设置商务电话号码的终极指南

使用您的电话号码拨打或接听商务电话并不总是一个好主意。 众多原因之一是您即使在凌晨也很容易接到商务电话，这不专业。 除非是紧急情况，否则此类电话应转至业务热线。

相关文章：虚拟电话号码：它们使您的业务受益的 5 个原因

拥有公司电话号码有助于建立您的业务的专业性。 它使您能够创造积极的第一印象并建立客户对您的业务的信任。 也就是说，如果您没有正式的商务电话号码，最好设置一个。

了解业务是不同的并满足不同利基市场的需求至关重要。 因此，在设置您的公司电话号码时，选择符合您组织要求的电话号码至关重要。

为了帮助您，本文提供了设置公司电话号码的指南。 继续阅读！

为什么需要公司电话号码

拥有商务电话号码有很多好处。 除此之外，如果您出于多种原因考虑使用公司电话号码，这将有所帮助。 它们包括以下内容：

1. 增强客户体验

当您拥有公司电话号码时，您可以更轻松地为您的客户和顾客创造更好、更个性化的体验。 如果您的公司电话号码具有虚拟接待员等功能，客户就可以更轻松地找到他们正在寻找方向的人并进行查询。

此外，您在接听电话和介绍自己时会更加正式和专业，这与私人电话不同。 因此，您将避免说“嗨”或“你好”，这可能会让顾客或客户感到厌烦。 相反，您将用您的名字介绍自己，并询问客户您可以如何帮助他们。 这有助于建立客户忠诚度和品牌声誉。

此外，为了最大限度地改善您的客户关系管理，您还可以考虑使用无环语音信箱，例如 Drop Cowboy Ringless Voicemail，除了拥有一个商务电话号码。 这将帮助您自动化您的无铃声语音邮件和 SMS 活动。 这使您的团队成员有更多时间专注于接听直接致电您和向您发送消息的客户的电话和查询。

2. 增强呼叫管理的高级功能

使用公司电话号码可以让您获得使用个人专线无法获得的功能。 例如，将个人电话转接给其他团队成员具有挑战性，但使用商务电话号码时是可能的。

使用公司号码很容易做到这一点的原因是因为它们带有独特的呼叫管理元素，如公司目录和分机。 这些对于有效处理客户、客户和业务合作伙伴之间的许多来电至关重要。

此外，商务电话号码具有以下特点：

1. 来电显示，帮助您知道来电者是谁，是否接听来电

2. 未接来电即时通知

3. 语音邮件转录使您能够阅读语音邮件消息而不是收听它们

拥有所有这些功能的本质是简化工作场所的沟通并了解电话呼叫的优先级。

另请阅读：为您的业务需求释放住宅代理的潜力

电话号码的类型

电话号码有多种类型，每种都有其独特的功能。 您为企业选择的电话号码类型也是一个关键考虑因素。 以下是您可以在业务中使用的主要号码类型：

1.本地电话号码

这种类型的号码用于建立您的企业在当地的存在。 理想情况下，它与特定区域或位置相关或绑定，以便不属于您组织的利益相关者更容易知道您的业务在哪里。

即使拥有本地号码可以确定您的位置，您也可以获得与您经营业务的代码不同的本地号码。 这样做的好处是它可以帮助您在您所在的州、国家或地区占据主导地位。

2.虚荣数字

这个定制或个性化的号码允许您添加相关的短语或单词。 此类数字的示例是 2-700-BAGS。 使用实名号码的本质是让不了解您的业务的人可以轻松识别名称。

而且，这样的数字可以增强记忆力。 例如，如果客户想要订购某样东西，但需要记住他们是如何保存您的公司号码的，他们可以搜索该服务，例如送货，该号码会弹出在他们的屏幕上。 之后，他们可以给您打电话。

理想情况下，如果有人看到或听到您的企业虚荣心号，他们无需深入挖掘即可准确找到您的企业提供的产品。 他们会立即了解您的服务，并在需要时给您打电话。

虚荣号码的一个主要缺点是许多企业都提供类似的服务； 因此，大多数包含与您销售的产品相同的短语或单词的号码都已被占用。 因此，您需要对所选的短语或单词进行创意，以获得适合您的企业的虚荣心号码。 您获得免费虚荣心号码的机会微乎其微。 因此，根据提供商的条款，您必须按月支付标准金额。

3. 互联网协议语音 (VoIP) 号码

当您注册企业 VoIP 服务时，您可以获得一个 VoIP 电话号码。 只要网络连接稳定，您就可以通过互联网拨打和接听电话。 在您将设置的所有电话号码中，当您选择 VoIP 电话号码时，您每月花费最多的是访问提供商的服务。

然而，美妙的是它通过最新技术升级了功能； 因此它更具可扩展性。 此外，将号码连接到您的线路时不会产生任何费用，因为这是直接通过互联网进行的。

另请阅读：有效工业管理的 11 个最佳实践

4. 免费电话

这些号码通常以 800 到 899 之间的前缀开头。与其他号码相比，这些号码是独一无二的，因为它们可以免费拨打。 它们与任何地点或区域无关。

您的电话服务提供商可以帮助您以可承受的价格设置免费电话号码。 此外，他们收取的费用很实惠，大约 10 美元，因此您不会为每月支付而感到紧张。 由于它们不受特定区域或地点的限制，因此您所在国家/地区的任何人都可以无缝地联系您的企业。

如何设置您的公司电话号码

技术的发展和进步使设置公司电话号码变得更加容易。 如果您不确定从哪里开始，请参阅以下有关设置公司电话号码的指南：

1. 选择一个商务电话号码应用

随着技术的进步，如今的企业使用商务电话号码应用程序来设置他们的商务电话号码。 商务电话号码应用程序是一种软件，可让您根据业务需求选择您喜欢的商务号码类型。 此外，这使您可以在员工之间共享的各种设备上使用同一个号码，从而可以接听和转接电话、录制语音消息等。

选择商务电话号码提供商时，您必须确保他们信誉良好并以提供高质量服务而闻名。 您可以查看各种提供商并比较费率。 您还可以阅读有关其服务的在线评论。

选择提供商后，您可以在手机或计算机上下载该应用程序。 您将在此处选择和设置您的公司电话号码。 这也是您的团队用来简化通话和短信流程的工具。

2. 选择电话号码

下载首选号码提供商应用程序后，您可以选择所需的电话号码。 选择号码时，您需要慢慢来。

原因是有些应用程序让您可以选择本地、虚荣或免费电话。 如果你想创造更多的品牌知名度，你可以选择虚荣选项，它可以推销你的服务。

如果您想从当地吸引尽可能多的客户，本地号码将是理想的选择。 也就是说，首先，您需要了解自己的目标并选择所需的号码类型。

根据您的提供商，您可能需要为以下服务支付月费：

1.语音信箱

2.无限通话分钟数

3.通话录音

4.自定义问候语

5.呼叫转移

6. 免费试用

必须选择服务最适合您需求的供应商，以改善您的运营并为您的客户提供最佳体验。

3. 创建个性化的问候语

下载应用程序、按照所有注册说明进行操作并选择您的首选号码后，下一步就是创建问候语。 一旦您设置了自定义问候语，这将是您的客户在致电或拨打您的公司号码时听到的第一句话。

您可以录制的默认问候语示例是“感谢您联系 ABC 公司”。 如有查询，请按 1。 问候不一定是这样的。 您可以自定义它以满足您的业务需求。

如果您不想自己录音，可以使用可以帮助您专业地讲述问候语的软件。 尽量确保问候语符合您的业务风格，以免失去其真实性和独创性。

要上传音频，您需要按照应用程序的说明并选择最适合您的选项，例如通过手机或计算机录制。 尽量确保录音是mp3格式，然后再上传。 只要音频中的声音吸引人并传达适当的信息，您就可以将其用作自定义问候语。

4.不要忘记扩展

大多数商务电话号码应用程序都有扩展功能。 此功能允许您将呼叫者转接到正确组织部门中的个人。 例如，您的扩展名可以包括：“要开设一个新帐户，请按一个； 如需查询您的贷款，请按 2'，列表会继续。

如果您是在线的那个人，您可以将电话转接到处理客户申诉的专业人员。 如果您经营的是一家大公司，延期会非常有效。 因此，如果您有客户问候语和分机，与他们打电话给一个人相比，它可以帮助您在一天内处理许多客户。

您可能成立了一家小型企业； 因此，您可以独立处理大部分事情。 在这种情况下，您不需要扩展名或自定义问候语。 您可以直接与客户打交道并满足他们的需求。

5. 设置您的语音信箱信息

就像您设置问候语一样，您可以设置默认语音邮件消息，以防来电者打来电话而您错过了他们的来电。 例如，“感谢您联系 ABC 公司”。 下一位代理人一有空，您就会接到电话。 或者，您也可以告诉他们留言。

由于这是您的业务，因此由您决定您的离开默认消息是什么样的。 您唯一需要做的就是确保它符合您的业务服务。 此外，请注意，您可以随时更改语音邮件消息并将其修改为更好的消息。

另请阅读：销售主管搜索：寻找最佳候选人的技巧

6. 有合适的等待音乐

有时您可能会在接听另一个电话时接到一个电话； 因此，您必须让其他来电者保持通话。 在这种情况下，您必须拥有舒缓的等待音乐，以促使呼叫者等待。

如果你不希望它是文字音乐，你可以录制一个视频来解释你公司的服务，配以轻松的器乐背景，并将其用作等待音乐。 这将是宣传您的业务的机会。

7.测试新电话号码

完成上述步骤后，您就可以拨打和接听电话了。 在这方面，您需要通过测试电话号码来确认您是否已正确执行这些步骤。 确认问候语、分机和语音邮件消息是否妥善放置。

您可以通过使用您的电话号码致电商家来完成所有这些操作。 你可以带一个朋友一起去，这样事情就容易多了。 他们将对试​​验保持音乐部分有很大帮助。 此外，他们会给你反馈。 如果他们指出任何错误，请毫不犹豫地予以纠正。

结论

为您的企业提供商务电话号码至关重要。 这有助于简化您的操作并提高您的专业水平。 这也使您的客户更容易查询，为他们提供更好的体验。 因此，如果您仍在为您的企业使用个人号码，那么是时候进行更新并设置您的企业电话号码了。