選擇申請人追蹤系統的終極指南

僱用和留住合適的人才是成功實現公司策略目標的最重要因素。

選擇正確的申請人追蹤系統（也稱為 ATS）對於僱用最有才華的員工至關重要，它直接影響您實現策略目標的能力。

吉姆‧柯林斯 (Jim Collins)對此進行了著名的闡述：

“……我的首要任務是：盡可能多地招募最優秀的人才……我的組織取得成功的最大限制是能否獲得併留住足夠多的合適人才。”

原因是擁有高績效員工可以帶來巨大的生產力提升。 據麥肯錫稱， 高績效者的工作效率比平均績效者高出8 倍。

本指南將幫助您了解申請人追蹤系統提供的不同好處。 它將解釋系統的共同核心功能，並確定每個功能所帶來的關鍵優勢，以便您可以選擇最適合您需求的功能。

申請人追蹤系統有什麼好處？

申請人追蹤系統的好處通常可以分為以下三類。

其中，提高招募準確性很容易成為關鍵優勢，因為它會影響您招募高績效人才的能力，令人難以置信的是，82% 的公司認為他們目前沒有招募到高素質人才。

提高招募準確性

技術更先進的申請人追蹤系統提供人才評估功能，幫助您預測申請人的未來表現。 這顯著提高了您的招募準確性，使您能夠更好地識別和選擇表現最佳的人才。

提高招募速度

申請人追蹤系統可自動執行一系列招聘流程，因此您可以縮短招聘時間，確保您更快地填補空缺職位，並且申請人可以更快地獲悉招聘決定。

降低招募成本

自動化流程也有助於降低整體招募成本。

此外，許多申請人追蹤系統還提供篩選或過濾掉申請人的能力。 這些功能通常會根據工作和/或教育經驗篩選超過 50% 的申請人。 這大大減少了閱讀履歷的時間，從而降低了招募成本。

申請人追蹤系統有哪些不同類型？

許多申請人追蹤系統提供一長串功能，這些功能可能難以理解或難以在不同系統提供者之間進行比較。 如果不進行多個系統的耗時演示，就很難選擇軟體。

那麼，您該如何自信地選擇最適合您業務的系統呢？

注重招募準確性

這些提供者擁有自己專門建立的人才評估解決方案，作為申請人追蹤系統的自然組成部分。

請注意，這些系統提供許多流程自動化功能，但通常不如以下兩類功能那麼多。

專注於流程自動化

這是所有申請人追蹤系統中的大多數。 這些系統具有許多功能，專注於提高招募速度和降低招募成本。 然而，通常沒有或很少有功能可以幫助提高招募準確性。

流程自動化和人才評估集成

這些提供者也能很好地處理流程自動化，但他們花時間與第三方人才評估提供者建立整合。

如果人才評估提供者是優質提供者，那麼這可以幫助提高招募準確性。 然而，由於它是第三方集成，用戶體驗可能會受到影響，並且通常人才評估只會在招聘過程結束時應用於入圍候選人。

將申請人追蹤系統與您的業務相匹配

您對申請人追蹤系統的選擇應基於幫助您的公司實現其策略目標最重要的因素。

雖然策略目標因公司而異，但大多數公司根據公司規模必須關注的目標有一些共同點。

新創企業

新創企業的員工隊伍成長速度通常比大公司快。 所有員工（包括新員工）都必須表現出色且積極主動，因為團隊規模小且敏捷，而且資源有限。

此外，他們可能有也可能沒有人力資源部門。 因此，流程自動化帶來的好處相對較少，而提高招募準確性是迄今為止最有影響力的策略性好處。

中小型企業 (SMB)

中小型企業的員工團隊也快速成長，儘管速度不如新創企業。 這些公司通常有一部分人力資源團隊專門負責招募。

招募準確性通常仍然是實現策略目標最有影響力的好處，但自動化帶來的成本節省也開始變得有意義。

企業

大公司的成長速度通常比小公司低得多。 此外，由於整個組織規模龐大，他們的招募團隊也往往很大，流程自動化帶來的節省可能是有意義的。

因此，這些公司最能從流程自動化和成本節約中受益。 然而，提高招募準確性對於這些公司來說仍然至關重要。  

適用於招募週期每個步驟的申請人追蹤系統的功能

申請人追蹤系統提供的許多功能可以根據其解決招聘週期的哪個部分進行分類。 下面，我們概述了每個功能類別提供的好處。

採購工具

申請人追蹤系統提供一系列不同的尋源功能。 然而，所有功能的共同點是它們有助於更快地吸引和找到更多申請人。

換句話說，它增加了申請人的數量，並讓您更快地填補空缺職位。 這縮短了招募週期，從而降低了整體招募成本。

如果不與適當的工具相結合來識別和選擇來源申請人中表現最好的人，它不一定會帶來更好的招聘決策。

常見的採購功能包括：

1. 職位板整合

此功能可讓您直接透過申請人追蹤系統在多個招聘板上發布職位。

這意味著您不必在每個招聘板上手動輸入職位詳細信息，並且您的職位可以輕鬆地向大量潛在申請人展示。 這本質上是增加申請人池的快速方法。

2. 職業頁面

職業頁面可以作為一項服務提供，這樣沒有職業頁面的公司就可以從兩個顯著的優勢中受益：

• 雇主品牌：職業頁面是提升您的雇主品牌形象的主要工具之一。 將雇主品牌提升到一個新的水平，並讓潛在的高素質申請者看起來更專業。
• 自動整合：鑑於您的申請人追蹤系統建立了職業頁面，所有功能將自動可用於追蹤和管理來自職業頁面的申請人。

3.增強候選人搜尋功能

這些功能可讓您直接從申請人追蹤系統中搜尋合適的候選人。 主要有兩個好處：

• 搜尋所有公共候選人：申請人追蹤系統將允許您透過結合多個免費和公共候選人資料庫的資料來搜尋數百萬個公共候選人資料。
• 增強的搜尋和排名：系統可以提供比原始資料庫更好的搜尋和排名功能。 此外，一些軟體與人工智慧集成，提供易於使用的介面來對候選人進行排名和過濾。    

自動履歷篩選和排名

大多數申請人追蹤系統根據預先定義的篩選標準過濾或篩選出申請人。 該系統通常會篩選掉超過 50% 的申請人。

這是透過將篩選功能與履歷解析或其他功能結合來完成的，這些功能可讓您識別申請人的工作和教育經驗。

這樣做的好處是速度快，招​​聘成本低，因為招聘人員只需要閱讀符合標準的申請人的簡歷。

然而，招募人員應該謹慎對待他們用來篩選申請人的標準。 例如，基於教育背景的篩選標準通常與申請人的表現無關。 如果濫用，這些標準可能會引入無意識的偏見，從而減少可用的人才庫並導致招募決策不合格。

常見的篩檢特徵包括：

1. 篩選

能夠根據您預先定義的標準在應徵者積極參與招募之前拒絕應徵者。 通常，這些標準將基於工作經驗或教育背景。

2.自動履歷解析

該系統可以識別並提供簡歷的關鍵部分。 例如，申請人的工作經驗以及最高學歷是多少。 此功能通常與篩選相結合。

追蹤和管理候選人

這些功能本質上允許您將所有申請人資料儲存在一個系統中，並使用該資料在整個招募週期中管理申請人。 它是任何申請人追蹤系統的支柱。

好處不僅在於速度和較低的招募成本。 這些功能本質上使您能夠進行更專業的招募。

常見的申請人追蹤和管理功能包括：

1. 數據和狀態跟踪

申請人追蹤系統應收集並隨時提供與招募相關的申請人資料。 此外，申請人追蹤系統應該為每個申請人分配一個狀態，以便您可以追蹤申請人在招聘過程中的位置。

2. 自動候選人溝通

您可以根據最佳實踐自動與申請人溝通。 這包括自動拒絕電子郵件、面試請求電子郵件和其他與招募相關的通訊。

3. 申請人門戶

申請人可以登入並即時查看申請狀態的入口網站。

此外，這些入口網站還可以為申請人提供額外的好處，例如面試技巧、履歷指南和類似資訊。 這進一步改善了申請人在招募過程中的體驗。

結構化面試指南和幫助

這些功能可協助您提供專業且結構化的面試，讓您可以對申請人進行同類比較。

功能範圍從採訪指南和報告到自動化採訪過程的視訊軟體：

1. 面試指南

為面試提供通用且專業的結構的指南。 它確保所有申請人都以類似的方式接受面試，以便可以在公平的基礎上進行比較。

2、採訪報道

這些本質上是升級的面試指南，其中包含對評估申請人有價值的附加資訊。 這包括履歷表中的關鍵數據、客製化的申請人面試問題和人才評估數據。

3.視訊面試軟體

此功能有助於透過連接到申請人追蹤系統的視訊面試軟體進行面試。 該軟體通常允許招聘人員預先錄製面試，包括所有面試問題。 然後，所有申請人以視訊形式回答預先錄製的問題。

人才評估選拔

人才評估測驗將透過評估申請人的軟技能和硬技能，幫助全面了解申請人在該職位上取得成功的能力。 這有助於招募人員選擇表現最佳的員工，這是組織績效的關鍵驅動力。

它甚至可以幫助從傳統招聘過渡到基於技能的招聘，這是目前許多組織的核心關注點。

為了量化對績效的影響，麥肯錫將績效最高的 1% 員工與績效最低的 1% 員工的生產力進行了比較，發現 他們是12 倍 在中等複雜性的工作中具有生產力。

當人才評估針對所有申請人而不僅僅是少數選定的申請人時，將實現最高的招募準確性。 這通常要求人才評估測試原生於申請人追蹤系統，而不是透過第三方整合。

1. 軟技能人才評估

軟技能可以追溯到所需的性格特徵和行為，這意味著性格測驗可以用來評估候選人的適合度。

對招募準確性的影響取決於：

• 測試框架：選擇一種在招募中經過驗證的測試類型非常重要。 Big 5 性格測驗（也稱為 OCEAN 測驗）在這方面脫穎而出，因為它在招募環境中得到了廣泛的研究，並用於高階主管招募。
• 通用與特定角色：大多數性格測驗都是通用的，這意味著相同的測驗適用於所有角色。 雖然這些測試有助於提高招募準確性，但也可以使用性格測試，其中測試內容和/或評分是針對特定角色量身定制的。

2.硬技能人才評估

硬技能是在該職位上取得成功所需的在職技能。 如果提供正確的技術技能測試並正確管理，可以顯著提高招募準確性。

對招募準確性的影響取決於以下因素：

• 測驗內容：技能測驗涵蓋的主題是否與您所招募職位的實際要求直接相關？ 連結越好，招募的準確性就越高。
• 測驗有效性：測驗應由主題專家創建並由組織心理學家驗證。 認真的測驗提供者可以記錄心理學家已經驗證了測驗。

最終建議

正如我們所發現的，招募的本質不僅僅是流程自動化，更重要的是人才獲取的精確性。

雖然流程自動化在減少人工管理負擔方面發揮著至關重要的作用，但它不能掩蓋招募的主要使命：找到具有適當混合的硬技能和軟技能的理想候選人。

申請人追蹤系統不僅簡化了招募流程，還大大提高了招募品質。 選擇最佳系統主要取決於其識別每個角色和候選人的獨特需求並與之產生共鳴的能力。

卓越的系統能夠利用包容性和整體人才評估的力量，而不僅僅是篩選履歷。 這些有助於深入了解工作所需的技能，並找到最適合的候選人。

遠距工作、零工經濟和多元化勞動力的興起意味著軟技能——適應性、溝通、協作——比以往任何時候都更重要。 有效的申請人追蹤系統會優先考慮這些技能，確保組織獲得全面發展的人才，他們不僅適合某個職位，還能增強更廣泛的團隊活力。

當您開始尋找理想的軟體解決方案時，請務必記住，招募的核心不是自動化，而是自動化。 這是人類的潛能。

人才獲取是一項特殊技能。 了解如何制定有效的人才招募策略。