如何通过流程优化改进日常运营

无论您是否意识到，您和您的团队都在不断地参与其中。

你今天早上在开始你的日常工作之前做的那杯乔？ 一个过程。

您最新客户的入职？ 一个过程。

本季度的预算计划？ 你猜对了; 这也是一个过程。

这是一个团队的一系列流程，它们决定了他们做什么、为什么做以及如何做，简而言之，流程是任何团队的支柱。

但是您的日常流程是否得到优化？ 是否以有意义的方式定期审查它们，是否衡量成功？ 根据2018 年业务流程管理状况， 93% 的受访者表示他们参与了多项流程改进。

通过不关注和优化您的流程，您正在让竞争对手获得领先优势。

这就是为什么我们将帮助您掌握流程优化，即使您以前从未遇到过这个术语。 我们将定义什么是流程优化，为什么它如此有益，以及如何自己轻松进行流程优化。

什么是流程优化？

在进入流程优化的定义之前，最重要的是要充分理解“流程”这个词是如何定义的。

牛津英语词典 (OED) 将过程定义为“为实现特定目的而采取的一系列行动或步骤”。 回到之前制作咖啡的例子，这个过程从你从橱柜里拿出一个杯子或者准备开水开始，到最后，你可以享用一杯咖啡，开始新的一天右脚。 这是您需要执行的任务的集合，以获得您想要的（或者，取决于您对咖啡因的强迫，需要）。

牢牢掌握流程是什么之后，让我们将注意力转回到流程优化上。

简而言之，流程优化是改进业务流程的行为。 有无数种方法可以调整任何给定的流程，使其客观上更好，从取出某些任务到添加新任务，再到重写流程中的特定步骤，再到重新排序流程的任务顺序以改善整体流程。 无论哪种方式，流程优化都旨在使流程更高效、更有效、更简单、更耗时、更浪费。

重要的是要知道流程优化不是什么新奇的废话。 它的根源在于六西格码。 六西格码是一套久经考验的流程改进工具和技术，在过去的几十年里，它不仅为公司节省了大量资金。

事实上，仅 Keefe 集团就报告节省了超过 250 万美元，但极大地支持了初创公司、中小型企业和企业级组织的日常运营。 也就是说，流程优化的好处是相当显着的。

流程优化的 5 大好处

只要承诺适当且定期地优化团队的业务流程，那么您就会让您的团队获得一系列改变业务的好处。

提高生产力

员工不仅会更快地完成他们的流程，而且他们的产出也会产生更强大的结果。 例如，假设销售团队的一名成员正在入职新员工，他们正在遵循最近优化的入职流程。 通过取消导致瓶颈的原始步骤，可以更快地培训新员工，这意味着他们能够直接做好工作，然后您可以获得经济利益！

减少错误

如果一个流程没有受到批判性的审视，那么流程中的某些步骤可能会主动导致跟随它的人执行他们不应该执行的任务，或者以他们不再应该执行的方式执行它。 但是，通过不断审查、优化和更新您的业务流程，导致错误的不一致和不准确被完全消除。

更敏捷

在当代商业世界中，行动缓慢并不能解决问题。 相反，敏捷是关键。 你需要不断地改变和适应。 研究表明，敏捷团队在组织健康方面有 70% 的机会进入前四分之一（如果您还不知道，组织健康是长期高绩效的一个指标）。 幸运的是，定期进行流程优化的本质意味着您正在使您的流程以及您的整个团队变得更加敏捷。

建立和推进流程文化

拥有流程文化就是认真对待您的业务流程，确保它们被记录、广泛使用并随着时间的推移而优化。 不可否认，优化您的业务流程是首先在您的团队中建立然后促进流程文化的重要部分。

改善底线

让我们切入正题：作为流程优化的一部分，对流程所做的改进对您的业务底线有直接、积极的影响。 如果我之前提到的 The Keefe Group 的节省没有说明这一点，也许知道摩托罗拉通过流程优化和改进节省了超过 160 亿美元的成本。

虽然这些好处肯定会让热切的团队领导对流程优化感兴趣，但进行流程优化的真正驱动力应该是不关心业务流程会造成损害。 从每天使用薄弱、笨拙的流程到让所有员工在不知不觉中浪费关键的时间和精力，对过时、未优化的流程无所作为可能会拖累整个业务。

那么，流程优化就是改进业务流程。 但这也是关于减少伤害的。

如何自己进行业务流程优化

在我们深入了解流程优化的具体细节之前，有一个问题：您是否担心流程优化需要多长时间？

如果是这样，请不要。

业务流程优化不必费时费力，在您已经很忙的日程安排中花费数小时。 您所要做的就是每个季度都进行流程优化，以彻底改变您的流程！ 另外，熟能生巧； 你每次都会做得更快。

现在，如果您接受了六西格码黑带培训并想使用无数六西格码工具，例如流程挖掘、FMEA 和价值流映射，那么流程优化将花费大量时间。 为了两全其美——以最省时的方式以六西格码认可的方式进行流程优化——您需要遵循 DMAIC 方法。

DMAIC是一个首字母缩写词，代表定义、测量、分析、改进和控制。 我将在以下 6 个步骤中向您介绍 DMAIC 方法，以便您优化流程。 适当地。

1. 确保流程记录在案

要使 DMAIC 工作——以及任何类型的流程优化方法、策略或流程的工作——您需要首先记录您的流程。

业务流程可以使用 Google Docs 甚至 Microsoft Excel 等广为人知的程序进行记录，但考虑到大量的软件，例如 BPM 软件，这使得记录、使用、优化和管理您的流程变得轻而易举，选择专门构建的工具值得您花时间。

但这里最重要的是让您的流程变得详细、详细并记录在案。 毕竟，如果您无法实际看到它们是如何工作的、涉及到什么以及每个流程的当前迭代是什么，那么您实际上就无法优化您的流程。

记录您的流程不仅是 DMAIC 和流程改进不可或缺的一部分，而且这样做还会带来大量的日常好处。

例如，回想一下之前，当我讨论优化流程如何使入职变得更快更好时。 当入职员工开始与他们的同事承担相同的工作相关流程和任务时，如果有记录的流程要遵循，他们将掌握所有事情，并且关于做什么的说明根本没有被价值传递——口耳相传。

同样，假设不同的员工不记得流程的某个步骤。 与其问他们的经理该做什么（从而分散经理对他们正在做的事情的注意力），不确定的员工可以参考记录的流程。 它会刷新他们的记忆，减少他们可能有的任何焦虑，并促使他们做需要做的事情！

不用说，记录在案的流程不仅非常有用——它们是必要的。 这就是 96% 的公司以一种或另一种形式记录其业务流程的原因。

2. 定义应该优化哪个流程

一旦业务流程被充分记录，就该启动 DMAIC 本身并定义您将首先优化的流程。

一开始，它可能看起来有点压倒性 - 特别是考虑到可能有数十、数百甚至数千个流程需要优化。 这就是为什么最好创建一个要优化的关键流程列表，然后按照列表的顺序进行操作。

要弄清楚这个列表，问问自己：

• 哪些流程使用最频繁？ 具体来说，一周有多少天？ 一天几次？ 由多少个团队成员组成？
• 哪些流程的产出最高？ 意思是，哪些流程的最终目标对于企业不仅要维持生计而且要蓬勃发展至关重要？
• 哪些流程的投资回报率最高？ 完成后，您从哪些流程中获得最大的经济利益？
• 如果改进，哪些可以促进投资回报率的增长？ 在产生 ROI 时，哪些流程如果经过优化，可能会成为您最重要、最有用的流程？

请记住，为了避免超负荷和扰乱您的大脑，您需要逐一优化您的流程。 否则，掌握多个流程可能会很困难，并且可能导致您犯错误并对您的业务流程造成进一步的损害。

一旦你创建了你的列表，最顶层的流程——无论是客户入职流程还是创建项目管理计划——是你首先要优化的，所以定义它：写下流程的名称，它的目标，它如何开始和它如何结束，它涉及到谁，它涉及到什么。 向您自己和与您一起工作的其他人提供流程的基本但关键信息。

3. 衡量流程的执行情况

数据是 DMAIC 的核心，因此您最好尽早衡量流程的进展情况。 通过这样做，它为在实施任何更改之前流程的工作方式提供了基准。 值得庆幸的是，衡量一个过程并不像听起来那么难。

首先，您需要收集定量数据。 这可以通过根据其 KPI 衡量流程来轻松完成（每个目标应该已经有 2-3 个 KPI）。 但是，如果您对此没有任何关键绩效指标，请考虑相关流程的预期输出：流程是否按预期实现了这些输出？ 它是否在适当的时间范围内这样做？ 它是否根本达不到预期的产出？ 基本上，这是您需要以可量化的数据支持的关键方式来考虑该过程的地方。

然后，是时候提供定性数据了。 收集定性数据也远没有听起来那么令人生畏。 例如，获取所需数据的一种直接方法是询问用户和/或流程所有者他们对流程执行的感受。 他们可能会立即告诉您经常使用该流程的感觉，有什么问题，以及它作为一个流程是否成功。

在衡量流程的性能之后，将您获得的所有事实和数据保存在安全的地方（阅读：不要将其写在纸上，因为这将不可避免地四处走动并且再也不会被看到——使用适当的解决方案来记录信息）。

4.分析如何优化

在最后一部分（测量步骤）中，您无需亲自进行任何第一手测试即可找到有关流程执行情况的良好数据。 但是现在这将随着这个分析步骤而改变，因为在这里你和你一起工作的任何人都将通过这个过程。

当您以分析性和批判性的眼光贯穿整个过程时，您自然会注意到该过程没有达到应有的水平。 但是，由于您是流程优化和 DMAIC 的初学者，因此这里有一些关于考虑和分析内容的指南，可以帮助您：

• 完成该过程需要多长时间？ 是否在适当的时间范围内？ 它比预期慢还是快？
• 瓶颈出现在哪里？ 如果该流程是多人流程，是否存在一名员工无法继续他们的任务，因为其他人花费了太长时间才能完成他们的任务？
• 是否有任何步骤令人困惑？ 是否有任何步骤令人困惑或以令人眼花缭乱的方式编写，导致流程用户执行任务不佳或直接跳过它们？
• 有没有浪费的步骤？ 通常被称为“Muda”——日语中“浪费”的意思——在 6 Sigma 圈子中，浪费步骤是导致 Muda 七种形式中任何一种的步骤（浪费生产过剩、浪费手头时间、浪费运输、浪费加工本身，手头库存的浪费，移动的浪费，以及制造有缺陷的产品的浪费）。 您的流程中是否存在这些浪费的步骤和任务？
• 部分流程可以自动化吗？ 自动化是一种出色的、具有前瞻性的方法，可以更好地优化流程。 麦肯锡甚至发现 45%的活动可以通过当前技术轻松实现自动化。 您只需将一个工具（比如 CRM 软件）与 Webhook、API 或什至为您集成单独应用程序的第三方工具集成到另一个工具中即可。

5. 改进流程

DMAIC 的倒数第二个阶段 -改进- 就是根据您在前面步骤中收集的数据、信息和洞察力采取行动，并进行有益的流程更改。

我的一个基本建议是在将更改付诸实施之前对其进行测试。 通过预先测试它们，您将确认您认为应该进行的更改是否真正有益于相关过程。

鉴于您已经记录了正在优化的过程，因此测试更改很容易。 只需复制记录的流程，根据需要进行调整，然后让通常的流程用户跟随流程进行更改。

一旦他们这样做了，收集他们的反馈，看看调整是否产生了积极的影响。 随着被视为成功的更改，您将想要部署、部署、部署！

6.控制未来的过程性能

控制是 DMAIC 的最后一部分。 可以将其视为您将打结任何松散的结，与其他人就流程更改进行沟通并确保您现在优化的流程在未来得到正确衡量的点。

在打松结方面，在释放优化过程并让每个人都遵循之前，您是否需要获得其他人的批准？ 如果是这样，请按照他们的方式发送记录的流程。 虽然如果他们回来提供额外的建议或想法可能需要更多时间，但这是一个额外的质量管理步骤，不可否认这是有帮助的。

然后，您需要让流程的用户知道发生了什么，为什么要更改流程，并回答有关更新流程的任何问题。 如果您不告知流程用户您所做的更新，他们不仅会感到惊讶，而且出于纯粹的困惑，他们可能会决定不正确遵循更新的步骤。 这将使您一开始就投入到流程优化中的所有时间和精力都付诸东流。

为了确保流程得到衡量并在未来表现良好，一个简单的方法是在下个季度再次进行流程优化。 然后您将能够改进该过程（如果可以进行任何改进，那就是）。 在某些情况下，无法进行进一步的改进，测量和分析步骤会让您知道。 无论哪种方式，为了实现真正的流程优化和控制，必须定期审查和优化流程。

现在，给自己打个高分——您已经完成了流程优化的 DMAIC 步骤！

作为以流程为导向的公司前进

通过阅读并遵循本文中给出的说明，您已经为成为一家以流程为导向的公司而成功做好了准备。

具体来说，您已经发现了可靠的流程对于您的日常运营有多么重要——更不用说您的底线了——并且您已经记录了您完整的业务流程。 不过，最值得注意的是，您已经开始逐步完成流程，优化和改进它们！

借助这种新发现的流程文化，我们将尽最大努力做好工作，促进团队协作并提高生产力。 此外，如果您决定或被要求开始使用 ISO 9001 等质量管理体系，那么这项工作将是轻松的。

结论

流程是团队的支柱，他们每天经历的流程决定了整体的成功。 不改进和优化常用的基本流程正在积极拒绝更好、更快、更智能地工作的机会。 事实上，过时和低效的流程在每个工作日浪费了员工近三分之一的时间。

通过遵循 DMAIC 方法进行流程改进，如上所述，您可以检查并控制您的流程。 总是。 并且为了确保流程优化——除了记录、使用和管理你的流程——保持一帆风顺，您需要使用专用的 BPM 工具。

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