什么是文档数字化以及为什么值得实施？
已发表: 2023-11-03借助数字化，您不必担心您的文档会被毁坏，例如由于咖啡溢出、火灾或任何其他意外事件而被毁坏。 即使发生计算机故障，所有数字资料也可以恢复。
前段时间，每个公司或者秘书处都有一个专门设计的空间，用来收集和存放纸质文件。 然而如今，文档归档看起来完全不同了——传统的档案正在变得过时。
所谓的数字化是造成这种现象的原因。 它是什么以及它有什么值得了解的？ 为什么值得在您的公司实施此解决方案？
什么是文档数字化及其涉及什么？
文档数字化是将纸质文档转换为数字形式的过程。 因此，可以通过计算机和移动设备轻松访问这些材料中包含的信息。
它们可以被快速搜索、安全存储，并进行各种电子活动——共享、签名、批准、注册或编辑。
许多类型的文档都可以数字化：
- 发票– 发票数字化可以轻松管理并快速访问有关交易的信息。
- 合同——合同的数字副本可以轻松存储和共享。
- 财务报告——财务报告数字化有利于数据分析和业务决策。
- 人事文档– 员工文档（例如雇佣合同）的数字版本可以在一个应用程序中轻松管理个人数据。
- 业务笔记——数字化笔记有助于团队成员之间的沟通。
- 申请表——比传统申请表更容易填写和处理。
- 法律文件——法律文件的数字副本使它们更容易访问和存档。
- 医疗记录——电子医疗记录使管理患者数据变得更加容易。
- 信件——信件的数字化可以轻松管理和快速访问重要消息。
不仅文档可以数字化，录音或缩微胶卷等也可以数字化。 此过程也非常适合归档图书馆资料，一方面可以将其提供给用户，另一方面可以保护原始资料免受损坏。
为什么建议文档数字化？
数字化允许所有文档以数字形式存储。 但决定实施它有什么好处呢？ 作为一名企业家，您和您管理的员工获得了什么？ 这些是数字化馆藏、档案和所有类型文档对您公司的积极影响。
- 节省办公空间
- 让日常工作变得更轻松
- 安全的文档存储
- 保护文件免遭破坏
- 更高质量的客户服务
- 数字化与环境保护
如何在您的公司实施数字化？
在公司中实施文档数字化是一个复杂的过程。 然而，通过适当的规划和实施，它将给企业带来很多好处。 但请记住，成功的关键不仅在于技术本身，还在于员工对变革的承诺和准备。
文档数字化系统提供商本身的工作风格也非常重要。 它应该提供全面的服务并在实施的每个阶段进行合作。
值得关注的是，它是否在实施前的面试中投入了足够的时间，以及是否提供实施后的支持和技术领域的一般业务咨询。
每家公司的实施看起来完全不同。 数字化工具和实施策略是根据企业的具体性质、行业、规模、目标和需求量身定制的。
然而，一次良好的适应必须包括以下阶段：
1. 定义目标和要求
第一步是定义您希望通过数字化文档实现什么目标。 是关于改进业务流程吗？ 节省空间？ 降低成本？
定义您的目标和要求，以便能够很好地规划整个过程。
2、现状分析
然后分析一下你们公司目前的情况。 目前使用什么类型的文档？ 它们是如何存储和管理的？
这将帮助您了解需要进行哪些更改以及可能会出现哪些挑战。
3. 选择正确的技术
下一步是选择合适的文档数字化工具和技术。 市场上有许多不同的系统和解决方案。 因此，做出满足您所有要求的明智选择非常重要。
为此，您需要对此类解决方案提供商的行业进行彻底的研究。
4. 计划和准备
选择正确的技术后，就该进行计划和准备了。 决定首先对哪些文档进行数字化，制定工作时间表并准备适当的资源。
5. 实施
现在是适当实施的时候了。 首先将选定的文档数字化，监控整个过程并定期检查一切是否按计划进行。
六、员工培训
不要忘记培训您的员工。 他们需要知道如何使用新系统以及如何管理数字文档。
7. 监控和持续改进
实施后，持续监控和改进数字化流程非常重要。
定期检查系统是否满足您的期望，是否带来预期的效益。
综上所述
数字化在现代商业中发挥着极其重要的作用，其进一步发展可期。 与时俱进并使用新技术是值得的。
更重要的是，它为公司本身及其员工、合作伙伴和客户带来了可衡量的具体利益。
文档数字化是一个可以显着改善公司运作的过程。
从提高工作效率、节省空间到保护环境——好处很多。