最佳工作流程自動化軟件 [+示例]

工作流自動化工具是自動化日常任務的絕佳方式，例如數據輸入、會計、潛在客戶生成和潛在客戶培養。

自動化您的工作流程使您可以專注於您的創造性工作並做出戰略性業務決策。

如果您從未聽說過業務工作流軟件，此博客非常適合您。 在這裡，我們將討論：

• 最好的工作流自動化平台
• 銷售和營銷工作流程軟件的好處
• 選擇理想自動化工作流程平台的提示和技巧

讓我們跳進去！

什麼是工作流自動化軟件？

工作流程自動化允許企業使用數字工具取代紙質和手動流程。 通常，用戶安裝一個單一平台，以簡化跨工作相關活動的任務、文檔和信息流。

集成自動化軟件的戰術目的是確保工人在正確的時間執行優先任務。

如果實施得當，工作流自動化軟件有助於提高生產力、標準化工作、消除人為錯誤、提高可見性並確保員工遵守合規政策。

工作流自動化如何工作？

工作流自動化需要設計、執行和自動化平凡而耗時的任務。 這樣，公司可以節省成本和時間並減少錯誤。

工作流自動化有兩種主要類型：業務流程和機器人流程工作流。

業務流程管理

BPM 是指企業如何構建不同的流程以滿足客戶需求。

大多數工作流自動化都遵循這種方法來提高效率以實現關鍵任務業務目標。

該軟件使業務流程工作流自動化，以節省時間並優化員工通常手動執行的任務。

機器人流程工作流程

機器人流程自動化機器人流程，同時模仿人類的風格。 在大多數情況下，IT 團隊使用 RPA 來支持管理程序。

在機器人的幫助下，員工可以確定最相關的解決方案來解決處理錯誤、減少幫助台查詢並干預處理錯誤。

為什麼需要工作流自動化工具？

研究表明，超過 25% 的 CEO 將時間花在機器可以更快、更高效地完成的日常任務上。

此外，研究表明，大約 60% 的員工可以通過利用工作流自動化工具節省 30% 的時間。

因此，今天更多的組織正在使用自動化工具，原因如下：

• 為了提高生產力
• 提高效率
• 減少人為錯誤
• 加快進程
• 提高準確性並減少偏差
• 確保個人層面的問責制
• 減少假設的使用，並用事實代替它

現在您已經了解了工作流自動化工具的主要好處，讓我們詳細討論它們：

允許您處理高價值任務

工作流自動化工具可讓您的員工擺脫耗時且低價值的任務。 相反，他們可以專注於需要人類創造力的非自動化、更高價值的任務。

讓您節省成本

自動化軟件的一大優點是它提高了生產力，從而節省了更多的成本。

提高工作流程的可見性

工作流程自動化需要工作流程映射，它可以深入了解您自動化的任務和流程。

這樣，組織可以全面了解工作流程，以識別過時和冗餘的任務並找到創新的解決方案。

加強溝通

工作流自動化工具提高了可見性，進而增強了員工和部門間的溝通。

最終，它可以幫助您識別瓶頸並提高工作場所的生產力。

改進問責制

工作流程自動化允許您定義各種任務並將各個步驟分配給合適的員工。

通過這種方式，企業可以加強員工在特定流程中的責任感。

誰需要工作流自動化工具？

工作流自動化最好的部分是任何人都可以使用它們。 以下是從工作流自動化工具中受益最多的人：

企業

企業使用工作流自動化的原因如下：

• 創建降低成本的流程
• 簡化任務管理
• 減少手動輸入或監督的錯誤
• 自動化審批流程
• 簡化文檔路徑

開發運維

DevOps 通常使用自動化軟件來：

• 促進開發人員和運營人員之間的溝通
• 克服瓶頸和跟進

IT 管理員

最後，IT 管理員出於以下原因使用工作流自動化工具：

• 創建跨云網絡的監督
• 添加可視化層
• 監督和分析網絡健康和缺陷

我什麼時候應該使用工作流自動化工具？

通常，企業和企業家在以下情況下使用工作流自動化工具：

• 你的任務是重複的
• 您需要快速完成任務且沒有人為錯誤
• 您想簡化工作流程以提高效率
• 您想根據事實做出戰略性業務決策

12 個最佳工作流程自動化工具

麥肯錫的研究表明，超過 45% 的企業花錢開展的活動可以通過採用當前技術來更快、更有效地執行。

因此，通過使用理想的工作流程自動化工具，您可以提高生產力、節省成本並實現業務目標。 但問題是，哪個是正確的工具？

為了幫助您做出正確的選擇，我們創建了一份綜合列表，列出了排名前 12 位的工作流自動化工具：

八達通CRM

Octopus CRM 是一款完美的一體化LinkedIn 自動化軟件，可用於構建您的營銷渠道。 我們最先進的工作流程營銷平台使您可以自動化和簡化您的日常 LinkedIn 任務。

借助這一創新工具，您可以自動執行耗時的任務，例如向 100 多個 LinkedIn 用戶發送個性化連接請求、認可不同的個人資料以及訪問您的目標受眾。

不僅如此，八達通 CRM 還為您提供整體績效視圖。 您可以訪問詳細的分析，包括個人資料查看次數、搜索出現次數、社交銷售指數和活動績效。

將 Octopus CRM 集成到您當前的業務流程中的一個好處是您可以安全地繞過 LinkedIn 的每週邀請限制。 您還可以使用 Octopus CRM 來控制您在任何 LinkedIn 帳戶類型上的活動。

最好的部分？ Octopus CRM 是預算友好型的！

誰需要八達通CRM？

Octopus CRM 非常適合希望加強其數字營銷策略並專注於在 LinkedIn 上產生和培養潛在客戶的各種規模的企業。

扎皮爾

Zapier 是另一個出色的工作流自動化工具，可讓您連接現有工具。 該平台連接到 1000 多個網絡應用程序，如 Google Drive、Facebook 和 Insta，使您能夠自動化任何業務流程。

一旦您構建了理想的工作流程並選擇了工作流程中所需的應用程序，該工具將幫助您跨文件夾和設備進行協作。

誰需要紮皮爾？

Zapier 非常適合使用多種工具但無法適當協作的中小型企業和自由職業者。

中心點

HubSpot 是滿足您所有營銷、銷售和運營自動化需求的完美解決方案。

多合一的工作流自動化工具允許您鏈接您的業務運營、簡化任務並調整團隊流程。

此外，這個用戶友好的平台允許您將服務單與現有記錄聯繫起來，消除客戶數據中的混亂情況，並指導從營銷到銷售的潛在客戶。

誰需要 HubSpot？

HubSpot 非常適合希望自動化日常任務的成長型企業和企業家。 此外，該工具非常適合營銷、銷售、服務和運營團隊。

耦合器.io

Coupler.io 是一種無代碼集成解決方案，可自動將來自多個來源的數據流到 Google Sheets、Excel 或 Google BigQuery。 只需單擊幾下，您就可以連接到必要的應用程序並安排將數據傳輸到電子表格或 BigQuery 表。

Coupler.io 允許您從不同的應用程序（如 Airtable、Xero、HubSpot、Salesforce 等）自動導出原始數據。 您可以從每 15 分鐘開始自定義自動數據流的頻率。 有什麼好處？

假設您想與利益相關者分享 Tableau 儀表板中的一些有價值的見解。 您可以使用 Coupler.io 將Tableau 連接到 Excel ，並與您的同事共享自我更新的工作簿，而不是處理 Tableau 中的複雜共享選項。

誰需要 Coupler.io？

Coupler.io 是用於報告、分析和備份的自動化工作流工具。 它具有廣泛的實施範圍，是不同企業家和專家的選擇，包括會計師、數據分析師、銷售代表等。

IFTTT

If This Then That 是一個未來派的工作流應用程序，可讓您自動化業務的各個方面。 IFTTT 鼓勵互聯網互連以簡化商業和生活工作流程。

您可以將 IFTTT 與您的辦公室和家庭集成，因為該工具與辦公應用程序、智能冰箱和智能電器兼容。

IFTTT 提供超過 700 種集成，充當任務和信息片段通過特定路線流動的渠道。 選擇此自動化工作流程工具的最佳部分是您無需了解任何代碼即可享受使用其高度自動化的功能。

誰需要 IFTTT？

由於其靈活的定價計劃和創新的自動化功能，IFTTT 非常適合各種規模的企業和企業家。

我們強烈建議 IT 和人力資源部門使用此工具。

吉拉

對於喜歡“If This Then That”方法的企業來說，Jira 是理想的項目管理和自動化工具。

借助這款敏捷的自動化軟件，用戶只需單擊幾下即可自動化任何任務或流程。 此外，您可以訪問一百多個自動化模板來加快您的任務。

其他功能包括全局自動化、路線圖、管理員洞察、關鍵指標和沙箱。 該工具可讓您與 Zoom、GitHub 和 Zendesk 等平台集成。

誰需要 Jira？

Jira 非常適合各種規模的企業，因為它具有實惠的計劃和未來主義的功能。

寧特克斯

Nintex 是一個革命性的工作流自動化平台，可幫助 8,000 多家企業客戶訪問 300 萬個工作流應用程序。 借助這款創新工具，您可以快速高效地管理、自動化和優化您的業務流程。

此外，Nintex 還提供各種工作流程自動化工具，例如流程映射、流程智能和高級工作流程。 您可以規劃、監控和執行不同的流程。

誰需要 Nintex？

Nintex 非常適合需要連接多個應用的既定流程的企業和自由職業者。

吻流

Kissflow 是一種基於雲的自動化解決方案，允許企業自動化業務流程和訪問分析。

Kissflow 由最前沿的零編碼技能人員設計，使您能夠創建個人和團隊工作流程。 此外，該平台允許您高效地構建和執行協作工作流。

Kissflow 還使您能夠在一個平台上集成涉及多個流程的多個工作流。 它鼓勵簡單的跟踪、性能跟踪和輕鬆的合規性。

此外，此自動化工具允許您詳細分析報告，以在幾秒鐘內識別瓶頸並克服挑戰和解決方案。

Kissflow 擁有超過 50 個預安裝的業務流程應用程序，可讓您簡化所有業務流程。

誰需要 Kissflow？

Kissflow 非常適合沒有使用工作流自動化的小公司和自由職業者。 憑藉該工具的用戶友好性，用戶可以毫無挑戰地自動化流程。

積分

Integromat 是一個未來派且強大的集成平台，可讓您可視化、自定義構建和自動化您的工作流程。

借助其拖放界面，您無需輸入任何代碼即可享受與多個應用程序的連接。 此外，您可以使用路由器將任務劃分為各種路由。 您還可以過濾通過不同路由的數據。

此外，Integromat 允許用戶與 1000 多個應用程序和服務集成，包括 JSON 和 API。 使用此自動化工具的一個好處是您可以訪問其免費計劃以享受使用數千種操作的樂趣。

為什麼需要 Integromat？

Integromat 是首次使用自動化工作流工具的中小型企業的理想選擇。

整合

Integrify 是另一款創新的工作流程自動化軟件，可讓您構建自定義工作流程並運行並行/順序流程。

該工具允許您通過協作任務和請求以及設置提醒來簡化業務流程和自動化手動任務。

此外，Integrify 還提供工作流示例、用戶知識庫、基於 REST 的開放 API 以及導入和導出數據的能力。

誰需要整合？

我們建議中小型企業使用這種創新的工作流程自動化軟件。 借助其拖放式流程構建器工具，您可以快速高效地自動執行日常任務。

隸

Scribe 是一種工作流程自動化工具，可讓您記錄您的業務工作流程。 使用此平台，您可以捕獲屏幕並將點擊和擊鍵轉換為書面指令。

Scribe 是一個免費的 Chrome 擴展程序或付費的桌面應用程序，它允許個人和團隊構建無限的自動化工作流程。

此外，您可以通過鏈接共享 Scribe，或將其嵌入 CMS、wiki、項目管理工具或幫助中心。

最好的部分？ 您可以免費享受無限使用！

誰需要抄寫員？

Scribe 非常適合希望在跟踪業務績效的同時實現工作流程自動化的所有規模的企業。

前 5 個工作流自動化示例

現在我們已經討論了自動化工作流工具的類型，讓我們看幾個例子：

示例 # 1：創建任務

使用自動化任務創建系統，您可以使用任務管理系統構建和設置自動化工作流。

工作流程讓您通知已分配任務的員工。

示例#2：管理潛在客戶

自動化的工作流系統可以篩選數百個客戶查詢，用相關信息填充您的 CRM，並將潛在客戶從營銷部門轉移到銷售部門。

示例#3：生成發票

自動化的工作流程允許企業按照設定的時間表創建和發送發票。 這樣一來，您就可以讓員工騰出時間來完成需要創造力和戰略決策的任務。

示例#4：管理工單

自動化故障單有助於 IT 團隊減少人為錯誤並有效地處理技術援助請求。

示例#5：減輕“影子”IT

影子 IT 是指員工在沒有 IT 部門監督的情況下使用的技術。 雖然員工可以獨立使用工具，但一個錯誤的步驟可能會讓您的公司損失很多錢。

自動化工作流程通過安裝通知管理員 IT 部門未批准的警報系統來幫助您避免這些問題。

RPA 和工作流自動化有什麼區別？

機器人流程自動化和工作流自動化之間的主要區別在於前者側重於自動化單個工作活動。 相反，工作流程自動化可幫助您通過自定義流程自動化工作流程。

RPA 模仿鼠標點擊和鍵盤敲擊來執行業務流程。 另一方面，工作流程自動化可幫助您增強協作、提高生產力並避免溝通中斷。

選擇合適的工作流程自動化軟件

在這裡，我們提供了一份綜合指南，可幫助您找到完美的工作流程自動化軟件：

• 識別您的業務需求 -考慮您想要自動化哪些任務以及您想要簡化哪些業務流程
• 軟件的好處和使用——在您使用工作流自動化軟件之前，請考慮它的好處和用途。 例如，Octopus CRM 非常適合希望滿足其 LinkedIn 營銷需求的數字營銷人員
• 平台成本 –在選擇自動化工作流程軟件之前確定您的預算
• 用戶友好——理想情況下，您希望選擇易於導航和用戶友好的軟件

結論

選擇完美的工作流程自動化軟件可能具有挑戰性。 但是，如果您選擇上面列出的十二種工具中的一種，則可以提高您的業務生產力並有效地削減成本。

在做出最終決定之前，請考慮每種工具的優缺點。