什么是退回的电子邮件？ 发件人如何限制它们？

当您发送的电子邮件被软退回或硬退回（稍后会详细介绍）时，您需要立即采取措施确保您的电子邮件送达率不会受到影响。 虽然其中一些电子邮件不会使您的绩效下降太多，但如果您不诊断问题，它们仍然会对您的品牌造成持久的损害。

为了提高您的送达率并确保您发送的每封电子邮件都安全地进入收件箱，让我们探讨导致电子邮件退回的原因，以及您可以立即采取的措施来降低电子邮件退回率。

什么是退回的电子邮件？

“退回”电子邮件意味着您的邮件无法传递给预期的收件人。 您会收到一条通知，告知您的电子邮件在发送后不久就被退回了，您应该立即评估这是一个长期存在的问题还是可以轻松解决的问题。

有两种具体类型：硬退回和软退回。

硬退回

硬退回电子邮件表示存在永久性问题，这意味着您尝试发送到的地址不存在或您无法向其发送电子邮件（这是一个更大问题的迹象）。

如果您在发送电子邮件后收到硬退信，请从您的外联中删除该地址。 如果您继续向该地址发送电子邮件，将会削弱您的整体电子邮件送达率和发件人声誉。

软反弹

但是，软退回电子邮件是一个可以修复的临时问题。 这意味着目标收件人的电子邮件地址存在，但他们的邮箱或您的邮件存在问题，需要在电子邮件完全送达之前修复。

是什么导致电子邮件退回？

在某些情况下，您的电子邮件退回通知会具体告诉您邮件未送达的原因。 否则，您需要自己诊断问题。

如果发生以下情况，可能会发生硬退回：

• 您的收件人地址拼写错误
• 收件人的域不存在
• 您的消息被接收服务器阻止

如果您在收件人的地址中没有看到拼写错误并且确定该域存在，则它可能是软退回电子邮件。

在以下情况下可能会发生软反弹：

• 收件人的电子邮件服务器当前已关闭或过载
• 您发送的电子邮件或文件太大
• 收件人邮箱已满

软退回邮件可能会自行解决，因为邮件会不断尝试自行投递。 否则，您将需要减小电子邮件文件大小以克服软弹跳。

电子邮件退回会影响送达率吗？

您收到的电子邮件退回次数最终会损害您的发件人声誉。 如果任其发展，它们将导致您的更多邮件落入垃圾邮件或完全被阻止。

除非您一直发送大文件邮件，否则软退回电子邮件不是主要问题。 然而，硬退回的电子邮件需要立即采取行动，因为如果不加以处理，它们可能会对您的发件人声誉和送达能力造成严重损害。

您如何计算跳出率？

您可以通过将收到的退回电子邮件数量除以发送的电子邮件总数，然后将该数字乘以 100 来计算您的电子邮件退回率。这将得出您的退回率百分比。

例如，如果您发送了 300 封电子邮件，其中 15 封被退回，则退回率为 5%（按 (15/300) x 100 计算）。

大多数电子邮件营销和电子邮件送达率工具会在您参与外展时自动计算您的跳出率，并随着时间的推移跟踪您的跳出率。 这对于快速识别策略中的潜在问题非常有帮助。

帮助您降低电子邮件退回率的提示

您可以做些什么来降低电子邮件的退回率？ 幸运的是，通过遵循以下提示，可以很容易地在邮件被退回之前捕捉到它们（或者如果被退回则修复它们）：

1.验证您的电子邮件

提高电子邮件送达率的第一步是验证您的电子邮件。 您需要实施三个特定的电子邮件身份验证标准：

• 发件人政策框架 (SPF)
• 域名密钥识别邮件 (DKIM)
• 基于域的消息身份验证、报告和一致性 (DMARC)

总之，这些都将提高您的电子邮件安全性，并限制您的电子邮件被用于网络钓鱼和欺骗攻击的机会。

2. 验证您的电子邮件域

在发送电子邮件营销活动之前，您应该验证收件人的电子邮件域是否存在。 团队会犯许多常见错误，例如将 .ai 地址与 .com 地址混淆，或者在其电子邮件域是其全名时使用公司缩写。

考虑实施一种工具，在发送电子邮件之前验证电子邮件域是否存在。 或者，手动查看您的外展列表并创建一个文档来识别经常使用不当的域，例如 @dell.com 与 @dellinc.com 与 @delltechnologies.com。

3. 避免发送类似垃圾邮件的电子邮件

如果您的电子邮件听起来像垃圾邮件，那么您的收件人会将它们标记为垃圾邮件。 为您的听众使用清晰且相关的语言。 避免使用过于销售的语言，并尽量不要依赖常见的垃圾邮件触发器，如“免费”或“立即行动！”

4. 跟踪您的电子邮件送达率

您的可送达性是您的电子邮件程序健康状况的主要信号。

如果您的电子邮件送达率很差并且未能纠正您的做法，您可能会完全无法发送邮件，并且需要完全重建您的基础架构——这是没人愿意做的。

监控您的电子邮件送达率，如果您的跳出率开始显着上升，请暂停任何外展活动，直到您了解问题所在。

5. 与您的电子邮件活动保持一致

您的客户注册接收您的电子邮件，因为他们想收到您的来信。 与您的宣传保持一致（但不要过于激进），以便您的买家记住您的品牌以及他们为什么与您一起购物。

如果您只在购物旺季发送电子邮件，您的客户可能会在淡季忘记您的品牌。 因此，当您尝试再次发送给他们时，您的消息似乎是未经请求的——导致他们取消订阅或将您标记为垃圾邮件。

6.确保您的电子邮件列表是基于许可的

为减少退订和垃圾邮件投诉，请务必确保外展列表中的每个人都明确表示允许接收您的电子邮件。

确保同意的一个好方法是双重确认。 这是新订阅者收到一封电子邮件，要求他们在继续接收来自您品牌的电子邮件之前确认订阅。

7.保持良好的电子邮件列表卫生

改善电子邮件列表卫生是提高送达率和阻止电子邮件退回的最终方法。 为了改善列表卫生，请定期清理您的 CRM 数据以确认条目准确无误且没有重复记录。 如果您收到硬退回电子邮件，请立即将其从列表中删除。 良好的列表卫生也将帮助您避免将邮件发送到垃圾邮件陷阱。

告别退回的电子邮件

退回的电子邮件会严重影响您的送达能力。 请务必遵循这些提示，以防止它们出现、提高交付能力并保护您的底线。

想知道您还可以如何提高交付能力？ 查看我们的列表卫生指南，了解导致列表卫生不良的常见罪魁祸首、它们如何影响您的电子邮件性能，以及帮助您成为一流发件人的最佳实践。