如何成功建立远程内容营销​​团队

这篇客座文章由来自 Breadnbeyond 的 Andre Oentoro 撰写。

现在，冠状病毒病例在全球范围内继续激增，越来越多的公司推出了强制性的远程工作。

这种情况可能会让您一时不知所措，您会发现自己在问：“营销团队如何建立高性能的远程环境？ “

对您而言，在家工作也意味着：

• 您和您的团队无法亲自见面并在同一个白板前讨论时间表和任务
• 您将无法聚集在会议室的桌子周围集思广益
• 当作家的挫败感袭来时，你不能用茶歇来犒劳自己

然而，即使在大流行爆发之前，远程工作一直是一个流行词。 但是，无论您如何尝试放松，突然转向集体远程办公似乎是一项艰巨的任务——尤其是如果您和您的团队一直是办公室员工。

考虑到这一点，这里有一个快速指南，可以让您的营销团队做好准备，并在这个“新常态”中保持内容营销策略顺利运行。

1. 了解绊脚石

在办公室，工作流程中的任何漏洞都会立即暴露出来，因为每个人都在同一个房间里。 现在，故事完全不同了。

以下是远程工具最近调查的一些最大挑战，以便您可以卷起袖子：

您的营销团队可能会遇到一些常见的远程挑战。 有了这样一个不寻常的例程，需要时间来适应它。 现在，我们将更深入地了解您和您的团队在旅途中可能面临的三大挑战。

让每个人都在同一个页面上

足以让您担心的最大挑战可能是找出最佳的协作方式，并确保您在远程位置的每一步都始终保持在同一页面上。

当你在办公室时，每当你发现项目中有任何不清楚的任务时，你都可以自发地与团队成员交流。 这样，很容易确保团队中的每个人都在页面上。

当您都处于远程状态时，需要对团队沟通进行更多投资，以确保您的团队项目经过有组织的计划和执行顺序。

克服分心和孤独

远程工作面临的重大挑战之一是试图平衡工作生活和家庭生活的需求。 对于某些人来说，它变得非常模糊。

有太多的干扰会破坏你的创造力和生产力。 结果，您无法完成所需的工作。

以下是您在家中可能面临的一些常见干扰：

• 家务
• 孩子或家庭成员
• 通过各种流媒体服务立即访问内容
• 社交媒体
• 手机通知
• …

除了分心，房间里总有大象——孤独。

家里没有面对面的社交暗示，很容易感到孤独。 而且无论你如何否认，孤独是大多数员工 (27%) 在远程工作时必须面对的最大困难。

管理团队协作

办公室是建立公司文化的好地方，可以将每位员工联系起来，形成强大的团队。

特别是对于需要有组织、精心策划的工作流程来保持团队专注，从而使内容工作步入正轨的内容营销而言。 由于团队成员分散在不同的地方，许多人很容易迷路或躲在电话线后面。

在这种情况下，如果团队不能共享相同的空间，则用于创建优质内容的创造性协作可能会受到影响。

2. 将团队凝聚在一起

将您的营销团队聚集在一起并让他们参与面对面的会议是很困难的。 更不用说在远程工作的情况下。

幸运的是，即使没有准备，您也可以做很多事情来使远程工作成功。 以下是帮助您设置无缝过渡的实用技巧列表。

计划。 计划。 计划。

计划对于成功的协作工作和清晰的沟通至关重要。 在您的团队开始远程工作之前，请尝试执行以下操作：

• 记下工作模式的变化以及您的团队将如何处理这些变化。
• 帮助您的团队弄清楚他们应该做什么，并为远程工作政策建立现实的期望。
• 创建一个可靠的策略，定义哪些项目是至关重要的，包括可以在家完成和不能在家完成的项目。
• 确保团队中的每个人都能获得完成工作所需的技术。

设定清晰的界限

每个团队都有早起的鸟儿和夜猫子，所以他们的工作时间更容易出现分歧。 在这种情况下，当团队中的每个人都可用时，在一些商定的办公时间进行重叠是至关重要的。

只需向您的团队询问他们首选的会议时间，或者他们何时可以实时响应某些讨论。 这样，他们就会感到被理解和认可。

毕竟，设定明确的界限应该可以帮助您和您的团队在在家工作时保持敏锐和快乐。

不要忘记您的内容日历

内容日历可帮助您保持团队的专注和井井有条。 它使您的团队更容易确保所有内容营销活动（包括视频营销计划、SEO 工作等）都有相同的目标。

以下是Point Visible的内容日历示例：

在远程工作时，与项目管理工具一起，内容日历可以让您的团队保持正轨并确保内容生产定期进行。

接受每日签到

确保您和您的团队每天或每周更新您已完成的工作以及它对整个项目的贡献。

它使您的团队更容易保持同步并根据日历专注于重要的事情。 这样，您可以与组织的其他成员异步共享进度。

或者，如果您的团队正在使用项目管理工具，您可以通过“待办事项”任务和进行中的工作泳道跟踪完成的工作。 不过，要让它发挥作用，人们在完成后正确标记并相应地更新文档比以往任何时候都更加重要。

3. 技术工具变得简单

您的团队将需要大量工具来保持井井有条。 这将帮助他们继续执行项目，而不会造成不必要的延误。

但是，由于先进的技术和互联网，您和您的团队可以保持联系，无论距离多远，处于隔离状态。

以下是您的团队需要在家中工作的一些基本工具，以保持您在办公室中的工作效率：

云会议软件

如果您的团队不习惯通过实时聊天互相见面，那么对他们来说，一个出色的第一步将是虚拟会议或电话，让他​​们感觉好像他们在同一个房间里。

您可以使用 Zoom 或 Google Hangouts 等云会议软件主持或加入虚拟会议。

这些类型的软件可以帮助您和您的营销团队解决沟通问题。 以下是大多数云会议软件应包括的基本功能：

• 一对一和群组视频通话，参与者可以使用他们的网络摄像头看到对方
• 从桌面或移动设备共享屏幕
• 用于协作的实时白板共享
• 具有文件共享功能的实时聊天

借助所有这些功能，云会议软件使您的远程团队更容易保持人际联系，从而加快决策制定并改善协作。

项目管理工具

内容营销就是跟踪项目、截止日期和内容。 当团队中的每个人目前都在家工作时，您需要一个一流的平台来保持正常的工作流程。 实际上，即使您在办公室工作，您也需要一个 PM 工具！

作为基于云的平台，利用项目管理工具（如 Asana、Trello 和许多其他工具）作为远程工作平台可以让您的内容营销团队更轻松地：

• 计划和安排工作
• 将任务分配给获得即时通知的特定团队成员
• 将文件附加到特定任务
• 清楚地了解他们每天和每周的工作量
• 跟踪他们花在特定任务上的时间，尤其是那些按小时计费的任务
• 可用于特定任务讨论的评论部分

看看这些功能，很明显，项目管理工具为您的团队提供了一种简单直接的方式来掌握内容营销项目，无论您是在办公室还是在客厅沙发上工作。

通讯工具

在家工作的关键是与您的团队进行清晰的沟通，因为您将无法面对面交谈。

虽然像 Skype 这样的工具可以工作，但它们确实不是最适合这个角色，至少不适合内容营销团队。 他们会需要像 Slack 这样的工具，让您能够：

• 将对话分成多个频道，这样您就不会在同一个聊天中引导关于 5 个不同项目的对话
• 仅向特定团队成员（或客户/自由职业者）授予访问某些频道的权限
• 在任何移动设备上轻松使用该工具
• 将您的通信工具与您使用的其他工具集成在一起，以另一种方式来跟踪通知和工作进度
• 通过简单的搜索访问保存的对话历史记录

专用的通信工具为您的内容营销团队提供了一个中心，他们可以在其中以高效和分类的方式快速交换笔记和其他重要信息，而不会造成不必要的混乱。

现代通信工具让您使用表情符号和 GIF 也没有什么坏处，这可以成为减轻压力并为经常陈旧的远程工作程序带来一点乐趣的好方法。

云储存

远程工作的最大挑战之一是您无法访问公司的内部服务器。 这就是像 Google Drive 或 Dropbox 这样的基于云的存储会派上用场的地方。

以下是您现在远程团队利用云存储可以获得的一些好处：

• 您的团队可以更轻松地管理文件、共享数据和改善远程工作体验以获得最佳结果。

• 通过将所有文件移动到云中，您可以使所有数据稳定、安全且可供团队中的每个人轻松访问。
  
• 这些工具还允许您的团队实时协作，而无需再次下载和上传。

最后总结——条条大路通罗马

无论您喜不喜欢，在大流行爆发期间，在家工作已成为必需。 作为一个办公室内容营销人员，远程工作似乎是一个全新的世界。

您的内容营销团队必须付出额外的努力来适应新的工作环境并保持所有内容项目的顺利运行，尽管您和团队之间的距离很远。

即使您没有为这种情况做好充分的准备，您的团队仍然可以计划一些基本的事情来最大程度地减少与第一次在家工作相关的障碍。 好消息是您应该已经在使用本文中概述的大多数工具和实践，这意味着将您的工作带回家应该不会那么难。

一旦您适应了新的日常工作，远程工作就不会那么令人生畏。 当您不必花费数小时通勤或参加无数的面对面会议时，您甚至可能最终变得更有效率。

安德烈·奥托罗

Andre Oentoro 是屡获殊荣的解说视频公司 Breadnbeyond 的创始人。 他帮助企业提高转化率，完成更多销售，并从解说视频中获得正的投资回报率（按此顺序）。