合同生命週期管理軟件：不再頭疼

進出公司的每一分錢都與合同掛鉤。

對於大多數企業來說，合同是必不可少的罪惡，通過法律部門獲得合同會阻礙交易的完成。 但是，雖然銷售、採購和其他業務團隊擁有專門的工具來自動化他們的流程，但法律部門幾十年來一直受困於普通的舊 Word、電子郵件線程和備份驅動器（在線和離線）。

這就是合同生命週期管理 (CLM) 軟件要解決的問題。 CLM 工具可幫助您將合同混亂轉化為凝聚力，將合同流程的所有方面集中在一個平台上，彌合法律與業務之間的鴻溝。

合同生命週期管理系統可幫助公司自動化和簡化此過程。 它確保參與給定合同或交易的每個人，從法律到公司，從頭到尾都保持聯繫，並且可以輕鬆訪問相關信息。

雖然合同生命週期管理不一定需要專用軟件，但現代業務的複雜性和快節奏環境需要的不僅僅是電子表格、文件夾和電子郵件鏈，以有效地管理不同的移動部分。

合同生命週期包括一組多樣化且複雜的任務，通常發生在以下階段：

1. 合同編寫或創建
2. 合同協作與談判
3. 合同審批
4. 合約執行
5. 合同跟踪、審計和報告
6. 合同續籤或到期

傳統合同管理的陷阱

傳統上，法律團隊在孤立的環境中工作，與其他部門分開，但仍深入參與所有業務方面。 由於分層協作和功能間的信息流中斷，這會造成瓶頸，從而導致流程效率低下。

使用過時模型的法律團隊可能面臨以下挑戰。

缺乏標準化

如果沒有用於創建和管理合同的標準化流程和模板，就會出現混亂，導致團隊在不同的格式和語言之間苦苦掙扎。 這不僅使合同跟踪成為一場噩夢，而且還使準確及時地執行合同條款變得複雜。

東西從縫隙裡掉下來

法律團隊過度勞累和合同流程混亂的最大跡像是您錯過了重要的合同續籤或到期日期，或者難以跟踪已執行的合同，從而導致代價高昂的錯誤和不合規。

業務和法律優先事項之間缺乏一致性

業務和法律團隊之間的溝通不暢會導致與公司優先事項不一致。 他們最終可能會在沒有富有成效的協作的情況下獨立工作。 這可能會導致誤解和延誤，讓兩個團隊都感到沮喪，並對業務產生負面影響。

可見性和文檔不足

如果您正在尋找特定合同或想了解更多相關信息，您會聯繫誰？ 這些信息容易獲得嗎？ 不妥善維護合同文件會導致難以在需要時查找和參考特定條款和條件，尤其是在您的業務增長時。

組織內的負面看法

由於法務部會在必要時阻礙交易或合作，因此缺乏對完成交易或與法務部適當溝通渠道的可見性的團隊可能會感到沮喪，從而在他們之間造成距離。 所有團隊都需要通力合作才能完成交易並確保業務成功，因此對法律部門的負面看法只會給企業帶來更多麻煩。

用技術自動化傳統合同流程

開始合同生命週期管理的最簡單方法是首先使用在線應用程序，如看板、項目管理軟件、在線存儲解決方案和電子表格，為您的合同存儲庫帶來一些類似的組織。 許多團隊還採用電子簽名工具來自動化簽名收集。

這將幫助您遠離：

• 過時的流程，例如存儲在單個硬盤上的合同
• 在電子郵件線程中篩選上下文線索
• 對可能續籤或到期的已執行合同缺乏可見性
• 手動簽署掃描協議解決執行

您還可以使用專用的 CLM 軟件來簡化合同生命週期管理並消除障礙。 專門的合同管理工具可幫助您的法律團隊自動執行重複的手動任務，深入了解合同生命週期的不同階段，並幫助確定當前流程中需要改進的地方。

如何識別您的團隊是否需要 CLM 解決方案

在投資組織合同流程之前，請檢查貴公司的 CLM 用例。 您甚至需要 CLM 軟件嗎？

如果您的法律團隊正在努力應對傳統的合同管理挑戰，那麼採用 CLM 解決方案可能是您的最佳選擇。 這是一個簡單的練習，用於評估您當前的流程並確定自動化需求。

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此練習還將幫助您在評估不同的 CLM 解決方案和說服利益相關者獲得資金時創建業務案例。

CLM 不僅僅適用於法律團隊

雖然合同生命週期管理軟件主要是法律促成因素，但它也充當業務促成因素。 整個組織都受益於高效的合同管理。 不同的團隊和利益相關者可以通過各種方式使用 CLM 軟件來簡化法律和業務任務，從使用預先批准的模板創建合同到跟踪合同數據和見解。

銷售團隊更快地完成交易

CLM 工具為銷售人員提供標準化和預先批准的文件，以獨立創建和定制合同。 它還與客戶關係管理 (CRM) 解決方案集成，以實現更高效和透明的合同創建過程。

使用 CLM，銷售團隊可以更快地完成交易，專注於價值主張，並協商具體條款，而不是糾結於合同的整體結構和語言。 它節省了從頭開始起草和談判合同條款所花費的時間和精力。 預先批准的模板降低了可能延遲合同完成的錯誤或遺漏的風險。

合同管理軟件還可以幫助銷售團隊簡化合同談判流程、跟踪活動、加快審查流程、跟踪合同狀態、確定向上銷售或交叉銷售的機會等等。

財務獲得重要的可見性和洞察力

合同是使用最少的數據源，通常是因為大規模跟踪和管理它們是一項挑戰。 但是，通過 CLM 系統，財務團隊可以使用合同數據來改善現金流、提高效率、降低風險並做出更明智的決策。

適當的合同管理可確保根據合同條款及時付款、改善現金流並降低財務中斷的風險。 它還為更高效的流程鋪平了道路，節省了財務團隊在查找合同和跟踪付款等手動任務上的時間和精力。

通過更好的合同管理，財務團隊可以更完整、更準確地了解他們的合同組合，從而做出更好的業務決策並改進財務規劃。

CFO 尤其可以從 CLM 工具中獲得難以置信的好處，從利用合同智能創建準確的財務預測到確保合規性和降低財務風險。

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採購使供應商合同得到控制

採購團隊定期與許多供應商和合同打交道。 他們還管理流程、供應商關係、財務狀況並跟踪續訂和到期。

合同生命週期管理軟件通過為所有供應商合同提供中央存儲庫以及更好地了解和跟踪合同生命週期，讓生活變得更輕鬆。 它可以自動執行跟踪付款或獲取自動續訂提醒等任務。

CLM 還可以幫助採購團隊與組織中的其他團隊（如財務和法律）更有效地協作。 它可以幫助自動化審批流程和設置條件邏輯。

您可以設置序列，觸發自動批准低於特定價值的合同，並審查利益相關者對高於特定閾值的合同的請求。 這確保合同得到適當的審查和談判，並確保所有相關方在整個過程中得到通知。

此外，合同生命週期管理工具可幫助採購團隊就其合同組合做出更明智的決策，改進戰略規劃，並確定採購流程中節省成本或進行其他改進的機會。

組織中的所有團隊都享有更高的效率

除了支持法律、銷售、財務和採購團隊外，組織的 CLM 系統還可以為處理合同和數據的每個人解決業務挑戰。

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這包括：

• 人力資源團隊使用 CLM 軟件組織和簡化員工錄用通知書和協議
• 運營團隊使用它來提高可見性和跟踪與特定項目相關的合同
• IT 團隊負責組織內的數據安全，並確保所有敏感合同數據都位於一個安全的合同存儲庫中

CLM 軟件如何使合同生命週期自動化？

合同管理軟件為您提供合同生命週期每個階段所需的工具和功能，從從 CRM 軟件輸入合同請求或直接在平台上創建合同到跟踪合同狀態和生成報告。

使用模板或在線編輯器創建合同

MS Word 足以處理法律工作的日子已經一去不復返了。 當今的企業需要更好的解決方案來創建和編輯合同。 現代 CLM 解決方案為公司提供了兩種簡化合同創建的方法：

• 通過預先批准的合同模板，允許用戶輕鬆填寫姓名、日期和合同價值等詳細信息
• 通過增強傳統文字處理軟件的應用程序內合同編輯器，提供旨在簡化法律文書工作的專用解決方案

合同協作與談判

許多 CLM 軟件包含的功能可以使團隊成員和其他業務部門的利益相關者更有效地協作。 其中一些功能是：

• 共享工作區
• 具有訪問控制的文檔共享
• 允許更大靈活性的註釋工具
• 審查或批准請求的管理和自動化

一些合同跟踪工具還通過修訂工具和活動跟踪實現交易對手協作，從而提供在平台內進行合同談判的解決方案。

合同執行和電子簽名

儘管存在專門的電子簽名解決方案，但許多團隊更喜歡在單一平台上運行整個合同流程。 CLM 解決方案通過在平台內提供本地或集成的電子簽名解決方案來實現合同執行。

用戶可以在一個平台上標記執行合同、按順序收集簽名、發送提醒和跟踪狀態。

合約庫管理

CLM 為法律團隊解決的最大挑戰之一是創建所有合同和相關文檔和數據的中央存儲庫，並提供活動日誌以獲得更多上下文和透明度。

報告和分析

許多現代 CLM 解決方案都提供分析儀表板和報告功能，用於跟踪關鍵績效指標 (KPI) 和合同績效。 這些功能可幫助利益相關者提高采購流程的透明度和洞察力，找到需要改進的地方，提高效率，並切實展示他們的工作。

與其他工具集成

許多合同管理系統提供與其他業務工具的集成，例如 Salesforce 或 Hubspot 等 CRM、Slack 或 Microsoft Teams 等協作工具、雲存儲解決方案等。 在使用多個平台時，集成可提高工作效率，並提供更全面的合同相關數據視圖。

如何為您選擇合適的 CLM 軟件

一旦確定您的業務需要 CLM 軟件，請仔細查看市場上的不同解決方案以選擇合適的解決方案。 CLM 工具是一項重大投資。 為實現投資回報 (ROI) 並確保合同不會完全失敗，您選擇的解決方案應符合您的業務需求和您的團隊的工作方式。

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以下是評估合同管理解決方案時需要考慮的一些事項。

• 盤點您當前的流程並確定您想要解決的問題。
• 與內部利益相關者討論他們面臨的問題。
• 按必要性順序列出功能和集成要求。
• 設置預算並確定預期的投資回報率。
• 從熟悉 CLM 系統的內部和外部人員那裡收集建議。
• 徹底審查競爭解決方案，參加現場演示，並儘可能參與免費試用。
• 研究客戶支持和軟件實施流程，並將它們與您實施和使用該軟件所需的支持水平進行比較。

它有助於盡可能徹底並讓最終將在評估過程中使用該平台的內部利益相關者參與進來。

確保 CLM 成功

大多數 CLM 實施失敗是由於計劃不足和組織內缺乏認可。 企業經常發現不同團隊和個人的流程之間存在脫節。 有些人按預期使用該軟件，而另一些人則更喜歡手動工作流程或不知道他們可用的解決方案。

學習新的解決方案可能很乏味。 您的員工可能不願意使用 CLM 軟件，從而導致較低的採用率和實施失敗。 成功採用 CLM 和實現 ROI 的關鍵在於深思熟慮的規劃和組織良好的部署。

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首先制定一個適當的計劃，仔細考慮所有相關的利益相關者、您想要實現的目標、您想要簡化的流程以及您對實施時間表的期望。 然後，按照以下提示成功實施您的新解決方案：

• 分配 POC 從頭到尾負責整個實施過程，並與您的 CLM 供應商協調。
• 投資培訓使用 CLM 的團隊，以確保快速採用。
• 嘗試集成不同團隊可以使用的工具，以確保流程順暢並避免冗餘。
• 分階段計劃推出並設定最後期限。
• 打開溝通渠道並接受反饋。 同樣，與實施團隊溝通以了解最佳實踐。
• 減少延誤，確保及時實施。

盡力而為； 剩下的交給 CLM 軟件

合同管理生命週期是企業的一個重要方面。 它會影響成本、合規性、運營和增長。 通過合同管理軟件簡化您的合同流程並改善跨職能溝通是確保透明度、減少處理時間並讓您的法律團隊騰出時間從事更具戰略意義的工作的最佳方式。

無論您是發現了合同運營中的瓶頸，領導精益法務團隊努力應對規模化組織的需求，還是只是想為提高當前流程的效率騰出空間，合同生命週期管理 (CLM) 解決方案都可以幫助您簡化流程根據您的業務需求委託工作。

續簽軟件合同並非易事。 詳細了解何時續訂軟件合同以及何時告別。