CRM 數據：它是什麼以及如何利用它來發揮您的優勢

您的客戶和潛在客戶數據是推動銷售的關鍵。 所以你應該盡可能多地收集信息，對吧？

不必要。 有太多數據這樣的事情 - 它會使您的 CRM 難以管理。 更不用說擁有過多的數據會使遵守相關的消費者隱私法變得更加困難。

隨著您的業務增長以及您通過越來越多的渠道與客戶互動，了解如何吸引個人聯繫人並以有用的方式使用他們的數據變得很棘手。

隨著時間的推移，您的聯繫人將變得重複，您的團隊可能會將他們的信息存儲在不同的數據庫中。 您的數據可能很快就會過時和陳舊，使您的 CRM 用戶更難知道如何與他們的聯繫人互動。 最終，您的銷售代表可能會花費更多的時間來管理您的 CRM，而不是與客戶溝通。

幸運的是，所有這些挑戰都很容易管理或避免，我們將教您如何操作。

無論您的團隊是否正在尋求實施新的 CRM 平台、開始數據遷移或清理現有數據庫，讓我們看看使用 CRM 的好處、您可能存儲在其中的數據類型以及保持您的數據的技巧組織的客戶數據。

CRM 數據庫究竟是什麼？

對於那些不熟悉該術語的人，客戶關係管理 (CRM) 數據庫存儲您的客戶和潛在客戶信息。

CRM 充當所有客戶數據的中心，為銷售和營銷團隊提供一站式服務，以規劃和管理他們的外展活動。 理想情況下，您的 CRM 將與您的其餘營銷和銷售技術堆棧集成，以持續添加、驗證和更新您的 CRM 數據。

有數百個CRM 平台，包括本地和基於雲的解決方案。 每個都提供不同範圍的功能和特定於行業的用途。 一些最受歡迎的 CRM 供應商包括 Salesforce、Hubspot、Nimble、Oracle、SAP 和 Zoho。

如果您正在市場上尋找新的 CRM，請詢問您的市場營銷和銷售聯繫人有關他們過去使用的 CRM 的信息，並仔細閱讀 G2 等軟件特定評論網站——這將大大簡化您的搜索。

CRM 數據的類型

那麼，什麼是 CRM 數據，它如何最終出現在 CRM 中？

您可以在 CRM 中存儲許多數據，例如聯繫人的姓名、電子郵件、電話號碼、城市或位置、地址、性別、教育、工作經歷和婚姻狀況。 當我們說擁有太多數據很容易時，明白我們的意思了嗎？

請記住：我們的目標是僅在您的 CRM 中存儲實際上對改善客戶體驗有用的信息。 如今，大多數銷售和營銷專業人士都從個性化的角度考慮這一點。 71%的消費者現在期望公司提供個性化的互動。 您的團隊需要哪些數據點來提供客戶和潛在客戶現在所期望的真正個性化的通信？

您可以通過多種方式收集 CRM 數據，包括：

• 通過電子郵件或其他溝通渠道與客戶直接互動
• 通過短信或電子郵件或在客戶訪問您的網站時發送給客戶的調查
• 客戶偏好中心允許您的訂戶提供他們的詳細信息並自定義他們的通信偏好

銷售代表將手動將數據添加到您的 CRM，或者如果有人通過網絡表格或在銷售點向您提供他們的信息，數據將自動生成。

在考慮將哪些數據存儲在 CRM 中時，了解以下四類 CRM 數據會有所幫助。 但請記住，對於幾乎所有消費者數據，您需要確保已閱讀相關的當地消費者隱私法，例如歐盟的 GDPR、中國的 PIPL 以及美國的各種州級法律。 這些法律將準確確定您可以收集哪些數據點、需要何種級別的消費者同意、這些數據可以存儲多長時間等。

描述性數據

描述性數據提供對客戶及其購物行為的個人見解，其中可能包括客戶的工作、教育水平、家庭詳細信息和生活方式信息（例如，他們是擁有還是租用房屋、愛好和其他一般興趣） . 描述性數據可能難以獲取——您必須依靠調查、社交傾聽和直接客戶互動來獲取描述性數據——但它對個性化客戶體驗非常有幫助。

身份資料

身份數據是指可用於識別客戶或潛在客戶的任何信息。 身份數據包括客戶的姓名、郵寄地址、電子郵件地址或電話號碼等聯繫信息、社交媒體鏈接以及其他相關個人信息。 身份數據相當容易獲取和驗證——尤其是如果您是零售商或電子商務公司，因為您的客戶會在銷售點向您提供一些此類信息——這是您應該掌握的最基本的細節級別您的客戶關係管理系統。 也就是說，身份數據可能非常敏感，並且在發生數據洩露時最容易受到攻擊。 一般來說，最好將您的身份數據限制為僅包含您需要的基本信息。

定性數據

定性數據可以衡量客戶的意見和對您品牌的滿意度。 它包括來自客戶調查和評論、社交媒體活動以及與您的團隊對話的直接反饋的結果。 定性數據可幫助您的銷售和營銷代表了解如何與客戶打交道以及客戶對您公司的總體感受。 這是另一種難以收集的數據類型，但它對於了解如何吸引個人潛在客戶和留住現有客戶可能是最有幫助的。

定量數據

定量數據涉及有關您的客戶以及他們如何與您的品牌互動的硬統計數據和數字。 CRM 中的定量數據可以包括客戶購買您品牌的總次數、他們每次的平均消費金額、他們聯繫您公司支持團隊的頻率以及他們訪問您網站的次數。 這種類型的數據相對容易在銷售點或通過您的分析工具捕獲和跟踪。 將您的 CRM 與 POS 軟件集成將使您的定量數據保持更新。

為什麼要收集 CRM 數據？

您的 CRM 數據是貴公司擁有的最有價值的資產之一。 它的使用或誤用將直接影響您的業務成功。

當您保持一個乾淨的 CRM，只為您的代表提供最有用的信息時，您可以釋放許多業務優勢，包括以下內容。

增強客戶體驗

在與您的品牌互動時，您的客戶期望獲得高度個性化的體驗。 您發送的每條消息都需要證明您了解客戶作為一個個體、他們的獨特需求以及他們與您的品牌的關係——否則您就有可能將他們輸給競爭對手。

您的 CRM 數據對於個性化每個客戶的體驗至關重要，例如在您的消息中使用他們的名字，根據他們過去的購買向他們提供建議，以及使用他們的位置（如果他們提供）來突出本地優惠或機會。 此外，您的 CRM 可以幫助您根據客戶的偏好對客戶進行細分，從而更輕鬆地個性化您的營銷活動。

確保業務增長

我們已經提到您的 CRM 是銷售和營銷團隊的工具，這意味著您的 CRM 是您收入增長的直接因素。 CRM 指標可幫助您的團隊適當地標記和過濾您的客戶，以便更好地與他們互動。 大多數 CRM 也可以運行有用的報告，預測您的銷售額，識別熱門線索，並使您的銷售代表能夠快速採取行動。

提高轉化率

通過使用您的客戶數據，您可以在客戶最重要的時候更準確地向他們提供相關的優惠和建議。 這使您更有可能推動銷售並提高轉化率。

提高分析和預測的準確性

經過微調的 CRM 可以讓您的銷售主管在預測您的季度銷售額時更有信心，並幫助您分析結果。 我們之前提到的 CRM 報告——我們將在下一節中解釋這些報告——為您的領導者提供他們需要的數據，以了解他們的銷售週期、識別機會領域並提高他們預測的準確性。

保持 CRM 數據整潔有序的提示

銷售和營銷專業人員在處理 CRM 數據時面臨的主要挑戰之一是保持數據清潔。 隨著您的聯繫人從數百個增加到數千個，並且您的條目來自多個來源，您的 CRM 將需要定期維護。

聯繫人變得重複。 信息變得陳舊。 代表在手動輸入數據​​時偷工減料。

您的 CRM 數據質量不可避免地會隨著時間的推移而下降，但是您可以通過將數據清理作為優先事項並遵循這些最佳實踐來使您的 CRM 保持最新狀態。

遵循定期維護/更新計劃

鑑於客戶數據可以通過多種方式進入您的 CRM，您需要遵循定期的數據維護計劃來捕獲並更正任何過時或不正確的客戶信息。 至少，您的團隊應該每八週手動檢查一次其 CRM 數據——這通常是電子郵件培育活動的時間——並且在任何主要的外展季節之前，比如假期。

但更好的選擇是實施像 Validity DemandTools 這樣的數據管理平台，它可以自動刪除重複數據、標準化和分配來自不同來源的記錄。

擺脫不必要的數據

不要成為數據囤積者。 營銷人員往往會收集所有可能的客戶信息，但這往往會分散他們對真正重要的細節的注意力。 此外，GDPR 等隱私法要求營銷人員在一定時間後刪除客戶信息。 重新訪問您的客戶旅程地圖並確定對您改善客戶體驗最重要的信息。 刪除其他所有內容。

注意可用性

您的 CRM 應該幫助您的團隊更好地工作，並與他們的日常工作流程無縫集成。 定期與您的銷售代表交談並詢問他們使用 CRM 的經驗。 它有什麼幫助？ 怎麼可能有挑戰性呢？ 接受這些反饋並創建指南或培訓來指導您的團隊。 如果您團隊中的大多數人不喜歡您的 CRM 或發現它太耗時，可能是時候進行轉換了。 （了解 Meta 如何使用 Validity GridBuddy Connect 將他們更新 CRM 記錄所花費的時間減少了 50% 。）

運行定期報告

CRM 可以提供許多不同的報告，幫助您了解收入的來源、客戶在渠道中的進展情況以及您的活動如何衡量他們的目標。 CRM 報告對於優化您的銷售和營銷策略至關重要，運行定期報告還可以幫助您發現 CRM 數據質量是否存在問題。

合併重複記錄

正如我們所提到的，您的某些聯繫人將會重複。 每個 CRM 用戶都在與重複項作鬥爭，最好在他們創建重複的工作流之前合併它們（也稱為重複數據刪除）——這會浪費您團隊的時間。 管理重複項的最佳方法是使用可以檢測、消除和防止重複記錄的工具，例如 Validity DemandTools（在此處免費試用） 。 否則，您的代表將不得不手動查看姓名、電子郵件地址和家庭住址等字段，以識別您的重複項。

訓練你的團隊

即使對於經驗最豐富的銷售和營銷專業人士來說，駕馭任何 CRM 也可能很困難，尤其是當他們不熟悉該軟件時。 定期培訓您的團隊如何使用您的 CRM，並徹底解釋應如何添加新客戶信息以及應如何審查資料。

您不能假設您的團隊會確切地知道如何輸入信息或您公司管理數據的理想方式。 因此，有必要進行持續的培訓和提醒，以使每個人都能保持您的 CRM 清潔。

克服 CRM 數據管理的挑戰

您的 CRM 數據質量隨時間波動是很自然的，但通過優化您存儲的數據並培訓您的團隊以最佳方式管理您的數據，您將更容易以有意義的方式吸引客戶。

還有許多其他技巧和最佳實踐可幫助您輕鬆清理 CRM 數據並優化您的策略以增加收入。 下載我們的免費Ultimate CRM Admin Toolkit ，獲取更多資源來克服 CRM 數據管理的挑戰。