数字簿记和保存的用处

数字簿记是意大利公司自 2004 年开始实施的过程，可以说，毫无疑问，经过几年的发展，立法变得更加成熟和清晰，确立了数字化的程序会计账簿的整个生命周期。 选择数字簿记在流程的效率和数字化方面提供了显着的好处：让我们看看如何。

适用的参考法规

电子文件的财政和民事价值及其数字维护和保存已由基本规范合法化和协调，该规范由民法典、数字管理法典（CAD – 2005 年 3 月 7 日立法令，n. 82 smi）组成)，以及欧盟个人数据保护条例“GDPR”。 此外，我们不能忘记税收领域的特殊和部门参考规定，例如2014 年 6 月 17 日的部长令，已在税务局的决议和回应中得到澄清。

还有一个技术法规，它由实施 CAD 的技术规则组成，即所谓的AgID 指南，它规范了电子文档的形成、管理和保存，必须遵守。 此外，民航处规定，如果相关程序符合《指南》的规定，现行法律规定的保存和展示文件的义务被理解为通过电子文件实现所有法律目的。

但是数字化有什么好处呢？

许多公司已经采用了数字簿记和记录保存，因为它们提供了许多好处，如下所示：

• 减少纸张处理所需的成本和时间，从打印机和复印机的纸张和墨粉消耗到纸张档案的管理；
• 通过自动化、简化和减少纸张管理中的典型人为错误，简化和优化操作流程，并降低文件资产损失的风险；
• 会计账簿来源的真实性和完整性，确保在整个保留期内保持财务和会计确定性；
• 优化了对主管当局和审计机构的文件的远程可用性、检索、提取和展示；
• 在整个存储期间提高安全性、透明度、可靠性和对书籍的共享访问；
• 将电子日期确定性与经过保存过程的会计账簿相关联，并在归档包的索引上附加时间戳；
• 公司通过文件数字化采用基于环境可持续性的流程；
• 可能将公司保护经理的任务委托给专业的保护服务提供商，并将活动和保护过程外包给专业的保护服务提供商。

维护和保存阶段，两个不同的时刻

税务局，通过相关的回应 n。 2021 年 4 月 9 日的第 236 号就账簿和记录的维护和保存发布了重要说明，指出符合 CAD 规定是强制性的，因此也必须确保在三个月内符合数字保存从远程提交年度纳税申报表的截止日期开始。

原子能机构的澄清是必要的，以解释维护和保存的概念和实现仍然不同，尽管处于连续性，也是鉴于最近对艺术的修正。 第 7 号法令第 4 条之四。 357/1994由艺术引入。 12-octies 法令法律没有。 34/2019，将保留电子或机械系统的有效性扩展到所有账簿和会计记录，而无需打印，这已经适用于增值税登记：

“[……]在任何情况下，如果在访问、检查或审计时没有在纸质媒体上转录，在任何情况下，在任何媒体上保存任何会计登记簿都被认为是正常的同样在上述电子系统上进行了更新，并应诉讼机构提出的要求并在他们在场的情况下印刷”。

日记账、存货账簿、必须记录资产和收入要素的辅助分录、仓库辅助分录和折旧资产登记簿的保存变更未修改有关其保存的规定，具体参考 2021 年 6 月 17 日部长令管辖的与税收相关的 IT 文件。

税务局在其意见中的结论

原子能机构在其第 236/2021 号答复中报告的意见中澄清说，如果账簿和记录以电子格式保存，则为了其正常性：

1. 除非监管机构在查阅、检查或审计期间特别要求这样做，否则在提交相关纳税申报表的截止日期后的第三个月之前不必打印它们；
2. 根据上述 2014 年 6 月 17 日的部长令，CAD 根据第 20 号法令，必须在指定的截止日期前（提交纳税申报表的截止日期后的第三个月）以数字方式存储它们。 82/2005 和相关实施措施，如果纳税人希望以电子格式保存它们，或者在纳税人希望采用传统纸质存储的情况下，它们必须实现（打印在纸上）。

外包保存过程

我们已经说过，立法允许将数字簿记活动外包给经过认证的专业保存服务提供商，这保证了保存活动交付的安全性、可靠性和质量。 此外，所有者公司的保存经理可以将全部或部分任务委托给保存人员及其保存服务经理，尽管法律责任仍由记录所有者及其保存经理承担。 委托行为必须表明 AgID 指南要求的参考资料和所有任务，这些任务委托给所选的保存提供者及其保存服务经理，但所有者保存手册的准备和更新除外，该手册仍然是不可委派的任务。

专业保存服务的目标是从维护阶段到保存阶段保持与计算机化分类账相关的真实性、完整性、可靠性和易读性的要求，并确保在整个保存期间文件的访问、可检索和展示。

但是数字簿记和保存的操作过程是如何运作的呢？

操作上很简单：数字簿记在会计软件中完成。 然后，有一个自动化流程，可以根据分类账类型的大小和性质，以合适的格式（例如 PDF/A 或 PDF）从公司的会计软件生成分类账文件，并按年或月划分。生成包含关键元数据的索引文件。 然后，该程序提供从公司系统到外包商提供的标准保存服务的远程信息传输。 要保存的文件的传输或存放是通过一个安全的应用程序对话框直接与一个连接器进行的，该连接器将会计管理系统连接到保存服务。

为了完成电子记录的保存，例如在期刊上，建议企业家或其代表根据民法第 2215 条之二附上数字签名； 例如，这种具有自动程序的数字签名也可以在进行合法电子归档的操作过程之前，以快速和透明的方式，由保存提供者的系统代理附上公司代表的数字签名证书。 在库存簿的情况下，上述数字签名必须由法定代表人强制加盖，符合艺术的规定。 《民法典》第 2217 条。

保存的操作过程完全由保存提供者管理，并根据 UNI SInCRO 11386:2020 互操作性标准，在法定期限内（提交纳税申报表的三个月内）提供保存索引的生成，关于附有保存服务负责人的数字签名和时间戳（数据证明）。

在整个10 年的保存期间（民法第 2220 条），保存的文件和保存索引将可供检索，可供查阅，也可用于展览目的。

如何缴纳印花税

我们还提醒您，日记帐和库存簿需要缴纳印花税。 要采用适当的方式缴纳留存日记账和存货账簿的印花税，您需要区分上述会计账簿是采用机械系统保存并在纸上保存，还是保存和保存。根据 AgID 指南进行数字化。 在数字簿记和存储的情况下，以排税为目的，艺术的规定。 必须适用 2014 年 6 月 17 日部长令第 6 条。

对于个体经营者、合伙企业、合作社、互助保险公司、财团、团体和协会，每 2,500 个注册或其中的一部分（注册意味着单一会计事件），在会计年度结束后的 120 天内，通过专门的远程信息处理方式，即通过税码为“2501”的 F24 支付模式，称为“账簿、登记簿和其他相关文件的印花税”出于税收目的——2014 年 6 月 17 日法令第 6 条”。

决议号2007 年 7 月 9 日的 161/E阐明，对于日记帐，每笔经济交易都代表一个单一的会计事件，以复式记账方式记录，无论明细行数如何。 另一方面，对于存货账簿，单个会计事项是指与每个单独资产相关的登记以及说明的登记。

适当展览的规定

关于与税收目的相关的记录和文件的展览，艺术第 2 段。 上述部长法令第 5 条规定，在进行审计、控制或检查时，电子文件必须可读，并应要求在纳税人所在地或保存记录的地方以纸质或电子媒体形式提供，由当事人根据艺术声明。 增值税法令第 35 条第 2 款 d) 项。

AGID“展示方式”指南第 4.9 段规定，在不影响现行法规规定的文件展示义务的情况下，保存系统允许授权方直接访问，甚至是远程访问保存的数字对象通过根据保存手册中描述的方法生产分发包。

是否有可能恢复过去？

是的，可以检索以前会计年度的历史记录。 这是由艺术的规定所规定的。 2014 年 6 月 17 日部长令第 4 条。 为了使历史文件非物质化，在大多数情况下，您可以通过简单地从会计软件中提取真实准确的 PDF/A 或 PDF 副本来生成模拟原件的计算机副本，而无需经历昂贵和费力的过程大规模扫描的过程。

如果纸质文件原件上有印章或印章，要求纳税人通过扫描提供真实、真实的图像副本，则无法避免扫描。 在计算机副本和图像副本上，必须通过在单个副本文件上附加数字签名来完成生成，这也可以通过委托给Conservator的大规模自动签名过程来完成。 关于恢复的时间，建议按税期有序进行，以便在当局要求的情况下进行适当的展示； 历史文件非物质化没有法定期限，但如果替代存储尚未完成，则不能销毁原始纸质文件。

结论

总之，簿记阶段的完全数字化程序是一个经过验证的操作过程，并且在意大利公司中已经相当普遍，并且受到主管当局（金融管理部门、司法部门、控制机构等）的高度赞赏。 .