如何選擇商務電話系統：綜合指南

雖然技術為我們提供了各種商業通信工具，但它未能消除公司環境中電話的必要性。 最受歡迎的客戶服務渠道仍然是電話。 但由於技術進步，企業現在的商務電話系統有多種選擇。

鑑於可供選擇的電話系統多種多樣，確定最適合您的企業的電話系統似乎令人畏懼。 本文的目的是為您提供有關可訪問系統、其獨特功能以及您做出決定時需要考慮的因素的清晰詳細信息。 那麼，讓我們開始吧。

為什麼要升級您的商務溝通？

如果您正在研究商務電話系統，您可能有一家企業，並且目前正在以某種形式與客戶進行通信。 您和您的同事可能會使用個人手機進行工作。 您可能已經為您的公司建立了具體的聯繫電話號碼，包括企業固定電話； 然而，對於是否存在更有效的方式來處理與業務相關的呼叫，仍然存在疑問。

無論您的調查基礎如何，選擇適合您業務需求的正確係統都將是有益的。 如今的電話系統技術不像以前那麼昂貴，它們更可靠，並且包含比過去更先進的複雜功能。 根據您現在與客戶溝通的方式以及您選擇的電話系統，以下是企業電話系統升級可能帶來的一些好處：

• 集中溝通：依賴個人手機或固定電話不連線，處理業務電話時可能會造成誤解； 專用的公司電話系統使您能夠從一個主要地點轉接所有來電。
• 改進的呼叫處理：可以創建更流暢的體驗，並且始終可以通過商務電話系統中的排隊呼叫、呼叫轉移和自動助理等功能來應答呼叫。
• 可擴展性和增長：使用允許根據需要添加額外線路和分機的電話系統可以實現您業務的無縫增長。
• 通話洞察：隨著時間的推移，通過使用配備通話跟踪和分析等工具的商務電話系統，您的客戶互動可以顯著改善，讓您更好地了解通話。
• 集成：您能夠將從企業電話系統收集的數據與企業中使用的其他工具（例如 CRM 或幫助台軟件）合併，這使您的代理能夠全面了解客戶互動情況。
• 遠程和混合工作：先進的商務電話系統具有移動應用程序、虛擬分支機構和軟件電話功能等元素，可以輕鬆處理混合和遠程工作環境。

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商務電話系統的類型

根據您對它們的分類方式，這決定了電話系統的數量。 在這裡，我們的重點是將它們分為傳統固定電話、VoIP 系統和虛擬電話系統。

傳統固定電話

本地或地區電話公司通常提供所謂的傳統固定電話系統。 它們也被認為是公共交換電話網絡 (PSTN)。 該服務通過銅質電話線向您的企業提供。

基於您場所的專用交換機 (PBX) 對於管理公司內的專用固定電話服務至關重要。 PBX 是向電信系統提供分機、轉接電話、電話簿列表等功能的硬件。 許多現有的固定電話服務都是使用 VoIP 或虛擬電話系統的混合體。

可靠性和時間測試是使用固定電話系統的好處。 但由於許多電信公司正在放棄傳統的固定電話，因此存在多種缺點； 很快這些設備就會過時。 由於其硬件和維護預算，大公司通常是唯一有能力以經濟實惠的方式維護傳統固定電話系統的公司。 但即便如此，這些系統也常常被認為是過時的，並且正在逐漸被替換。

網絡電話系統

VoIP 電話系統依賴於企業的互聯網連接，而不是使用老式的銅質電話線作為固定電話。 它們還提供過去僅在昂貴的固定電話 PBX 系統中提供的相同功能，例如：

• 自動服務員。
• 呼叫隊列。
• 計算機集成。

您的企業可以通過成本較低的 VoIP 系統來承擔所有這些功能。 它們的唯一限制是它們完全需要可靠且高速的互聯網連接才能獲得最佳性能。 VoIP 電話系統也有兩種類型。

本地 VoIP

如果您的企業使用本地 VoIP 系統，您的組織將電話的所有硬件和設備託管在其公司數據中心中。 這允許您的企業完全控制電信設置，儘管會增加前期費用，並且需要專門的員工來維護硬件。 這種 VoIP 安裝方式適合需要全面保護數據安全的企業，以履行合規義務並擁有現場工作人員來維護系統。

基於雲的 VoIP

使用基於雲的 VoIP 時，所有物理硬件和持續維護服務均由您的電話系統提供商處理。 電話系統是您的企業需要關注的全部內容。 通過基於雲的 VoIP 使用，即使是規模不大的企業也可以訪問標準固定電話 PBX 的所有可能功能以及 VoIP 的附加功能，從而消除維護和成本的麻煩。 公司只需使用互聯網連接到他們的 VoIP 電話系統。

虛擬電話系統

小型企業和獨資企業經常發現滿足其商務電話需求的最佳解決方案是虛擬電話系統，而且該系統也很容易訪問。 通過虛擬電話系統，對您公司電話號碼的呼叫將被路由到雲軟件，該軟件具有我們介紹的其他系統的所有功能，例如：

• 擴展。
• 呼叫轉移。
• 調用分析。
• 呼叫跟踪。

然後，我們可以根據您的首選設置將所有來電轉接到手機、固定電話或可能轉接到您的語音信箱。 與其他系統不同，虛擬電話系統使用現有電話網絡連接呼叫，其適應性為遠程工作人員提供了與這些傳統系統相同的功能訪問。

另請參閱：數字電話與 VoIP 電話系統 – 優點和缺點。

選擇商務電話系統時要考慮的因素

當您查看各種電話系統可以提供的所有功能時，重要的是要考慮除這些功能之外的一些因素，包括：

預算

在得出結論之前，請考慮與購買電話系統相關的所有支出。 擁有自託管 VoIP 設置的前景可能會吸引您，因為它為您的業務提供運營控制，但請考慮大量的前期成本，加上持續的費用，這可能會超過您每月的支出。

可擴展性

對於固定電話系統來說，擴展並不是一件簡單的任務。 如果未來的擴展是您計劃的一部分，請仔細檢查在您組織的電話系統中添加新的聯繫號碼和分機是否會造成任何困難。 此外，尋找目前可能未使用但稍後可能需要的功能，以確保您選擇的解決方案能夠滿足您未來的業務需求。

技術支援

技術支持水平應該是決定您選擇任何解決方案的關鍵因素。 如果您決定選擇內部 VoIP，則必須有一個支持系統來應對您的團隊無法解決的硬件和軟件挑戰。 如果您決定使用雲 VoIP 或虛擬電話框架，那麼他們的技術支持能夠快速響應問題非常重要。

集成

許多最新的電話系統都能夠與您的企業使用的其他軟件工具（例如 CRM）集成。 所有電話系統提供商都可能提供不同的集成集或提供 API 訪問權限，以便您的技術團隊可以開發自己的集成集。 當徹底改造電話系統的主要目標是簡化任務流程時，確認解決方案與您經常使用的工具完美契合至關重要。

如何選擇商務電話系統提供商？

一旦您了解了商務電話系統特有的各種元素、對其類型的了解以及根據您的企業需求應用它們的技能； 因此，顯然需要在此過程中投入時間和精力。 我們現在需要開始尋找電話系統提供商。 以下是有助於解決此問題的提示：

• 研究提供商：調查電話系統供應商的在線軟件比較網站，這些供應商提供您所需的所有功能，同時仍然擁有值得稱讚的聲譽並適合您的預算範圍。
• 請求試用：許多提供商提供免費試用版或演示版，讓您親自與他們的系統進行交互。 這將支持您和您的團隊評估該實用程序是否符合您的所有需求。
• 比較定價和合同：不同的供應商可能有不同的框架成本。 評估您正在考慮的每個提供商提供的每個套餐的成本。 驗證您的業務所需的每一項基本功能是否都包含在正在比較的計劃中，以確保評估準確。
• 閱讀評論並尋求建議：最重要的認可可能來自您在工作中認識的人。 他們可能對專業電話系統有類似的需求，並且他們可能能夠建議適合您的安排。
• 與提供商談判：一旦您選擇了適合您需求的商務電話系統提供商，就可以就最終合同進行討價還價，以獲得最優惠的價格。 現成的計劃可能不適合您的需求，並且可能會因為補充和不必要的功能而導致您花費更多。 通常，根據您的要求定制計劃可以為您帶來更好的交易。

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最後的想法

在某個時間點，對於任何公司，無論其規模有多大，都會出現對商務電話系統的需求。 它將增強您的員工和客戶的體驗，簡化呼叫管理並提高生產力。 但考慮到可用的替代選擇範圍廣泛，重要的是不要輕易做出這個決定。

在選擇電話系統之前，必須考慮您企業的特殊需求。 無論您是繼續忠於固定電話系統、選擇 VoIP 設置還是選擇虛擬電話系統，所有這些形式都有其優點和缺點，可以幫助您的業務。 有許多服務提供商可供選擇。 但是，當您確定了您公司所需的安排類型時； 檢查包括功能和用戶評論在內的價目表可以加快做出有關購買高效電話設置的決定，這將提高生產力，從而提高組織成就。