AI合同管理指南【2023年人工智能進展】

已發表: 2023-09-03

合同管理中的人工智能

經營一個成功的企業或公司需要與第三方簽訂合同，例如客戶、供應商、供應商或其他利益相關者。

在合同管理中，必須滿足公司不斷增長的需求——建立信任、防止未來衝突、詳細說明預期、防範負債和確保盈利能力。

然而，由於公司必須管理和跟踪大量合同，合同管理過程可能會令人望而生畏、勞動密集型且耗時。

一般公司會編寫和管理數百甚至數千份有效合同的合同數據。

結果，承包流程不可避免地變得低效。世界商業與合同研究表明，無效的合同開發和管理平均使公司損失約 9% 的收入。

人工智能正在改變各行業的數據處理方式，法律領域也包括在內；它優化了合同流程並影響合同內容。 在本文中，您將了解人工智能在合同管理中的影響，以及在合同管理中使用人工智能的好處和風險。

什麼是合同管理人工智能？

合同管理人工智能使用人工智能和機器學習來管理合同。它是一個自動化系統，可讓您管理和跟踪所有業務合同。

人工智能驅動的合同管理軟件比第一代合同生命週期管理 (CLM) 軟件更有價值，因為 CLM 依賴於基於規則的自動化，而這仍然涉及大量的手動工作。

人工智能驅動的合同管理軟件 (ACMS) 通過學習和理解法律合同中使用的語言來工作。

它使用自然語言處理 (NLP) 執行合同功能，經過訓練可以識別和標記模式和行為，例如重複出現的法律重要條款和條款。

ACMS 將這種對合同的理解應用於執行各種任務——發現可能的法律問題、自動在修訂下劃線，甚至提出編輯建議以使合同更易於理解——從而在整個合同生命週期中取代手動合同管理。

例如，使用 ACMS 可以輕鬆完成手動標記賠償條款、突出顯示終止條款或付款條件、姓名和日期等繁瑣的活動，使您能夠在合同談判期間專注於更複雜的問題。

人工智能驅動的合同管理用例

通過人工智能驅動的合同管理，我們可以獨特地解決合同管理挑戰。人工智能合同管理簡化了合同流程，並為合同管理中涉及的更複雜的任務騰出了時間。

以下是使用人工智能簡化合同管理的一些方法：

自動合同創建：AI Contract可用於自動起草合同草案。通常，用戶以預先起草的合同條款和條款的形式向人工智能提供提示，以滿足他們的特定需求。

之後，人工智能會自動創建合同，而無需用戶不斷參與。自動合同創建使企業能夠創建可靠的文檔和更有效的工作流程。它通過加強溝通和協作來改善合同管理，同時允許所有各方保持合同中的最新信息和修訂。
自動合同分析：人工智能可用於分析合同的合規性和風險。它可以發現文件之間的差異和不一致，比較相關各方的義務和責任，總結主要發現並突出顯示可能逃脫人類判斷的模式。

通過這樣做，它使分析過程變得更加容易、更快、高效且無錯誤。人工智能合同管理的一個顯著好處是它提供了客觀性，向用戶闡明他們在合同談判過程中應該關注的要點。
自動化合同管理：不再進行常規的合同管理，而是使用人工智能來自動管理合同，從簽署前階段（創建、談判/協作、審核/批准和執行）到簽署後階段（管理/執行）、續訂/終止以及報告/跟踪。它可以節省時間並確保有效且高效地處理合同文件。
自動續簽合同：人工智能可以自動續簽過期的合同。它確保協議的初始條款在合同的新生命週期中仍然可執行。它遵循一個符合設定更新時間的自動化系統。

如果相關各方均未在自動續訂日期之前選擇退出，則他們將繼續受合同條款的約束。自動合同續簽減少了合同管理麻煩並確保合同續簽順利進行。

人工智能在合同管理中的好處

人工智能在合同管理中的好處是巨大的。自動化合同管理軟件可以減少審查和更新合同所需的時間和資源。

人工智能還可以幫助識別合同風險和機會，並提出改善合同績效的行動建議。此外，人工智能可以幫助管理合同通信和生命週期。

以下是人工智能合同管理的好處：

更好的決策洞察和分析

組織必須做出快速、準確的決策，才能在當今的商業世界中保持競爭力。然而，做出明智的決策並不總是那麼容易，尤其是當數據複雜且難以理解時。

合同管理涉及分析和審查大量數據點並做出決策。人工智能合同評估和分析使合同更易於閱讀和維護，並提供有洞察力的數據，促進明智的決策。

人工智能合同管理軟件可以幫助組織和理解合同數據和歷史結果，以便決策者能夠看到可能並不明顯的模式和趨勢。借助更好的洞察和優化的分析，組織可以做出更明智的決策，增加價值並提高業務績效。

促進標準之間的比較和歷史條款分析

隨著人工智能在合同管理中的普及，預計合同將高度標準化、程序化和基於模板，僅在必要時進行修改以滿足特定的用戶需求。

人工智能合同管理的好處之一是分析和標準化複雜的歷史條款。人工智能合同管理軟件使用算法掃描大型數據庫以查找先例和類似合同。因此，合同現在更加徹底地標準化。

例如，使用共同的歷史條款可以方便地比較不同的英語語言標準。本條款定義了該標準的起源及其與其他標準的關係。它還指定了標準的日期。分析師可以使用共同的歷史條款更輕鬆地識別和比較不同標準的條款。

擴展自動化功能

與第一代合同管理軟件相比，人工智能擴展了自動化功能。人工智能使用模式匹配算法自動識別文檔中的微妙模式和結構。

其自動化功能允許您使用舊合同的模板創建新合同，使用這些合同中的信息進行預測，或者為潛在的福利續籤或重新簽訂合同選項創建警報。

減少重複性任務

合同管理涉及重複性任務。合同中有太多需要檢查的內容——基本日期、到期日期以及條款和條件。起草合同、進行多輪修改或梳理以前的協議以獲得可接受的條款可能會很費力。

人工智能驅動的合同管理可以處理信息檢索、分析和審查任務。它使簽約過程更加無差錯。

處理大型合約數據集

基於人工智能的合同管理軟件提供了無限的潛力。與需要更多時間的手動處理合同不同，人工智能合同管理可以在更短的時間內處理成百上千的合同數據集。

它跟踪數百萬份合同的詳細信息。然後在檢查新協議時使用從每份合同收集的信息。此外，它還發現每份合同的趨勢，利用這些假設來起草、審查和完善新合同。

將合同洞察轉化為情報

人工智能合同管理有可能徹底改變企業的運營方式。它可以將合同洞察轉化為可用於降低風險、提高效率和增強決策的情報。它還確保任何業務關係的目標在合同中得到準確反映並在現實中得到充分實現。

它將合同洞察轉化為多種情報，例如特定服務、領域或交易規模的可更新和不可更新合同的數量；合同談判的持續時間或哪些銷售人員獲得了最多的業務；誰正在審查合同、分發合同或通過電子簽名批准其條件。

人工智能如何改變合同管理

由人工智能驅動的合同比人工合同管理效率要高得多。人工智能並不會取代法律專業人士；而是它使他們的任務（管理合同生命週期）變得更容易、更有效。

以下是人工智能改變合同管理的一些方式：

數據提取

數據提取是從較大的數據集中獲取特定的數據；這可以通過識別和提取所需的數據元素來手動完成，但該過程既耗時又費力。

人工智能通過從 PDF、Word 和圖像文件中識別和提取所需數據（包括關鍵日期、條款、法律術語以及條款和條件）來簡化數據提取。然後，提取的數據可用於分析、報告或其他目的，例如在需要簽名時向利益相關者發送提醒電子郵件，標記令人困惑的措辭以供法律審查，或在截止日期臨近時提供警告。

智能工作流程自動化

智能工作流程自動化正在自動化合同流程，使其更加高效。人工智能可用於自動化審批、更新、分析和審查等工作流程。

智能工作流程自動化可幫助您節省時間和金錢並提高工作效率。

條款和元數據分析

人工智能擅長研究文本的結構及其包含的信息。基於人工智能的合同管理軟件可以快速可靠地讀取合同以提取條款、組織元數據並檢測潛在問題或關注領域；這有助於企業降低風險、解決爭議和遵守法規。

批量文檔組織

人工智能不僅僅分析數據或提取條款；它還創建了一個組織它們的系統。它可以快速有效地對大量合同進行分類，簡化搜索並使查找特定合同或數據變得更加簡單。它可以節省時間並減少出錯或疏忽的可能性。

智能合約審查

合同審查可能是一個乏味的過程。審查一份合同平均需要大約 92 分鐘。對於管理數百份合同的公司來說，這將是一個艱鉅的過程。想像一下將 92 乘以這個數字。

人工智能可以自動審查合同，提出潛在問題或需要關注的領域；這為企業提供了準確、全面且符合法律規範的合同。此外，人工智能還可以根據預先制定的規則提出如何討價還價的建議。

合同風險分析

人工智能驅動的合同管理軟件可以幫助您評估和識別與合同相關的風險，例如違反合同或不合規。這是通過標記錯誤或不完整的信息、強調不利的條款、建議對缺失或不清楚的條款進行更改、在合同條款發生變化時提醒特定團隊，甚至將條款與標準合同進行比較以確定風險級別來實現的。

人工智能驅動的風險分析可幫助您降低風險、減少出現法律問題的可能性並保護您的商業利益。

減少合同量

合同量的增加歸因於公司的成長。隨著公司的發展，公司管理的合同數量也會定期增加。

人工智能通過自動執行重複操作、識別可能的問題區域、管理大量上傳以及將所有相關文檔保存在一個位置來減少合同量。在合同管理中利用人工智能可以提高生產力，減輕合同管理者的壓力，保證合同得到有效處理。

風險管理與合規

毫無疑問，人工智能提供了便利和效率。然而，企業必須意識到過度依賴人工智能的風險。

以下是人工智能合同管理涉及的一些風險：

錯誤風險：人工智能的好壞取決於使用它的人，因為它依賴於指令、輸入和預編程數據。如果沒有接受高質量、公正和準確的數據訓練，它可能會產生錯誤的輸出，這可能會忽略風險問題和收入機會。有時，人工智能係統生成的結果包含不存在的規則或法律。
偏見風險：如果數據樣本較小、同質或代表刻板印象，則可能存在偏見。偏見會降低公司文件的可信度，並使您的聲譽面臨風險。生成式人工智能訓練所用的數據集對其性能起著至關重要的作用。生成式人工智能工具在數據收集中總會有任何偏差。
數據洩露風險：數據洩露將繼續上升，因為在大多數情況下，生成式人工智能工具會像其他數據服務一樣處理和保留用戶輸入，而在其使用條款部分幾乎不提供安全保證。您在選擇要使用的人工智能模型時必須謹慎，並仔細閱讀生成式人工智能工具的數據安全規定的使用條件。
無意洩露的風險：為了降低意外洩露的風險，請避免輸入商業敏感數據或機密、個人或敏感信息。如果您無法排除特定數據，您的公司應確保對其進行去識別化處理。

摘要：合同管理中的人工智能

在合同管理中有效實施和使用人工智能的秘訣是了解它們可以完成什麼和不能完成什麼。它減少了合同評估和起草所花費的時間，從而為處理大型合同和更多日常交易的企業增加了價值。

請記住，人類與其他人簽訂合同。因此，即使人工智能可能能夠簡化某些程序，但它始終需要一些人類監督。當配備了適當的合同管理軟件時，人類無疑是一股不可忽視的力量。