使用自动应答系统的完整指南

作为企业主，提高客户满意度对您的成功至关重要。 实现这一目标的一种方法是实施称为自动助理的自动应答系统。 这种基于电话的系统可以处理大量电话，将它们转接至相应的部门或个人，无需现场接待员。 这使其成为在传统时间以外运营的企业的有效解决方案。

在提高客户满意度方面，公司通常会采取各种措施来实现这一目标。 然而，当面对大量客户请求、疑虑和投诉时，可能很难跟上进度。 幸运的是，在自动化的帮助下，现在可以使用自动应答系统充当客户服务代表并代表您处理所有客户查询。

自动应答系统可以通过帮助您发展业务、管理客户关系和简化流程来补充接待员的角色。 它们不能取代对人类接待员的需求。 它充当数字接待员，全天候 24/7 处理所有客户查询。 这消除了错过电话或错过消息的担忧，因为该服务将代表您处理所有事情。 本指南全面概述了您需要了解的有关自动应答服务的所有信息。

使用自动应答系统的过程是怎样的？它们是如何运作的？ 本指南将为初学者提供基本的了解。

什么是自动应答服务？
自动应答服务如何运作？
什么是呼叫转移？
自动应答服务的好处
使用自动应答服务的不同部门

什么是自动应答服务？

几家公司都有现场接线员接听电话并记录重要的客户信息。 这些公司通常依赖自动应答服务，当接线员忙于其他任务时，自动应答服务会接听电话。

自动应答服务非常适合经常接听重要电话但无法亲自接听每个电话的个人。 简而言之，自动应答服务可替代传统应答服务，处理客户请求和查询并提供及时响应，而无需让客户等待。

自动应答服务是一种管理呼入电话的工具，而不是主要处理呼出电话的自动呼叫服务。 它利用先进的人工智能技术为客户提供自助服务选项，使他们能够快速收到对他们的请求或查询的答复，而无需等待。 这使其成为接听大量重要电话的个人或企业的理想解决方案。

自动应答服务如何运作？

可以定制自动应答服务以满足您的业务需求。 无论您是需要接受付款、将呼叫路由到不同的团队，还是执行其他任务，自动应答服务都可以为您处理。

换句话说，自动应答服务是一个数字接待员，可以代表您接听电话，将客户引导至相关部门，或通过一系列菜单引导他们。 自动应答服务通常以三种不同的方式工作

• 使用您现有的电话号码代您接听电话
• 播放根据您的业务需求量身定制的预先录制的问候语
• 通过一系列菜单引导客户并询问他们的意图并收集所有相关信息

自动应答服务可以收集大量信息，将其传送给用户，然后将呼叫者引导至适当的部门。 此外，应答服务还可以使用呼叫转移功能来管理大量呼叫。

什么是呼叫转移？

顾名思义，呼叫转移是一种交互式语音响应 (IVR) 功能，当特定端点忙时，它会自动将呼叫从一个点重定向到另一个点。 它是呼叫转移的多种形式之一。

自动应答服务可以量身定制，以满足您的业务需求和每个客户的需求。 在接听服务方面，每次您接到电话时，都会直接转接到接线员，然后接线员会询问来电者/客户的姓名和来电性质。

一旦操作员获得信息，他们将检查客户是否在他们的数据库中有记录。 如果找到匹配项，则运营商会将客户路由到适当的一方。 如果没有查到客户记录，接线员会将客户留言记录下来，然后通过短信或邮件的方式传达给客户。

自动应答服务的好处

除了为您节省高昂的客户服务成本，并改善客户服务。 自动应答服务有几个好处，例如

专业影像

根据您的业务需求，您可以定制您的接听服务，以确保所有的答复都是及时的，并提升公司的专业形象。

量身定制的接听服务

自动应答服务可用于多种目的，例如接收付款、安排约会、记录客户请求/投诉、处理查询等。

节省运营成本

自动应答服务充当数字接待员，代表您收集所有客户信息，消除对中间人或代理人的需要，最终降低客户成本。

最少未接来电

并非每个电话都需要代理人在场。 自动应答服务可以通过优先处理重要电话和节省时间来提供帮助。

等待时间预期/队列管理

排队等候的客户需要知道在他们的请求得到解决之前他们将等待多长时间。 自动应答服务可以为更好的队列管理提供等待时间预期。

简单和精确

自动应答服务可以通过询问几个简单的问题将客户直接连接到适当的代理或部门。

多个路由选项

许多现代应答服务有多个路由选项，可以减少客户等待时间。 这允许客户绕过队列并直接与指定的代理交谈以解决他们的问题。

24/7 客户服务

自动应答服务可让您的企业全天候 24/7 可用，为客户提供跨越所有时区的客户服务。

增加销售机会

自动应答机有利于小型企业主和大型企业改善和增加销售额。 可以创建定制的应答消息，以便在客户来电时为他们提供最新的优惠和产品更新。

使用自动应答服务的不同部门

正如我们在本文前面提到的，无论您是小企业主还是拥有大型企业，拥有自动应答服务都将帮助您的企业发展壮大。

各种规模和规模的企业都可以利用自动应答服务带来的好处来节省时间并降低运营商成本。 此外，这些服务非常适合 24/7 全天候运营、资源有限和/或拥有国际客户的企业。

此外，自动应答服务在很大程度上取决于企业提供的服务类型。 根据所提供的服务，您可以在以下地方找到最常用的自动应答服务。

MSME ：中小型和微型企业 (MSME) 是一些最喜欢自动应答服务的最佳企业。 尽管通话量可能会减少，但他们仍然可以获得与接听服务相关的好处

HVAC 服务： HVAC 服务，例如水管工，通常会在标准工作时间以外接到电话。 这就是主动服务可以派上用场的地方。 自动应答服务可以记下查询和重要消息。

成长/转型业务：处于转型或更新边缘的企业也倾向于使用灵活且可以适应其不断增长的业务需求的应答服务

房地产： 房地产通常发生在工作之外和现场。 这时，房地产专业人士需要有人在办公室接听客户的来电和查询。 这是定制的自动应答服务派上用场的地方

医疗和牙科办公室：由于严格的 HIPAA 规定，医疗和牙科服务提供商在通过电话记录客户信息时必须严格遵守。 在这里，您可以根据 HIPAA 法律自定义应答服务，以确保客户信息的安全

保险公司：保险业从业人员与房地产业从业人员一样，倾向于在零时工作以更好地配合客户的日程安排。 因此，在这种情况下，即使是下班后的电话也同样重要。 设置自动呼叫应答服务将有助于接听这些电话并为潜在客户提供他们想要的信息。

水疗中心和沙龙：与过去的美好时光不同，现代水疗中心和沙龙需要您提前预约。 设置答录机并对其进行自定义将帮助客户轻松进行预约。

简而言之，拥有自动应答服务对于拥有多个运营区域的企业来说是一个很好的选择。 因此，如果您的企业在不同地区开展业务，那么拥有接听服务将极大地支持您的业务发展。

结论

自动应答服务可以补充呼叫中心的传统座席，并以多种方式帮助您发展业务。 通过自动应答服务，您可以拥有 24/7 全天候服务的数字接待员来处理所有客户查询。 这使得企业拥有自动接听服务变得更加重要，以确保他们不会错过任何重要电话，即使他们不在现场接听电话也是如此。 借助自动接听服务，企业可以确保所有来电都能得到及时有效的接听，无论何时何地。

通过自动应答服务，您可以改善客户服务、提高工作效率并简化业务沟通。 它还可以帮助您节省运营成本、时间和人力资源，并为您提供全天候 24 小时的专业数字化服务。

常问问题

什么是 IVR 拨号器？

IVR 拨号器是一种自动拨号器，它从给定的数据库中拨打号码并在连接时播放 IVR（交互式语音响应）消息。

什么是自动应答系统？

自动应答系统允许您的联络中心在没有客户服务代理在线的情况下接听电话。 自动电话答录机使用自助服务和高级自动化 AI 来接听电话，而不是您的团队接听电话。

自动语音应答系统的功能是什么？

交互式语音响应是一种自动电话系统，它将预先录制的消息或文本到语音技术与双音多频 (DTMF) 接口相结合来吸引呼叫者，使他们能够在没有现场代理的情况下提供和访问信息。