據驅動的決策。

數據管理最佳實踐

根據業務目標和數據需求，不同公司的數據管理看起來會有所不同。 但是，無論您決定實施何種政策和程序，您都需要牢記一些最佳實踐。

確定業務目標

與您企業中的大多數大型企業一樣，您的數據管理實踐應該支持您的業務目標。 這意味著您需要確定需要哪些數據才能有效地執行任務，以及如何最好地存儲和使用這些數據。

收集太多數據可能會給您的資源帶來壓力，並將注意力從真正幫助您取得進展的事情上轉移開。 收集的數據太少會使您在開發更詳細的程序和工作流程時錯失良機。

優先考慮數據安全

無論您的業務目標是什麼，確保數據安全始終是重中之重。 積極解決這個問題很重要，而不僅僅是在發生違規時才採取行動。 創建一個數據安全維護計劃，讓您的團隊能夠發現安全風險並預防性地解決它們。

數據安全不僅僅是您的數據管理團隊的責任。 公司中處理數據的每個人都需要具備數據安全最佳實踐的知識。 理想情況下，這是通過圍繞最新威脅（例如網絡釣魚技術和勒索軟件攻擊）的持續培訓和交流來實現的。

關注數據質量

為了保障您的數據質量，您需要明確定義貴公司內部的高質量數據。 一旦你設定了這些標準，制定一個計劃來持續監控它們。 檢查準確性和可能的​​數據損壞，以便您可以在錯誤出現時立即修復。

以下是您可以包括的一些數據質量指標：

• 準確性：數據的準確性如何？
• 相關性：數據與您的業務目標的相關性如何？
• 完整性：是否缺少任何阻止數據可用的內容？
• 可訪問性：需要訪問此數據的每個人都可以訪問嗎？
• 一致性：您的數據在數據源和系統中的格式是否相同？

在這方面，重要的是讓整個公司都知道數據管理的最佳實踐，這樣每個人都可以儘自己的一份力量來盡可能保持數據的清潔。 您還可以定義特定於工具的數據管理指南，例如 CRM 數據管理最佳實踐，只要它們不與您的總體數據治理策略衝突即可。

制定數據備份和恢復策略

在緊急情況下，詳細的備份和恢復程序可以幫助您快速啟動和運行數據系統。 它們還確保您可以立即返回使用您辛辛苦苦收集和維護的高質量數據。

為了讓您的團隊做好最好的準備，請提前定義可能出現的問題並規劃您將如何處理每種情況。 概述一個循序漸進的方法並使用流程圖使需要發生的事情（以及何時發生）變得直觀清晰，這樣每個人都知道在壓力來臨時該做什麼。

記錄所有數據管理工具的工作方式以及它們之間的工作流是什麼樣的也是一個好主意。 這樣可以更輕鬆地以有針對性的方式進行故障排除，並僅在需要時運行恢復程序。

在安全存儲數據方面，通常使用並推薦使用 3-2-1 方法。 它說要使用兩種不同的存儲方法來存儲數據的三個副本，其中一種是異地存儲。 該系統可確保您始終保留一份數據副本，以防存儲方法或位置丟失或損壞。

讓數據可用

正確管理您的數據並確保其安全的全部意義在於它可以對您的公司有用。 這意味著它需要易於用戶訪問和使用。 某種數據庫設計可能適合您的 IT 團隊，但可能會讓其他用戶感到困惑。

在製定數據管理實踐時，始終牢記最終用戶並確保為他們提供順暢的用戶體驗。 您可能並不總是從一開始就做對，這就是為什麼收集反饋並根據需要進行調整很重要的原因。

最後，您的數據只能為您工作，就像您的團隊成員可以使用數據一樣。

使用可靠的數據管理軟件

當您使用為支持這些最佳實踐而構建的數據管理軟件時，遵循數據管理最佳實踐是最容易的。 適合您的工具將取決於您公司的目標和數據需求，但您始終希望數據管理工具具備以下幾點：

• 用戶友好的界面
• 數據清理功能
• 恢復功能
• 可擴展性
• 可定制的選項

有效數據管理的分步指南

在當今數據驅動的世界中，數據管理已成為經營企業的一個不可避免的方面。 然而，要做到這一點並不容易。

因為它包含許多不同的數據處理方式，所以數據管理很容易變得混亂並對您的數據質量產生負面影響。

這就是我們創建指南 The Dirt on Data Quality 的原因。 它為您提供了創建有效數據管理策略的分步說明，以便您可以確保數據為您服務，而不是對您不利。