如何举行不浪费时间的远程会议
已发表: 2020-04-13在办公室环境中保持会议准时和有效可能具有挑战性。 在远程环境中，还有一些额外的挑战，例如不可靠的会议平台和不清楚的“相机打开还是关闭？” 礼仪。 在 Exposure Ninja，我们自 2012 年以来一直在远程运行，并成长为一个由 100 名忍者组成的团队。 在这段时间里，我们改进了远程会议设置，以提供保持专注的高效会议。
以下是我们举行的不浪费时间的远程会议的七大技巧。
1.设定期望
就像面对面的会议一样，迟到者和分心可能会打乱会议的流程。 不浪费时间的伟大会议的第一步是确保从一开始就设定团队的期望。
开始此过程的最快方法是将会议预订到具有指定时间、地点（例如 Skype）和受邀者列表的日历中。 在 Exposure Ninja，我们使用 Google 日历，它会在每个 Ninja 的日历中同步，以确保他们不会被重复预订。
会议开始是制定“基本规则”的好时机。 这些应该包括诸如使用手机、信使和电子邮件之类的东西。 理想情况下，团队中的每个人都会在会议期间将所有通知静音。 这并不总是可能的，但它可以让通话更加专注，干扰更少。
您还应该设置硬件预期。 如果您要进行简报，那么最好让您的团队暂时将麦克风静音，除非他们有问题。 这减少了狗吠和打字噪音干扰说话者信息的机会。
2. 提前分享议程
在会议前分享议程让每个人都有时间准备，也有助于进行必要的检查。 该检查是是否真的需要会议。 如果您正在努力制定议程，那么很可能根本不需要会议。
如果您偏离了电话会议的焦点，您的议程还可以让您轻松地将会议拉回正轨。 就像物理会议一样，很容易说出类似的话，“我认为我们开始偏离轨道了。 让我们在其中放置一个别针，稍后再重新审视它”。
3.使用可靠的平台
那里有许多不同的看涨期权，选择一个可靠且非常适合您目的的看涨期权至关重要。 没有什么比由于连接不良而不断掉线或不得不放弃的呼叫更糟糕的了！
如果您希望通过办公室电话重新创建您可能与客户进行的通话，那么像 Yay 或 8×8 这样的应用程序可能会很强大。 这些提供通话记录功能，并且可以设置为使用您的办公室号码拨打和接听电话。 它们对您的客户来说是一项简单的服务，因为他们会像往常一样直接接到电话到他们的号码 - 他们无需下载或执行任何操作即可使用它。
对于更适合使用摄像头的会议——或者如果你想共享屏幕——那么有多种平台可供选择。 我们最喜欢的一些包括 Google Hangouts、Skype 和 Zoom。
Google Hangouts 与 Google Calendar 无缝同步。 您可以共享您的屏幕，对于那些在嘈杂环境中听不清或难以听清的人来说，还有一个字幕选项。
Skype 是一个著名的视频会议平台，具有一些出色的内置功能，如屏幕录像机和屏幕共享。 Skype 还兼作信使，用于发送快速消息或确保每个人在开始通话之前都准备好。 然而，对于大量的人来说，这可能会很困难，因为稳定性有时会变得有点不稳定。
Zoom 是一项付费服务，但有一个很棒的免费版本可供您使用长达 45 分钟的会议。 还有一个会议记录功能以及屏幕共享选项。 它往往是一个非常稳定的平台，可以处理大量的人。
4.使用相机
“摄像头”会议为提高效率提供了很多好处，而且从团队建设的角度来看也是如此。 让每个人都打开相机有助于避免人们互相争吵，因为某人即将说话的口头暗示与他们在面对面会议中的相同。 关闭摄像头后，可能会因为彼此之间的谈话而道歉——在原本有效的会议中浪费时间，更不用说尴尬了。
开启摄像头有助于衡量团队在公告期间的反应，当然，它还可以帮助每个人看到事情的表达方式！ 某些事情很容易以与预期不同的方式出现。 能够看到每个人的脸有助于这一点。
一般来说，最好的办法是让您的团队知道他们应该参加哪些会议，以便他们提前做好准备。 我们通常建议某些会议是视频通话——但我们也从不坚持，因为团队中的一些成员可能会感到不舒服。
5. 指定下一位发言人
保持会议正常进行的一个非常简单的技巧是确保您将问题指向特定的人。 留下一个问题可能会导致沉默，因为你不能依靠你通常的视觉线索来解决一个人。 在面对面的会议中，你可以看看你希望得到答案的人。 在屏幕上，并不总是很清楚你在看谁——你可以盯着屏幕角落里的同事看，但对其他人来说，你只是在往下看！ 一个简单的，“这可能吗？ 你怎么看，安迪”可以减少不必要的不确定性和空闲时间。
登顶谷歌免费
6. 鼓励心理安全
会议有时会因房间里最响亮的声音而脱轨。 这个问题在远程会议中没有什么不同，尽管您可以帮助一些团队成员在在线交互时更加自信。
当每个人都感到自在地做出贡献并且团队中的所有成员都受到尊重时，团队就达到了心理安全点。 为了帮助促进这一点，您可以通过指定您想听取的下一个人来鼓励不同团队成员的平等贡献。 在办公室中，您可以使用视觉提示。 网上也是一样，但你可能需要更加努力。
心理安全帮助您在会议期间获得每个人的想法，限制会议后的贡献点。 将它作为您希望促进的事情之一也可以帮助您发现“沙袋”。 沙袋是团队成员开始重复他们的观点或偏离主题并使会议偏离轨道的那一刻。 保持贡献的平均分配将帮助您保持会议正常进行并使您的团队更强大。
7.不要太无情
保持会议正常进行并减少浪费时间很好，但请注意不要太无情。 远程工作可以减少您拥有的团队建设时间，一点社交互动时间很重要。 在通话开始或结束时留出几分钟时间来赶上每个人的晚上或周末，这有助于保持团队的联系。
如果您正在适应远程工作并想方设法帮助您的团队在远程环境中茁壮成长，Exposure Ninja 将为企业提供免费的远程工作网络研讨会和咨询电话以帮助您入门。 我们设计了我们的远程工作革命培训和咨询，以跳过自己做的艰苦课程，让您尽快到达您需要的地方。
从今天开始预订您的忍者免费咨询。