什麼是業務費用？ 如何推動智能節稅

不知道是什麼讓你賺錢，又是什麼耗盡你的錢，你就無法經營一家企業。

無論您是在家經營還是在公司辦公室經營，每個企業都有費用。 跟踪這些費用對於企業主來說非常重要，無論大小。 這些費用可以是資本或運營支出，在損益表中顯示為扣除項。

您可以通過從總收入中減去這些扣除額來計算貴公司的應稅淨收入。 公司通常使用會計軟件跟踪和管理業務費用。

美國國稅局 (IRS) 第 535 號出版物讓您清楚地了解可扣除和不可扣除的業務費用。 它指出，業務費用必須既是必要的又是普通的才能免稅。 這些費用可以全部或部分扣除。

普通開支是與業務相關的常見開支，例如電話線安裝費。 必要的費用是幫助您有效交易的費用。 費用不一定是必不可少的才能被認為是必要的。 常見示例包括租金、工資單和存貨。

能夠區分業務支出和個人支出非常重要。 與同事共進午餐真的對您的業務有幫助嗎？ 你桌上的熔岩燈怎麼樣？ 不幸的是，這些都不屬於可扣除的業務費用。

業務開支與個人開支

業務費用是您為業務目的或在經營業務時花費的費用。 當您購買設備以簡化製造或租用辦公空間時，會發生常見的業務費用。 您可以從您的收入中扣除這些費用以降低納稅義務。 確保這些費用的文件清楚地提及費用金額、商家名稱和日期。

個人開支是那些對業務運營來說不是必需的開支。 這就是為什麼使用商業銀行賬戶支付與業務相關的費用是明智的。 這樣，您就可以出於稅收目的將個人開支分開。

損益表報告

損益表是企業用來記錄費用和確定應稅收入的主要財務報表。 損益表讓您 360 度全面了解費用、直接成本、間接成本和收入。

直接成本

直接成本是您在生產商品或服務時直接產生的費用。 銷貨成本 (COGS)，也稱為製造或採購的銷貨成本，是公司直接費用的主要來源。

COGS 等於納稅年度開始和結束時現有庫存之間的差異。 這種差異也稱為存貨價值。 您可以從總收入中減去 COGS 或存貨價值來計算當年的毛利。

間接成本

間接成本是您的企業在管理和日常維護活動中產生的運營費用。 常見的例子包括一般費用、高管工資、營銷成本和折舊。

這些運營成本可以是固定的、可變的或半可變的，因為它們不隨製造或銷售而波動。 從毛利潤中減去間接成本，即可得到息稅前利潤 (EBIT)。

折舊

折舊是在很長一段時間而不是一年內分配或扣除實體企業資產成本的過程。 折舊費用適用於財產、家具、電腦等資產。

您可以在損益表中將折舊顯示為可抵稅的間接費用。 根據公認會計原則 (GAAP)，公司必須使用標準折舊方法和特定折舊時間表。

攤銷類似於折舊，但適用於無形資產的成本。 企業還可以顯示利息支出或從其應稅收入中支付的貸款利息。

稅收可扣除的業務費用

回到美國國稅局的定義，如果業務費用被認為是普通的（像您這樣的其他企業也有這筆費用）和必要的（該費用對您的業務有幫助），則可以扣除。

地點

大多數企業都需要一個物理位置來運營——實體店、辦公空間等。 這些空間帶來抵押貸款、租賃、租金和水電費，所有這些都是可扣除的業務費用。 這也包括電話和電腦費用。

如果您是在家中經營的個體經營小企業主，您可能有資格獲得財產稅、抵押貸款利息和作為主要營業場所的家庭辦公空間的部分減免。

IRS 出版物 587 對家庭辦公室扣除有一些非常嚴格的規定。

不確定什麼是免賠額？ 考慮使用小企業稅務軟件來簡化稅務申報。

設備

您為業務用途購買的資產（例如，打印機、辦公家具、擱架等）屬於可扣除的業務費用。

這些資產的成本有點棘手，因為它們會隨著時間的推移而貶值。 想一想汽車離開停車場時的價值； 長期資產的成本與資產價值在一段時間內減少的情況類似。 企業資產管理 (EAM) 軟件可以幫助大型企業密切關注其資產的價值。 在扣除適當的金額之前考慮計算折舊。

辦公用品

訂書釘、打印紙、便利貼、熒光筆和其他辦公用品之類的東西可能看起來微不足道。 但是當你每個月補充它們時，它們真的可以加起來。 在將這些小事作為可扣除的業務費用提交時，對這些小事進行盤點非常有幫助。

軟件

某些軟件可以為企業提供的幫助是其他任何軟件都無法比擬的，因此對於自由職業者和大小企業來說都是必不可少的。 所有這些軟件對於跟踪都很重要，這樣您就可以從稅款中扣除必需品。

密切關注您的企業與供應商簽訂的合同，細化到您員工的個人座位，可以幫助您首先管理您的支出金額。 使用 G2 Track，您可以做到這一切甚至更多。

在某些特殊情況下，軟件是不可扣除的。 為了安全起見，請查看第 179 條。

廣告和營銷

可以扣除印刷和數字廣告費用，以及任何營銷材料和宣傳材料的費用。 印刷或數字化這些內容的成本可能很高，但請考慮您為提出新概念向自由平面設計師支付了多少費用，以及您為交付支付了多少費用。 這些費用也可以扣除。

可部分扣除的業務費用

上面的列表非常清楚地表明，可扣除的業務費用就是：業務費用。 然而，有時業務支出和個人支出之間的界限會變得有些模糊。

例如，根據美國國稅局的規定，禮品、招待費和一些差旅費只能部分扣除。 您可能需要與專業會計師一起深入研究 IRS Publication 535 的詳細信息，以確保您盡可能準確地記錄所有內容。

不可扣除的業務費用

最後，還有一些美國國稅局不會扣除的業務費用。 首先，美國國稅局不會扣除您未提供證明的任何款項。 如果您沒有記錄，請不要費心提交。 但即使有記錄，以下項目也永遠不會被扣除：

• 會費
• 工作服裝
• 政治捐款
• 罰款和處罰
• 通勤費用
• 聯邦或州所得稅和其他稅收

管理業務費用的技巧

管理業務費用可能具有挑戰性，但它們也可以幫助您最大程度地減少總體納稅義務。 試試這些簡化業務費用管理的技巧。

• 為稅收減免和 IRS 審計保持細緻的記錄。 美國國稅局要求您將收據、就業記錄和納稅申報表保存最多四年。 如果您要註銷壞賬，請考慮將相關文件保存七年。
• 保留可抵稅商務旅行費用的收據，包括交通、住宿和商務餐費。
• 將個人開支和業務開支分開，因為您可以註銷業務開支以減少納稅義務。
• 讓自己了解最新的免稅費用。 雖然並非所有費用都可以免稅，但其中大部分都可以享受稅收減免。 例如，您可能無法在一年內註銷大型設備的資本支出。 但您可以註銷其運營成本和折舊價值。
• 定期審查費用。 實施穩健的費用管理政策和復式簿記，以跟踪費用並防止會計錯誤。

用於業務費用的會計軟件

會計軟件解決方案通過自動化財務管理流程確保准確的記錄保存。 根據您選擇的軟件，您還可以處理髮票、財務報告、工資單處理和對賬。

通過更好的會計保持責任感

實際上，商業扣除的定義非常有意義。 困難的部分是跟踪業務收入和支出，並了解哪些是可扣除的，哪些不是。

如果您有時間自己閱讀，請隨意。 但要知道，也有稅務專業人士或註冊會計師 (CPA) 會非常樂意幫助您進行商業會計。

查看可幫助您更智能地工作和更快成長的最佳會計平台。

本文最初發表於 2019 年。已更新新信息。