什么是采购订单？ – 充分理解处理一个
已发表: 2022-05-11采购订单对于所有业务活动都是必不可少的。 然而，“什么是采购订单”和“企业如何有效处理订单”对于许多新企业主或打算创业的人来说仍然是棘手的问题。 不用担心。 本文将回答您有关采购订单的所有问题。
内容
什么是采购订单？
采购订单 (PO) 是由买方创建并提交给卖方的具有法律约束力的文件。
采购订单帮助企业跟踪他们的采购——数量、成本、付款时间，因为一切都将列在发票和装箱单上。 它们对于监控库存水平也很重要，因为它们会跟踪物品数量和交货时间。 这使它们成为记录的重要组成部分，并将供应商错误的风险降至最低。
PO 对供应商也有利。 由于采购订单编号与发票和装箱单相符，他们应该有时间准备产品并及时准确地收到付款。
采购订单如何运作？
1. 采购员创建采购申请
首先，管理层通知贵公司的采购部门必须下订单。 公司将此文件发送给采购部门以跟踪订购的货物。
2. 买家创建订单
在商定要购买的商品时创建订单。 PO 列出订单日期、FOB 运输信息、折扣条款、买卖双方姓名、所购商品的描述、商品编号、价格、数量和 PO 编号。
3. 卖家接受（或拒绝）订单
买家将订单发送给供应商，供应商决定他们是否可以并且想要完成订单。 一旦订单被接受，它就成为对双方具有法律约束力的合同。
4. 买家记录购买
买方支付约定的价格（或订单上指定的约定日期）——供应商将采购订单连同发票一起发货。 买方的财务部门然后将这张发票与采购订单进行比较，以确保两份文件一致。
供应商将在规定的日期交付产品，买方将付款。 双方必须相应地履行采购订单。
采购订单类型
1. 标准采购订单（一次性采购订单） ——此订单协议一直有效，直到买家收到所有物品。
它用于不规则的、稀有的或一次性的收藏。 它包含完整的采购规格，详细说明价格、数量、付款和交货时间。
2. 计划采购订单（Pre-order） ——与上述类似，但这通常是一份较长期的协议，不包括允许买方预测未来需求的交货日期
所有必要的信息都必须按计划的顺序呈现，例如商品和服务的详细信息及其成本。 当为特定项目设置交付信息时，将发布一个发布以确认交付时间表。
3. 一揽子采购订单——较大的公司可以使用一揽子订单来跟踪为特定部门或项目订购的所有物品。 一揽子订单可能包含也可能不包含定价。
此采购订单通常用于从供应商处重复采购特定项目，例如 B. 主要材料和消耗品。
4. 合同采购订单
合同采购订单用于在买卖双方之间创建协议和交付条款，作为持续业务关系的基础。 如需订购产品，在标准采购的情况下，买方可参考合同订单。
采购订单的好处
1. 避免重复订单
当公司扩展业务时，采购订单可以帮助跟踪订购的内容和订购者。 即使买家订购了类似的产品，检查发票也可能具有挑战性。 该订单用作要支付的发票的支票。
2. 跟踪收到的订单
这似乎很明显，但是一个组织良好的订购系统可以简化库存和运输管理，因为它可以让您随时轻松查看进货的产品。
3. 他们确保清晰的沟通
订单的核心是传达所有购买细节。 您可以通过澄清、解释和记录每个部分来避免潜在的未来冲突或混乱。
4. 作为法律文件
如果在未来的交易中对订单或约定价格发生争议，订单将作为可执行的法律文件。 最重要的是，它们保护双方。
采购订单的缺点
1. 更多文书工作
PO 会创建额外的文书工作，这对于较小的采购来说可能很烦人，而对于较小的团队来说则很耗时。
2.它可能很容易更换
虽然它们不作为供应商和供应商之间的法律合同，但信用卡可以代替 PO 来帮助记录购买。
采购订单包含什么？
- 采购订单号——它允许各方将需求与发货和发票相匹配
- 买家详细信息——包括公司名称和联系方式
- 送货详情– 送货地址、送货方式、日期和送货时间
- 供应商详细信息- 供应商信息，以及供应商业务负责人的适当联系方式
- 相关条款——包括付款条款和任何其他词语，例如运输安排。
- 项目清单——包括类别编号、数量、价格和总数。
- 商品和服务的描述——在项目列表中添加上下文
电子商务商店如何有效处理采购订单？
1. 跟踪订单
店主每个月都要处理大量的订单信息。 有针对性的订单号规范有助于快速跟踪和检查其状态。
企业家可以使用代码来查找特定订单并快速查看其详细信息。
2.允许批量订单
电子商务商店允许客户批量订购。 这将帮助客户，尤其是 B2B 商店，在一个订单中购买任意数量的产品，从而减少在线商店必须管理的订单数量。
3. 使用条形码和提前发货通知
对于所有进货，买家可以为每个产品提供带有条形码标签的发货通知。 它可以帮助卖家通过扫描条形码立即识别哪些订购的产品到达接收点。
使用条形码有助于有效控制库存系统，因为店主可以识别每件商品并将其与有效订单相匹配。
4.根据订单号设置发票号
在您的商店完成购物狂欢后，将订单、运输信息和发票的副本自动邮寄给客户非常重要。
为了方便管理订单和发票，店主需要根据订单号汇总发票号等信息。 当客户支付账单时，这使得系统易于管理。
结论
已经解释了有关“什么是采购订单”这个问题的所有内容。 如果您打算创业，希望这篇文章对您有所帮助。
对于店主来说，请记住，随着当今电子商务的发展，在线订单的增加是不可避免的。 您需要主动有效地管理订单，因为这会直接影响他们的业务成果。