將您的公司轉變為虛擬法律實踐的 6 個基本步驟

COVID-19 大流行永遠改變了潛在客戶尋求和使用法律服務的方式。 2021 年的一項調查發現，79% 的受訪者傾向於提供遠程法律諮詢的律師事務所——在短短三年內增加了 56 個百分點。

這種劇烈的擺動是有道理的。 建立虛擬律師事務所具有廣泛的好處，包括：

• 覆蓋更廣泛的受眾，不再受您的法律實踐所在的物理位置的約束。
• 通過減少與租用或租賃辦公空間相關的成本來減少您的開銷。
• 提高您的靈活性，為您的員工創造更自然的工作時間，從而實現更好的工作與生活平衡和生產力。
• 通過更短、更靈活的諮詢建立更好的客戶體驗。

所有這些好處都只是假設的。 只有當您成功過渡到虛擬或遠程法律實踐時，它們才會發揮作用。

幸運的是，到達那裡並不復雜。 您只需遵循幾個重要步驟，即可讓您的辦公室和員工為搬遷做好準備。 讓我們更詳細地探討這六個核心步驟。

1. 實施可靠、有效的虛擬通信系統

對於任何新建築，地基都應該是第一位的。 就遠程律師事務所而言，這意味著擁有可靠的系統來進行虛擬交流，無論是在您的實踐中還是與潛在和當前的客戶。

您應該有一個易於使用的電話系統，您的客戶可以輕鬆撥打電話。 任何初始電話導航都應該快速且用戶友好，在幾秒鐘內將呼叫者路由到正確的位置。

當然，其他通訊工具也同樣重要：

• 視頻會議平台對於內部會議和客戶通話至關重要。 Zoom、Google Hangout 和 Microsoft Teams 等平台在法律實踐方面都各有利弊。 您應該考慮購買這些平台的高級版本，而不是使用基本的免費版本。
• 電子郵件仍然是與客戶進行初始溝通和記錄內部和外部溝通的重要工具。
• 實時聊天選項在虛擬律師事務所中變得越來越流行，特別是對於尚不需要保密或一對一通信的初步查詢。

所有這些選項中的關鍵是找到適合您的虛擬通信基礎設施。 清楚地了解您的律師事務所將使用哪些通信選項以及何時使用，可以大大簡化您向遠程律師事務所的過渡。

2. 確保順利的數字文檔轉換

沒有文件，任何法律實踐都無法運作。 幸運的是，現在有很多選項可以虛擬處理這些文檔。 換句話說，當您進行遠程操作時，您不再需要指示您的客戶打印、簽名、掃描和通過電子郵件發送文檔。

相反，尋找數字軟件替代品。 像 DocuSign 這樣的電子簽名軟件是一個很好的開始，通過該軟件提交的簽名與親自提交的簽名一樣有效。 確保您選擇的軟件既易於使用，又具有必要的保護措施，以確保您的文檔安全並受到保護。

根據您辦公室的大小和案件的數量，研究更全面的數字文檔管理平台也可能是有意義的。 正確的工具將取代您的物理文件櫃，同時還允許您創建套用信函和其他標準件來簡化您的文件並在線移動所有文檔。

3.選擇實踐管理軟件平台

您可能聽說過實踐管理軟件程序。 這些綜合平台將您所有的日常管理工作帶到雲端。 這減少了您花在管理任務上的時間，並確保可以從任何地方完成這些任務。

平台功能會因您選擇的供應商而異，但您可以期望大多數可用選項具有相同的核心功能：

• 案例管理可將與特定案例相關的所有信息和文檔保存在易於查找的位置。
• 文檔管理或與現有文檔管理軟件的集成。
• 可以自動化的計費流程，讓您的客戶更輕鬆地付款。
• 聯繫人管理以跟踪您所有當前和潛在客戶以及他們與您公司的互動。
• 日曆管理可幫助您管理約會、截止日期和開庭日期。
• 時間表和費用跟踪可幫助您優化花費時間和向客戶收費的方式。

在最好的情況下，實踐管理軟件可以幫助辦公室中的每個人更有效地完成他們的任務——從世界上的任何地方。 這不僅可以優化您的時間； 它還確保可以將更多時間用於實際幫助您的客戶並解決他們的法律問題。

4. 修改您的政策以反映遠程工作的現實

在虛擬環境中，您的員工——從行政人員到合作夥伴——可能會以不同的方式工作。 您的辦公室政策應根據您辦公室的新性質進行調整，其中可能包括任意數量的內容：

• 圍繞靈活的工作時間安排，以確保您能夠滿足客戶的需求。
• 圍繞虛擬會議的規則和指南，從保持攝像頭到靜音麥克風以及使用代表您的律師事務所的虛擬背景。
• 關於您可以錄製哪些會議以及這些錄音應存儲在何處以實現最大機密性和安全性的規則和指南。
• 記錄和在線安全程序，以確保您的數據保持機密並免受網絡攻擊或無意洩露。

您的辦公室政策應考慮到您在新環境中面臨的細微差別。 也不要害怕隨著時間的推移對其進行調整。 當您遇到新的情況和挑戰時，您應該添加到您的員工手冊中，以幫助設定公司的期望。

5.創建尖端的網站和合法的營銷策略

有了後端結構，就該考慮如何向潛在客戶展示自己了。 該過程以您的網站開始和結束。

對於任何虛擬企業，網站都充當前門和大廳。 您的受眾需要決定他們是否應該與您合作，這對於第一印象和深入信息都至關重要。 它需要專業、用戶友好、易於控制和最終更新。

一個出色的網站還意味著對其進行優化，以便可以在在線搜索中輕鬆找到您的律師事務所。 搜索引擎優化 (SEO) 的過程對於虛擬律師事務所尤為重要。

律師事務所的 SEO 是細緻入微的，需要優化您的內容和用戶體驗。 但其潛在的投資回報率 (ROI) 非常可觀，考慮到 96% 的人在尋求法律建議時使用搜索引擎，這是有道理的。

除了 SEO，您的律師事務所還可以從其他一些策略中受益，以完成您的法律營銷策略：

• 強大的社交媒體影響力，包括 Facebook、Instagram、LinkedIn 和 Twitter 等渠道。 這些網絡中的每一個都提供付費和有機選項，以提高潛在客戶的意識和參與度。
• 一種將價值置於促銷之上的合法內容營銷策略。 通過為您的受眾創建相關內容，您可以增強您的 SEO，同時建立可信度並填寫您的客戶漏斗。
• 一種移動內容和營銷方法，可以滿足您的受眾的期望和偏好，他們越來越多地使用智能手機和平板電腦瀏覽互聯網並找到他們需要的信息。

這些都是更大的法律營銷難題的重要組成部分。 但它們都可以在構建和改進您的 SEO、增強您的在線形像以及讓潛在客戶和其他受眾更容易找到您的網站方面發揮作用。

6. 與合適的合作夥伴合作管理您的虛擬律師事務所營銷

乍一看上面的步驟可能會讓人望而生畏。 將您的律師事務所遷移到虛擬環境中需要大量的計劃和努力。 好消息：您不必獨自一人。

事實上，找到合適的合作夥伴是等式的關鍵部分。 對於像 SEO 這樣的複雜主題尤其如此，否則它可能會壓倒更大的流程並阻礙您的長期成功。

與信譽良好的合法 SEO 公司合作可能是您過渡的重要資產。 通過在聘請律師事務所 seo 公司之前提出正確的問題，您可以確保您選擇的合作夥伴可以提供幫助，而不是簡單地提供空洞的承諾。

這些問題還可以幫助您選擇一個不僅專注於一小部分難題，而且管理您整個法律營銷工作的合作夥伴。 如果你準備好邁出這一步，讓我們談談吧！ 當您過渡到虛擬實踐時，我們在法律行業的經驗可能非常適合您的律師事務所。

過渡到遠程律師事務所時要牢記的道德規則

既然我們已經討論了將您的公司轉移到虛擬環境所需的步驟，那麼解決與遠程法律實踐相關的律師的道德義務至關重要。

由於在 COVID-19 期間向遠程工作的廣泛過渡，美國律師協會 (ABA) 於 2020 年 12 月發布了指南，明確規定律師可以遠程執業，只要他們執業所在司法管轄區的法律。 此外，如果律師在他們獲得許可的不同司法管轄區執業，他們必須確保遠程司法管轄區授權他們這樣做。 此外，他們不得向公眾宣稱他們被授權在偏遠司法管轄區執業（例如，通過在偏遠司法管轄區設立營業地址或宣傳其服務）。

ABA 於 2021 年 3 月發布了額外指南，以解決圍繞虛擬實踐運營的道德問題。 以下是遠程執業時需要考慮的一些關鍵因素：

• 為了履行能力（規則 1.1）、勤奮（規則 1.3）和溝通（規則 1.4）的道德義務，律師應該制定計劃，讓客戶了解情況並確保他們的案件向前發展，我們在前面討論過步驟 1-3。
• 虛擬執業的律師必須採取合理的預防措施來保護機密信息（規則 1.6）。 這可能包括使用安全的互聯網訪問、使用強密碼、在被黑客入侵時實施數據洩露政策、加密信息以及禁用在法律實踐之外使用的任何設備的偵聽能力。
• 主管律師的監督職責（規則 5.1）不受轉換為虛擬實踐的影響，即使監督遠程工作人員可能更具挑戰性。 因此，管理律師應實施政策以確保公司的所有員工都遵守專業標準，解決諸如使用安全的通信方法和存儲方法、解決利益衝突、維持期限和跟踪客戶資金等問題。

即使在遠程執業時，及時了解您所在州的職業行為規則以及您所在州的律師協會或 ABA 發布的任何明確指南也很重要。 通過遵循上述步驟並認真遵守法律道德規則，您將順利建立成功的虛擬法律實踐。