我们正在实施 DAM！我从哪说起呢？

已发表: 2022-06-22

恭喜！您已获得公司首个数字资产管理 (DAM) 解决方案的批准和预算，并准备好加入。现在怎么办？当您面临以下问题时，您在 DAM 旅程初期的兴奋很快就会让位于忧虑：我从哪里开始？

我的资产在哪里？

在决定合适的 DAM 系统和所需的存储量之前，您需要全面了解您正在使用的资产数量和文件大小。如果您的公司生产大量将存储在 DAM 中的高分辨率视频资产，则可能会占用大量存储空间。开始挖掘和收集贵公司的资产永远不会太早。

为了从您的 DAM 中获得最大价值，它需要成为您所有资产的唯一真实来源。不遗余力。考虑所有文件类型，包括图像、视频、文档和源文件。不要假设您的所有资产都在公司共享驱动器上。共享驱动器是一个很好的起点，但请确保您也在查看 Sharepoint 网站，拨打任何外部存储设备的电话，并了解您的用户是否有将东西存储在硬盘驱动器上的习惯。贵公司是否与代理机构合作？确保他们已向您提供了合同规定的所有文件。

早期指标

一旦您在收集所有资产方面取得了进展，请查看您收集的内容，看看您是否可以开始确定一些广泛的初步要求：

您的 DAM 需要适应哪些文件类型和大小范围？
鉴于您看到的资产的数量、深度和历史，是否应该从第一天起就将所有东西都放入 DAM 中？还是选择一个关键日期并将从那天开始创建的所有资产上传到 DAM 中，同时将档案资产保存在另一个位置是否更有意义？请记住，如果您将档案资产保存在单独的位置，则指定用户应该可以快速轻松地访问它们。您通常会发现，一些仍获准供当前使用的遗留资产将超出您为启动而加载到 DAM 中的范围。这些资产需要根据用户的请求上传到 DAM。
您通常会为单个资产生成多个演绎版吗？例如，您是否不仅有原始版本，还有缩略图、小、中、大版本？
您是否需要考虑版本控制？当您将资产的新版本上传到 DAM 中时，您是否需要保留所有以前的版本以进行存档并将它们与当前版本相关联？是否需要跟踪跨版本的特定更改？
您的部分或全部资产是否有特定的法律或监管要求？

见双。或三倍。

您希望尽快解决的另一项与资产相关的任务是重复。由于资产分散在多个位置，相同资产的重复副本必然位于多个位置。它们可能都具有相同的文件名，以便于识别，也可能不会。通常，您的创意团队或内容专家训练有素的眼睛可以识别具有不同文件名的重复资产。

在收集资产时越早开始识别和清除重复项越好。您可能已经熟悉“垃圾进，垃圾出”原则，并且在准备要上传到 DAM 的资产时应该记住它。当然，你可以把所有东西都扔进去，然后再清理，但是你会吗？同时，它给您的最终用户造成了多少混乱，其中一些人是第一次接触 DAM？您需要在某个时候找到时间和资源来解决重复问题，因此在您准备好将资产批量上传到闪亮的新 DAM 之前，请优先处理。您可以通过将元数据放在可能会在上传到 DAM 后不久被删除的资产上，从而节省自己不重复工作的时间。

谁在驾驶这辆 DAM 火车？谁在兜风？

认真考虑引入 DAM 图书管理员。越早越好。您可能对将 DAM 预算的一部分花在全职图书馆员身上犹豫不决，是的，我可能对这一点有点偏见，但每一分钱都值得。如果这是您公司的第一个 DAM，那么从一开始就拥有一位致力于项目的图书馆员尤其重要。为了充分利用您的投资，请寻找具有 DAM 经验的人：选择、设置和维护 DAM。尽快把他们带进来。从长远来看，这将为您节省时间和金钱，因为它们可以使您免于过早做出决定，您必须在以后投入资源进行修复。

作为帮助三家公司推出 DAM 的图书管理员，我非常清楚什么是不该做的，并且我可以引导您避免做出您以后会后悔的决定。等到你意识到自己不知所措并做出了一些不太理想的决定时才带人进来，这意味着你的图书馆员可能会在他们进入“修复”模式后花费数月甚至数年时间损害控制并试图说服用户他们可以信任没有给人留下最佳第一印象的系统。

如果您的 DAM 图书管理员是您的火车司机，那么您的利益相关者就是您的头等舱 VIP 乘客。应尽早确定他们并获得他们对项目的承诺。这让他们有时间从他们的领导那里获得任何必要的批准，并为他们的时间承诺做好准备。在确定利益相关者时，请确保您包括来自公司各个独立部门的直接参与 DAM 的人员。应代表包含 DAM 常规最终用户的任何组或部门。并且不要忘记 IT 和法律部门需要包括在内。

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见条款。

虽然您希望确保您在公司的每个相关领域都有发言权，但要小心建立过大的利益相关者群体，这可能会使讨论变得笨拙并导致问题达成共识。利益相关者的部分职责是代表他们各自的部门并在会议中为他们发出单一的声音，因此每个领域只需要一个利益相关者。为您的利益相关者明确定义角色的参数和您的期望。确保他们知道将涉及的时间承诺，并承诺他们愿意并且能够在工作期间保持完全投入。利益相关者的参与可以极大地帮助或损害项目的进度和时间表，因此从一开始就设定明确的期望。