如何使用工作流自动化软件最大限度地提高效率

工作流自动化加速了业务沟通和流程。

大多数企业都希望降低运营成本，同时提高投资回报率 (ROI)。 工作流自动化软件为各种规模的企业开辟了许多可能性，以实现业务关键型任务的自动化，并节省员工在重复性工作上的时间。

根据您自动化的任务，工作流自动化工具可以显着影响日常流程的许多重要方面。

该博客深入探讨了工作流自动化软件、它的优势以及如何将其应用到您的业务中。 让我们从工作流自动化的基础知识开始。

大多数工作流自动化平台都带有直观的用户界面 (UI)，使非技术用户可以轻松地在其系统中管理和实施工作流。 这些平台还支持范围广泛的第三方应用程序，因此您可以集成您选择的应用程序并从一个地方管理您的所有工作。

为什么工作流自动化很重要？

手动工作流程占用了本可以更好地用于关键任务的时间。 持续的人为干预会使流程变慢且更容易出错。

以下是您应该放弃手动工作流程并改为自动化的一些原因。

1.更多的错误

手动任务容易出错。 即使是很小的错误也会造成严重的后果。 财务损失、不精确的策略以及错误导致的额外成本都会对您的业务产生负面影响。 自动化可以完成相同的任务，几乎不会出错。

2.劳动力成本增加

管理复杂的手动任务需要熟练的劳动力，而获取和维护这些劳动力的成本很高。 想一想在雇用合适的技能并让他们从事相同的重复性任务而不是重要的业务方面所花费的时间和资源。 体力工作会导致劳动力成本增加，并且没有创新和增长的空间。

那么自动化有什么帮助呢？

自动化通过消除雇用更多人的手动流程来降低劳动力成本，因此您可以轻松地与一支紧凑、熟练的团队合作。

3.员工满意度下降

几乎没有人喜欢每天做同样的工作。 过多的重复性手动任务会使您的员工感到厌烦并降低积极性，从而导致生产力和效率下降。 有限的职业发展可能会迫使他们寻找其他机会。

自动化您的工作流程是让您的团队腾出时间专注于更重要的任务并提高员工士气和满意度的最佳方式。

4. 过程较慢

更多地依赖手动流程的最大缺点之一是前进所需的时间。 批准变得非常缓慢，并且需要在部门之间不断来回。 这部分是因为移动纸质文档需要时间、精力和精力。 离线提醒也不起作用，导致进一步延迟。

较慢的流程可能会严重阻碍业务增长和扩展，因为通过供应来满足需求或仅仅满足目标会成为一个问题。 转向在线审批可以缓解其中的许多问题。

5. 降低客户满意度

客户忠诚度源于卓越的客户体验。 如果您的客户支持达不到标准，您的客户可能会不满意。 延迟的手动流程会导致更长的等待时间和不满的客户，他们不怕在线表达他们的投诉和疑虑。

自动化您的工作流程可加快流程并提高响应能力。 这会提高客户满意度，创造更快乐的客户，并提高您的声誉。

工作流自动化软件的好处

使用工作流自动化软件，您不必关注小细节或处理堆积如山的文书工作。 您有更多时间规划未来并实现更好的业务增长。 它提供了哪些其他好处？ 让我们来看看。

提高任务效率

您可以将多个应用程序与工作流自动化软件集成，以促进自动化数据共享。 这使您无需在每次创建任务时都手动输入数据； 设置带有触发器和操作的自动化工作流，以自动执行您的任务并节省时间和精力。

高效管理

切换到自动在线审批系统可以帮助您有效地管理审批。 数字文件和文档比纸质文件更容易传输。 文件可以通过电子邮件或链接共享，具体取决于所使用的应用程序，即时在线提醒确保在截止日期前完成。

将整个流程在线化也有利于高级管理层，使他们能够通过企业范围的绩效跟踪更密切地监控运营。

降低成本

切换到软件自动化需要前期成本。 但是，从长远来看，这可以抵消。 工作流自动化软件可帮助企业在更短的时间内完成更多工作，并减少对数据输入工作的需求。 设置自动化软件程序的成本远低于全职员工的工资和福利。

使用会计、库存管理甚至员工入职软件来节省时间，否则将花费在这些流程的大量培训上。 自动化可以显着减少错误，这也降低了错误管理的成本。

更好的客户关系

在快节奏的世界中，客户服务自动化是前进的有效途径。 近年来，客户的行为和期望发生了翻天覆地的变化。 他们期望更好、更快、更有效的支持和解决方案。 为了满足不断增长的需求，您需要工作流程自动化以充分利用数字客户服务功能。

例如，将您所有的通信平台集成到一个统一的界面中，以更好地管理客户交互。 您还可以同步票务平台和客户关系管理系统 (CRM)，以自动分配票证、管理客户查询并跟踪每个关键方面，而无需太多干预。

这种新发现的效率将使您能够探索客户参与策略，以加强关系并推动更高的销售额和收入。

更好的内部协作

工作流自动化软件减少了微观管理，使任务委派更加方便。 您可以更好地控制数据，更好地管理团队或工作角色之间的信息共享。

工作流自动化工具与各种业务应用程序集成，促进轻松的数据交换和协作。 例如，使用报告软件，您可以自动创建包含关键见解的详细报告，并在团队之间共享这些报告，以确保每个人都在同一页面上。

如果您使用 Microsoft Teams 或 Slack 等协作工具进行远程工作，则可以轻松地将它们与您的任务管理软件同步。 这使您能够根据收到的消息自动创建任务并安排会议。 容易，对吧？

更大的可扩展性和扩展空间

由于工作流自动化处理您的大部分日常任务，它可以更好地简化和组织您的工作，鼓励员工探索他们的技能并产生高质量的结果。

更好的组织成为您工作文化中不可或缺的一部分，因此您可以更快地实现业务目标并为更多的增长机会做好准备。 随着工作量的增加，您将拥有一支随时准备高效完成工作的熟练劳动力。 由于自动化减少了雇用资源的需要，因此您可以用最少的资源顺利扩展业务。

工作流自动化软件的类型

您可以根据特定目标自动执行业务的不同方面。 这里有一些自动化工具可以帮助您入门。

营销自动化

营销自动化工具可简化和自动化各种销售和营销活动，包括潜在客户生成、培育和转化。

例如，您可以设置自动化工作流程以通过门控内容获得更多线索。 用户会更愿意分享他们的详细信息和联系信息，以更多地了解您提供的见解。 设计得当的工作流程可以帮助您获得自动化潜在客户生成的好处。

您可以使用营销自动化的另一种方法是创建一个与您的 CRM 或数据库集成的登录页面。 当有人填写表格以访问您的内容（例如电子书）时，他们会自动添加到电子邮件列表中，这会触发您可能已设置的其他工作流程。

您的 CRM 工具可以进一步细分这些联系人并运行有针对性的活动以确定潜在客户。 一旦合格，您的销售团队就可以接手并将这些潜在客户转化为客户。

人力资源流程自动化

人力资源管理繁琐、耗时，而且容易出现效率低下和生产力下降的情况。 使用流程自动化软件，您可以自动化人力资源的许多方面，包括职位发布、简历筛选、跟进等。

例如，您可以轻松设置自动化工作流程，以便在新员工入职时发送带有入职材料的欢迎电子邮件或其他个性化电子邮件。 这使您可以更好地控制和查看您的任务。 自动化还可以使休假和工资单管理变得更加容易。

电子商务自动化

经营电子商务业务意味着同时身兼多职并管理几项大大小小的任务。 电子商务自动化在这里节省了一天。 它可以帮助您自动执行最平凡的任务并完成高价值的工作。

自动化库存管理是电子商务自动化的最佳用例之一。 当热门产品库存不足时，您可以设置自动通知，提示买家在库存用完之前下订单。 您可以自动从网站上删除缺货商品，并在新库存到货后触发退货。

通过在现有基础架构中添加自动化软件，您可以加快运输和物流速度，并更快、更高效地完成订单。

客户支持自动化

如果您跨多个平台与客户互动和沟通，请使用客户服务软件将所有互动集中在一个统一的平台上，并将相关数据直接输入您的 CRM。

您还可以共享自动消息、通知、电子邮件和其他重要更新。 只需将社交媒体和电子邮件平台与您的 CRM 链接起来，即可立即通知客户。

使用客户服务软件，您还可以在您的网站或移动应用程序上设置聊天机器人，根据您设置的触发关键字将用户引导至知识库、常见问题解答、教程视频等自助资源。

您可以进一步同步所有客户服务应用程序以改进数据共享和管理。 通过自动化实现更好的数据可视化，使您能够做出数据驱动的决策并制定更好的策略。

为什么工作流自动化是前进的方向

提高生产力、时间效率和降低成本会对您的业务产生积极影响。 更高的生产力意味着员工提供更好、更高质量的结果。

时间效率可帮助您更快地实现业务目标并在更短的时间内完成更多工作。 通过降低成本和提高性能，您可以扩大利润率并为您的业务创造更多收入。

工作流自动化有能力帮助世界应对不断变化的挑战和消费者需求。 它使公司比竞争对手更有优势，获得更好的结果和更快的服务。 数字化还为新机遇打开了大门，鼓励创新，并帮助您扩大客户群。 好处无穷无尽！

想要创建高效且有效的流程来提高您的产出并帮助您实现目标？ 以下是您如何使用工作流管理来做到这一点。