2023 年您需要使用的 6 種最佳商務溝通工具

高效和量身定制的溝通是商業成功的基石。 2023 年也是如此。 然而，在過去的幾年裡，也出現了有望提高企業溝通績效的不同工具的激增。 到目前為止，多樣性是如此之大，以至於很容易變得勢不可擋。 那麼你應該從哪裡開始呢？ 哪些工具實際上是順暢的業務溝通所必需的？ 這是您在 2023 年需要使用的最佳商務溝通工具的完整匯總。

虛擬商務電話服務

首先，您需要可靠的商務電話服務。 等待。 什麼？ 手機是不是有點過時了？ 從表面上看，是的。 但現代商務電話服務與商店後面積滿灰塵的老式固定電話沒有什麼共同之處。 相反，現代商務電話服務是基於雲的。 它們可以從任何地方訪問，並提供比模擬對應物更多樣化的通信渠道。

除了語音通話，許多現代商務電話服務還提供視頻通話、消息、實時聊天和電子郵件。 有些還配備了方便的基於 AI 的工具，例如語音郵件和呼叫轉錄、基於語音的呼叫路由和自動呼叫摘要。

異步視頻會議

接下來，您應該考慮獲得一個異步視頻會議工具。 特別是如果您在國際範圍內開展業務並且在不同時區擁有團隊成員或客戶。 我們都熟悉 - 並且經常厭倦 - 實時視頻會議工具，例如 Zoom、Google Meet、Jitsi、Skype 等。 但是異步視頻會議有一個關鍵優勢——您不需要找到適合每個人的時間。

異步工具（例如 Loom）允許您像在視頻會議期間一樣錄製剪輯。 你可以出現在鏡頭前，分享你的屏幕，甚至可以在白板上寫字，並解釋你想要的一切。 然後，您可以使用一個簡單的鏈接分享此視頻。 然後，收件人可以在方便的時候觀看視頻、更改速度、瀏覽自動抄本以獲取最重要的信息、對視頻的不同部分發表評論，或者用自己的剪輯進行回复。

歸根結底，異步視頻會議是電子郵件交換和傳統視頻會議的一個進步。 它可以讓您節省時間並減少會議次數，還可以讓您傳遞比常規書面消息更多的信息。

項目管理平台

另一個重要的溝通工具是項目管理平台。 無論您的企業規模有多大，您都可能同時進行上百萬個項目。 跟踪所有這些——更不用說各個團隊成員的個人任務、截止日期和貢獻——可能很棘手。 項目管理平台簡化了該過程。 有各種各樣的項目管理和團隊協作工具。 選擇一個與任務的複雜性、團隊成員的數量以及您必須處理的項目的多樣性相匹配的選項。

一些工具，例如 Trello，相當簡單。 Trello 模仿了一個簡單的看板。 您可以添加不同的鏈接，將任務創建為卡片，並與團隊成員進行協調。 其他的則復雜而強大，例如體式。 這允許您為團隊成員分配角色、任務和截止日期，以及包括時間表和依賴關係，並將項目顯示為甘特圖、看板和各種其他視圖。 總的來說，一個精心選擇的項目管理平台將幫助您的團隊跟踪他們的進度、最終目標和迫在眉睫的任務。

文檔協作套件

高效團隊協作的最基本先決條件之一是擁有共享、編輯和共同創建文檔的集中方式。 雖然這聽起來很簡單，但對於許多企業來說，它仍然是最大的摩擦點之一。 有些人在 Mac 上工作，使用 Pages、Keynote 和 Numbers。 其他人堅持使用 Microsoft Office——無論是離線版本還是基於雲的版本。 然後是 LibreOffice 和 OpenOffice，當然還有 Google Workspace（以前稱為 G Suite）。

在這些平台之間共享並可能轉換文檔可能會佔用大量時間。 相反，選擇一個——最好是基於雲的解決方案，例如 Google Workspace 或 Microsoft 365。這允許您的團隊成員共享文檔、同時處理它們、發表評論、編輯和跟踪所有更改和修改。

社交媒體管理軟件

到 2023 年，社交媒體將成為商業交流中不可避免的一部分。 客戶特別希望公司在 Facebook、Instagram、Twitter 和 TikTok 等平台上保持存在。 哪些社交媒體平台對您的業務至關重要取決於您的受眾和您的利基市場。 數據顯示，X 世代更喜歡 Facebook，千禧一代喜歡 Instagram，而 Z 世代則在 TikTok 上銷售。 同樣，如果您的業務屬於創意領域，您可能希望更多地關注 Instagram 並添加其他圖像密集型平台，如 Snapchat 和 Pinterest。

但是，無論您特別選擇哪個社交媒體平台，您武器庫中的一個中央業務通信工具應該是社交媒體管理平台 (SMM)。 這些允許您將所有社交媒體帳戶鏈接到一個中央儀表板。 您不必登錄四個不同的應用程序來安排帖子、回複評論和查看分析，您可以在一個地方做所有事情。 這不僅可以節省您的時間和精力。 它還可以讓您深入了解受眾的行為以及哪些內容在各個平台上表現最佳。

電子郵件營銷平台

最後，您需要在 2023 年使用的一種基本業務溝通工具是電子郵件營銷平台。 電子郵件仍然是最有效的客戶溝通渠道之一。 將更新、促銷和個性化消息直接發送到某人的收件箱可以顯著提高您將他們轉化為忠實客戶的機會。

電子郵件營銷平台可以幫助您實現這一目標。 他們的模板和拖放式構建器不僅可以讓您為電子郵件增添一些視覺效果。 它們還可以讓您跟踪誰打開了您的電子郵件以及誰點擊了哪些鏈接，以及測試相同內容的不同變體以查明最有效的變體。

商務溝通工具——結論

選擇合適的通信工具以滿足您的業務需求至關重要。 在上面，您將找到您應該考慮集成到您的工作流程中的廣泛工具類別。 但是，確定適合您獨特預算和要求的供應商將需要一些時間和工作。 不過，最終，將這種努力和相應的預算投入到尋找合適的溝通工具中是非常值得的。 它可以幫助您保持領先地位，領先於競爭對手，並提高整體客戶滿意度和團隊生產力。 底線？ 溝通是關鍵。 找到合適的工具來轉動它。