不安全的文件共享服務會阻礙您的業務的 5 種方式

雲計算讓世界能夠在幾秒鐘內與生活在世界任何地方的任何人共享文件。 然而，它也增加了數據洩露的風險，這可能會給組織帶來重大問題，包括收入損失、訴訟、違規/處罰和品牌侵蝕。

不安全的文件共享系統可能會使企業面臨有組織的犯罪集團、流氓民族國家、競爭對手和其他不良行為者未經授權的訪問。 Kiteworks 的 Kitetoons 輕鬆地審視了當組織不安全地共享文件時會發生什麼。

因此，最好避免不安全地共享文件。

事實上，缺乏安全的文件共享服務可能會以五種方式阻礙您的業務：

• 丟失重要的機密信息

一個商業組織必然會有重要的財務數據、產品計劃和未來發展壯大的戰略計劃。

這些信息對於企業的績效和成功至關重要。 如果這些信息在內部或外部共享時被洩露或攔截，後果可能是災難性的。

想像一下，競爭對手可以訪問您的產品路線圖或市場擴展計劃。 他們可以通過複製您的想法、在您之前進入新市場或與您的潛在合作夥伴簽署排他性協議來利用這些信息為自己謀取利益。 當您得知違規行為時，可能為時已晚。

因此，重要的是提前採取必要的措施來防止像這樣的企業間諜災難。 如何？

您應該始終警惕您的敏感信息存儲在哪裡、誰有權訪問它、他們何時訪問它以及他們與誰共享這些信息。 密切監視此活動可以幫助您避免（或至少識別）違規行為。 加密消息和附件的安全文件共享服務有助於確保黑客無法攔截和訪問您企業最重要的信息。

• 對惡意軟件的易感性

數據驅動的私有內容網絡，Kiteworks 發布了2023 年的預測報告，顯示組織將把更多的資源集中在安全加固上，惡意軟件是最重要的原因之一。

一個典型的組織每天都會收到數百封（如果不是數十萬封）入站電子郵件。 許多是來自客戶、合作夥伴和服務提供商的合法通信； 然而，還有更多的人是不請自來的。 不幸的是，這些電子郵件可能包含病毒和惡意軟件，可能會對您的業務造成一系列從小到大的中斷。

如果毫無戒心的員工點擊可疑鏈接或附件，可能會引發一系列事件，最終導致數據洩露。 同樣，數據洩露可能會產生短期到長期的影響，包括業務損失、訴訟、違規和罰款以及品牌侵蝕。

• 丟失個人信息

個人身份信息 (PII) 可以有不同的形式，例如姓名、電子郵件地址和社會安全號碼，還有行為數據、地理位置和生物識別數據。 任何與您個人相關的數據都可以視為 PII。

當一個組織僱用一名員工時，它會收集該員工的大量 PII。 該組織實際上會生成額外的 PII，如保險信息、工資、獎金、員工 ID 號等。 這些數據不僅存儲在組織的人力資源信息系統 (HRIS) 中，而且還與外部合作夥伴共享，例如薪資處理商、保險提供商和業務顧問。

這種高度敏感的信息受到身份竊賊的高度追捧。 當黑客在組織與其合作夥伴之間共享這些信息時攔截這些信息，這些信息通常會在暗網上進行銷售，身份竊賊可以在暗網上購買它以造成財務破壞，從而使受害者損失數万至數十萬美元的欺詐費用。 撤銷這些費用並清除您的名譽（和信用）可能需要數月甚至數年的時間。 再一次，對包含 PII 的消息和附件進行加密的安全文件共享服務將有助於確保這些敏感信息永遠不會落入壞人之手並進入暗網。

• 第三方不安全網絡

數字供應鏈風險或第三方風險是組織信息丟失的主要來源。 組織依賴於數百甚至數千個合作夥伴、供應商和供應商。 一個組織可能有大量的網絡安全預算，並得到其員工的數據安全流程和程序的支持； 但是，該組織的合作夥伴可能擁有的網絡安全資源要少得多。 由於組織與其合作夥伴之間的相互依賴，數字供應鏈中的薄弱“環節”可能會影響整個生態系統。

網絡攻擊很清楚這種差異。 這些攻擊者實際上經常參與“跳島”，這是一種網絡攻擊，攻擊者以多個互連繫統為目標，以訪問無法從攻擊者的初始入口點直接訪問的系統。 基本上，攻擊者將使用包括網絡釣魚在內的各種策略來識別一個組織的漏洞，從而進入整個供應鏈中的其他組織。

這種類型的攻擊強調連接系統需要採取嚴格的安全措施來保護它們免受入侵。 不需要為每個合作夥伴打開端口的安全文件共享系統是管理數字供應鏈風險的好方法。

• 違規行為

近年來，出現了加州消費者隱私法 (CCPA) 或通用數據保護條例 (GDPR) 等數據保護法，要求組織保護其客戶的隱私，否則將面臨代價高昂的罰款和處罰。

如果一個組織從事不安全的文件共享實踐，包括使用不安全的文件共享解決方案，它最終可能導致數據洩露和隨後的合規性違規，特別是對於在醫療保健、政府和金融服務等受到高度監管的行業中運營的組織而言。

不安全的數據文件共享做法可能包括發送未加密的消息和文件，在訪問敏感信息之前不要求發送者和接收者進行身份驗證，或者使用沒有適當安全措施的文件共享或存儲解決方案。 例如，如果將文件上傳到未加密的文件共享服務，任何有權訪問該服務的人都可以看到上傳了哪些數據。 這會使敏感信息和組織面臨風險。 此外，如果組織不需要多重身份驗證，則未經授權的員工或不良行為者可能會獲得對文件共享解決方案的訪問權限。 這會使存儲在解決方案上的數據面臨被盜和濫用的風險，這違反了數據隱私合規性。

違反數據隱私合規性的財務、法律和業務影響可能很嚴重。 違規行為可能導致公司被委託執行 GDPR、CCPA、HIPAA、IRAP、PIPEDA 和其他法規的監管機構處以重罰。 除了經濟處罰外，組織還可能因違規而面臨聲譽損害，這可能會影響其保留現有客戶和獲得新客戶的能力。 最後，該組織可能要對客戶因數據洩露而遭受的任何損失負責，這可能會造成數百萬美元的損失。

使用安全文件共享實踐、解決方案和流程的組織反复證明遵守數據隱私法規。 組織還可以圍繞其文件共享解決方案實施政策和流程，以確保數據隱私合規性，包括數據分類系統、用戶教育和培訓以及定期審計。 通過採取這些措施，組織可以確信它符合數據隱私法規。

一些臨別建議

組織必須使用安全的文件共享解決方案、策略和流程來保護其關鍵信息免遭未經授權的訪問。 這是企業避免代價高昂的合規違規和訴訟，同時確保他們保護員工、客戶、知識產權和長期生存能力的唯一途徑。