DTM：为什么要优化贵公司的文档管理？
已发表: 2022-04-21数字化转型不能只是一个口号或旗帜。
要成为真正的革命，数字化转型必须成熟，它必须涉及公司的所有业务流程和所有内部和外部工作流程。 正是在这里，在这个 360 度的范式转变中，数字化转型的真正力量所在。
数字交易管理(DTM) 系统是此类变革的战略性和决定性的一部分……即使它们并不总是得到应有的关注。
在这篇文章中，我们希望广泛关注这个主题：我们将从定义开始； 然后，我们将分析数字交易管理系统的优势和机会。 最后，我们将关注一个重要的起点，它是一切的基础：文档非物质化。
数字交易管理——它是什么？
让我们切入正题：数字交易管理是一个广泛的云服务类别，旨在对基于文档的交易进行数字化管理。
具体来说，它是关于电子交易、文件传输、认证、安全和非物质化归档（我们将在本文结尾处回到非物质化）、数字签名、认证、“不可否认性”的法律方面、合作- 公司和客户之间的浏览......无需太技术化，这些只是最重要的一些方面。
从这个概述中，您已经可以看到我们谈论的是一个非常广泛的领域，并且实施 DTM 系统的优势是多方面的、多样化的和相互关联的。 在分离出对我们来说最重要的 5 个之前，这里有一个来自最近研究的有说服力的统计数据：
2021 年，全球数字交易管理市场价值 80.4 亿美元，预计从 2022 年到 2030 年，年均增长率 (CAGR) 为 25.5% （来源：grandviewresearch.com）。
简而言之，我们谈论的数据显示出广泛的增长，而且似乎仍处于飙升曲线的开端。 从这个意义上说，有很多机会可以抓住。
现在，正如所承诺的，我们将看看公司可以从DTM系统中获得的 5 个主要优势。
1.节省时间和金钱
使用数字交易管理系统的第一个优势是最直观、简单和直接的优势。
将文件和交易流程数字化可以节省资金，因为可以消除打印、通信、存档和认证的成本（以及在这些操作中雇用的相关人员——内部和外部）。
节省的不仅仅是金钱。 事实上，通过数字化和自动化流程，您还可以节省时间：而且我们知道这两个方面是如何密切相关的。
一个具体的例子：对于与签署文件相关的流程，使用数字交易管理系统估计的平均时间为 37 分钟，而使用传统系统完成相同程序的平均时间为 5 天（来源：penneo.com）。
这种差异不需要太多评论！ 在客户方面也节省了时间！ 这方面对客户体验有重大影响（我们将在后面的文章中回到这一点）。
2. 提高安全性
DTM系统为您节省时间和金钱，同时提高效率。
更重要的是要强调，通过这种方式，流程也变得更安全：与物理文档存储、传输过程中的丢失或损坏、伪造和一般数据泄露或丢失相关的风险都是减少。 事实上，一切都是完全可追溯、可恢复和可验证的，同时将信息入侵或笨拙管理的风险降至最低。
而当 DTM 系统基于坚实的结构时，其安全性和隐私保护水平也得到了保证，与以往相比也达到了无可比拟的水平。
值得重申的是：除了安全性，隐私性也得到了加强，并不断更新现行法规。
3. 灵活性和可扩展性
正如我们已经看到的，数字交易管理系统是建立在云计算结构上的。 所有这些都转化为安全性的显着提高，而且——最重要的是——来自灵活性和可扩展性的巨大优势。
例如，在这个充满活力和流动性的生产生态系统中，发现自己在快速——有时是不可预测的——成功浪潮中成长的初创企业并不罕见。 但是，如果现有的基础设施无法扩展，以便尽快扩大运营，那么这种成功可能很快就会被扼杀。 简而言之：风险在于制造减缓增长的瓶颈。
云计算系统的弹性是克服这些问题的完美解决方案。
事实上，您可以按需管理服务和计算能力，在很短的时间内扩展您的数字交易管理基础设施。 同时，在必要时，这种“基础设施”可以恢复到更加封闭的状态，具有最大的灵活性，不会发生剧变，也不会产生进一步的缩减开支。
4. 与 CRM 和 CCM 的集成
我们在文章开头已经强调了这一点：当数字化转型涉及所有流程和工作流程时，它确实是成熟的，并且完全集成可以为公司和客户的各个层面带来好处。
在这里，我们来到了一个决定性的点：将数字交易管理系统与客户关系管理和客户沟通管理系统集成的可能性。
不用太技术化，我们先问一个问题：这种集成的关键点是什么？ 答案很简单：就是数据。
在这个数字良性循环中，所有交易和客户关系都保持可追踪和可追溯。 这些高度精细的信息使您能够优化流程，首先是通过快速、自动地识别微妙的点、障碍和任何可以改进的东西。 但这还不是全部，当然。
事实上，数据分析可以以前所未有的方式提炼客户受众、他们的特征、偏好、习惯和可能的需求的知识。
它不再是一个单一的、不分青红皂白的目标，而是许多不同的微目标的组合，所有这些都需要以最大的注意力进行分析，然后通过定制的行动和流程来处理。
到达点？ 人。 或者，换句话说，改善客户体验，我们将在第五点也是最后一点关注这一点。
5. 改善客户体验
在数字时代，市场挑战围绕客户体验展开。 想想科技行业的巨头是如何朝着这个方向发展的：亚马逊、苹果、微软或谷歌（仅举出最著名和最著名的名字）等公司将客户置于一切的中心。 整个数字体验都围绕着单个客户。
首先，这是一个数字客户旅程的问题：它必须是流畅、直观和快速的。
在这里——甚至在这个领域——DTM 系统被证明是无价的……或者更确切地说，是不可或缺的。
我们谁都不想处理浪费时间的纸质流程。 必须在邮箱中等待签署然后退回的合同，基于纸质的法律协议，用尽官僚程序来完成简单的交易：所有这一切都已成为过去。
然而，公司与客户之间的关系和交易的未来，只需在智能手机上点击几下或点击几下即可。
这是一个非常有说服力的统计数据：
在 DocuSign 委托 Forrester 进行的一项研究中， 32%的受访者表示他们放弃了关闭合同、协议和交易，因为他们对纸质和手动程序感到沮丧（来源：docusign.co.uk）。
一切的上游：文档非物质化
我们已经定义了数字事务管理及其广泛的应用领域，并且我们在五个关键点收集了实施 DTM 系统的优势。
最后一个也是主要的问题仍然存在：一切上游的起点是什么？ 在这种情况下，答案非常简单：文档非物质化。 让我们明确一点：数字化和非物质化是两个不同的概念。 在这里，我们谈论的是涉及法律和运营层面的差异。
事实上，非物质化是一个超越简单数字化的概念：有了它，纸质文件可以完全消除，因为它们的数字对应物具有完全的法律和证明价值。
在这方面，当然，你不能即兴发挥。 并且必须依靠专门从事这一领域的公司。 特别是， Doxee提供的非物质化服务不仅限于履行立法义务和保证法规的不断更新：它们是根据每个公司的需求设计的，以便它们可以在全渠道和数据中与 CRM 和 CCM 系统集成驱动的视角。
这就是循环的闭合方式：节省成本、优化数字流程，以及与客户建立更紧密、更高效的新关系。