什么是招生跟踪软件，我为什么要关心？

随着我们世界上的一切都变得数字化，越来越多的学院和大学选择在线注册也就不足为奇了。 不仅如此，他们还摆脱了更传统的申请流程方法。 为了节省时间、空间和金钱，许多机构现在正在转向招生跟踪软件。

招生跟踪软件是旨在帮助简化学校招生流程的软件。 根据选择的软件，招生办公室还​​可以使用他们的跟踪软件来监控当前的学生。 这包括跟踪：

• 他们选择学习哪些学科

• 他们的课外活动

• 他们的预期毕业日期

• 选择加入校友会

这种类型的软件非常适合高等教育，因为它有助于收集宝贵的学生数据，然后可以在招生过程中使用这些数据。 然后可以将这些数据与当前的录取标准进行比较，从而大大降低选拔过程的难度。 然后可以将此信息与学生信息系统结合使用，以帮助简化学生的整个大学体验。

为什么录取跟踪软件与电子邮件自动化搭配得很好

虽然大学录取跟踪软件似乎有主要用途，但当与正确的配套软件结合使用时，可以收集有价值的信息。 然后可以使用这些信息来简化学生的整个大学生涯。

例如，这些数据可以插入到您校园的 CRM 软件中，以帮助生成专门针对他们及其需求的自动电子邮件。 这意味着可以更轻松地发送以下电子邮件：

• 申请状态

• 应付费用

• 适合他们研究领域的即将举行的活动

• 校园特定活动/通知等

录取跟踪软件与电子邮件自动化协同工作的 4 个真实示例

电子邮件自动化的重点是在正确的时间向正确的个人发送正确的电子邮件。 为此，大学需要能够收集有关学生的宝贵数据，以便始终向他们发送相关内容。 这就是为什么拥有招生跟踪软件对高等教育机构如此重要的原因。

使用此软件收集的信息，可以根据学生的需要来策划电子邮件。 这有助于避免任何和所有不必要的信息。

通过将录取跟踪软件与您大学的 CRM 软件相结合，您可以发送精心定制的电子邮件，例如下面列出的四个。

体育赛事电子邮件

与大学体育赛事一样大，它们并不总是每个人的一杯茶。

使用来自招生跟踪软件的信息可以帮助您创建特定的电子邮件列表。 然后可以根据兴趣领域设计和创建这些列表。

这个例子很棒，因为它是针对个人的个性化。 它允许个人立即进行必要的电子邮件更改。 大学可以效仿这个例子，向参加各种活动的学生发送自动感谢电子邮件，包括：

• 运动的

• 剧院

• 艺术及更多

这会减少浪费的资源，并使收件箱不那么杂乱的个人更快乐。

资料来源：Pinterest

接受电子邮件

一年四季，全世界的学生都在经历着被录取前可怕的等待期。 这是从他们选择的大学注册到等待学校对录取决定的回复之间的时期。 蜗牛邮件接受信的日子已经一去不复返了。 相反，越来越多的高等教育机构选择使用电子邮件进行这种通信。 由于这是要与潜在学生分享的重要且令人兴奋的消息，因此您可以通过多种方式利用电子邮件功能使其成为真正个性化的特殊电子邮件。

在下面的这个例子中，一个学生收到了一封电子邮件通知，只是为了打开邮件并庆祝她被北卡罗来纳州立大学录取。

对于选择将招生跟踪软件与其 CRM 软件结合使用的大学和学院，一旦学生的申请被接受，该软件就会触发录取电子邮件活动。 这非常好，因为它允许高等教育机构链接到他们的宝贵资源，例如：

• 学生资料包

• 财务部门信息等等

来源：推特

学生生日邮件

向你的学生展示你的关心！ 与其像对待其他学生一样对待他们，不如花时间创建生日电子邮件并将其发送给您的学生团体？

使用录取跟踪软件收集的数据可以使这个过程变得非常简单。 更好的是，一旦您将它与您的学生信息系统或 CRM 软件结合起来，您就可以在学生或校友生日临近时自动从东伊利诺伊大学发送这样的消息。

这个概念可以应用于各种学生纪念日，包括：

• 毕业

• 入住天数

• 与学生感兴趣的领域有关的校园活动

来源：Gmail

校友会邮箱

毕业后，学生与该机构的关系不必就此结束。 一旦学生开始接近毕业，就可以发出校友会活动。

这些活动可用于要求学生在毕业前加入协会，并在毕业后发送提醒电子邮件。 如果他们的校友会费没有被支付或学生选择让他们的会员资格失效，也可以发送提醒电子邮件。

重新参与电子邮件活动也是利用招生跟踪软件和其他学生信息系统收集的信息的好方法。 如果您发现某个学生从校友名单上掉了下来，您可以发起重新参与的电子邮件活动，以尝试吸引他们回来。

来源：Gmail

高等教育的电子邮件营销最佳实践

了解如何将招生跟踪软件与您的电子邮件营销工作结合使用是很棒的。 但是，我们必须介绍一些针对高等教育机构的电子邮件营销最佳实践。

随着一切都数字化，有些人可能会问为什么重点应该放在电子邮件上，我们有你的答案。 电子邮件是目前产生最高整体投资回报率的数字渠道。 每花费 1 美元，电子邮件营销就会产生 38 美元的投资回报率。

当然，社交媒体可以在交流中发挥重要作用。 然而，电子邮件被认为是 Facebook 和 Twitter 加起来的近 40 倍。

为了让您开始，这里有一些创建成功的高等教育电子邮件活动的技巧。

细分您的电子邮件列表

正确分割您的电子邮件列表至关重要，尤其是对于学院和大学。 这些机构有海量的电子邮件列表，简单地向每个机构发送相同的内容，对每个人来说都是浪费时间和资源。 因此，将您的电子邮件列表分为以下类别非常重要：

• 注册状态

• 专业或学校

• 校园生活情况

• 家庭所在地

• 课外兴趣

• 社交俱乐部

现在，这些列表看起来很熟悉，它们应该很熟悉，因为可以使用您的招生跟踪软件收集这些数据。 获得该信息后，您可以相应地细分您的列表，确保每个人都能及时收到相关内容。

个性化很重要

随着分段而来的是个性化，而个性化不仅仅是在电子邮件的开头简单地包含学生的姓名。 再一次，个性化是在正确的读者最需要的时候将正确的内容发送给他们。

这需要电子邮件营销人员真正了解他们的订阅者，在这种情况下，包括校内和校外的学生。 与列表细分一样，您需要了解学生的兴趣、学术和课外活动、他们如何度过时间等等。 获得该信息并进行相应细分后，您可以向他们发送相关的、个性化的消息，他们会发现对他们有用。

为所有设备设计您的电子邮件

随着一切都在线上进行，保持品牌凝聚力至关重要。 这意味着在您的网站、印刷材料和电子邮件中使用相同的品牌。 由于电子邮件对日常学生来说非常重要，因此确保您的校园电子邮件在所有设备上都能正确打开绝对至关重要。

曾经有一个响应式电子邮件设计就足够了。 这意味着您的消息将根据查看它的设备屏幕的大小改变其大小。 虽然这是朝着正确方向迈出的一步，但并不能确保您的所有内容都可以轻松查看。

相反，更重要的是确保您的电子邮件被设计为适合移动设备。 这意味着无论阅读器使用哪种设备，您的电子邮件看起来都一样。 虽然它并不完美，但随着越来越多的人开始在移动设备和智能手机上打开电子邮件并与之交互，它正在迅速成为标准。

来源：艾玛

在您发送之前始终进行测试

这一点怎么强调都不为过。 使用电子邮件列表中的一小部分样本来测试您的电子邮件有助于确保您将正确的信息发送给想要接收它的人。 A/B 测试允许您测试电子邮件的各种组件。 这是通过创建一个“A”版本和一个“B”版本来完成的，然后将它们发送到您的电子邮件列表的两个小样本中。 无论哪个表现更好，都应该将其发送到电子邮件列表的其余部分。

包起来

出于多种原因，招生跟踪软件是高校电子邮件营销人员的绝佳工具。 最重要的是，它可以帮助他们收集向学生和教职员工发送高质量电子邮件所需的重要信息。 一旦他们掌握了这些信息，采取以下四个步骤将帮助您设计最适合您机构需求的电子邮件活动：

• 细分您的电子邮件列表

• 个性化是必须的

• 移动友好设计至关重要

• 在您发送之前始终进行测试

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