什么是采购订单？ 采购订单概览

让我们谈谈采购订单和管理您的供应商。
要经营您的小型企业，您需要特定的商品或服务，因此您需要联系您的供应商并解释您的要求。 他们提供它。 你必须付钱给他们。 故事结束。
听起来太简单了？ 这是。 是的，获取物品的过程可能比之前描述的要复杂。 付款问题、供应短缺、导致不正确装运的误解和进度延误都可能发生。

但是，以无缝、及时的方式从可靠的供应商处获得服务并非不可能——这是可能的，使用采购订单会有所帮助。

什么是采购订单？

采购订单肯定是您在管理公司用品时每天都会遇到的事情。 采购订单或 PO 是客户交付给供应商以授权交易的正式文件。 它包括与采购相关的重要详细信息，例如订单日期、金额、价格、付款条件和交货日期。 每个采购订单都有一个特定的参考编号，用于跟踪和监督。

采购订单对于获取供应品、跟踪库存和获得付款至关重要。 因此，商业交易的基本组成部分之一是采购订单。 他们跟踪您的财务交易，从采购物资到销售成品。 简而言之，采购订单是买卖双方的重要文件，其中包含有关交易的详细信息，可在出现分歧或误解时用作参考。

PO 编号含义：PO 编号类似于发票编号，用于标识在卖家面前下达的特定订单。

采购订单的好处

采购订单对企业非常有利，因为它：

• 帮助跟踪付款和订单
• 记录支付给不同供应商的金额。
• 保存审计记录
• 管理未来通信的参考资料

采购订单的类型

必须记住，并非所有采购订单都是平等的。 如果您看过一份采购订单，那么此时您可能已经全部看过了，但事实并非如此。 有五种不同的采购订单，每一种都携带不同数量的信息。

1. 标准采购订单

最受欢迎和最知名的采购订单是标准采购订单。 在这种情况下，买方了解交易的细节，可以指定他们购买的产品或服务，以及数量、交货日期和付款条件。
例如，打印机墨盒不足的企业可能会提交正常的采购订单，因为他们确定了所需的数量和交货日期。
根据您的要求，可以为各种不同的目的创建标准采购订单，例如：

• 提供服务
• 分包
• 寄售

2. 计划采购订单

通过提前提交预定的采购订单，买家可以预测他们的业务未来需要多少商品。 在这种情况下，商品、价格和付款条件是已知的，但数量和交货日期是推测性的，并且取决于有根据的猜测。
例如，如果打印机墨盒数量不足的同一家公司下达预定采购订单，则负责的采购员将通过更灵活的交付时间表确定他们需要多少个打印机墨盒。

3. 一揽子采购订单

当使用一揽子采购订单时，买家同时提交多个订单以讨价还价。
例如，一家公司会考虑使用一揽子采购订单来购买打印机墨盒和纸张，如果这样做可以使其与单一供应商协商更便宜的价格。

4. 合同采购订单

最正式的类型是合同采购订单。 在这种情况下，指定销售条款的合同由买方和卖方在发出参考该合同的采购订单之前签署。 这种采购订单提供了最全面的法律辩护。
以打印机耗材为例，如果这些企业与供应商签订合同，定义货物、数量、定价和交货时间表，然后通过常规采购订单跟进，则这些企业将受到合同采购订单协议的约束。

5. 数字采购订单

定义的采购订单程序可以使采购过程顺利进行，对买卖双方都有利。
在 Microsoft Excel 或 Open Office 中，可以快速创建和共享数字采购订单。 当您打开一个新的电子表格时，选择更多模板，然后在搜索栏中输入“发票”，您可以访问预先存在的模板。

发票和采购订单的区别

采购订单由买方编写，而发票由卖方编写。 当有指定的付款条件（net 30、net 60、FOB等）时，卖家可以发送发票来收取货款。 他们还可以发送余额为零的发票，以表明已收到订单付款。

类似的信息，包括账单地址和送货地址，都可以在采购订单和发票上找到。 发票通常包括对采购订单编号的引用以及发票编号，以验证两个文件之间的关系和对应关系。

采购订单中的订单信息和其他技术细节通常不包含在发票中，这一事实是一个主要区别。

采购订单格式信函

word 和 excel 格式的采购订单格式在任何地方都可以接受。

甚至可以在线下载样本或预先存在的采购订单模板。 Excel 工作表或 Word 文档可用于创建简单的 PO 格式。 以下字段通常在标准采购订单中找到：

1.页眉：

文档的标题部分包含有关采购订单和您的业务的重要信息。 此处提供了以下详细信息：

• PO 编号 – 这是一个特殊编号，用于跟踪订单。
• PO 日期 – 发出采购订单的日期
• 客户详细信息——包括公司名称、注册地址和买方的 GST 信息。
• 供应商 ID – 唯一的供应商 ID 由买方分配给特定供应商。

2.供应商信息：

这包含有关供应商的信息，例如公司名称、地址、联系信息和 GST 信息。 为了保存审计记录，某些细节是必要的。

3.交货详情：

例如交货时间、地点和交货方式，都包含在交货详细信息部分。 如果您希望邮寄产品，您必须提供送货地址和任何其他必要信息。

4. 付款条件：

它包含有关税收、运费、折扣、信用条款和其他条件的信息。 这些数据是 PO 格式的重要组成部分，因为它有助于创建发票，并在必要时帮助解决未来的争议。

5. 订单详情：

它包含有关订单的信息，例如 SKU ID、商品或服务的描述、所需数量、单位成本和交货日期。
因此，它提供了订单的概览，包括总成本、运费、折扣和税费。

采购订单如何运作？

采购订单程序相当简单。 在入围卖家或供应商之前，您应该列出必要的物品。 与供应商协商购买条件和价格是下一阶段。 采购订单就是这样制定的。

为了更好地理解 PO 的功能，让我们从头到尾，从创建到付款来检查一个 PO：

1. 买方创建采购订单

首先，买方必须通过输入必要的数据来创建采购订单，例如日期、账单地址、送货地址、金额、数量、交货日期、批准人和其他相关数据。 Excel 或 Word 可用于创建 PO 格式。 确保它简洁易懂，便于卖家理解。

2. 采购员向内部团队提交采购订单以供审批

买方必须与内部团队共享准备好的 PO 以获得所需的权限。 组织使用的正常 PO 格式可确保准确的信息和内部批准。 此外，具有共同的结构允许每个订单的灵活性，同时节省时间。

3. 向供应商发送采购订单

一旦获得内部批准，采购订单就准备转发给供应商。 与卖方共享采购订单并给他们合理的时间来批准它是一个聪明的主意。

4. 卖方审批采购订单

收到 PO 格式后，卖方对其进行审核并确定是否可以履行。 在卖方接受 PO 后创建合同，使其具有可执行性。 作为此过程的一部分，卖方必须将授权采购订单的副本退还给买方。

5. 订单完成

必须在卖方确认后履行采购订单。 将物品运送给买方是卖方的责任。 账单也由供应商创建并与产品或服务一起交付。 此发票必须由买方保管和处理，以满足会计需要。

6. PO结算

在此步骤中，根据采购订单支付商品和服务的款项。 您可以在付款后关闭采购订单并保留记录以供将来参考。

结论

尽管最初看起来很困难，但创建采购订单对于有效管理公司的资金至关重要。 您可以确保使用正确的采购订单格式记录有关业务交易的必要信息。 在线 PO 模板使您的 PO 创建和维护过程变得简单。

常见问题

1. 采购订单是什么意思？

答：采购订单或 PO 是客户交付给供应商以授权交易的正式文件。 它包括与采购相关的重要详细信息，例如订单日期、金额、价格、付款条件和交货日期。

2. 采购订单有几种类型？

答：采购订单有5种类型：

• 标准采购订单
• 计划采购订单
• 一揽子采购订单
• 合同采购订单
• 数字采购订单

3. 订单号是什么意思？

Ans: 这是一个特殊的号码，用于跟踪订单。