構建商務溝通平台的 5 個步驟

良好的內部溝通是任何企業成功的關鍵因素。 事實上，一項研究表明，現代工作場所的員工將大約 80% 的時間花在協作活動上。 在這個現代商業世界中，數字通信工具是最大化這些交互的關鍵。

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不幸的是，大多數企業都受到分散、不連貫的內部平台的困擾。 一家擁有 5-10 名員工的小型初創公司可以很好地與電子郵件或社交媒體應用程序等常規信使合作。 但是，當您僱用新員工並建立一個更加分支的結構時，您將需要一個專門的內部溝通平台——該平台可以無縫地整合到您現有的流程中，並根據您的員工的要求進行定制。

此外，您需要一個解決方案，例如撥號解決方案，您可以將其整合到您的通信平台中，並允許您與您的客戶和客戶無縫連接。 如果您有興趣，請查看 Call Cowboy 出售的 1800 個號碼。

通過這份綜合指南，我們將討論自定義業務通信工具的好處以及您應該如何從頭開始構建一個。

內部業務溝通平台的好處

構建您的通信工具可以通過多種方式幫助您的業務。 以下是定制的內部業務通信軟件的一些好處：

1. 生產力提升

企業應該開發企業通信平台的主要原因是無助於提高員工的生產力。 當溝通更快、更容易時，您的員工可以專注於其他重要工作並花費更多時間。 使用定制軟件，您的員工可以訪問最新的更新和相關信息，這些信息可以隨時隨地在任何設備上輕鬆訪問。

如果需要，您還可以在平台中包含協作工具，例如電子郵件收件箱或共享工作區，為您的員工提供全新的可能性。 如果您有預算，自動化是幫助提高生產力、自動化和簡化日常任務以騰出時間為您的員工的另一種方式。

2. 更好的遠程員工體驗

由於 COVID-19 的爆發，現代工作場所需要全面的數字化轉型，尤其是現在隨著遠程工作的增長趨勢。 但隨著大流行開始緩解，企業開始再次開門營業，大多數組織現在都在使用混合設置——傳統辦公室和遠程工作的結合。

在這兩種情況下，順暢的內部溝通對企業來說都至關重要，尤其是在混合工作場所中。 定制的通信工具可以幫助您提高生產力，同時還可以簡化現有流程。

3. 更簡化的流程

企業溝通通常涉及用於不同目的的多個渠道。 這可能會造成溝通孤島並導致員工斷開連接。 通過構建自定義的內部通信平台，您可以在簡化流程的同時創建統一的通信，無需在不同平台和應用程序之間切換。

因此，您的員工可以花費更少的時間來查找所需的數據和信息。 相反，他們可以在一個地方獲取所有當前的基本內容。

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4. 營造公開透明的企業文化

用於內部企業溝通的自定義平台有助於創建開放和友好的文化來分享意見和想法，以及了解您的同事並增加信任和友情。

如果開發得當，商業交流平台也可以成為傳播和推廣企業文化的地方。 它可以讓你發佈公告、分享公司照片、舉辦在線研討會和虛擬活動，或者表彰你的員工——所有這些都可以提高工作場所的滿意度、動力和包容性。

如何打造商務溝通平台

1.選擇有經驗的軟件開發公司

除非您是具有嚴格軟件開發背景的程序員，否則開發您的通信平台意味著您需要聘請或外包軟件開發公司來構建通信平台。

作為負責構建通信軟件的人，您需要有足夠知識的人。 考慮詢問過去的項目，以及他們是否有構建您需要的解決方案的經驗。 檢查他們的跟踪記錄並閱讀有關他們服務的評論和推薦。

最好的軟件開發公司還應該擁有為您的公司開發定制通信平台所需的正確工具和資源。 他們應該使用最新的新興技術來構建安全且可擴展的軟件產品。

此外，軟件開發可能需要數月才能完成。 這意味著您將與一家開發公司合作數月。 因此，您需要一家擁有無縫和透明溝通並不斷向您更新項目里程碑的公司。

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2.做你的研究

一旦找到合適的開發合作夥伴，您就可以開始與他們進行研究。 與每個項目一樣，您需要通過周密的計劃開始您的業務通信平台開發。 您和您的開發人員應該徹底研究市場情況和氣候。 根據您的開發公司使用的軟件開發生命週期，該過程會有所不同。

不過，一般而言，研究企業通信軟件市場需要您回答以下關鍵問題：

您對通信平台的業務需求是什麼？

定制的商務交流平台讓您可以根據自己的業務需求進行完美的定制。 那麼，現在的問題是這些需求是什麼？

要了解您的業務需求，請考慮誰、什麼和如何。

誰將使用該軟件？ 是針對特定部門還是針對全公司的解決方案？ 您的員工將如何使用它？ 他們是否需要一個簡單的群聊應用程序來保持聯繫並分享公司新聞？ 您是否需要一些特定部門的項目管理或協作工具來訪問和共享想法和信息？ 也許您需要一些特別的東西，例如為您的高層管理人員和董事會成員提供溝通解決方案？ 或者，也許你想要這一切？

您需要 Web 解決方案、移動應用程序還是兩者兼而有之？

一旦您確定了您的需求，您需要決定是選擇僅網絡/移動解決方案還是計劃同時涵蓋這兩種解決方案以實現業務通信。

一般來說，傳統的辦公室是由台式電腦和筆記本電腦組成的。 因此，大多數企業數字通信解決方案通常是基於網絡的。 也就是說，隨著遠程工作的日益普及，移動優先的應用程序也顯著增加。

在大多數情況下，即使是基於網絡的平台現在也應該適合移動設備。 但是，最好同時開發兩者（前提是您有預算），這樣您就可以滿足混合工作場所的需求。

您的成功 KPI 是什麼？

設置明確的成功 KPI 可以讓您更好地了解實現它們所需的最佳功能。 您需要設置的確切指標列表將取決於您的業務需求。 但是，一般來說，一個有效的業務溝通平台的成功 KPI 可能包括：

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1. 參與度指標

這是指員工將如何與平台互動並參與企業和社會交流活動。 例如，它可能包括打開、回复、點擊和其他相關指標。

2. 行為指標

這是指解決方案如何影響員工的行為、態度和意見。 這可能包括滿意度和信任度、平均響應率等等。

3. 生產力指標

這是指該平台如何提高公司內部的生產力和員工。 一些示例可能包括由於改進了內部溝通而節省了多少時間，或者溝通和協作的速度有多快。

請注意，在研究階段會出現更多問題。 大多數開發公司可以幫助您在開發的第一階段概述有關項目的所有信息。 因此，請花點時間與您選擇的開發公司討論您的選擇和需求。

3. 建立中央樞紐

任何有效的內部溝通工具都需要一個中心樞紐，作為您協作和溝通需求的基礎。

在這種情況下，請考慮使用 Intranet。 它充當您員工的集中式數字工作場所中心，集成所有現有系統。 它還使您的管理人員可以更輕鬆地管理通信和內容，同時讓其他員工更方便地找到必要的信息並相互聯繫。

它提供了一個可以開始所有協作和通信的地方，並允許用戶在三個不同的層次上進行連接——個人、本地和全球。

一般來說，您的軟件開發可能會幫助您建立公司的內部網，以配合您的通信平台開發。

4.考慮您需要的功能

我們之前提到過，開發您的通信平台可以讓您完美匹配您公司的需求。 因此，它的功能也可以定制。 這使得潛在功能列表變得更大。

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以下是內部溝通平台的一些最常見的功能。 請注意，您擁有的功能越多，軟件開發的成本就越高。

1. 入職

引導背後的想法是幫助引導用戶，展示主要功能是什麼以及如何使用它們。 在構建溝通平台時，您可以通過不同的方式實施入職流程，例如簡短的介紹視頻或平台及其主要功能的一些屏幕截圖。

2. 簡介

內部溝通以透明為基礎。 因此，您希望您的員工能夠登錄並識別自己。 註冊過程不應與用戶可以提供其電子郵件或電話號碼的其他應用程序不同。 或者，您可以選擇讓您的管理員創建員工資料。 他們的個人資料必須包括必要的信息，例如照片、姓名、部門、職位、聯繫方式以及愛好等非工作信息，這些信息對於改善員工關係很有用。

3.飼料

在這裡發布所有信息——公告、成就、當前項目、公司生活更新等等。 您應該包含允許您固定重要公告的功能，以便每個人都可以看到它們。 您還可以包括一個過濾系統，以便員工可以按相關性對帖子進行排序。

4. 圖書館

員工的主要溝通問題之一是找到正確的文件。 擁有一個共享文件庫可以幫助您的員工將所有內容存儲在一個地方，並在需要時隨時訪問。

5. 團體

此功能對於幫助特定部門創建專用組以共享特定於團隊的信息是必要的。 可以發佈公告和其他信息，以便只有組成員可以查看和訪問它們。

6. 聊天和視頻通話

即時消息和視頻通話功能是任何現代商業通信平台的必備功能。 在用戶之間擁有直接消息傳遞功能至關重要。 視頻通話功能還允許遠程團隊舉行虛擬會議。

7.文件共享

這對於所有業務通信都是必要的。 根據您的業務需求，共享一種類型的文件可能就足夠了，但如果您的平台可以支持多種文件類型，那就更好了。

8. 通知

通知是必要的，以確保員工在應用程序在後台運行時不會錯過任何重要消息或公告。

9. 管理員控制

管理員控制是一項重要的安全功能。 它允許您分配一個管理員來監控內部通信、添加或刪除員工、更改訪問級別等等。

10. 集成

能夠添加和集成第三方應用程序的選項允許與您現有的解決方案無縫匹配。 它還有助於節省成本。 例如，您可以簡單地集成您已經使用的現有服務，例如 Dropbox 或 Office 365，而不是開發協作文檔編輯功能。

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5. 制定預算

商業交流平台並不便宜。 如果您走自定義路線，則需要留出大量預算。 一般來說，您的開發人員可以幫助您規劃您的平台以適應您的既定預算。

也就是說，這裡有一些影響溝通發展的因素：

• 您需要的專家類型（項目經理、android/iOS 開發人員、Web 開發人員等）
• 開發時間
• 功能和特點
• 設計（預製界面或從頭開始製作）
• 平台（基於網絡或移動應用程序）

帶走

隨著社會連通性的變化，商務溝通不斷發展。 如今，要構建透明、協作的商業環境，專用的商業交流平台比以往任何時候都更加重要。

這就是為什麼商務通信軟件開髮變得越來越流行的原因，它可以為您的員工提供一個專為他們的需求而設計的平台，並完美匹配您現有的工作流程——這是預製解決方案難以提供的。

借助定制的內部企業通信工具，您的企業可以利用眾多優勢，特別是提高整體生產力。 擁有高效員工的企業是一個成功的組織。