自動化 101：了解自動化如何幫助您處理髮票

已發表: 2022-11-30

如果您經營一家企業，您很可能會處理大量發票。也許您有一個負責處理髮票的應付帳款 (AP) 或應收帳款 (AR) 部門。或者，也許您自己處理髮票。

無論哪種情況，您都知道處理髮票可能是一項耗時且乏味的任務。如果你犯了一個錯誤，它可能會讓你的生意付出代價。這就是自動化的用武之地。自動化發票處理可以節省您的時間並幫助您避免錯誤。

自動發票處理系統是一種軟件，可以自動執行與創建、發送和管理髮票相關的任務，並通過自動執行重複性任務來節省您的時間。

但究竟什麼是發票自動化，它如何幫助您處理髮票？繼續閱讀我們的發票自動化終極指南以探索這一點以及更多內容。讓我們開始吧！

什麼是發票處理系統？

開具發票包括幾個步驟：-

手動發票處理系統要求員工手動將每張發票的數據輸入系統，這是一個耗時的過程，容易出現人為錯誤。

另一方面，自動發票處理系統自動執行與創建、發送和管理髮票相關的任務。發票處理系統可幫助企業自動從發票中獲取數據。該系統可以幫助自動化許多與發票相關的其他任務，從創建發票到發出付款。

市場上有許多不同的發票處理系統——其中一些是基於模板的半自動化解決方案，而另一些是基於智能 AI 的端到端自動化解決方案。解決方案的選擇取決於您的用例和您要實現的目標。

當您自動化發票處理系統時，您可以獲得許多不同的功能，但最重要的是它通過自動化重複性任務來節省您的時間。使用自動化軟件可以讓您的員工騰出時間專注於更重要的任務並提高您的底線。自動發票處理解決方案有助於從採購訂單生成發票並跟踪付款和發放退款。

手動發票管理是一項繁瑣且耗時的工作，並且存在業務風險，並且會增加發票欺詐和財務報表錯誤的可能性。

自動化可以幫助您避免這些問題並為您的業務創造額外的好處。以下是它如何幫助您提高業務效率：-

自動化的最大優勢之一是它可以幫助您避免錯誤。例如，自動發票處理軟件可以根據您的採購訂單或其他數據源中的數據自動生成發票，從而無需手動輸入數據。

自動化還可以幫助加快您的發票處理速度。此外，該軟件可以自動執行重複性任務，例如生成發票或發放退款，從而騰出時間來改善您業務的其他領域。

自動化可以幫助您整理髮票。發票自動化軟件可以在一個地方跟踪您的所有發票，這可以幫助您避免錯過付款和滯納金。因此，您可以更輕鬆地跟踪客戶。

自動化可以消除手動數據輸入和其他手動任務的需要，從而為您節省資金。因此，您的簿記變得更具成本效益和簡化。

隨著業務的增長，避免不必要的手動任務和復雜性很重要。自動化可以幫助您避免忘記付款等可能導致滯納金的錯誤。

如果您對自動化發票處理感興趣，您需要做一些事情。

有許多不同的軟件可供選擇，找到適合您的需求和用例的軟件非常重要。 Docsumo 可以協助設置自動發票處理。它使用具有智能 OCR 技術的 AI 軟件將您的發票轉換為可操作的數據。

轉換數據後，您需要將發票自動化軟件與會計軟件集成，這樣您就可以自動生成發票並跟踪付款。

最後一步，您需要設置自動付款。

發票處理可能是一項耗時且乏味的工作，但它是經營業務的必要部分。自動化發票處理可以節省您的時間並幫助您避免錯誤。

自動發票處理系統可以提供許多不同的功能，但最重要的是它通過自動執行重複性任務來節省您的時間。它可以讓您的員工專注於更關鍵的任務並提高您的底線。