2022年12个采购最佳实践

制定采购框架

首先，在解决流程中的特定问题之前，您需要一个强大的采购管理框架。 一个有效的框架将为您的所有流程制定可靠​​的指导方针，包括：

• 采购订单的监督和批准，
• 供应商和供应商的管理，
• 三向匹配支付的表现，
• 记录所有文件，
• 寻找新的供应商和采购代理，
• 对员工进行产品培训。

明确定义的流程将提高运营效率，帮助您的团队完成他们需要完成的任务或在给定时间确定优先级以完成工作，从而确保您的业务活动准时交付。

要制定清晰的采购流程，您需要确定每个必要的采购步骤，为每项任务分配特定人员，并描述任务的操作。 因此，您的团队可以保持原样并了解他们的工作以与他人协作。

自动化采购流程

随着技术融入我们世界的方方面面，数字化采购流程是不可避免的。 一个完整的数字化转型将把您的采购流程提升到一个新的水平，并解决您供应链中的许多瓶颈。

以下是自动化采购实践的最大好处：

• 节省时间：所有花在手动处理（如数据输入、发票跟进、记录更新、批准和文件移交）上的时间都可以通过软件加快。 自动化可以减少重复的操作任务，让您的团队能够专注于战略角色。
• 减少人为错误：自动化还可以帮助您最大限度地减少人为错误。 您不必再担心检查错误计算的结果或错误输入的数据。
• 降低加工成本：在技术的支持下，企业可以减少重复性工作的劳动力，从而节省成本。 成本效益是采购自动化的最大好处之一。

一个好的数字采购解决方案应该能够处理：

• 供应商管理：轻松入职并跟踪供应商绩效，
• 发票审批：三通快速审批发票，
• 采购请求：帮助您捕获、批准和监控采购请求的模板，
• 采购订单 (PO)：根据批准的采购请求自动发出采购订单，
• 支出分析：从您的采购数据中获得可行的见解和建议，
• 集成：将您的采购软件与 ERP 和财务软件等其他系统连接起来。

实践采购透明度

采购透明度是指为所有内部利益相关者提供必要的信息和文件，以顺利完成他们的任务并使他们能够做出更好的决策。 在技​​术的支持下，您可以探索更多的场景，并开发一个对您的团队透明的持续、敏捷的计划模型。

透明的采购流程可为您带来诸多好处：

• 更快的处理：当每个人都知道自己的工作和遵循什么标准时，整个操作可以无缝运行，瓶颈更少。
• 减少浪费的时间：透明的采购消除了花费在令人困惑的请求和冗长的电子邮件链上的疲惫时间。 相反，您的员工可以准确地看到他们需要在什么时间做什么。
• 问责制：文件的透明度清楚地说明了您和您的供应商在采购过程的每个阶段的责任。
• 负责任的采购实践：透明的流程指导您根据企业社会责任采购产品和服务。

使用数据驱动的方法优化库存

您不能错过的下一个采购实践是利用数据来增强您的库存管理。

要检查您的库存是否得到优化，请查看一些指标，例如库存持有成本和库存周转率。 看看你的计划和预测库存是否有利于有效地补充库存，销售和库存水平是否同步，以及哪些是畅销商品和销售缓慢的商品，以便为它们制定适当的策略。 例如，您可以为畅销书购买更多库存，以确保在客户需要时有货。 相反，尽量以折扣价推销滞销商品，以免它们过时。

采用库存管理软件可以帮助您解决上述所有问题。 对于日常运营，您可以改进供应链跟踪、仓库和商店之间的库存流动以及销售和库存水平的一致变化。

对于高级水平，释放人工智能和数据驱动的洞察力的力量将帮助您优化库存成本、确定交货时间并预测未来的库存需求，从而防止出现库存过剩或供应不足的情况。

改善您的合同管理

目前，合同管理中最常见的问题是缺乏一个集中的平台，员工可以在该平台上搜索、访问和检索合同和其他文档。 流程杂乱无章，导致合同不一致、流程繁琐、供应链连续性问题等诸多痛点。

为了拥有更好的合同管理流程，您应该建立一个集中的云数据库，允许您的员工创建、存储和维护从操作流程到合同模板的所有文档。 这样，您可以确保合同之间的一致性和标准，节省处理重复任务的时间，并减少错误和风险。

实施合同管理自动化应该为您提供：

• 中央存储库：存储所有文档的易于访问的数据库，
• 可配置的界面：可定制的界面，以满足您的业务需求，
• 自动通知：发送有关合同里程碑、续约和重新谈判机会的自动警报，
• 供应商绩效监控：跟踪交货时间、产品质量、定价以及对采购条款和条件的遵守情况。

与您的供应商合作

与供应商建立稳固的关系始终是采购最佳实践的首要任务。 如果管理得当，您可以拥有值得信赖的供应商，他们可以按时以最优惠的价格提供可靠、高质量的产品和服务。 为此，您需要跟踪和评估供应商的绩效，以找到建立双赢长期关系的方法。

组织良好的采购和采购流程将帮助您管理和与供应商互动。 以下是一些提高供应商参与度的提示：

• 将供应商视为战略合作伙伴，建立信任，
• 就任何采购订单问题与供应商沟通您的要求并密切合作，
• 尽早建立期望，这样您就可以让您的供应商遵守该标准，并通过适当的采购谈判避免令人不快的意外，
• 按时向供应商付款：如果您可以按时向供应商付款，您的供应商将优先考虑您的公司并为长期合作伙伴关系打开更多机会，
• 监控供应商绩效：评估所交付商品和服务的质量，以确保您获得最佳投资价值。

制定多源战略

仅仅依靠一个供应商来供应您的供应链的任何组成部分都是有风险的，尤其是对于直接采购。 如果货物交付延迟或您的关系破裂，您的业务运营将受到影响，并且您无法生产最终产品，直到您将它们替换为另一个供应商。

这就是为什么您应该有多个供应商来在您的采购系统中创建弹性。 此外，如果您可以使来自不同地理区域的供应商多样化，那就更好了。 这旨在最大限度地降低不可抗力的风险，如战争、流行病、影响供应商业绩的法律变化以及恶劣的天气条件。 因此，您始终可以在供应商之间切换以最适合您的方便，并避免供应链中断。 这是任何公司都必须具备的采购最佳实践之一。

整合采购流程

整个采购框架包含多个不同的子流程，这些子流程可能会产生障碍。 即使您已经自动化了某些方面，仍然存在一些需要手动操作的差距，例如预算请求、质量检查、调度授权等。因此，您的系统分散，各种工作流程充满了瓶颈，这可能会花费您的时间和金钱.

因此，整合所有采购流程以创建一个可以加快处理时间并减少瓶颈的简化系统非常重要。 连接所有工作流程有助于数据在系统之间无缝移动，无需手动检查和无休止的电子表格。 系统集成使在整个采购流程中进行质量保证和验证变得更加容易和快捷。

构建数据仪表板

数据仪表板是另一种采购最佳实践，可帮助您的团队以易于理解的格式访问实时数据。 当各个部门试图将数据修补在一起时，它消除了混乱和不必要的问题。

清晰的数据仪表板通过显示与预算相关的准确实际成本、衡量价格波动和评估供应商绩效，帮助您变得更加敏捷。

此外，完整且可解释的数据还为您提供宝贵的见解，以改进您的采购策略和活动。 使用数据驱动的方法，您可以识别导致采购问题的主要瓶颈并找出解决方案。

培训您的采购团队

如果没有一个称职的团队，正确的战略和工具就无法成功实施。 您应该确保您的员工了解所有流程，并能够交付公司的优先事项，例如成本和风险管理。 此外，为您的团队提供采购培训材料，并在流程发生任何变化时进行沟通。 培训资源应该集中，以便您的团队可以轻松找到它们。

训练有素的团队能够更好地有效地执行流程。 他们可以在问题变得更大之前快速识别和处理障碍。 您还可以更轻松地管理员工，了解每个步骤的负责人。

不要忽视企业责任

在采购活动中注意供应链对经济和环境的影响。 客户越来越意识到社会企业责任，并更喜欢对社会或环境产生积极影响的公司。 如果您不满足这些期望，您可能会损害您的声誉并将您的客户流失给竞争对手。

因此，请记住进行对社会负责的采购并评估您的供应商是否符合您的标准。

控制采购风险

采购风险管理是企业不容错过的重要因素。 您应该识别影响您的供应链的内部和外部风险。 例如，您可能遇到的一些主要风险是价格不稳定、供应链中断、欺诈、超支、供应商表现不佳、供应链预测不准确等。

识别采购风险后，您可以采取 4 种行动：

• 忽略不是真正威胁的风险，
• 降低风险发生的概率，
• 消除风险发生的可能性，
• 准备解决方案以管理潜在风险。

以上是采购的 12 大最佳实践。 要成功应用它们，请考虑使用PWA Magento 采购订单来简化您的采购流程。

使用 Magento 采购订单，您可以控制采购周期的各个方面，并在促进销售的同时节省时间和金钱。 通过同步销售和库存渠道，以及轻松管理所有产品和供应商数据，您可以在一个地方监控所有采购数据。 该软件还允许您最大限度地减少人为错误并简化 PO 处理，从 PO 创建、批准到接收产品，并在需要时跟踪产品退货。

此外，该软件的数据驱动方法缓解了缺货、过度购买和购买不足的痛点。 现在，您可以根据可操作的见解和潜在供应商的发现机会来计划您的采购。 试试我们的 Magento 采购订单，看看它如何将您的采购流程加速到一个新的水平。

建立明确定义的流程并利用技术增强您的采购活动是优化运营和创建精简高效系统的关键。 通过正确实施这些做法，您可以在这个数字世界中释放您的采购潜力并更快地发展您的业务。

1.采购的7个阶段是什么？

采购流程包括以下7个步骤：

• 需要认同，
• 采购申请，
• 申请审核，
• 征集过程，
• 评估和合同，
• 订单管理，
• 发票批准和争议，
• 保持记录中。

2. 采购的四大支柱是什么？

在制定采购战略时，您应该牢记全球采购的 4 个主要支柱：人员、流程、技术和供应链。 这些是利用全球方法来利用您的运营的关键因素。

3. 采购合同包括什么？

采购合同包含各方义务的条款和条件，以及对产品、定价、付款方式、交货条件和其他法律条款的具体要求。