業務流程改進 (BPI)：它是什麼以及它是如何工作的

已發表: 2023-01-17

為了跟上不斷變化的場景，業務流程改進 (BPI) 對每個組織都至關重要。

每個公司都必須處理數百個業務流程。沒有企業家可以稱這些過程 100% 萬無一失，因為總會有一些瓶頸耗費他們的時間和金錢。

優化或改進這些業務流程有助於消除給您的團隊或客戶帶來不便的任何問題。讓我們看看業務流程改進的工作原理以及它如何幫助您的業務蓬勃發展。

什麼是業務流程改進？

業務流程是您為經營業務而執行的任務。您需要改進這些流程才能在這個競爭激烈的世界中保持強勢。因此，業務流程改進意味著不斷優化業務流程以提高生產力和效率。

企業的業務流程涉及三種類型的活動：

運營任務：公司每天需要執行的重複性任務，例如製造、物流和報告。
管理任務：這些任務包括預算編制、行政管理和人力資源開發。
支持性任務：其餘任務屬於此類，例如技術支持、招聘、會計等。

屬於這些類別的所有任務都需要定期評估和糾正，以防止效率低下。通過 BPI，公司可以根據內部和外部利益相關者的輸入，不斷對這些運營做出積極的改變。

這些改進要么引入新的做事方式，要么消除當前流程中的缺陷。在這兩種情況下，目的都是簡化流程。

業務流程改進的重要性

無論您的組織屬於哪個行業，您都需要適應變化才能在競爭中生存。業務流程改進使您能夠做出這種改變。

在此過程中，公司可以確定需要改進的領域並找出需要消除的任何低效之處。它可以幫助組織了解系統並根據當前行業標準發展。

此外，它為您的業務流程提供了全新的視角，以提高生產力、質量、客戶關係和技能發展。

業務流程改進如何運作？

#1。選擇一個過程

首先，您需要確定需要改進的領域或流程。雖然許多業務流程在公司中繼續進行，但您可以優先考慮重複的流程以進行改進。

#2。映射過程問題

專注於選定的過程，以確定需要消除的問題。映射意味著可視化整個操作並找出瓶頸。

#3。分析業務流程

現在，您需要分析痛點，找到可以改進的問題。您可以向相關負責人詢問相關問題，以獲得答复。

#4。重新設計流程

在此階段，您需要重新設計流程以使其變得更好。使用最合適的方法來消除已識別的問題並使您的流程更加高效。

#5。獲取資源

對於業務流程中的任何一種改進，公司都需要獲得必要的資源。它可能會獲得新的軟件、硬件或人力。對於所有這些，請獲得管理層的批准。

#6。測試新流程

在您的組織中應用 BPI 系統之前，測試是一個強制性過程。檢查每個工作流程步驟，以免遺漏任何關鍵內容。如果您需要任何更改，這是執行此操作的步驟。

#7。實施方法

在成功測試和管理批准之後，是時候實施業務流程改進方法了。您可以從小規模開始，然後擴大範圍以獲得更好的結果。

#8。審查和完善

您的工作不會隨著實施階段而結束。您需要不斷監控新方法是否正在改進您的流程。有時可能需要改進，您必須相應地實施它。

業務流程改進方法

根據您的業務流程和行業，您可以為 BPI 選擇以下方法。

#1。敏捷方法論

這種方法使項目擺脫了嚴格的截止日期，並允許您合併更多的迭代。根據團隊和客戶的反饋，敏捷允許您修復突出顯示的問題。它還改善了各方之間的溝通和協作。

#2。精益製造

這種方法的目標是消除浪費，從而降低成本。除了製造業，其他行業也可以貫徹其核心原則。在這裡，團隊需要了解買家的看法，以消除浪費和冗餘。

#3。六個西格瑪

這種流行的方法可以在最大化價值的同時利用數據和統計數據來減少可變性和錯誤。六西格瑪涉及使用 DMAIC 和 DMADV 來實現簡化的流程和增加的投資回報率。

#4。全面質量管理 (TQM)

使用這種方法的公司需要讓整個團隊參與進來，以提高客戶滿意度。它為員工提供了一種欣賞經驗的環境和工作文化，並鼓勵他們擁有共同的業務目標。

#5。約束理論

每當需要即時改進時，通常會使用約束理論方法。它可以確定過程瓶頸並對其進行改進直至消除。

#6。改善

這種業務流程改進方法側重於精益和敏捷實踐。它會略微修改您的工作和企業文化，以提高流程的質量和生產力。

#7。看板

看板是一種可視化工作流技術，可讓您識別問題並消除瓶頸。因此，您可以提高效率並監控計劃的進度。

#8。準時制

這種方法非常適合希望通過按需生產商品來最大限度地降低庫存成本的製造公司。在大多數情況下，它與看板方法一起使用，以進行準確預測並避免工作量過剩。

#9。流程圖

公司可以使用這種工作流可視化技術制定流程改進計劃。您還可以使用它來為特定角色或業務目標開發地圖。

#10。 PDCA

該模型代表計劃、執行、檢查和行動。作為 Kaizen 方法的一部分，它可以幫助組織找到低效的流程。

業務流程改進的好處

業務敏捷性

通過改進業務流程，公司可以更有能力滿足客戶不斷變化的需求。他們可以快速響應需求並相應地完善項目。

更好地了解流程

要實施 BPI，公司需要可視化整個工作流程。它允許他們監控業務流程並衡量每個階段的有效性。

成本效益

改進業務流程的目的是消除瓶頸和低效率。由於它可以讓您識別並消除不必要的支出，因此總體支出將自動減少。

更高的生產力

為了使您的流程高效，BPI 從工作流程中刪除了所有重複和不必要的任務。結果，員工的工作效率提高了多方面。

合規性和安全性

實施業務流程改進意味著擁有一個適當規範和管理的工作場所。因此，這些公司可以遵守法規和必要的安全措施。

客戶和員工滿意度

任何即興的過程都會為客戶增加價值。有了滿意的客戶，您的生意就會蒸蒸日上。它還通過消除不必要的任務使您的團隊高效和多產。

業務流程改進的挑戰

#1。來自員工的抵制

BPI 面臨的最大挑戰是來自員工的抵制。大多數人反對任何改變，並喜歡繼續傳統的工作。因此，公司需要讓員工了解這種改進的好處。否則，倡議將變成徹底的失敗。

#2。無法設定目標

在這個過程中，領導層應該有明確而具體的目標。沒有明確的目標，他們將無法全面了解公司的發展方向。雖然目標會讓您知道將時間和資源放在哪裡，但缺乏目標會導致難以改進業務流程。

#3。時間調整️

為了讓事情順利進行，你需要給它一些時間。許多企業認為，由於他們的日常活動，流程改進是不可能的。但是，通常可以簡化工作流程並指派一個人來實施此過程。但是，公司甚至可以聘請承包商或自由職業者來分析流程。

#4。引進新技術

大多數業務流程改進都需要告別遺留應用程序並採用新技術。大多數公司發現這非常具有挑戰性。除了成本高昂之外，您還必須讓您的員工熟悉創新技術。

學習資源

業務流程改進基礎：Udemy

此業務流程改進基礎課程向您介紹 BPI 所需的框架和步驟。本課程還包括使業務流程與目標保持一致並尋找切實可行的改進解決方案。

您還可以學習使用不同的工具來創建新的業務流程和技術，以從此資源衡量您的目標。

有效的業務流程改進：Udemy

這個有效的業務流程改進課程向您介紹業務流程改進的影響，以便您可以重新設計您的組織流程。

本課程教授開發 BPI 模型、在項目中實施它以及衡量進度。它包括 2.5 小時的點播視頻和課程完成後的證書。