如何决定何时外包特定工作角色

经营一家数字代理机构并不容易。 尽管网页设计利润丰厚，但竞争无处不在，利润率有时微乎其微。 这就是为什么成功的数字代理机构和不成功的数字代理机构之间的区别往往与人才无关。 相反，一切都与效率有关。 这是一场伟大的竞赛，看看哪个机构可以在不影响其工作质量的情况下以最精简的方式运作。 毫无疑问，数字机构拥有的提高效率和控制成本的最有效工具之一就是外包。 有些工作和角色并不能证明雇用全职员工是合理的。 有时，这是因为涉及的开销。 其他时候，这是因为工作角色本身不属于该机构的核心竞争力。 不管是什么原因，知道哪些角色需要外包可能意味着一个机构全力以赴和一个仅仅蹒跚前行的机构之间的区别。

好消息是，数字代理机构或任何其他企业可以遵循一个相当简单的流程来做出明智的外包决策。 本文将以通俗易懂的语言解释该过程。 结论是，您将拥有工具和知识来决定哪些工作角色要外包，哪些要保留在内部。 让我们开始吧。

为每个工作角色分配一个分数

外包决策过程的第一步是创建公司内每个工作角色的列表。 然后，您应该为每个列出的角色分配一个分数。 从本质上讲，您应该根据对以下问题的肯定回答为每个工作角色打分：

• 工作角色是否与企业的日常运作无关？
• 该工作角色是否超出了企业的核心竞争力？
• 工作角色是否需要特定的专业知识？
• 工作角色的功能是否耗时？
• 如果没有广泛的业务知识，能否完成这项工作？

从本质上讲，分配给工作角色的分数越高，它成为外包的好目标的可能性就越大。 有了分数，应该有可能消除企业中的许多（如果不是大部分的话）当前工作角色。 被淘汰的角色要么对企业的运营过于核心，要么涉及与企业其他员工密切合作才能最好地完成的工作。

计算高分工作角色的开销

由于外包的主要优势之一是它有助于控制成本，下一步是计算与第一步中确定的每个高分工作角色相关的间接费用。 这将为外包公司或自由职业者的报价提供坚实的比较基础。 要确定与个人工作角色相关的间接费用，有必要考虑几件事。

首先，有必要计算公司每月的总管理费用。 这包括办公成本、用品、技术以及企业为每位员工提供的任何其他东西。 然后，将这些成本的总和除以公司雇用的总人数。 这将提供对公司原始人均间接费用的合理估计。

下一步是计算与当前担任每个工作角色的员工相关的直接间接费用。 这包括工资、福利、工资税和其他相关成本。 然后，将结果添加到每位员工的管理费用数字中，您最终会得到每个工作角色的每月总成本。 为了以后更好地进行比较，您可以将这些结果除以每位员工的总工作小时数（或他们执行给定角色所花费的小时数）。 这将告诉您每个工作角色每小时的成本是多少。

计算解雇员工的成本

接下来要考虑的是，如果最终的外包安排需要裁员，裁员的成本是多少。 虽然这些通常是一次性成本，但企业在推进外包计划之前需要了解它们。 在适用的情况下，首先要考虑的是遣散费和额外福利。

还需要考虑与员工离职相关的成本。 例如，收回公司财产和禁止访问 IT 基础设施和公司数据的成本是多少？ 这些成本可能会因员工类型和服务年限的不同而有很大差异。 在向外包安排过渡期间，尽可能让离职员工留在工资单上也是一个好主意。 由于这可能会暂时增加成本，因此企业必须准备好承担额外的负担。

确定可接受的误差范围

如果外包安排与让您的员工执行给定的工作角色是真正的同类比较，那么上一步的结果将始终决定外包哪些工作角色。 但是，外包工作并不等同于内部员工完成的工作。 由于企业与现在处理每个工作角色的工人之间的后勤和物理距离，总会有一定的误差范围。 所以，考虑到这一点很重要。

这个想法是要弄清楚，对于您正在考虑外包的每个工作角色，企业可以容忍多少错误或延误。 例如，如果企业将一项工作职能移交给外包公司或自由职业者并犯了一个错误——企业可以承受多长时间来等待更正，以免造成比工作价值更多的金钱和声誉损失？

问题是，这个问题没有正确或错误的答案。 这是每个企业都必须根据与客户的关系以及选择坚持的质量标准自行决定的事情。 在这个阶段，有些工作角色可能不值得承担潜在风险，无论企业通过外包可以节省多少成本。

征求外包报价

外包决策过程的下一步也是最后一步是征求所需工作的报价。 这应该从对潜在外包合作伙伴的一些尽职调查开始。 找到具有良好成功记录和可验证的业务所需工作经验的候选人至关重要。 然后，您可以为通过审核的候选人准备报价请求。 这是前面步骤中收集的所有信息派上用场的地方。 您可以使用它与潜在的外包合作伙伴沟通几件事，包括：

• 所需工作的具体性质和范围
• 可接受的误差幅度
• 企业会考虑为这项工作花费的最高金额
• 外包安排何时需要开始

在这一点上，决定归结为哪些外包合作伙伴将同意以最低的价格满足公司的要求。 对于那些这样做的人，应遵循适当的安排向前推进。

底线——何时外包

通过遵循上述程序，数字代理或任何其他类型的企业应该能够做出明智的外包决策。 遵循该程序后，该程序应该可以最大限度地降低风险并提高由此产生的外包安排满足业务需求的可能性，同时降低成本。 当然，也有可能外包对许多数字机构来说没有意义。 这当然没有错。 然而，将外包作为一种选择始终是值得的，因为业务和运营条件可能而且确实经常发生变化。