数字档案在企业中的战略重要性

企业的数字档案主要是企业的数字化记忆，主要由电子文档组成。 因此，组织必须以适当的方式对文档进行数字化保存，以便随着时间的推移保存其档案的记忆。

现在是管理层意识到需要在其组织中实际建立数字文化的时候了，以便他们能够在整个生命周期内了解和管理档案。

公司的文件和数据计算机档案代表了组织的专有和战略财富，其价值不仅限于构成它的数字对象（即公司的电子文件），还涉及流程、关系和方式随着时间的推移，它们被用来形成、管理和保存它们。

意大利的立法推动适当的形成、管理和保存

意大利法律正在推动公司采用和越来越多地使用电子签名解决方案、具有有效工作流程管理的文档系统以及符合法律的数字保存功能。 这些系统可以由公司内部管理，也可以通过专业的、经过认证的和合格的服务提供商（如 Doxee）用作“软件即服务”（SaaS）云服务。

意大利关于数字化的主要监管来源的规定，以数字管理代码(CAD) 为代表，在第 1 号法令中提及。 2005 年 3 月 7 日的第 82 号和随后的修订，以及有关电子文档、电子签名和信任服务、文档的复制和保存、电子通信和数字身份的相关AgID 指南也适用于私营公司。

CAD 确定必须保存的书籍、著作和文档可以在符合本规范的规定和 AgID 指南的情况下在 IT 支持上形成和保存。

艺术也重申了这一点。 《民法典》第 2215 条之二确认法律或法规强制保存或业务性质或规模要求保存的账簿、记录和文件可以通过计算机形成和保存，构成主要和可以根据法律允许的用途对不同类型的支持、复制品和副本进行制作的原始信息。

此外，根据艺术。 43，CAD第3段，计算机文件，其保存由法律或法规规定，必须以数字方式保存，符合根据艺术制定的技术规则。 CAD 71，因此根据 AgID 创作管理和保存指南确定的规则，该指南于 2020 年 9 月 10 日生效，并从 2022 年 1 月 1 日起强制适用。

如果所使用的程序符合第 20 条第 5 款之二和第 43 款规定的 AGID 指南，则构成公司数字档案的文件的保存和展示义务被视为通过计算机文件履行了所有法律目的1.

对于公司而言，挑战在于保证今天产生或接收的计算机文件在遥远的将来可以继续被阅读和使用，确保它们的法律价值和它们在公司档案中的正确位置。

这一目标只能通过采用保证符合 AgID 指南的技术规则并确保高安全性和保密性要求的文件系统和保存服务来实现。

但什么是数字档案？

私人组织（例如公司）的数字档案是由组织在其活动过程中产生或接收的文件的有机综合体和关系组成的。

历史学家雅克·勒高夫（Jacques Le Goff）将文件定义为“保留下来的东西” ，即它的制作是为了及时保存，并提供给有兴趣了解文件中所代表的行为或事实的人。

它保证的完整性、不可修改性、真实性、时间搭配、可用性和随时间保存的要求是公司必须知道如何计划以正确管理其计算机档案的主要目标。

这是由数字管理代码本身提供的，这在艺术中表示。 第 44 条第 1 款之三，“在法律规定保存义务的所有情况下，即使对于私人当事方，电子文件保存系统确保所保存的内容具有真实性、完整性、可靠性、可读性、可检索性的特征，根据 AgID 指南中指示的方法。

长期可靠的文件系统要求公司提供：

• 组织和控制生产、维护和保存公司文件的责任；
• 采用在时间和空间上以某种方式识别存储的计算机文件的程序和工具，确保文件和识别信息（包括与文件相关的元数据）的可读性和易于检索；
• 选择和依赖专门从事数字档案管理和保存并保证最高水平的安全性、质量和可靠性的供应商。

保存是指组织具有法律价值的数字档案，由信息系统管理并由保存手册中描述的组织模型、程序、角色、任务和活动支持。

所有业务领域都可以实现数字化

一段时间以来，有关数字化的参考立法并未对公司各个部门的正确数字化程序设置时间限制，从而使公司的数字档案馆能够容纳越来越多的横向文件和数字数据在存储中。 以下是商业文件类型的一些部门和实际示例：

• 与税务相关的文件：发票和主动和被动票据、主动和被动运输文件、NSO 订单、会计账簿和登记簿、辅助文书、财务报表、声明、CU 认证、F24、税务通信、公司账簿、费用票据和收据，已盖章的税收减免发票等
• 民法文件：表格、付款通知、信件、邀请函、通信、提醒、采购订单、合同、银行对账单、信件、收据、电子邮件和 PEC 消息、计算机日志或记录、技术文件、合格证书、质量流程文件、隐私同意书、生产文件等
• 劳动文件：工资单（在意大利，Libro Unico del Lavoro – LUL）、雇佣合同和工作关系管理、分配书、通讯、社会保障和税务申报等。
• 银行文件：账户（存款和取款单）、合同、担保信用文件、交易和投资管理文件、收银机、本地计算机订单、非实物化支票、适当的验证文件等。
• 保险文件：保险单和其他证明文件，人寿和杂项损坏保险记录等。
• 海关文件：与进出口、货物过境、海关单、e-DAS等有关的文件。
• 临床资料：实验室分析报告、放射诊断和核医学的报告和图像、门诊报告、出院信、电子病历、FSE、电子处方、健康记录等。
• 其他领域的文件。

在 IT 档案的整个生命周期中受益

如果根据旨在达到更高效率水平的路径，数字档案的管理基于自动化和简化组织文档流的整个生命周期的原则，则可以在中长期提供真正相关的好处、有效性、透明度和合规性。

在数字化流程方面，优化文档接收、制作和签署、数据和文档共享、归档、存储以及文档在其生命周期结束时销毁等阶段的能力需要对公司的内部和外部关系流程进行重大优化.

采用集成方法来采用与文档归档系统和数字保存服务通信的软件和服务，并为交换和处理的数据赋予价值，使公司能够实现许多好处：减少时间，从而降低运营成本管理文件流，使其更简单； 大幅减少人为错误； 消除文件的分散； 改进审批、监督和控制流程； 提高安全性和透明度； 并为环境可持续性模型做出贡献。

因此，各种业务流程的数字化使得生产和/或保存许多不同类型的电子文档成为可能，这些电子文档为公司的数字档案提供了信息。

数字档案中的格式和文档元数据

因此，为了保存公司的数字存储器，不仅要注意数字对象（例如计算机文档），理解为比特序列及其法律有效性要求，而且要采用符合以下要求的合适电子格式AgID 指南附件 2。 还必须保证对要增强的文档进行索引所需的元数据集的价值。 这样做是为了突出档案的文件之间存在的一组逻辑和形式关系所代表的文件特征和档案约束，这必须符合 AgID 指南的附件 5。

元数据只不过是与数字对象相关联的一组数据（信息） ，例如计算机文档，用于识别和描述其上下文、内容和结构，并允许在保存系统中随时间推移对其进行管理。

对于档案保存，元数据具有各种功能。 这些范围从对象及其关系的永久识别，到形成、维护和保存的技术和程序机制的存储，到访问权限，到选择逻辑，到对生产环境的描述以及随后的保管和保存.

因此，要保留的文件应按以下方面进行描述：

• 文档的性质（例如，类型、类别）；
• 使用的格式；
• 元数据列表和描述；
• 保留期；
• 任何被认为对保存有用的信息。

在数字社会时代，意大利公司持有的 IT 文档量呈指数级增长。 这需要一个最先进的保存系统，通过适当的元数据使信息资产随着时间的推移而可用，这也意味着随着时间的推移消除在检索、访问和展示文档中遇到关键问题的风险，尽管事实上它们已被非物质化并以数字方式存档。

依靠 Agid 认证和合格的供应商的重要性

档案保存的管理可以由公司外包给专门的主体，即所谓的保存提供者，通过委托保存计算机文件的活动和任命数据处理经理的合同。

具体而言，所应用的规则和程序、负责人的专业性和质量，特别是在所应用技术的稳健性、安全性和可靠性方面，都非常重要。 因此，选择将公司档案的数字存储委托给经过认证和合格的供应商至关重要。

AgID 合格的保存提供商具有最高的质量、安全性和组织要求，根据电子文档的形成、管理和存储指南中的欧洲法规确定。 私人公司没有义务外包给合格的保存供应商，但强烈建议依赖于数字意大利机构合格的供应商，例如 Doxee，以减少在这方面，AgID 于 2021 年 6 月 25 日第 455 号决定发布了新法规，定义了提供计算机化文件保存服务的标准，规定了一般要求以及质量、安全性和在特定附件中提供保存服务的组织要求，并为合格的保存服务建立特定市场。