什么是电子签名：数字化的机遇

电子签名是将流程数字化并彻底重新思考流程以提高效率的完美方式，消除了传统流程经常出现的不经济现象。

它们的法律价值以及在多种情况下使用它们的可能性使它们成为支持数字化的强大工具。

什么是电子签名？

电子签名是一种无需打印、无需手写签名即可签署文件或合同的技术。

当以电子方式签署合同时，我们将一组电子数据（创建电子签名本身）与另一组电子数据相关联，另一组电子数据形成我们需要签署的文档或合同。

例如，这可以简单地通过单击按钮来完成。

Scrive是 Doxee 的电子签名合作伙伴，通过证据包确保这些关键元素的证据，证据包是一组描述文档所经历的所有不同事件的信息，并附加到签名文档本身。 Scrive Evidence Package 制定了行业标准，并附在每一份签署的文件中。 它是详细且最重要的是完整的高质量证据集合，涵盖了文件签名过程中的每个事件，从作者完成准备签名文件的那一刻起，直到最终签名的文件被数字密封。

电子签名具有法律约束力吗？

电子签名具有法律约束力，这要归功于证据包内的三个要素，无论文档的格式如何（纸质或数字），这些要素都必须始终存在且清晰，并且它们定义了签名文档的生命周期（从共享的那一刻起）与对方签署时。

确保所签署合同的法律价值的三个要素可概括如下：

• 意图证据，即签署人同意文件及其内容的意图
• 签字人的身份
• 文件本身的完整性，确保其未被篡改。

证据包中收集的证据由审核日志组成，这些日志显示，例如：

• Scrive UI 中协议的屏幕截图，用于展示意图
• 签名者的身份证明，可以是他们的电子邮件地址、电话号码或其他 eID 方式
• 时间参考显示事件的确切日期和时间，例如身份识别、打开文档和签名
• 最后，将数字签名（或数字印章）附加到已签名的文档上：这将防止其被篡改并确保其完整性

当我们在任何欧盟国家谈论电子签名时，我们总是首先考虑eIDAS法规，该法规从技术和法律角度规范了不同类型且具有不同特征的电子签名。 这就是为什么使用和实施电子签名解决方案为创建新服务并在正常业务和数字入职流程中产生更高效率提供了绝佳的机会。

为什么使用电子签名来简化您的数字流程？

实施电子签名有助于加快签名流程，因为它可以随时随地通过任何设备（无论是个人电脑还是智能手机）签署合同。 根据合同的具体流程和类型，您可以选择最适合要求的电子签名解决方案。 这些只是电子签名优势的一些示例，电子签名可以实现最终目标：简化数字流程。

直接的好处包括：降低管理成本、简化流程时间安排，以及只需几步即可获得具有完全法律价值的签名，即使有多个签名者也是如此。

基本电子签名 (BES) 和高级电子签名 (AES) 通常是数字化入职或签名流程的最佳选择：它们结合了效率需求和具有法律约束力的文档的需求。 BES 和 AES 易于使用，并且对签名者免费。 此外，用户不需要管理新的个人凭证、密码或其他设备，例如智能卡或 USB 令牌。 他们只需要一个电子邮件地址、一部手机和一种身份识别手段即可访问该文档并对其进行签名。

您可以使用电子签名做什么

近年来，几乎所有采购流程都已转变为在线交易，从购买各类产品到签订合同，从提供服务和保险合同到开设新的银行账户。

许多现在已经转变为数字流程的交易曾经只有在运营商在场或得到运营商的重要支持的情况下才可能实现。

这正是我们谈论数字化入职时的意思。 数字化入职流程包括将新客户继续购买产品或激活服务所需的所有步骤数字化的过程。

您可能想知道为什么我们引入这个概念以及它与电子签名有什么关系。

与客户的每一种关系，无论是新客户还是现有客户，都可以转变为数字化关系，从而使双方更加高效和满意。 但如何呢？

要实施数字化入职流程，我们需要首先审视客户关系的每个步骤，并了解如何最好地将其数字化，确保我们始终提供必要的支持并弥补“人”的缺失组件，即与操作员的接触。

这正是电子签名可以成功集成的时候，作为一种工具，可以将获取签名的时刻转变为高效、无摩擦且节省时间的过程。 如果我们以意大利的情况为例，研究表明：

• COVID-19 大流行后，68% 的意大利人希望能够通过数字渠道与公司联系 (IlSole24Ore)
• 数字化入职，包括电子签署合同，是银行业十大投资重点之一（ABILab 报告，2022 年）。

因此，让我们深入研究几个示例，看看如何使用电子签名来释放关键的数字化机会。

用例：公用事业部门

一项导致现场柜台排队时间缩短、有利于数字化的活动是购买多公用事业用品的新合同以及所有阶段和相关活动的后续管理。 在这种情况下，可以有效地使用基本电子签名解决方案，可能以“强大的”BES 的形式。 增加 SES 价值的最简单方法是使用OTP 代码（一次性密码）通过短信、应用程序或电子邮件发送给签名者。 将 OTP 代码发送到签名者拥有的设备是他们进行身份验证的一种形式，并允许该人进一步确认他们签署该特定文档的意愿。

可以通过电子邮件或将其上传到专用网络区域轻松提供必要的文件以供签名，并且可以创建日益丰富和个性化的数字客户体验。

除了合同和订阅的非物质化之外，还可以创建流程，使公司和客户之间的其他交互不再在柜台或电话上进行，而是以数字方式进行。 有了正确的工作流程以及必要的接触点和号召性用语，您就可以为客户提供与操作员预约或只需点击几下即可激活新服务的选项，从而创造交叉销售和追加销售机会。 所有文档都可以通过电子邮件或专用网络区域供签名，并且可以创建日益丰富和个性化的数字客户体验。

HR文件中的电子签名

简单的电子签名还可用于非物质化和简化某些人力资源报告和流程。 例如，在请求休假、请假、请求培训或费用报销时可以使用简单的电子签名。 在这方面，值得一提的是意大利税务局最近的一项澄清，该澄清包含在第 7 号答复中。 2021年10月20日第740号，关于费用报告的管理，这是人力资源中非常常见的文件类型。 意大利机构的回应澄清说，数字费用报告不需要合格的电子签名或员工的高级签名，因此完全有可能使用基本的电子签名。

隐私声明的电子签名

一旦签名者有机会正确查看和阅读文档本身，就可以通过简单的电子签名解决方案来签署隐私政策。 这也可以通过电子邮件来实现，或者可以在签名者使用一对凭据访问的特殊网络区域上提供信息。 签名的号召性用语可以以点击解决方案的形式（例如，明确表达签署文档意愿的按钮）放置在披露的末尾，以便签名者可以正确地查看它。

用于批准报价和采购订单的电子签名

接受估价或采购订单是可以通过附加基本电子签名来完成的另一项活动，从而实现数字化并提高此类交易的效率。 同样在这种情况下，基本的电子签名可以让您简化流程，否则需要交换、打印和扫描各种文档才能获得手写签名。 通过采用数字方法，这些步骤即使没有消除，也会大大减少。 此外，欧洲eIDAS法规明确规定了基本电子签名的法律价值，而扫描手写签名却没有明确规定。

与 Scrive 共同撰写的文章。