什麼是商業信函？ 如何進行專業溝通

商務溝通不同於常規溝通。

在公司環境中，平均每天都會通過電話、視頻通話或商務信函進行交流。 工作中的溝通是正式和專業的——或者它應該如此。 即使在輕鬆的文化中，您也應該使用文檔創建軟件創建和記錄書面通信。

商業信函通常是私人和機密的，並且它們的性質因您將它們發送給的利益相關者而異。 主題應該一目了然，以目的為導向，鼓勵人們立即關注。

對於每個演講者邀請、推薦、供應商付款或客戶跟進，您都可以寫一封商業信函。

要起草一份理想的商業信函，您必須特別注意收件人。 寫信給投資者時，您的語言應該具有說服力且清晰。 如果您要向新加入的客戶發送電子郵件，請列出產品實施時間表。 另外，請確保在發送信件時使用該組織的官方信箋。

我們將討論的商業信函的一些例子是招聘人員電子郵件、感謝信、推薦信、感謝信和客戶入職信。

無論用例如何，商業信函都應該聽起來清晰、以行動為導向且專業。 磨練你的寫作技巧，為即將到來的事情做好準備。

易於理解的商業信函格式

首先，讓我們談談您應該如何格式化商業信函。 每封信的細節看起來都不同，但如果您需要發送一封通用的商業信函，則需要通過結構表示。

1.標題：像任何信件一樣，您應該有一個包含地址和日期的標題。

2.稱呼：接下來，你應該寫稱呼。 提到名字。 信件的發件人和收件人的電子郵件、名稱和地址。 標準格式是收件人的姓名，後跟他們的職位、公司和地址。

2. 然後是主題行。 在轉到下一部分之前，在一行中總結商業信函的實際意義。

然後是信的正文。 您需要按姓名稱呼收件人。 如果您不知道他們的名字，您可以將信件寄給“可能涉及的人”。

寫完（非常重要的）商業信函後，您將以禮貌的簽名結束。

讓我們將它們拼湊起來創建一個粗略的商業信函模板，您可以使用它來評估項目的成功和改進。

商業信函最佳實踐

當您開始寫信時，請記住商業信函不是生日聚會邀請函。 或者與您的團隊成員舉行年度燒烤晚宴。 您需要跳過愉快的話題，直奔主題。

確保您的消息按預期收到的一種方法是遵守以下最佳實踐，無論信件的獨特目的如何。

• 校對：一定要檢查你的信兩三遍，檢查語法和拼寫錯誤。 這將確保您在交流中顯得更加精明。
• 同行編輯：如果您認識的朋友、同事或導師願意為您編輯文檔，請不要害怕提出要求。 以全新的思維審視這封信，會發現你的大腦掩蓋的錯誤。
• 文件格式：確保您的信件符合要求的文件格式。 例如，以 PDF 格式發送求職信，但根據貴公司的偏好發送銷售信函。
• 檢查姓名拼寫：我知道我已經提到校對，但檢查您是否正確拼寫姓名應該是一個步驟。 對於求職信和意向書尤其如此。 把個人或組織的名字說對是一種尊重的表現。
• 信件長度：控製商務信函的字長。 跳過華麗的行話或介紹，如果可能的話，用項目符號列出內容。 以清晰的語氣，一一分解您的顧慮。 不要將您的收件人與群發電子郵件者混淆。
• 正確語氣：寫信時避免諷刺。 確保您的收件人在任何階段都不會感到他們被強迫或命令完成某項任務。 直覺、善解人意和友善，因為這些是優秀專業人士的基石。

我們不能指望任何一種重要的商業信函。 一封商業信函的內容不能與另一封相同。 因此，每次都遵循草稿並對其進行編輯可能是不當行為。

商業信函的種類

商業信函根據其目的進行拆分。 並非每條通信都旨在發送相同的消息。 有些信件結束了你在一家公司的時間； 其他人會讓您被新的招聘經理注意到。 有些是您作為僱員任期的總和； 其他的是調查，以衡量您對當前工作空間的滿意度。

以下是不同商業信函格式的列表，以及可以幫助您更好地理解其含義的商業信函樣本。

為了在工作場所保持專業的融洽關係，請熟悉以下類型的信件以及何時使用它們。

1. 給招聘人員發郵件

當您進入企業界的沼澤地時，請尋找保護自己的方法。 每個求職者填寫申請表和個人詳細信息並提交簡歷。 這不會引起訓練有素的眼睛。 你怎麼能阻止自己陷入這種冗餘的困境呢？ 通過向招聘人員發送電子郵件。

我們目前正在見證本世紀競爭最激烈的階段。 對於每個職位空缺，候選人都在排隊，成百上千。 入門級角色的工作描述包括不切實際的期望，例如“頂級 MBA”、“五年經驗”等等。 謙虛的候選人如果不在學術史上取得優異成績，就無處可去。 給潛在招聘人員的一封寫得很好的電子郵件可以讓你擺脫困境，讓你的申請大放異彩。

2.求職信

求職信是當您希望獲得工作機會時發送給公司的一封信。 除了簡歷中提到的內容之外，它還涵蓋了您迄今為止所經歷的職業旅程的其他方面。 您可以個人化並提出一些怪癖，以用您的想法吸引您的招聘人員。 求職信通常與您的工作申請和簡歷一起提交。

求職信旨在僱用你，因為你是誰。 這是他們通常無法從您的其他專業材料中收集到的信息。

有關如何撰寫求職信的更多信息，請閱讀您需要了解的有關求職信的所有信息。

每當你試圖在企業界工作時，你都應該寫一封求職信。 許多工作申請會說求職信是可選的。 不過，我還是鼓勵你寫一個。

3.感謝信

感謝信是對收件人為您提供的任何幫助或時間的感謝。 您可以給潛在的面試官、經理或同事寫一封感謝信，他們幫助您克服挑戰並變得自信。 通常，專業的感謝信是寫給招聘經理或面試官的，這些候選人已經接受過面試並考慮過一份工作。

感謝信是表達對您潛在的新組織的感激之情的一種方式，同時也向經理們表明您不懼怕採取主動。

獲得晉升後的感謝信示例

尊敬的[先生]或[夫人][經理姓名]

主題：對提拔我到【新職位】表示衷心的感謝

我想對你提拔我擔任令人垂涎的[新職位名稱]一職表示衷心的感謝。 今天這個消息來得太突然了，讓我很吃驚。 對於每一位員工來說，沒有比他們的工作被理解、重視和欣賞更大的禮物了。 我希望感謝您相信我、指導我並鼓勵我實現信仰的飛躍。

在我為 [職位名稱] 的新職位做準備時，我承諾堅持誠信、團隊合作和不斷改進的美德。 我很幸運能夠學到很多東西並在旅途中走到這一步。 我希望瞄準更高的高峰並樹立新的卓越標準。

再一次感謝你！

最好的，

[你的名字]

出於多種原因，您應該寫一封專業的感謝信，但在這種情況下，我們將信件稱為對雇主的頌歌。 對於受訪者，他們應該在組織個人視頻採訪之前感謝雇主。

4.辭職信

  辭職信正式通知您當前的雇主，您將在短時間後不再在那里工作。 在更極端或緊急的情況下，辭職信會通知您的雇主您將辭職，並立即生效。

在大多數情況下，員工會在提前兩到三週通知的情況下上交這封信。 這意味著您已通知您的雇主您要離開，但將繼續工作一段預定的時間，以幫助過渡到僱用替代者或完全失去員工。  

要要求您的前雇主提供您的完整和最終 (FnF) 結算，請使用以下草稿：

當你準備辭職時，你應該寫一封辭職信。 您發出通知的時間長短完全取決於您的情況。 但是，除非您準備在接下來的兩三週內辭職，否則不要提交辭職信。

5.推薦信

推薦信由專業人士或個人關係撰寫，證明候選人的技能和經驗，希望能幫助他們獲得新的工作機會。 推薦信通常由前任經理或其他高管或教師、教授和導師撰寫。 推薦信有時（但不經常）是由朋友或鄰居寫的。

無論是誰寫的，它們都應該是對專業人士與候選人一起工作或監督候選人的經驗的積極敘述。 他們應該提到具體的軼事並描述候選人性格的各個方面。 推薦信也稱為“推薦信”。

如果你被要求寫推薦信，你應該寫一封推薦信。 只有當你能誠實和積極地談論一個人的性格和工作經歷時，你才應該說是。 如果你不熟悉或不看重的人要求你寫推薦信，最好禮貌地拒絕。

6.意向書

意向書顧名思義：這是一封表明您的意圖的信。 意向書用於在各方之間形成協議。 它們可以在起草提案、申請或接受工作或同意特定交易時使用。

意向書顯示您對某項任務的肯定。 您可能被分配到一個新項目，但不知道如何開始。 意向書可以顯示您的喜好，幫助您尋求指導並使事情變得活躍。

您可以使用意向書來傳達未來的擔憂，以及宣布或公開您的偏好。 意向書將雙方以某種共同利益的“默示”協議約束在一起。

8. 銷售信

銷售信函，或許更容易被理解為銷售電子郵件，是一種溝通形式，旨在吸引讀者並使他們感興趣以了解更多有關產品或服務的信息。

關於如何撰寫銷售信函，有許多不同的策略。 最終，您應該遵循公司在其劇本中製定的戰略。 但是，所有銷售信函都應包括號召性用語，以及讀者感興趣時聯繫您的方法。

當您尋求獲得專業人士或組織的關注時，您應該寫一封銷售信函。 換句話說，當希望在交易或銷售中引起某人的興趣時。

9.投訴信

投訴信是當你對一個組織或個人有意見時寫的一封信。 它會揭露您的顧慮，並將其提升到聚光燈下。 一個投訴可以代表其他幾個團隊成員發言。 比如說，您收到了糟糕的客戶服務，或者您發現了一個不恰當地針對您的廣告。

您會寫一封投訴信，將情況告知組織，並讓他們決定下一步。

儘管它的標題中有“投訴”一詞，但並非所有投訴信都必須是憤怒的文件，您可以在其中針對某家公司的某些不當行為進行調查。 它們可以是對您對一些建議的追索期望的不滿的簡單描述。

不過，如果你生氣了，一定要忍住。

當您有投訴時，您應該寫一封投訴信。 誠然，這些天我們還有很多其他的投訴方法（幸運的客戶服務代表）。

更常見的是有人撥打公司的客戶服務熱線，甚至在線與代表聊天。 信件是一種更正式的溝通方式，但它確實傳達了這樣的信息：你對這個問題足夠認真，可以寫信。

10.調整函

調整信是公司或個人對投訴信的回應。 這封信應該清楚地說明公司在此案中的立場。

如果您站在客戶一邊，請立即說明。 如果您不站在客戶一邊，請務必清楚地傳達這一點，同時仍提供卓越的客戶服務。

你應該在你的公司收到客戶的投訴信後寫一封調整信。 響應支持查詢以挽回面子並保持客戶忠誠度非常重要。

11.訂單信

訂單信是一份文件，業務經理或所有者在其中向製造商傳達他們將購買的產品的具體細節。 訂單信包含數量、尺寸、顏色、產品名稱和訂單號以及預期價格等信息。

訂單信函通常採用表格格式，而不是正式的商業信函。 這是因為表格和電子表格可以更容易地了解一個人想要什麼的大局。

當您準備購買用於零售的批發商品時，您應該寫一封訂貨單。 一些業務經理和所有者會在訂單信中包括貨款，因此在您準備好並能夠進行購買之前，您不要發送訂單信。

12. 致謝函

確認信就像訂單確認。 企業將它們發送出去，讓客戶或親戚知道他們之前收到過電話、電子郵件、信件等。

確認信不保證任何事情。 他們也沒有傳達企業已採取措施改善情況。 相反，他們告訴客戶他們已被聽到。

當企業認為有必要讓個人或組織知道他們已經收到他們的信件時，企業應該寫一封確認信。 如果最初的通信認為事情很嚴重，例如店內受傷，這尤其必要。

確認信並不意味著您已採取任何行動。 相反，它在業務上相當於已讀回執——提供保證。

不折不扣

一封商業信函解釋了這種情況的短暫性，並提出了在不造成傷害的情況下解決問題的方法。 將其視為專業咖啡桌對話的替代品。 你需要小心地握筆，以免你不專業。

希望這能讓您對商業信函有所了解。 讓它成為你正式的互動方式，這樣對方就沒有什麼可反對的了。

公司文化越強，負面商業信函就越少。 融入最佳公司文化實踐，走在員工滿意度的前列。