如何編寫對員工有幫助的行為準則

設定期望在生活的幾個方面都很重要。

例如，當您與室友合租一套新公寓時，您可能會期望前門始終鎖著。

在商業世界中，設定期望值尤為重要，因為這樣做可以讓所有員工清晰明了，並為公司的成功奠定基礎。 成功始於編寫全面的行為準則。

企業通常會將其核心價值觀和使命納入其行為準則。 該守則應作為指導方針，為其他公司政策奠定堅實的基礎。 這些關於員工行為和互動的細節應該在公司的員工手冊中。

編寫行為準則的企業通常會求助於騷擾預防軟件，以提供圍繞員工應遵守的規則、原則和標準的標準學習內容。

行為準則與道德準則

行為準則經常與道德準則相混淆，但兩者是不同的。

公司的行為準則是一套指導行為的規則。 它是企業認為在其成功中發揮作用的原則和行為的集合。 它還通常包含公司文化的元素。

道德準則是一套原則，可以讓員工明辨是非。 從某種意義上說，它比行為準則更廣泛，提供了影響員工心態和決策過程的原則。

這兩個組成部分都應該是員工手冊的一部分。

為什麼編寫行為準則很重要

無論您的企業有 10 名員工還是 1,000 名員工，從 CEO 到實習生，甚至董事會，所有相關人員都將從了解行為準則的細節中受益。 當領導層以書面形式表達他們的期望時，他們會創建一個框架，讓每個人都知道如何提供支持。

通過編寫行為準則，企業可以：

• 闡述公司價值觀。 行為準則展示了公司尋求維護的價值觀，突出了可接受和不可接受的行為。 如果決定公開分享代碼，有興趣申請空缺職位的人可以在面試前更多地了解他們潛在雇主的商業道德、價值觀和道德操守。
• 指導工作場所的行為。 明確的期望使創建一個健康的工作環境變得簡單，讓所有員工都表現得專業。 行為準則應通過使行為與公司價值觀保持一致來引導行為。
• 遵守適用法律。 由於行為準則涉及不當行為，如騷擾和騷擾預防培訓方法，它確保員工在法律範圍內行事，並且每個人都在工作中感到安全。 此外，2002 年的薩班斯-奧克斯利法案要求上市公司實施行為準則。
• 提高員工士氣。 平等對待並尊重彼此的員工往往會成為更好的團隊成員。 當行為準則強化這種行為時，現有員工的士氣就會得到提升，這有助於留住頂尖人才。

行為準則應包括哪些內容

行為準則中包含的信息詳細說明了工作政策、可接受和不可接受的行為、行動和後果。 它是員工在入職期間和整個組織任期期間訪問的指南。

每個公司的運作方式都不同，因此行為準則並不遵循模板。 無論如何，以下信息解釋了每個部分可能包含的內容。

公司價值觀、道德和責任

行為準則的這一部分詳細說明了與組織所堅持的價值觀相關的任何主題，以及組織打算如何將這些價值觀付諸行動。

有關值的信息可能包括：

• 商業倫理。
• 員工權利。
• 多樣性和包容性。
• 社會責任。
• 環保責任。
• 承諾和責任。

員工行為和行動

在行為準則的員工行為和行動部分，領導層應審查對績效和行為的期望。 這可以包括諸如如何對待同事或有關如何專業地履行其職責的細節等元素。 它還可以描述有關員工行為的主題。

本節中的行為和行動示例如下：

• 誠實對待工作承諾
• 專業標準
• 使用社交媒體，了解在工作時間是否適合使用 Facebook、Twitter 或 Instagram 等平台
• 公司資產的使用——通常規定概述公司汽車、電話或電腦。
• 通訊規則。
• 與其他員工的浪漫關係。
• 紀律處分。

內部政策

行為準則的內部政策部分涵蓋日常業務運營。 本節旨在為員工提供比其他人更容易出現的問題所需的信息，例如他們獲得多少帶薪休假或在天氣緊急情況下該怎麼做。

本節應詳細說明的一些內部實踐是：

• 公司著裝要求。
• 年假、帶薪休假和假期。
• 惡劣天氣政策。
• 入職流程。
• 出勤率、遲到率和準時率。
• 在工作時間使用個人手機。
• 指揮鏈。
• 法律和人力資源合規性。

著裝要求示例： [公司名稱] 的著裝要求是寬鬆或商務休閒。 員工可以穿牛仔褲、T 卹、運動衫和緊身褲。 正式的商務著裝，如正裝襯衫、休閒褲和西裝外套，也是合適的。 避免穿帶有髒話、撕裂、破洞、粗俗言論和非法物質的衣服。

如果客戶、顧客或投資者來訪辦公室，[公司名稱] 將在可能需要更改著裝要求的地方提供適當的預先警告。 這些情況可能需要正裝、裙子、休閒褲、卡其褲、鈕扣襯衫、襯衫和包頭鞋。

對外政策

另一方面，行為準則也應該有外部政策。 本節詳細說明員工在與外部各方打交道時應如何表現，例如客戶、客戶或外部利益相關者。

本節澄清有關以下方面的信息：

• 利益衝突。
• 隱私。
• 保密。
• 知識產權政策。
• 圍繞客戶溝通的要求。

不當行為

最後，一個部分詳細說明不當行為的行為是必要的。 從技術上講，上述部分可能會發生不當行為，但在這裡您必須明確指出不當行為。

這部分必須包括以下政策：

• 歧視。
• 性騷擾。
• 虐待或攻擊。
• 陶醉。
• 欺負。
• 抄襲。
• 報告不當行為。

如何處理違反行為準則的行為

知道如何管理違反行為準則的行為是很困難的。 如果員工不遵守行為準則中規定的專業標準，則可能需要採取適當的措施。

最終，如何處理這種違規行為取決於違反行為準則的哪些要素。 例如，對在工作時間使用社交媒體的人和對在藥物影響下上班的人的紀律處分是不同的。

話雖如此，明智的做法是在行為準則中概述違反行為準則的紀律處分，包括解僱，可能是必要的。

編寫行為準則政策的提示

在編寫行為準則政策時，人力資源團隊應記住這六個提示，以確保它盡可能全面和清晰。

• 考慮你的行業。 例如，員工在學校的公司與員工在工廠的公司的行為準則會有所不同。
• 避免使用法律術語。 行為準則應使用任何人都能理解的清晰語言編寫。 法律術語可能不清楚，具體取決於閱讀者。
• 使其易於訪問。 一旦完成，代碼應存儲在人力資源信息系統 (HRIS)中，以便員工可以隨時訪問它。
• 讓整個人力資源團隊參與進來。 人力資源部門的每個人都應參與行為準則的製定。 整個團隊應該在關鍵細節上簽字，以確保沒有任何遺漏。
• 包括高層領導的支持。 考慮以 CEO 的註釋或消息作為行為準則的開頭，表明高層領導對以下頁面中闡明的細節的支持。
• 確保它全面且充滿示例。 行為準則應包含員工可能會遇到的明確示例，以及回答重要問題的常見問題解答部分。

行為準則示例

有時最好從示例中學習。 以下是知名和值得信賴的品牌編寫的一些行為準則。

• 可口可樂：這個軟飲料品牌讓員工可以輕鬆地通過清晰的目錄找到他們正在尋找的東西的答案。 從那裡，團隊成員可以查找有關品牌、保護資產、避免利益衝突和團隊合作的詳細信息。
• 谷歌：從你期望的事情，比如誠信、原則和歧視細節，到你可能不會的事情，比如狗政策，谷歌的行為準則提供了豐富而直接的信息，因為它概述了員工應該知道的關鍵細節。
• IBM ：他們的行為準則全都與信任有關，員工認為這是貫穿本文檔的共同主題。 IBM 以易於閱讀的目錄、來自 CEO 的消息開始，然後直接深入到他們的指導方針中。
• Apple ：該行為準則以“我們開展業務的方式”開頭，它立即為有關工作場所行為、保護品牌、個人責任和商業誠信的關鍵細節定下了基調。
• 萬事達卡：很容易馬上看出萬事達卡的行為準則強調了品牌、主題和顏色。 它以 CEO 的消息開始，然後是董事會的說明。 它還提供目錄，以便員工可以跳到他們正在尋找的答案。

有高標準是好事

尤其是當涉及到您的企業所堅持的行為準則時。 從商業道德和社交媒體使用的詳細信息到著裝規範和騷擾，向員工提供這些信息可確保安全和高效的工作環境。

詳細了解您的公司可以採取哪些措施來避免惡劣的工作環境。