數據街上的噩夢：5 個令人難忘的 CRM 恐怖故事

兼作恐怖屋的 CRM 可以從幽靈般的季節中汲取樂趣。

如果您沒有優先考慮數據質量，那麼可怕的數據管理實踐將不可避免地再次困擾您——您的企業將遭受令人毛骨悚然的後果。

來聽聽 CRM 用戶講述的五個恐怖故事*以及他們從經歷這些噩夢中吸取的教訓（如果你敢的話）。

#1：“我高估了數百萬美元！” – Ryan，銷售主管

作為一個在整個職業生涯中從事銷售工作的人，Ryan 知道準確的銷售預測是多麼重要。

“準確的銷售預測就是一切，”他說。 “即使有一點點偏差，銷售團隊錯過目標的機會也會增加。 不僅如此，它還會影響業務增長、戰略規劃和簡化現金流的能力。”

Ryan 說他依靠 CRM 數據來創建銷售預測。 （86% 的 CRM 用戶表示他們的公司也這樣做。）

“當數據準確且最新時，就沒有什麼可擔心的了，”他說。 “但這次不是這樣。”

事實證明，Ryan 用來創建年度銷售預測的 CRM 數據不是最新的。 他的團隊成員經常忘記更新 CRM 數據，這意味著多筆交易被誤報。

“我依靠虛假信息來創建銷售預測，結果結果太高了。 但當時我並不知道這一點，所以多個部門的年度預算都被誇大了，”他說。 “例如，營銷團隊贊助的活動數量是前一年的兩倍，並以更大的預算聘請了新的團隊成員。 當我意識到預測太高而我們無法達到收入目標時，錢已經花光了——為時已晚。 結果我被解雇了！”

談論一場噩夢。

學過的知識：

銷售團隊的成員行動迅速，他們並不總是進行必要的更新以告知其他業務他們的交易進度。

為了保持管道和預測的準確性，請考慮實施一種具有條件格式的工具，該工具可在銷售團隊成員需要更新未結交易時顯示他們。 這樣一來，他們就更有可能使 CRM 中的信息保持最新，而銷售主管可以創建準確的預測。

#2：“我的同事失去了他們客戶的生意！” – 艾瑪，銷售代表

作為一名銷售代表，Emma 知道明智地管理她的時間是多麼重要。

“在銷售中，時間就是金錢，”她說。 “我嘗試盡可能高效地工作。 但盡職調查同樣重要，放棄這一步是我永遠不會再犯的錯誤。”

艾瑪像往常一樣過著她的一天，審查她隊列中的潛在客戶並一一聯繫他們。 電話進展順利……直到她聯繫了一位不知道他們已經是現有客戶的潛在客戶。

“當他們拿起電話時，我像對待陌生人一樣對待他們。 當他們打斷我並說他們已經是我們的客戶之一時，我進行了介紹。 頓時，我臉色蒼白如鬼。 我感到羞愧，”她說。 “不用說，那個客戶沒有與我們續簽合同。”

學過的知識：

這種令人毛骨悚然的情況可能發生在任何人身上——但不是必須的。 考慮實施一種工具來幫助您交叉比較您的潛在客戶和客戶數據庫以保持兩者的準確性。 這樣，當您看到排隊等候的潛在客戶時，您可以相信他們尚未與您的公司開展業務。

#3：“我在遷移過程中丟失了數據！” – Taylor，CRM 管理員

作為一名經驗豐富的 CRM 管理員，Taylor 參與了他相當多的數據遷移項目。 但有一個特別的經歷一直困擾著他直到今天。

“數據遷移不是開玩笑，”他說。 “在開始之前，您需要製定可靠的數據遷移策略，以確保沒有數據丟失或被操縱。”

數據遷移涉及很多步驟。 跳過一個步驟，您就有可能不得不對您的 CRM 數據說 RIP。 出於這個原因，泰勒試圖避免匆忙完成這個過程，但有時，這是不可能的。

“當我們收購一家新公司時，我面臨著盡快推進數據遷移的壓力。 所以，我迅速行動，”他說。 “當我進行這個過程時，我確保檢查每個框。 規劃？ 查看。 審計和分析？ 查看。 數據備份？ 檢查……至少我是這麼想的。”

Taylor 知道他公司的遷移工具具有備份功能，因此他沒有對流程的這一步驟三思而後行。 只有一個問題：他沒有提前測試備份功能。 這一失誤的後果比他想像的還要可怕。

“遷移過程中備份失敗，我們丟失了一半以上的數據！” 他說。 “我以為我會被解僱！ 謝天謝地，這沒有發生。 但那天我老闆對我說的不太好聽的話已經永遠烙在我的腦海裡了。”

學過的知識：

失去多年寶貴的、來之不易的數據足以讓任何人不寒而栗。 為防止這種情況發生，請投資備份解決方案、設置備份計劃並定期測試備份，以驗證數據已準確捕獲且文件完好無損。

#4：“我的公司最終被列入黑名單！” – Shayla，電子郵件營銷經理

大多數電子郵件營銷人員都涵蓋了基礎知識。 製作引人入勝的文案，創建殺手級設計，添加醒目的主題行，點擊發送。

Shayla 的團隊也不例外。 但在關鍵業務假期前不久，她遇到了一個幾乎毀掉了她的電子郵件程序的障礙（這讓她意識到她仍然需要學習很多關於電子郵件營銷的知識）。

“我們發送了一段時間的促銷活動，據我們所知，它們都已交付。 所以，我們認為我們沒有什麼可擔心的，”她說。 “但在第四季度開始時，我們發現 Gmail 將我們列入了黑名單！ 就在那時，我了解到我們的大部分電子郵件都被過濾到垃圾郵件文件夾，而不是收件箱。”

Shayla做了一些挖掘工作。 事實證明，他們的 CRM 充滿了包含舊的、非活動電子郵件地址的重複記錄。 Shayla 和她的團隊不知道存在任何重複，因此他們繼續向這些地址發送活動。 這在 Gmail 中註冊為類似垃圾郵件的行為，將它們放入垃圾郵件文件夾，最終進入黑名單。

“我簡直不敢相信。 誰知道‘已送達’可以指收件箱以外的任何東西？” 她問。 “四分之二的努力創建一流的活動基本上是徒勞的，因為我們的目標接收者從未見過其中的大多數。 我不知道重複記錄會產生如此巨大的影響。”

學過的知識：

你以為《閃靈》中的雙胞胎很可怕嗎？ 當涉及到重複時，“雙重麻煩”具有全新的含義。 通過實施最適合您的業務的重複數據刪除解決方案，在它開始之前結束這個數據噩夢。 正確的解決方案可能屬於以下類別之一：

• 預防性：使用重複阻止程序來管理來自最終用戶條目、列表導入、Web 表單和系統集成的重複項。
• 自動化：採用您信任的重複數據刪除方案並將其設置為按節奏運行。
• 按需：運行數據工具以查找和合併任何重複數據。

您還應該確保您了解電子郵件傳遞和可傳遞性之間的區別，並遵循電子郵件最佳實踐以避免最終進入阻止列表。

#5：“我們保留數據的時間過長，這違反了 GDPR 並導致了巨額罰款！” – 科里，CRM 管理員

“數據非常有價值。 有時，很難知道要保留哪些數據以及要刪除哪些數據，”經驗豐富的 CRM 管理員 Cory 說。 “我喜歡盡可能多地保存數據，因為你永遠不知道什麼時候需要它！ 或者至少我以前是這樣做的……”

Cory 保留 CRM 數據的願望一開始是為了預防，但隨著時間的推移變成了更加險惡的事情：數據囤積。

“我認為保留數據是明智之舉，但它最終又回來困擾著我！” 他說。 “我們持有的數據量超出了存儲限制，隨著時間的推移，數據變得過時了。 這兩件事都違反了 GDPR，導致罰款！”

學過的知識：

不要讓您的 CRM 成為過時數據的墓地。 相反，請熟悉數據法規，以便了解允許保留數據的時間。 然後，建立跨職能數據治理團隊並與之合作，以評估每個數據點的需求。 請務必為您決定保留的數據制定數據存檔計劃。

那麼，它將是什麼：不給糖就搗蛋？

高質量的 CRM 數據對任何企業來說都是一種享受。 但是，當數據質量受到影響時，它就會開始欺騙你——整個公司的人都開始經歷像上面這樣的數據恐怖故事。 不要成為數據惡魔的受害者。 牢記這五個教訓，以避免 CRM 噩夢並充分利用您的數據。

雖然第四季度已經如火如荼，但學習如何使您的 CRM 保持最佳狀態永遠不會太晚（尤其是在大批量銷售期間）。 如需專家提示，請查看我們的指南“為第四季度準備 CRM 的 6 個步驟” 。

*這些是基於我們的數據專家在該領域遇到的真實故事的虛構帳戶。