什麼是數據歸檔？ 目標、技術和最佳實踐

每次點擊、滑動或點擊都會延續一條數據軌跡，為我們龐大的網絡世界增添色彩。 維護、保護和組織我們的數字貴重物品變得越來越重要。

歸檔存儲解決方案專為長期數據保存而設計。 日常運營不需要此類數據，但出於商業或監管原因而保留。 存儲解決方案經常包含數據壓縮、重複數據刪除和加密，旨在在保持數據完整性的同時具有成本效益。

當創新不斷、數字信息像一條永無止境的河流一樣流動時，數字數據的採用就成為焦點。 隨著我們的數字足跡呈指數級擴展，管理和保護這些豐富的數據變得至關重要。

就像我們在一年中的大部分時間裡將季節性裝飾品放在儲藏室中以保持生活空間整潔一樣，數據歸檔將很少使用的信息轉移到安全的位置。 這使得檢索重要信息變得容易，而不會堵塞您的活動存儲空間。

在另一種情況下，將您的網站視為一個資料寶庫，每條信息都像一顆寶貴的寶石。 隨著時間的推移，其中一些寶藏可能變得不再那麼重要或難以接近，但仍然保留著歷史意義。

數據歸檔系統地存儲這些很少使用但很重要的珠寶，確保您的虛擬寶箱保持有序，並且多餘的數據不會降低您網站的性能。

數據歸檔策略不僅可以提高網站的性能，還有助於保存您的數字歷史記錄。

數據歸檔的目標

數據歸檔目標包括促進有效的數據管理、遵守法規、保存數字歷史記錄以及在發生災難時從災難中恢復數據。 具體來說，他們關注的是：

• 長期儲存。 歸檔旨在保證重要的非活動數據長期可訪問且不受損壞。 它可以保護實體免受硬件故障、系統故障或技術變更造成的數據丟失。
• 成本優化。 歸檔通過將過時的材料轉移到不同的位置來釋放活動存儲系統中的資源。 這增強了整體系統性能並降低了高性能存儲選項的成本。
• 合規性和監管要求。 法律要求許多行業在指定時間內保留某些類型的數據。 正確的數據保存可以讓公司跟上法規的步伐。
• 歷史參考和分析。 存檔數據包含過去的重要數據沿襲、見解、趨勢和模式，即使當前未運行。 它可能仍然包含有助於做出明智的業務決策或預測趨勢的信息。
• 高效的數據管理。 組織良好的數據環境需要保存良好的數據。 它將舊材料排除在活動存儲位置之外，使用戶能夠快速識別和檢索他們想要的信息。
• 知識管理。 關鍵的機構知識經常被納入組織的歷史數據中。 組織通常將關鍵信息合併到其歷史數據存儲中。 正確的歸檔可以保證即使在人員變動時該信息也可用。

數據歸檔、數據存儲、數據備份

數據存儲使信息觸手可及。 數據備份涉及快速恢復最近受損的數據，以確保業務連續性。 最後，雖然數據歸檔從存儲中提取一點點，從備份中提取一點點，但其主要重點是保留較舊的、較少使用的數據。

法規遵從性、優化和歷史參考對於有效的數據管理都是必要的。 存儲處理當前的操作需求，歸檔解決長期保存和資源效率問題。

數據歸檔的好處

數據歸檔不僅僅是保存數據； 這種做法可以讓企業提高生產力、保持合規性、做出明智的決策並保護其數字資產的長期保留。

• 歷史數據提供了重要的見解、趨勢和模式。 歸檔可保證歷史數據可供檢查，從而幫助用戶做出明智的決策。
• 活躍、可訪問、可變的數據通常需要強大的存儲和處理資源。 沒有人那麼多地使用歸檔文件，這可以釋放資源、提高系統效率並降低開支。
• 隨著時間的推移，記錄、論文和研究報告等數字資產通常會變得有價值。 數據歸檔可保護這些資產免遭數據丟失、設備問題和技術過時的影響。
• 歸檔與成功的數據治理實踐一致，並確認數據組織良好、易於訪問且分類準確。
• 正確的歸檔方法中包含安全預防措施，以保護歸檔數據免遭不必要的訪問或破壞。
• 意外事件會中斷業務運營。 通過保護重要數據的備份副本，歸檔可以保持業務連續性。

關鍵數據歸檔法

以下是一些具有特定數據保留政策要求的法律法規，以便我們更好地了解數據保留的合規功能。

• 根據《通用數據保護條例》(GDPR) 第 5(e) 條，數據必須“以允許識別數據主體的形式保存，時間不得超過處理個人數據的目的所需的時間”。 GDPR 允許公司長期保留個人數據，“只要個人數據將僅出於公共利益、科學或歷史研究目的或統計目的的存檔目的而根據第 89(1) 條進行處理”。
• 《健康保險流通與責任法案》(HIPAA) 不包含任何統一的醫療數據歸檔標準，因為各州的情況各不相同。 但是，它確實包含有關保留 HIPAA 相關文檔的明確信息。
• 根據美國勞工部的規定，《公平勞動標準法》（FLSA）要求企業將記錄保存至少三年。 考勤卡、時間表和收入記錄必須保留兩年以計算工資。 勞工部代理人必須能夠訪問所有記錄以供檢查。
• 根據秒。 《薩班斯-奧克斯利法案》(SOX) 第802(a)(1) 條規定，“任何對1934 年《證券交易法》第10A(a) 條適用的證券發行人進行審計的會計師，應保留所有審計或審查工作文件的期限為自審計或審查結束的財政期結束後五年。”

數據歸檔的挑戰

數據歸檔提出了企業必須克服的幾個問題才能成功管理其存儲的數據。 以下是您可能需要弄清楚的五個問題。

1. 數據量和增長：隨著數據量呈指數級增長，維護和保存大量信息可能會變得難以承受。 提供可擴展的歸檔解決方案來適應不斷增長的數據量並非易事。
2. 數據分類和識別：您必鬚根據相關性、監管要求和使用趨勢對要保留哪些數據做出一些艱難的選擇。 確保正確識別和分類歸檔材料，以確保高效檢索。
3. 數據保留法規和合規性：不同行業有不同的數據保留法規。 在遵守這些標準的同時保留數據並保持可訪問性是對每個信息專業人員的考驗，尤其是當法規發生變化時。
4. 材料檢索和可訪問性：存檔材料通常比當前數據更難以訪問。 這是一種平衡行為，可以在不影響安全性的情況下輕鬆恢復保存的數據。
5. 技術的過時：隨著技術的進步，數據格式、存儲方法和歸檔程序都需要更新。 保證保存的數據的長期可訪問性存在很大的困難。

數據歸檔的最佳實踐

您必須制定數據歸檔計劃，作為數據生命週期管理策略的重要組成部分。 它允許您同時保存信息並保持實際的存儲預算。

以下是構建強大的數據歸檔策略的最推薦的五種技術。

1. 建立明確的歸檔政策

創建明確定義的歸檔策略，指定要保存的數據類型以及歸檔時間和保存時間的參數。 實施數據資格標準以保持一致性並遵守規則。

2. 對數據進行排序和優先級排序

按數據的價值、敏感性和使用頻率對數據進行分類。 並非每個數據點都需要相同級別的保存。 根據業務需求、監管限制和歷史重要性確定數據歸檔的優先級。

3. 落實數據安全措施

設置加密、訪問控制和身份驗證系統，以確保數據安全。 定期審核和監控對存檔數據的訪問，以避免非法訪問。

4.使用可擴展且高效的存儲解決方案

選擇能夠處理不斷增長的數據量的歸檔系統。 考慮應用具有成本效益的存儲（例如磁帶存檔或云存檔系統）來管理費用。

5.注重文件歸檔

保留數據歸檔操作的完整記錄，包括數據歸檔選擇背後的規則、方法和推理。 該文檔對於審計非常有用，可確保一致性，並可作為未來決策的參考。

數據歸檔解決方案

存檔存儲解決方案通常保存電子郵件、文檔和其他不立即相關的數據，但仍具有歷史參考、合規性或數據恢復的價值。 這些系統可以支持物理存儲（例如磁帶）和數字存儲（例如基於雲的服務）。

開啟數據檔案的未來

數據歸檔成為數字時代結構中信息的穩定保管者，維護著歷史、合規性和效率的線索。 當我們在創新的潮流中穿梭時，我們發現數據歸檔可以保護我們的歷史並引導我們的未來。 它讓我們能夠做出有根據的判斷、駕馭監管環境並優化資源。

隨著技術的進步，適當的數據保存和保護的重要性將保持不變，在眾所周知的過去和未來未被發現的領域之間提供聯繫。

抓住機會，了解更多有關數據保護的信息！