写道歉邮件的艺术

已发表: 2022-06-29

相信我们：没有人愿意发送道歉电子邮件。（咳咳，尤其是如果您是一家电子邮件营销公司。）无论您是在错误的时间将消息发送到错误的列表，还是直到为时已晚才发现错误，这确实发生在最好的情况下我们。

您当天的计划可能不包括谷歌搜索“最好的道歉电子邮件”，但没有汗水，我们在这里帮助您充分利用它并继续您的电子邮件营销天才。

承认你的错误

好的，在我们继续之前，我们可能应该告诉你这篇文章的想法来自我们自己的错误。是的，我们生活和呼吸电子邮件最佳实践，但在这些博客文章和电子邮件指南背后，我们仍然是人类，希望我们有一个“未发送”按钮。

在 Emma，我们一直在对我们的电子邮件列表进行 Marie Kondo 处理，以增强订阅者的用户体验。但是在组织过程中，我们遇到了一个小问题，导致一封电子邮件发送出去，要求我们的客户（再次）确认他们的电子邮件订阅。

就在那时，我们意识到在需要写一封道歉电子邮件之前，您不会考虑如何写一封道歉电子邮件。这不是自动化工作流程中的内容，也不会出现在您的内容日历上。所以，它通常既紧急又不可预测，让你争先恐后地说出正确的话。

在我们的案例中，客户营销总监 Kalyn New 负责制作这封道歉电子邮件。 “我想了很多关于如何处理道歉以及如何透明，”卡林说。

“我决定做一个人，并准确地解释发生了什么，我希望这种诚实得到了好评。 我认为人们理解错误的发生，但真正重要的是你如何处理错误，”她补充道。

这是 Kalyn 发送给收到错误信息的客户的道歉电子邮件：

在这次经历之后，我们意识到我们可能不是唯一想发送道歉电子邮件的人。我们还认为最好在未来做好准备，以防它再次发生，所以这里是我们为这封电子邮件选择的内容的总结。我们希望它对您的下一个“哎呀！”有所帮助情况：

主题行总是很重要，但在道歉电子邮件中更是如此。在收到错误电子邮件的奇怪或迷失方向体验后，您希望向订阅者保证一切都在控制之中，并尽可能防止退订。

选择一个以真正反映您的品牌的方式承认错误的主题行。就像 Kalyn 上面所说的那样，我们注意对客户保持真实，并使技术个性化，因此我们选择了“今天出了点问题”的主题行。

以下是该场合的更多主题行：

这条消息来自“Emma 电子邮件营销”和电子邮件地址 [电子邮件保护] 事实上，这是一封来自 Kalyn 的私人信件（而且她马上自我介绍了！）使它更加个人化，并有助于道歉感觉真实的我们。

在这封电子邮件中，Kalyn 告诉我们的订阅者该错误是由于列表问题而发生的，她具体描述了他们错误收到的电子邮件。包括那封电子邮件的“发件人”地址，尤其是因为读者可能以前没有从该地址收到任何东西，这表明我们已经发现了问题并控制了一切。

如果您对问题含糊不清或试图隐瞒错误，您的订阅者会觉得您已经破坏了他们的信任，并且更有可能退订。

这似乎是一个给定的，但你的道歉应该在你的主题行以及正文中传达。您的品牌是否使用俏皮的“哎呀！我又做了一次”的语气或更严肃的“这不会再发生”，确保你真的传达你很抱歉。

承认您的客户可能因此而经历的困惑也是一个很好的补充。您的订阅者通过收件箱信任您，您想让他们知道您仍然可以信任。

但是，当我们讨论这个话题时，不要在从现在开始发送的每封电子邮件中道歉。发送道歉，摆脱自己，然后回到平常的内容。

解释为什么这种情况不会再次发生或您已采取预防措施以确保它不会再次发生也将帮助您的订阅者重新获得信任。在这种情况下，Kalyn 提到，虽然电子邮件地址确实属于她，但客户不会从该地址收到任何额外的通信。在客户沟通方面，创造期望并满足它们大有帮助。

一旦您传达了基本情况、道歉并谈到了前进的方向，请为订阅者提供一种跟进问题或疑虑的方式。让您自己可以进行进一步的个人交流，并向您的订阅者保证您在那里倾听他们的声音。

“感谢您的理解”是结束这封电子邮件的好方法。它清晰、真实，标志着信息的结束。包含可识别的品牌图标有助于增强可信度，并且以熟悉的音符结束很有帮助。

如果你想超越和超越，把它变成一种情况，不仅可以解决问题，而且可以把它变成积极的。

Kalyn 向我们讲述了与另一家公司合作的经历，当时他们错误地将电子邮件列表中的每个人都称为“约翰”。不是一个很好的情况。

但他们的反应能够彻底扭转局面。 “我们发了一封道歉信说“嗨 [NAME]（我们知道你不是 John），我们给他们发了 10% 的折扣代码 [JOHN] 来取笑整件事，”她说。大受欢迎！”

虽然我们显然对我们发送了不正确的电子邮件这一事实并不感到自豪，但我们已经从中吸取了教训，并希望我们的流程背后的一点点也能帮助您为未来做好准备！如果有的话，让这提醒我们，我们都是人类，都会犯错误。记住——重要的是你如何处理它。发送快乐！