简化薪资流程的 8 种方法

薪资流程对任何公司来说都具有挑战性，而且很容易陷入行政方面的困境。 每个企业主都知道确保他们按时正确地支付员工工资是多么重要。 但由于有这么多不同的法规、文书工作要求和税收影响，难怪工资核算流程会变得如此痛苦。

掌握这些法规和变化可能意味着薪资团队需要做很多额外的工作。 确保为您的企业或公司简化薪资流程的关键是提高各个层面的效率。 这里有八种方法可以确保您的工资单以最佳方式满足您的业务需求。

1. 控制成本

薪资是经营企业最昂贵的方面之一。 在确保员工的薪水始终按时支付的同时控制这些成本可能很困难，但是有很多方法可以减少您在工资单处理上的支出。 随着时间的推移，更有效地管理工资单的企业主通常会看到显着的节省。 首先，分析每个员工和部门的成本，以帮助确定成本未平均分配的领域。

维护所有工资支出的准确电子表格，包括每位员工的福利和奖金，以确定您在每个工作小时上的支出。 使用在您的成本分析中收集的数据来制定一个计划，该计划将有助于控制未来的工资单处理费用，同时保持在截止日期前工作的员工的生产率水平。 此外，了解您在工资单处理系统中支付的费用以及每笔交易的费用。

选择收费透明的最佳薪资软件，以便您准确了解每一美元的用途。 如果您的发票上有任何隐藏或不明确的费用，请立即联系您的提供商，因为这可能表明薪资服务缺乏经验或不诚实。 确保您在签订任何合同之前了解成本结构，并在必要时要求澄清，以确保以后不会出现任何意外账单。

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2.简化获取数据的过程

确保每个人都可以访问他们的所有数据，使他们更容易采取行动和做出改变。 如果您使用的是电子表格，请考虑制作一份与您的团队共享的主副本。 这样，他们就可以添加新信息并编辑现有数据，而无需更新多个文件或来回发送电子邮件。 制定处理薪资活动的时间表，以确保您的团队在每次需要更新数据或进行更改时都遵循相同的流程。

例如，创建标准操作程序 (SOP)，规定您与员工一起审查文件的频率、对薪酬率进行审计等，以便每个人都知道他们在流程的每个步骤中的职责。 选择自动数据收集选项以简化您的工资单并避免手动处理或电子表格可能发生的错误。 使用正确的工资单数据，您可以跟踪和更新工作时间、基于职位或经验水平的工资率、长期在贵公司工作的员工的加薪等。

3. 了解其他部门实际需要什么

公司在试图简化薪资流程时犯的最大错误之一是他们没有咨询其他部门，尤其是会计部门。 如果您的业务部门在任何时候都无法访问他们需要的东西，您就永远不能指望您的薪资流程会顺利进行。 了解其他部门的实际需要，并及时为他们提供所需的信息。

例如，如果您有一个简单的业务模型，其中您的会计部门只需要知道每个员工的总工作小时数，则无需创建会计日记帐分录。 但是，如果为了正确提交贵公司的财务报表和税款，需要进行某些与工资单相关的条目，请确保在会计中进行这些条目。 通过向每个部门提供他们需要的信息，您可以简化薪资流程。

4.更有效地管理自动工资登记

将员工登记到工资单中对于确保他们的薪水按时并以正确的数额发放至关重要。 但是，当雇主有大量员工登记工资单时，可能需要几个小时才能完成此任务。 这种对宝贵公司资源的低效使用造成了很大的人为错误风险，涉及到如此多的不同人员。 雇主应该改为自动化注册过程。

考虑将其集成到一个自动化的入职解决方案中，该解决方案还可以让新员工参与人力资源和其他公司服务，例如福利或工资税。 您还应该在员工的状态发生变化时启用自动调整，例如当他们晋升或在部门之间调动时。 自动化工资登记是朝着简化整个流程迈出的一大步，让您的发薪日在没有任何额外技术的情况下更加顺利。

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5. 拥抱新的业务技术

简化薪资流程的另一种有效方法是采用新的业务技术。 这样，您可以自动执行许多任务，并使员工和部门负责人更容易同时处理多个项目。 您可以通过使用在线系统来做到这一点，这些系统允许您快速收集数据，同时还可以自动执行报告和发票等支付流程。

考虑其中一些选项：

• 使用时间记录应用程序自动化您的计时，或者让设备预装员工时间表，他们可以自己访问。 像这样的解决方案不需要您手动计算工作时间和时间戳，从而使其成为一个简单的过程。
• 投资于此可以帮助创建发票并以电子方式发送它们，从而减少花在管理任务上的时间，例如向客户开具账单或发放工资单。
• 让员工使用在线协作平台管理自己的休假请求和费用报告。 这样，他们可以在必要时提交请求并实时跟踪费用。
• 在进行更改、提交休假请求或检查费用时，使用自动通知让每个人都了解情况。

在投资业务技术时，请通过培训员工使用每种工具来确保您从中获得最大收益。 这样做可以确保每个人都在使用这些系统来最大化收益，并最大限度地减少输入数据或调查问题所花费的时间。

6. 紧跟新的立法变化

您还应该了解新法规对您的业务的影响以及它如何影响工资单。 确保您了解即将发生的变化，以确保您不会在它们生效后立即落后。 联邦和州法律通常为企业提供一个时间窗口来遵守变更。 但是，您想尽快采取行动。 您不希望在截止日期到来时发现自己在追赶。

确保及时实施所有新变更。 请记住，确保简化薪资流程的一部分涉及遵守法规。 由于缺乏合规性而对现有流程造成的任何中断都可能很容易使整个薪资流程脱轨，甚至可能使您面临被审计的风险。 此外，让所有员工了解最新变化也很重要。 如果在新立法中他们的工资率或扣除额有任何变化，则尤其如此。

7. 将薪资与其他业务功能整合

简化薪资流程的另一种方法是将其与其他业务功能集成。 您可以使用 Xero、FreshBooks 等具有增强集成功能的软件或服务来做到这一点。 大多数流行的会计软件解决方案现在都带有集成的薪资服务，允许您将财务数据从这些程序导入您的薪资系统，因此您不必手动输入数据。

这样可以实现更准确的工资核算流程，减少人为错误的可能性，并使您在年底报税时更轻松。 将您的薪资与其他业务功能集成可以帮助您减少完成薪资相关任务所需的时间和精力，让您有更多时间履行其他职责。 例如，如果您是一家小企业主，集成流程可以让您专注于发展公司，同时让您高枕无忧，因为您的工资单已准确及时地支付。

8. 在需要时获得所需的支持

有时，您可能会遇到自己无法解决的薪资问题。 例如，如果有复杂的税法变更或美国国税局对您的工资税中的某些内容有疑问，您最好向专家寻求帮助。 该专家可以是人力资源专家或在薪资处理方面经验丰富的会计师。 您不想让您的业务受到影响，因为您无法立即解决问题。 这就是向具有更多专业知识的人寻求帮助会派上用场的地方。

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管理您的薪资流程应该很容易

牢记这些提示，您的薪资流程应该会更轻松、更高效。 无论您选择外包还是内部处理，您都应该能够更快地完成工资单。 请记住，外包并不意味着移交人力资源合规性和公司文化的责任。 因此，请确保外包商也能胜任这些问题的任务。 简化流程的好处显而易见，但启动和运行它所花费的时间和精力也很明显。

因此，请确保您花时间了解您的需求以及您公司的优先事项所在。 只有这样，您才能实施最高效的流程。