2023 年 10 款适合远程团队的最佳虚拟办公软件

在当今世界，个人越来越渴望在不同地点自由工作，虚拟办公室的概念无缝地促进了这种可能性。 随着远程工作的激增，对实现高效虚拟办公室运营的专用工具的需求也相应增加。 这些虚拟办公工具适合广泛的企业，从新生的初创公司到成熟的公司。 根据最近的研究，令人震惊的是，70% 的大型企业和 62% 的小型企业已经采用了虚拟办公室解决方案。 这些工具提供了一系列功能，有效消除了对物理办公空间的需求，使个人能够在远程位置熟练操作。 虚拟办公工具的部署有助于提高企业的专业性和可信度。

虚拟办公室趋势的轨迹是快速增长。 当您开始建立自己的企业时，您将意识到其成功扩张所需的多样化技能分散在全球各地。 通过利用虚拟办公室的功能，您可以超越地理界限吸引人才并利用服务。

该博客深入探讨了基本的虚拟办公工具领域，推出了精选的最佳可用选项。 这里探讨的虚拟办公室工具有望简化您的运营、增强沟通并将生产力提升到前所未有的高度。

最佳虚拟办公工具

下面，您将找到一系列专为虚拟办公环境量身定制的工具，每个工具都旨在优化您的远程工作体验。

团队流程
Dropbox
时间医生
松弛
特雷洛
索可可
飞涨
串联
去会议
同步工作

团队流程

Teamflow是为卓越的远程团队提供的在线工作空间。 它重现了员工在实体办公室工作时所怀念的随意、无计划的聊天的自发性以及无缝的团队协作。 虚拟办公软件建立在三个理念之上：空间性、持久性和应用程序。

当业务团队首次在 Teamflow 中设置时，应用程序首先自定义布局，然后设置办公桌、工作区域和会议室。 团队还可以集成记事本或白板等应用程序，并嵌入幻灯片或 Google 文档等应用程序。 使用该软件时，团队可以在虚拟办公室平面图上的气泡中看到他们的视频，就像他们在物理办公室中看到彼此一样。

此外，通过该平台，员工可以跟踪队友的通话、实时拨号并实时分享有价值的见解。 这些功能使团队能够庆祝他们的胜利，并通过协作知识共享帮助成长。

团队流程的特点

• 会议空间：用户可以从各种会议空间中进行选择以满足自己的需求，为例行的 1:1 会议设计舒适的角落办公室，并使用 Teamflow 构建他们最喜欢的虚拟场地。
• 空间音频：该平台的空间音频功能允许团队创建自然的工作空间，同时鼓励自发互动。
• 多屏幕共享：将不再有限制性的、笨拙的视频会议，无需通过访问多屏幕共享功能来选择或切换窗口。
• 应用程序集成：Teamflow 便捷的应用程序集成将 Trello、Google Docs 和 Notion 无缝带入员工的共享工作区。

优点

• Teamflow的交互模型让业务团队感觉就像在实体办公室一样。
• 有效协作，减少会议安排时间。
• 易于使用的平台，由客户代表指导您完成入职流程。

缺点

• 相机设置不提供虚拟背景或模糊效果的选项。
• 该软件不提供麦克风和网络摄像头，这使得共享屏幕时的沟通变得困难。
• 用户在共享屏幕时没有隐私。

定价计划

Dropbox

Dropbox 就像一个现代化的工作空间，旨在帮助用户减少繁忙的工作，让他们专注于对自己重要的事情。 它是一个云文件存储和同步平台，所有团队内容都汇集在一起​​。 该软件允许用户在线备份文件并在不同设备上同步所有本地 Dropbox 文件夹。 用户可以通过笔记本电脑、手机、电脑或平板电脑上安装的任何网络浏览器或 Dropbox 应用程序访问此文件共享服务。 此外，它允许员工与团队成员共享Excel和PowerPoint等数据和文件，并实时更改文档。

当用户订阅该平台时，他会在称为“云”的在线服务器中分配一定量的存储空间。 并且在手机或电脑上安装Dropbox应用程序后，存储在Dropbox中的文件也可以复制到Dropbox服务器上。 这些工具使用户能够将所有文件放在一个位置，从而更容易在所有设备上查找和同步，从而使他们能够随时随地访问文件。

Dropbox 的功能

• 云存储：通过在线云存储，Dropbox 允许用户保证文件的安全。 此外，他们还可以通过付费套餐获得高达 2GB 的免费存储空间和 100GB 的存储空间。
• 加密安全：平台采用256位AES加密安全，让用户安全放心地共享最机密的文件。
• 分享截图：使用该工具时，用户无需截图，将其拖入Dropbox，然后复制分享链接。 他们可以通过启用 Dropbox 的屏幕截图共享功能来快速共享屏幕截图。
• 为文件添加评论：通过平台的评论功能，用户可以讨论对特定文件的更改。

优点

• Dropbox 应用程序几乎适用于所有操作系统。
• 自动备份和同步文件。
• 该软件提供了一系列灵活的协作工具。
• 它提供了出色的应用程序集成和离线功能。

缺点

• 免费用户的存储限制很差。
• 与其他类似工具相比，Dropbox 的付费订阅费用昂贵。
• 它提供有限的搜索功能。

定价计划

Drew Houston—Dropbox 首席执行官兼联合创始人 | 互联网企业家

Drew Houston 是一名软件工程师和互联网企业家，于 2007 年创立了云存储服务 Dropbox。截至 2020 年，他的净资产估计为 24.6 亿美元。

初创公司Talky Megha Rani

时间医生

Time Doctor是一个基于云的时间跟踪和管理平台，企业用它来监控员工的生产力。 该平台允许用户访问多种工具来进行时间跟踪、工资管理、网络活动监控和报告。 例如，如果员工离开任务时间太长，它会发送分心警报。 它还可以截屏和屏幕录像作为雇主的证据。

通过时间医生，雇主可以输入在每个业务项目上花费的时间，并计算员工的计费和非计费工作时间。 通过此解决方案，他们还可以跟踪员工在聊天、通话、会议、互联网使用和其他活动上花费的时间。 工资单功能允许公司记录员工的工作时间并创建每周或每月的工资单。 此外，Time Doctor还可以与多个项目管理和会计软件集成，例如Slack、JIRA、Salesforce和Basecamp。

时间医生的特点

• 时间跟踪：时间医生允许雇主跟踪他们及其员工的时间，以了解全天做了什么。 此外，该软件还创建每个业务项目、任务和客户所花费时间的摘要。
• 在线时间表和工资单：该平台创建无缝的时间表和工资单，经理可以根据需要进行审查和批准，并根据工作时间向员工支付工资。
• 项目管理和预算：通过时间医生，用户可以有效地调整项目和预算。 他们可以创建任务、分配项目并查看进度，从而简化项目管理。
• 生产力测量和总结报告：该应用程序允许经理查看实时进度的屏幕截图。 它创建网站和应用程序使用情况、客户细分等的每日和每周摘要报告。

优点

• 无需选择任务即可帮助跟踪时间。
• 支持手动时间编辑。
• 提供移动应用程序，并可作为功能强大的 Chrome 扩展使用。
• Time Doctor 提供 API 来集成任何软件应用程序。

缺点

• 它提供有限的自定义选项来生成报告。
• 该平台广泛的跟踪功能可能会被员工视为入侵。
• 其定价结构可能不适合小型企业和初创企业。
• 一些用户发现学习软件的界面和功能具有挑战性。

定价计划

2023 年 14 款最佳工作流程自动化软件工具

发现最佳的工作流程自动化工具来简化您的业务流程。 获取顶级工具、其功能和价格的最新概述。

StartupTalky Pratyusha Srivastava

松弛

Slack 是一款工作场所消息应用程序，可用于发送消息和文件。 简单来说，它是一个即时通讯工具。 该应用程序旨在使用户能够轻松通信，同时消除使用多个通信应用程序时出现的“应用疲劳”。 它提供两种类型的聊天 - 直接消息或 DM（人对人聊天）和频道（群聊）。 Slack 频道可以是公共或私人聊天组，其中前者允许任何人查看并加入聊天组，后者仅允许频道成员查看并加入聊天组。

所有真正的通信都发生在聊天窗口中，用户可以在其中阅读消息、回复、使用表情符号反应、创建提醒、上传贴纸和 GIF、查看 RSS 源、接收附加通知以及使用许多其他功能，例如口哨和铃声。 该消息应用程序通过使用单一软件取代短信、即时聊天和电子邮件，使业务团队能够更有效地进行沟通。 此外，其桌面和移动版本使业务团队能够随时随地交互和协调工作。

松弛的特点

• 应用程序和集成：Slack 可以与 Google Drive、Office 365、Asana、Blossom、Trello、JIRA、Pivo​​tal Tracker 以及 2,200 多种其他项目管理工具连接。
• 工作流程构建器：通过“工作流程构建器”功能，用户可以自动化日常操作和通信，以恢复只有人类才能完成的工作。
• Slack Connect ：该平台提供“Slack Connect”功能，帮助用户与其他组织的团队协作，就像与自己公司的团队协作一样。
• 文件共享：用户可以共享设备或云存储服务中的文件、照片、视频和文档，而无需切换选项卡或窗口。

优点

• Slack 可以让您更轻松地与同事分享有趣的或离题的内容。
• 用户可以轻松地与某人实时协作。
• 由于 Slack 出色的安全性，用户的数据始终在平台内受到保护。
• 用户可以将该应用程序下载到桌面并将其用作移动应用程序。

缺点

• 14 天后对话将自动删除。
• 该平台提供最小的文件存储空间。
• 用户创建公共群组后无法将其设为私有。
• 消息可能很快就会变得杂乱无章。

定价计划

特雷洛

Trello是一种可视化工具，使业务团队能够管理任何类型的项目、工作流程或任务跟踪。 该项目管理和协作工具将项目组织到代表不同业务项目的板中。 在每个看板中，雇主可以添加代表项目不同阶段的列表和代表个人任务的卡片。 只需看一眼即可了解员工正在从事什么项目或任务、哪个员工正在从事什么工作以及正在进行的工作。

通过访问该项目管理平台，用户可以向卡片添加附件、评论和截止日期，并将它们从一个列表移动到另一个列表，以反映特定项目的进度。 它充当数字公告板来跟踪和管理有关业务项目的一切。 借助 Trello，用户可以告别便利贴、杂乱的电子邮件收件箱和忘记截止日期。 此外，它支持与数百种第三方应用程序和服务集成，包括 Slack、Google Drive、OneDrive、JIRA、GitHub 等。

特雷洛的特点

• 搜索和过滤：平台强大的搜索功能允许用户搜索看板、卡片、标签和团队成员。 他们可以按标签、截止日期和其他类别过滤卡片。
• Power-Ups ：Trello 的插件版本“Power-Ups”允许用户向其面板添加额外的特性和功能，例如添加自定义字段或与其他工具集成。
• 日历视图：“日历视图”功能可帮助用户在一个地方查看所有截止日期和项目截止日期。
• 通知：用户通过手机或电子邮件上的通知了解他们的提及、评论或卡片更新。

优点

• 该平台强调易用性，因为大多数用户可以在几分钟内掌握其基础知识。
• 使用 Trello，用户可以轻松地将他们的项目和任务组织到看板、列表和卡片中。
• 项目管理应用程序使团队成员可以更轻松地协作和协同工作。
• 用户可以将 Trello 用于任何类型的项目或任务。

缺点

• Trello 的免费版本限制附件大小和集成。
• 该应用程序可能会意外拖动、移动和删除卡片。
• 它提供的可扩展性有限，使其不适合大公司的选择。

定价计划

索可可

Sococo是一个基于云的 SaaS 平台，让业务团队可以在同一个在线办公室中并行工作，无论团队成员身在何处。 它是面向分布式团队的虚拟办公室解决方案，使他们能够协作、联系并克服物理距离的障碍。 借助 Sococo，团队成员可以使用办公室地图和虚拟化身在不同的项目上一起工作。 该平台为用户提供虚拟办公室地图、会议室、团队消息、语音和视频聊天、具有状态更新的虚拟头像、屏幕共享和许多其他功能的访问。

虚拟办公室工具允许用户通过头像更新其可用性状态，从而为业务团队提供更高的透明度。 这意味着用户可以通过头像状态更新来显示他们是否出席会议。 借助 Sococo，团队可以预订会议室，以便在任何业务项目上快速协作，而无需使用任何第三方软件。 此外，用户还可以使用Sococo的视频和语音通话、一对一聊天消息以及高级屏幕共享功能来无缝在线连接和工作。

索可可的特点

• 地图：Sococo 地图允许远程团队通过在同一个虚拟办公室并肩工作来克服物理距离的障碍。
• 会议室：团队可以预订会议室来一起工作。 甚至该平台还允许为不同的团队预订不同的房间和楼层。
• 语音、视频和屏幕共享：通过这些功能，团队可以看到同事并与其交谈，了解他们在做什么，并立即收到回复。
• 应用程序集成：Sococo可以集成各种第三方应用程序，包括Microsoft Teams、Zoom、Webex、Google Meet等。

优点

• 远程团队可以使用应用内聊天功能共享文档并与同事进行交流。
• 该平台提供各种教室和办公室设置。
• Sococo 与多个第三方会议管理、协作和视频会议应用程序集成。
• 企业可以为不同的团队提供特定的房间和楼层。

缺点

• 语音通话分钟数有限制。
• 没有个人空间定制。
• 屏幕共享有很大的延迟。
• 语音聊天和媒体共享经常会遇到问题。

定价计划

飞涨

Zoom 是一个基于云的视频会议平台，用户可以在进行实时聊天时通过视频或音频或两者与他人在线联系。 它可以通过移动应用程序或计算机桌面用于视频会议、实时聊天和网络研讨会。 视频会议应用程序允许用户创建和加入虚拟会议室，以便使用视频和音频相互通信。 此外，该平台还提供允许用户共享屏幕和文件以及使用文本聊天在会议中私下或公开交谈的功能。

要加入 Zoom 会议，用户必须拥有 Zoom 应用程序、会议 ID 或链接以及密码。 虽然参与者无需拥有 Zoom 帐户即可加入会议，但主持会议的用户必须设置 Zoom 帐户。 前段时间，Zoom 默认启用密码。 这意味着手动输入会议详细信息的用户需要密码才能加入会议。 但是，通过链接加入会话的参与者不需要密码。

变焦的特点

• 协作：通过 Zoom，用户可以与最多 300 名 UR 和外部非 UR 人员协作，包括聊天、白板、注释和分组讨论室。
• 屏幕和应用程序共享：与会者可以在会议期间共享他们的桌面或个人应用程序。
• 调度：用户可以访问浏览器、客户端和插件调度选项，包括调度程序和共同主持人的委派。
• 大房间和网络研讨会：Zoom 会议可扩展到大房间中最多 500 名互动参与者和网络研讨会中最多 1,000 名观众。

优点

• Zoom 是领先的视频会议平台，提供最高的最大参与者容量。
• 该工具提供可靠的连接和卓越的会议质量。
• Zoom 拥有用户友好且简单的界面。
• 它提供了大量注重生产力和交互性的功能。

缺点

• 它对系统资源的占用相当大，并且会遇到一些小的性能问题。
• 使用免费计划，用户只能访问有限的功能。
• Zoom 附带了太多的订阅和附加组件。
• 该应用程序缺乏评论控制。

定价计划

远程工作时 Zoom 应用程序的最佳替代品

所有公司都要求员工留在家里远程工作。 如今，几乎每个人都在远程工作时使用 Zoom。 以下是 2021 年 Zoom 的最佳替代品列表。

StartupTalky Varad Kitey

串联

Tandem是一款专门为小型团队设计的基于云的视频会议软件。 该平台具有出色的虚拟办公室感觉，可促进实时生产力和团队协作。 它将云技术和协作空间整合到一个无缝的虚拟工作空间中，使团队可以在任何地方进行沟通。 借助此桌面应用程序，员工可以看到其他同事正在做什么，并只需单击一下按钮即可快速跳转到视频聊天。 该软件让业务团队感觉他们正在面对面工作，就像现实生活中的办公室一样。

业务团队可以与虚拟会议、击掌、日历提醒、音乐室、即时屏幕共享和许多其他功能同步工作。 同事可以自发地相互交谈，并感觉与远程团队的联系更加紧密。 此外，Tandem 还允许用户集成 200 多个不同的平台，包括 Slack、Spotify、Calendar、Google Chrome、GitHub、JIRA、Google Docs 等。

串联的特点

• 即将举行的会议：通过此功能，员工可以自动加入，这样他们就不会错过任何会议。
• 即时屏幕共享：用户只需单击一下即可立即共享其屏幕、选项卡或单个应用程序。
• 应用程序集成：通过 Tandem，用户可以将该平台与 200 多个应用程序集成，包括 Google Docs、Calendar、Figma、Asana、Google Chrome 等。
• 远程控制：该平台只需单击一下即可实现远程屏幕控制。

优点

• Tandem 是一个基于网络的平台，可以从任何地方访问。
• 它具有直观且设计精美的用户界面。
• 该平台可以在 Mac、Linux、iOS、Android 和 Windows 上高效工作。
• 通过 Tandem，用户可以访问高质量的视频和音频聊天选项。

缺点

• Tandem 尚未为新兴平台提供任何支持。

定价计划

去会议

GoTo Meeting是一款专业的在线会议软件，可通过桌面应用程序、移动应用程序和浏览器访问。 该平台允许用户安排、主持和录制在线面对面会议、实时演示和网络研讨会。 想要加入会议的用户不需要 GoToMeeting 帐户。 但组织者必须设置一个帐户才能在云中安排、邀请和管理会议。 该平台专为商业用途而不是个人用途而设计。

此外，GoToMeeting 可容纳的最大参与者人数为 3,000 人。 这意味着该平台非常适合网络研讨会和会议。 该供应商还提供低级计划，用于举办适合在线课程和远程工作的小型会议。 设置和浏览网络会议应用程序非常简单。 用户只需单击一下或几个步骤即可访问聊天、屏幕共享、通话和录音等关键功能。

除了拨入式会议线路、屏幕共享和个人会议室等标准视频工具外，该平台还提供关键帐户管理功能，如会议诊断报告、管理中心和可下载的管理报告。

GoToMeeting的特点

• 高清视频会议：该工具提供的不仅仅是音频会议。 如果用户有网络摄像头，他就可以被看到和听到。
• 屏幕共享：用户可以在在线会议期间共享屏幕内容和桌面。
• 多名会议主持人：通过 GoToMeeting，可以由多个人负责特定会议。 用户可以将会议管理的控制权共享或移交给其他人。
• 录制会议：平台允许参与者录制会议并以 MP4 或 WMV 文件形式稍后播放。

优点

• GoToMeeting 以其清晰的音频和视频界面以及可靠性而闻名。
• 基于云的平台由于其全面的安全和隐私功能而非常安全。
• 这是一个易于使用的应用程序。
• 允许在线会议期间实时共享文档。

缺点

• 它需要稳定的互联网连接和最新的 IT 设备或移动设备。
• 用户发现很难正确完成呼入流程。
• 该平台提供有限的聊天选项。

定价计划

同步工作

WorkInSync是一种 SaaS 解决方案，使公司能够采用混合工作场所模型，同时丰富员工体验。 它是一个简单的平台，供用户优化和简化不同利益相关者的办公操作。 无论组织想要与团队成员协作还是确保消毒流程，基于云的工作场所管理工具都包含多种功能，可以帮助创建数字化的混合工作场所。

借助 WorkInSync，管理人员可以在多个远程地点规划和调整整个团队，缓解通勤困难并提高工作场所安全性。 它提供了广泛的功能，包括空间管理、办公桌预订、会议室预订、定位同事、会议管理、停车位、工作场所集成、轮班安排、通勤管理等等。

此外，该应用程序还提供非接触式访问管理功能，允许员工在不接触任何东西的情况下进出办公室。 借助 WorkInSync 的集中仪表板，用户可以实时查看出勤情况和楼层占用情况。 用户必须使用其办公室记录的电话号码或电子邮件在应用程序上注册。

WorkInSync 的特点

• 办公桌预订：通过此功能，用户可以预订自己选择的办公桌。
• 寻路：WorkInSync 应用程序允许员工使用交互式楼层地图在各个楼层找到同事。
• 会议和停车位管理：注册员工可以在来办公室之前预订会议室和停车位。
• 办公室通勤：通过这个平台，员工在想要在办公室工作时可以乘坐出租车和公共汽车。

优点

• 用户可以安排会议，通知会自动发送给所有将参加的同事。
• 仪表板提供对历史和实时数据分析的访问，这些分析可以作为 Excel 报告下载。
• WorkInSync 允许员工安排前往办公室的时间。
• 该工具可以与 Microsoft Teams 集成。

缺点

• 用户无法通过移动应用程序预订房间。 他们需要访问官方网站。
• 该平台不支持桌面版本。
• 初学者可能会发现使用 WorkInSync 很棘手。
• 该应用程序需要一些时间来加载。

定价计划

采用混合工作场所模式的顶级公司名单以及为什么您的公司也应该采用它？

许多顶级公司都采用了混合工作场所模式，但它有效吗？您的公司也应该采用吗？ 让我们来了解一下

StartupTalky艾伦·约瑟夫

结论

我们对顶级虚拟办公工具的深入研究强调了它们的变革力量。 除了功能之外，它们还提高效率、协作和创新。 从全球团队连接到简化的项目管理，这些工具重新定义了工作动态。 在当今无国界的工作环境中，它们对于进步至关重要。 拥抱这些工具——释放您的成长和影响力潜力，无论您是企业家、自由职业者还是团队合作者。 您的虚拟办公室之旅现在开始； 掌握未来工作的主动权。

常见问题解答

虚拟办公室是什么意思？

虚拟办公室是灵活工作空间行业的一部分，使企业主和员工能够通过互联网访问多种业务功能来远程工作。 它允许公司在理想的地点创建和维持业务，而无需支付物理工作空间的租金。

虚拟办公室有什么好处？

通过虚拟办公室，您可以获得许多好处，包括零管理费用、节省技术和硬件资金、无需通勤时间、更高的生产力、更高的工作灵活性、专业的地址和服务、配备齐全的办公空间以及更好的工作与生活平衡。

建立虚拟办公室需要哪些技术工具？

考虑使用 VoIP 电话系统、视频会议工具、在线传真服务、项目管理软件、扫描工具和协作文字处理工具来建立虚拟办公室。

我应该在虚拟办公工具中寻找哪些功能？

您应该在虚拟办公工具中寻找的一些关键功能包括通过音频和视频聊天、虚拟房间、白板、评论、便签和室内聊天的实时通信功能、文件共享功能、第三方应用程序集成、数据安全和加密基础设施。

如何为我的公司选择合适的虚拟办公软件？

要选择合适的虚拟办公软件，请考虑您公司的需求，例如服务要求、预算限制和可扩展性。 彻底研究、阅读评论、比较多种工具并考虑试用期，以部署最符合公司目标的软件。