在开始工作流程自动化之前要问的问题

在当今快节奏的世界中，企业充满了需要扮演越来越多角色的员工，如果没有某种形式的自动化，可能很难跟上。 在许多情况下，第一步是工作流自动化。

它已经存在了几十年，但随着技术的进步和越来越多的人对电脑和智能手机感到满意，每天都会出现使用这项技术的新方法。

乍一看，找到一个运行良好的软件程序或为您的工厂购买一台机器似乎是一种自动化某些日常任务的简单方法，但如果您想要完成任何过于复杂的事情，您需要做更多的研究从一开始。

工作场所如何使用工作流自动化

组织和企业可以使用工作流自动化来改进流程和员工效率。

例如，拥有数百或数千名员工的公司可以使用软件实现其工资核算流程的自动化，该软件将直接从组织的会计软件中获取输入，并在无需人工处理的情况下分配员工的工资。

这种自动化有助于在工作场所提供准确性，同时减少手动计算错误。

另一个例子是，如果您的营销部门每月发送时事通讯，但在不同部门内有许多不同的联系人，他们应该根据他们的职位/职责接收它们。 他们可以使用工作流程自动化来为公司内的特定联系人为每个时事通讯创建定制的电子邮件模板。

然后，工作流软件将能够使用自动化过程。 每个模板都使用必要的联系信息进行定制，并根据您组织的设置发送个性化的电子邮件。

这种自动化有助于通过减少手动发送个性化电子邮件所花费的时间并将员工错误保持在最低限度来提高效率，因为优化的电子邮件模板在发送之前已精确地个性化。

您的组织需要工作流程自动化吗？

如果您想在工作中改进业务流程或自动化任务，有很多地方工作流自动化可以帮助简化效率。 通过问自己以下一些问题来评估工作流程自动化是否会使您的组织或工作场所受益：

• 员工是否在手动、重复性任务上花费了太多时间？
• 您的组织是否有可以通过自动化改进的流程？
• 是否有需要高精度完成的任务？
• 实施工作流程自动化会为您的企业节省时间或金钱吗？

如果您对上述任何问题的回答是肯定的，那么您的组织可以从工作流程自动化中受益。 与您的团队和管理层讨论改进流程，并开始调查可用于帮助入门的不同类型的软件。

为什么使用工作流自动化？

在商业中，时间就是金钱。 自动化任务可以通过多种方式帮助节省时间和金钱：

1. 节省成本

工作流程自动化可以帮助减少或消除对特定任务的人工干预需求，从而显着节省成本。

例如，如果您有一个流程需要有人手动将数据输入系统，您可以使用软件程序自动化该流程。 这不仅可以加快流程，还可以消除人为错误的可能性。

2. 能见度

借助工作流程自动化，经理和主管可以实时了解公司中所有任务和项目的状态。 这有助于他们更好地决定将时间集中在哪里，并确保按时完成任务。

3. 沟通改进

工作流自动化可以通过多种方式帮助改善沟通，从向员工发送提醒或通知到通过模板共享重要信息。

员工对分配给他们的每项任务的工作流程了解得越多，他们就能更好地确定工作的优先级并完成工作。 反过来，您将从工作流程系统中获得更好的结果。

4. 更好的客户服务

当每天都有大量的工作请求涌入时，一个人或一个部门很难独自处理所有事情。

但是，通过工作流自动化，您可以根据个人员工的技能和知识分配项目和任务，使他们更容易完成分配给他们的特定任务。

5. 提高客户参与度

您可以通过实施工作流程自动化主动接触客户并让他们参与您的业务。 示例包括自动发送电子邮件，询问他们的包裹是否已经到达，或者提醒他们的第一笔付款即将到期在新的订阅服务上。

这有助于通过在组织内的客户和员工之间建立个性化的联系来提高参与度。

6. 消除冗余

工作流自动化的另一个好处是消除当前流程中的冗余，这会占用其他更重要的任务的时间，并导致错误和客户不满。 通过自动化这些，您可以在不影响最终产品的情况下消除冗余。

7. 整体产品改进

当您拥有一台运转良好的机器时，不仅单个任务或流程运行得更顺畅，整个公司都会受益。 同样，有效的工作流程自动化系统可以改善您的整体产品。

这是因为员工可以更好地专注于他们的特定任务和知识集，从而获得更高质量的产品或服务。

8. 更轻松的工作流程跟踪

最后，随着自动化工作流程的到位，从头到尾跟踪每个任务和项目的进度变得更加容易。 这有助于确保一切都按应有的方式进行，并在此过程中进行更好的决策和改进的沟通。

SMB 和企业工作流自动化之间有什么区别吗？

虽然工作流自动化可用于小型企业和企业，但在进入自动化项目之前，您需要了解这两种类型的公司之间的一些本质区别：

中小型企业员工没有接受过培训

与大型企业相比，小型公司往往拥有更少的流程和工作流系统，因此在小型公司内自动化特定任务可能需要更多时间和精力。

如果您的员工没有受过良好的培训或不明白为什么需要这样做，则尤其如此——他们不会意识到通过实施这样的系统可以节省多少时间。

大公司需要较少的培训

如果您的员工已经熟悉工作流系统，您应该会发现培训他们使用自动化系统只需很少的努力。 他们可能会帮助实施它或建议更好地工作或修改的方法。

这也意味着，如果您的公司足够大，您很有可能会在使用工作流自动化的第一个月内看到投资回报率。

是否有任何关于工作流自动化的统计数据我应该注意？

自动化您的工作流程可能是提高生产力和效率的一种非常有效的方式。 但是，在决定使您的工作流程自动化之前，了解有关自动化工作流程的统计数据至关重要。

根据研究，将至少一个流程自动化的企业的生产力提高了 54%。 此外，自动化工作流程还可以帮助将错误减少约 88%。 考虑到这些统计数据，很容易理解为什么自动化您的工作流程可能是一个如此有益的步骤。

如何快速自动化工作流程？

如果您希望快速自动化工作流程，您可以采取几个步骤。

• 首先，确保您对自动化过程的预期结果有一个清晰的认识。
• 一旦你有了一个目标，试着找到一个现有的解决方案或工具来帮助你实现这个目标。
• 如果现有解决方案不存在，请考虑使用自动化工具和编程语言自行构建。

通过执行这些步骤，您可以简化自动化流程并立即启动和运行您的工作流程。

结论

对于任何希望提高组织效率和促进生产的企业来说，工作流程自动化都是一个有益的工具。 只要您知道在实施此类系统时应采取哪些步骤，无论您的组织规模大小，您都一定会看到生产力和产出的积极变化。