創建有效員工手冊的 5 個最佳實踐

今天的每家公司都會有自己的政策、規則和程序來管理其員工的工作和實踐。 在某些情況下，只需告訴您的團隊您需要他們做什麼就足夠了。 但是，這並不總是有效。

口頭分享貴公司的政策可能會導致混亂和不一致的應用。 如果您的團隊沒有被告知他們的權利、責任以及您的期望，您就不能指望他們遵守它們，對嗎？

您需要一份員工手冊，讓您的團隊可以清楚地了解所有內容。 在本文中，您將了解到為什麼這很重要——以及如何創建一個偉大的。

為什麼擁有員工手冊很重要

一本好的員工手冊將包含員工在公司高效工作所需的一切。 這可以包括一切，從規章制度到有關他們工作的法律，再到為他們設定的社會規範。

企業部門根據以下內容列出了企業需要員工手冊的主要原因：

• 定義公司的使命、文化和價值觀。 這將向員工展示他們如何為您的業務目標做出貢獻並保持您的使命透明。
• 定義公司的期望和政策。 在貴公司工作的每個人都應該了解您對他們的期望。 這包括每一個細節，從他們工作的時間和地點到你有什麼樣的規則。
• 說明您的資源和支持。 員工應該知道有哪些資源可用以及他們可以從哪裡獲得支持。
• 列出公司福利。 這將激勵團隊並促進工作場所的平等。
• 盡量減少衝突和風險。 最後，該手冊將作為訴訟和索賠等風險的法律保護者。

員工手冊的最佳實踐

既然您知道為什麼這很重要，那麼讓我們轉到可操作的部分——將幫助您創建出色的員工手冊的最佳實踐。

1. 在你的手冊中包含所有重要元素

創建員工手冊是一項正在進行的工作，但它的第一個版本對您來說將是最具挑戰性的。 要包含的內容很多，所以您不知道從哪裡開始是很自然的。

當您開始創建手冊時，將其視為編寫手冊會有所幫助。 其想法是包括在貴公司工作的每個重要方面，回答員工可能提出的常見問題，並對貴公司的計劃保持透明。

美國小企業管理局有一份非常有用的指南，其中包含員工手冊應包含的內容。 您可能希望使用此列表開始您的列表：

• 工作時間表
• 薪酬和員工福利
• 一般就業信息
• 保密協議
• 反歧視政策和休假政策
• 計算機/技術部門
• 公司的安全保障
• 行為方面的標準和期望

當然，這只是一個一般列表，其中包括一些最常添加到這些手冊中的內容。 你不必就此止步。 您在手冊中包含的內容將取決於您的公司、您的期望以及您對團隊的任務。

無論您覺得重要或為團隊提供價值，您都可以將其包含在您的員工手冊中。

您可能第一次做不好，但請記住——您可以隨時調整和改進您的員工手冊。 這是一項正在進行的工作，雖然初稿是最難的，但以後編輯它要容易得多。

2. 使用內部博客分享知識

一個好主意是擁有一個公司內部博客，您可以在其中張貼您的員工手冊。 這將允許員工隨時隨地訪問指南。 它還將允許您在必要時調整手冊並在一個地方共享新聞和更新。

只有您的團隊可以訪問的內部博客是促進工作場所溝通和知識共享的好方法。 這是放置手冊最自然、最合適的地方。

您可以在您的博客中創建一個手冊頁面，並將其鏈接到有用的資源、新聞、您的團隊可以下載的文件、他們可以訪問以解決問題的工具等。使您的手冊數字化並可用是確保每個人都可以訪問的最佳方式獲取信息——只要他們需要。

3.提供規則之外的解決方案

員工手冊最重要的目的是促進內部溝通。 也就是說，你應該確保你的手冊包含解決與其工作相關的技術問題的說明，例如公司硬件和軟件的使用、登錄程序、公共資源的訪問等。

許多企業錯誤地在手冊中插入規則，卻沒有告訴員工發生問題時如何解決問題。

假設您的員工在安裝新的 macOS 後遇到計算機速度問題。 他們所需要做的就是參考您的手冊以找到 Ventura 加速指南，以幫助他們解決此問題並加速設備。

這些工具對所有公司都至關重要，尤其是遠程優先的企業，因為它有助於節省寶貴的 IT 支持時間。 更重要的是，它可以使團隊保持高效，尤其是在他們被貴公司聘用後的頭幾週內。

4.確保它看起來不錯

員工手冊可能包含重要信息，但讓我們說實話——它們是真正的情緒殺手！ 一本充滿規章制度的手冊沒有什麼好玩的。

您的團隊不會對閱讀此文檔感到興奮，而當他們通過它來查找一點信息時，他們會更不興奮。

因此，這不僅與您在其中包含的內容有關，還與您如何呈現它有關。 如果你想讓它起作用，你必須讓它對讀者來說簡單、引人入勝和清晰。

讓我們從簡單明了的事情開始。 除非為您工作的每個人都有法律背景，否則他們不會理解有關州或聯邦就業法的複雜部分。 這意味著您不能逐字複製它並期望他們弄清楚。 相反，請您的法律團隊中的某個人使其更清晰、更吸引人。

接下來是手冊的外觀。 密切注意您使用的格式，並儘可能插入一些視覺效果以使作品更具吸引力。 一張圖片可以說一千個單詞，尤其是當您分享有關解決問題、完成某事或遵循分步過程的說明時。

外觀在此類文件中至關重要。 為了使內容易於瀏覽並讓您的員工立即找到他們需要的信息，請添加大量標題和副標題，使用大量空白，並儘可能添加要點。

考慮一下——員工對他們能做什麼或不能做什麼有疑問或懷疑。 他們決定打開員工手冊。 如果它是一份空白很少且格式很差的文檔，他們將永遠花時間來尋找他們需要的信息。 如果你有標題和要點，這會容易得多。

5.定期編輯

這不是一次性任務。 許多公司使用相同的手冊，即使不是幾十年，也不會改變任何東西多年。 以前有效的方法現在可能無效。 雇主改變了他們的期望，員工也是如此。 更不用說，法律和政策會發生變化。 您可能之前忘記添加某些內容或決定破例。

員工手冊是每個人都可以訪問並必須尊重的正式文件。 因此，它必須始終包括相關的、更新的信息。 這將使您贏得員工的更多尊重，並幫助您避免無窮無盡的問題。

為了安全起見，請安排定期檢查您的手冊。 當您有更改要添加到它們時記下筆記，並在這些審查期間返回到這些筆記。 在查看手冊時，花點時間查看自上次更新以來可能發生變化的法律。 法律不斷變化，因此您可能需要諮詢您的法律團隊以避免犯錯和代價高昂的訴訟。

最後的想法

您已經有員工手冊了嗎？ 如果你這樣做，它是否包含此列表中的所有內容？ 您是否有相關信息並保持更新？

再次閱讀這些提示，找出您的手冊缺失的內容。 盡快處理它，並確保您的團隊在需要時可以使用它。