商务会议 101 – 召开有效会议的 7 个技巧

尽管会议是我们日常互动的一部分，但我们永远不知道它们可能是什么，一个超级高效的会议，或者只是另一个无用且浪费我们时间的会议。 会议可以让你完成很多工作或完成许多会议并声称你没有完成任何事情！ 毕竟，你不能说你从未参加过糟糕的会议。 也许您只是其中之一，或者您还记得您参加的会议进展不顺利或开始良好而结束时很糟糕。 开会的人迟到了吗？ 还是他们没有注意？ 有很多问题需要回答，但在本文中，我们将进一步讨论如何避免这些小错误并通过以下步骤进行有效的会议。

召开有效会议的 7 个技巧

你需要开会吗？

如果您的团队或其他公司成员不愿意参加您的会议，他们可能会觉得您的会议没有必要。 当这种情况发生时，你不仅在浪费别人的时间，而且也在浪费自己的时间。 但是，您何时知道必须召开会议？ 首先，您有没有坐下来思考您的业务情况如何？ 如果没有，请安排一些独自思考的时间——只为自己。 即使您必须安排会议，您仍然可以稍后再安排。

您无需花很多心思就能知道您的业务在哪里。 相反，你可以试着坐下来至少 10 分钟，想一想你是否可以自己处理所有事情。 然后，如果您需要参加会议的人的外部干扰，请发送电子邮件并在之后安排会议。 毕竟，借助在线会议的力量，您不必面对面安排会议； 他们可以在线。

计划和组织您的有效会议

所有会议都需要以某种方式组织，因此确保您发布您的目标和议程，即使它包含一些要点。 为您选择一个合适的时间范围，并确保它适合您的参与者。 另外，请记住您要避免长时间的会议。 它们更难适应人们的日程安排，并且会占用大量时间。

最重要的是，会议应该多长时间没有理想的时间，因为您可能永远不知道某人的日程安排有多忙，而持续时间将取决于商务会议的总体目的。 但是，据统计，会议的一般规则应该是不超过 60 分钟，应该在 15 到 30 分钟之间。

或者，您可以与参与者深入讨论时间安排。 如果时间很紧，试着举行一次较短的会议，如果他们比较空闲，就举行一次长达一小时的会议。

此外，每当您看到自己举行的会议时间较短时，您就可以开始向赶时间的每个人分发名片。 名片印刷服务让您可以做到这一点，因此您可以让每个人都参与到他们在会议结束后可能遇到的任何问题，尤其是在他们赶时间的时候。

设定议程

您会惊讶地发现有多少会议实际上是毫无目的地开始的，而这正是参与者加入的动力不足的地方。 会议议程可以总结在白板甚至讲义上，然后在白板上进行讨论。 但是，在会议开始之前，每个人都应该知道他们为什么在哪里，以及整个会议的目的。

议程将指导对话并确保会议不会偏离主题。 所以，如果你在会议开始之前就安排好了议程，那么每个人都会从一开始就知道会发生什么。 如果没有设置议程，大多数商务专业人士都不会喜欢参加会议。 事实上，根据一项研究，大多数商业专业人士都认为，如果没有议程，会议很快就会变得混乱。 毕竟，没有人愿意参加会议讨论他们昨天的所作所为！

决定你应该多久召开一次有效的会议

会议背后有两个重要原因，要么是为了获得动力，要么是为了改变业务运作的过程。 通过改变路线，我们的意思是鼓励计划会议、谈判、任何紧急会议等等。 为了保持势头，您还需要定期举行会议，但您需要多久举行一次？ 经常开会不是一个聪明的主意，而且可能只是浪费时间。 另一方面，不够满足不是一个好主意，评估和改进只是事后的想法。

总的来说，没有理由每天都开会，但每周开一两次会是理想的选择。 例如，根据 Mark Zuckenberg 的说法，每周开会对于保持公司的高绩效水平至关重要。 此外，只要有新员工，最好每天见面，直到他们知道自己的路线。 此外，如果您对此感到困惑，您可以提出以下问题，以更好地评估您需要召开多少次会议：

• 会议紧急吗？ 每天都这样做。
• 会议重要但不紧急？ 定期见面，但不是每天。
• 会议是否紧急但没那么重要？ 一次性开会。
• 你的会议不重要或不紧急吗？ 根本不开会； 只需发送电子邮件。

明智地选择你的观众是谁

在整个团队中共享信息并让每个人都充分参与是一个绝妙的主意。 尽管如此，您还需要考虑会议对生产力水平和预算的影响。 但是，假设您想减少会议出席率。 在这种情况下，您可以考虑使用协作项目管理工具，让您的整个团队查看他们自己的任务如何影响项目的进度。 这可以帮助您节省时间，无需更新员工的进度水平。 例如，您可以考虑使用的一些协作项目管理工具是：

• 特雷罗
• 专案经理
• 吉拉
• 写
• Monday.com 等

准时

正如我们前面提到的，参加会议的每个人都可能没有太多时间。 这就是为什么在时间方面你需要非常准时。 例如，如果会议在上午 10:00 开始，请不要推迟一分钟，甚至不要在设置的结束时间之后结束。 时间就是金钱，每个人都在等待猜测会议何时开始，这是一个大问题，也是一种资源浪费。 毕竟，如果有人想准时，他们会的。

世界各地的专业人士都尊重时间高于一切。 例如，如果你坐下来和比尔盖茨谈话，他只给你五分钟，如果你需要延长时间，他会再设置一个五分钟的计时器。 世界上最成功的人都准时进行时间管理，尤其是在开会时。

此外，结束时间与开始时间一样重要。 如果您有在结束时间之后完成的习惯，大多数人会知道您不准时并且不认真对待您的会议。 简而言之，你来这里不是为了浪费任何人的时间，包括你自己的时间。

不要忘记保持良好的态度

没有人愿意参加一个组织文化不好的会议，这包括态度不好等等。 在开会时，您可以采取以下措施来表现出良好的行为：

• 准时（准时）
• 密切关注别人要说的话
• 多听多说
• 积极向上
• 承担责任
• 尊重他人的存在
• 不为任何事责备他人

通过执行以下操作，您可以在会议中保持积极的环境，并避免与会议中的其他参与者发生任何冲突。 毕竟，每个人都想和一个积极向上、精力充沛的人在一起。

有效的会议——总结

好吧，这就是运行有效会议的七个技巧。 希望您清楚地了解您可以做些什么来在您的企业中举办更好的会议。 许多人会参加会议，甚至不知道他们为什么参加会议。 这绝对是您不希望发生的事情，因为会议的重要性在于确定组织的问题所在，并在会议结束后促进改进。 会议很重要，如果您在组织会议时找到适当的平衡，包括您自己在内的每个人都会很乐意参加。